Потеряли документы? Оформляем дубликаты. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить . О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.

Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса

является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.

Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.

В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
• Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.

Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.

Когда нужен дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:

• Утеря трудовой книжки . В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
• Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
• Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.

В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.

Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция

В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:

Другие нюансы и особенности оформления дубликата

При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:

• Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
• Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
• В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая , что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

• его трудовая книжка утеряна;
• его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

• заявление работника в письменной форме;
• документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что "хитрый" работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

Примечание : . В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет !!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ().

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

• письменные экземпляры трудовых договоров;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями;
• выписки из приказов;
• лицевые счета;
• ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

1. 
   Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019
2. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
3. 
   Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

В трудовой книжке содержится информация обо всех местах работы лица. Этот документ нужен при поиске рабочего места, оформлении пенсии. Трудовая книжка может быть испорчена, украдена, утеряна. Чтобы выяснить, трудно ли восстановить трудовую книжку, и что делать, если она утрачена, обратимся к нормам российского законодательства.

Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Если срок давности записей в книжке длительный, то работник пишет заявление на имя организации (последнего места работы). Организация обязана отреагировать максимум через 15 дней после дня обращения сотрудника (постановление Правительства РФ №225).

К нанимателю можно обратиться двумя способами:

• лично принести заявление под подпись о его принятии;

отправить обращение заказным письмом, причём нужно выбрать тип отправки - с уведомлением о вручении.

Пошаговое руководство по восстановлению документа

1. Определить, где находилась трудовая до её утраты. Если лицо официально трудоустроено, документ должен храниться у работодателя, следовательно, он несёт ответственность за сохранность документа. Если трудоустройства нет, значит, книжка была на руках у владельца, и он сам должен восстанавливать свой документ.
2. Написать заявление о выдаче дубликата книжки. Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.
3. Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.

Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять.

Первая запись в дубликате отображает общую длительность трудового стажа сотрудника без указания подробностей: периодов работы, занимаемых должностей, работодателей

Для чего нужна ксерокопия документа

Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности - места работы, должности и периоды не восстанавливают. А также указывают документы, на основании которых подсчитан стаж.

Ознакомьтесь какой перечень документов необходим при приеме на работу:

Если работодатель несёт ответственность за утерю или порчу трудовой, то все действия по её восстановлению выполняет он либо представитель организации. Причиной может служить халатность кадровика, форс-мажорные обстоятельства (например, пожар в офисе) и прочее.

Для подтверждения этих сведений нужна заверенная копия утраченного документа. Если такового нет, то работнику следует самостоятельно обратиться в те организации, где ранее трудился. Исправить положение поможет наличие выписок из личного дела, копии приказов о перемещениях, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Если предприятие закрылось, сведения о сотрудниках могут быть в городском архиве.

Как быть, если работодатель не выдаёт трудовую книжку

Если прежний наниматель намеренно удерживает документ, изъять книжку можно через суд. Согласно ст. 234 ТК РФ через суд можно взыскать с недобросовестного работодателя средний заработок за каждый день незаконного удержания трудовой книжки. Кроме того, работодатель возместит моральный ущерб сотруднику и расходы в связи с восстановлением дубликата.

Если книжки утеряны массово по причине чрезвычайной ситуации, то для их восстановления созывают специальную комиссию из работников профсоюза, представителей фирм и госорганов, а также других заинтересованных лиц.

Заявление на восстановление трудовой книжки

В заявлении должны присутствовать все перечисленные ниже реквизиты.

1. «Шапка» документа: наименование работодателя и свои данные.
2. Название документа: заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
3. Текст: причины фактической утраты, выдержка из закона о правилах восстановления книжек, просьба выдать дубликат, сведения о стаже и документальные доказательства.
4. Перечень приложений.
5. Дата и подпись.

Образец заявления о выдаче дубликата в связи с утерей

Восстановление документа в случае ликвидации предприятия

Если фирма ликвидирована, то восстановить записи о своём опыте работы можно с помощью государства. Поможет в этом Пенсионный Фонд, государственный архив или суд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд РФ

Следует обратиться в местное отделение и заполнить соответствующий бланк. Заявление нужно подать лично с подписью о вручении или отправить с уведомлением. Пенсионный Фонд выдаст справку в течение 10 дней. В ней будут указаны подробные сведения об опыте работы. Орган ведёт единый учёт сведений о каждом работнике сравнительно недавно, несколько последних лет.

Все о правилах приема на работу по совместительству:

Государственный архив

Если угораздило потерять трудовую, в которой были записаны периоды деятельности ранее 2000 года, следует в письменной форме обратиться в архив по месту регистрации фирмы.

Судебные органы

Обратиться необходимо с целью установления факта и периодов трудовой деятельности. Суд направит запросы в организации. Для подтверждения обоснованности иска можно привлекать свидетелей. Ответ на судебный запрос работодатели дают в минимальные сроки. Этот способ длительный (если работник трудился в нескольких организациях), но надёжный.

Видео: как оформить дубликат трудовой самостоятельно

Утеря трудовой книжки влечёт хлопоты для её владельца. Процесс восстановления записей о стаже и местах работы длительный и сложный. Но эта ситуация разрешима. Восстановленный дубликат не ущемляет работника в правах и не уменьшает его трудовых заслуг.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

• утеря трудовой книжки бывшим работником ();
• утеря трудовой книжки работодателем;
• негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
• внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
• массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (

Статус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие — полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).

Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Правила оформления дубликата

В вносятся следующие сведения:

— о работнике (на титульном листе);

— об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

— о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат».

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике — фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату приема на работу;

— в графе 3 — данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После заполнения раздела «Сведения о работе» содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов . Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.

Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже

Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Когда выдается дубликат?

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

— утрата (потеря) трудовой книжки работником;

— невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние — если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);

— наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);

— наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;

— массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

Утрата (потеря) трудовой книжки

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению

Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись «Взамен выдан дубликат серия… N…», документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.

Правила внесения записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу .

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.

Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.

Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.

В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних — их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Особые случаи

Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжк и взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.

Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу — в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.