Зачем нужна объяснительная. Правила написания объяснительной записки

Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.

Когда пишется объяснительная записка?

Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.

Первая и наиболее распространенная причина - оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.

Руководство требует объяснительную записку: что делать?

В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору - это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.

Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее - все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.

Первое, о чем необходимо поговорить, - на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.

О вариантах написания объяснительной записки

Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.

Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.

Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.

Правила оформления объяснительной записки: шапка

Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.

На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: "Объяснительная записка".

Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.

Правила оформления объяснительной записки: основная часть

После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.

Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.

Дальнейшие действия с объяснительной запиской

С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.

Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.

Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне - путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.

Статья 193 ТК РФ: общая характеристика

Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.

О написании объяснительной записки в учебное заведение

Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.

Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.

У каждого порой бывают "проколы" по работе - опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка - это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица "проштрафившегося" сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение - не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может ее потребовать?

Отсюда вывод - объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой - объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная - официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Не врите!

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

"Я не знал..."

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Инструкция - наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не "Объяснительная" а "Пояснительная записка".

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход - сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Форма написания

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем - от кого именно (также с указанием должности) и наименование "Объяснительная (либо пояснительная) записка".

Текст, как правило, начинается со слов "Относительно..." или "Касательно...", за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант - проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Ох уж эти коллеги...

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас "накатали" из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера - выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Не теряйтесь

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно - каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу - когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, "на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной".

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

Вы - прогульщик

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация - например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника "потеряли" на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Объяснительная в школу

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно - изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок "Объяснительная записка" приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

Объяснительная записка (образец) представляет собой документ справочного либо информационного характера. В соответствии с положениями ТК перед вынесением решения о привлечении сотрудника к работодателю надлежит взять с него объяснение в письменной форме.

Условно документ может носить пояснительный и оправдательный характер, в каждом конкретном случае используется тот или иной его вид. Объяснительная оправдательного характера оформляется в случае, когда сотрудник безоговорочно согласен с совершением им негативного действия. Записка пояснительного характера составляется тогда, когда необходимо пояснение условий совершенного проступка.

Объяснительная записка может потребоваться при различных обстоятельствах, возникающих на рабочем месте для дальнейшего представления ее вышестоящему должностному лицу. Составляется документ по распоряжению последнего, либо по инициативе сотрудника в целях получения объективной информации о допущенном проступке.

Объяснительная записка содержит в себе указание на:

Составляется объяснительная записка на бумажном носителе на имя лица, затребовавшего ее. Обязательной ее формы законодателем не предусматривается, но в ряде компаний разработаны типовые формы такого документа.

Важно

Сотрудник вправе отказаться от написания объяснительной, предоставив при этом отказ работодателю в письменном виде, что не несет за собой для него правовых последствий.

Акт об отказе писать объяснительную записку

В нем следует отразить:

• наименование (Акт об отказе писать объяснительную);
• данные о сотруднике («отказнике»), с указанием его инициалов, должности, наименования предприятия/организации;
• данные о лицах (не менее 2-х), присутствующих при составлении акта с указанием их ФИО и должностей;
• описание ситуации, ставшей основанием для требования объяснений с работника-нарушителя со ссылкой на статьи ТК РФ;
• иные сведения, например, когда сотрудником дано объяснение своего отказа от написания записки, то этот факт требует отражения в акте;
• дата составления документа;
• подпись лица, составившего его.

На написание объяснительной работнику дается 2 дня (рабочих), в противном случае составляется упомянутый акт об отказе, на основании которого к нему могут применяться меры дисциплинарного воздействия.

Как написать объяснительную записку

Не все знают, как написать объяснительную записку в случае допущения нарушений трудового распорядка, невыполнения рабочего задания, распоряжений руководства и т.п., хотя особых стандартов для нее не предусмотрено.

Как правильно написать объяснительную записку? Для этого следует руководствоваться определенными правилами, среди которых:

• написание документа от 1-го лица;
• соблюдение делового стиля изложения;
• краткость, логичность, достоверность, последовательность излагаемой информации.

Заверяется объяснение личной подписью сотрудника, допустившего проступок, и проставляется дата написания таковой. На ее основании руководитель должен принять решение о наложении или в отказе от такового.

На специализированных сайтах можно найти пример объяснительной записки или скачать ее образец, на который можно ориентироваться при составлении документа.

Верно изложенная в нем информация нередко позволяет избежать наложения дисциплинарного взыскания.

Полезно узнать, какой , если вы решили уволиться?

Объяснение различных ситуаций

Объяснительная записка об опоздании на работу, образец

Так, например, объяснительная записка об опоздании на работу оформляется следующим образом:

• В верхнем углу справа указываются инициалы должностного лица, в адрес которого она направляется.
• Здесь же ниже указываются данные сотрудника, дающего объяснение (его ФИО, должность).
• По центру пишется наименование (Объяснительная записка).
• Далее излагается необходимая информация о ситуации, требующей объяснения, указывается причина несвоевременного прихода на работу.
• Внизу документа проставляется дата его написания и личная подпись сотрудника.

Затем объяснительная записка об опоздании на работу передается для дальнейшего рассмотрения руководителю (иному уполномоченному должностному лицу), который должен наложить свою резолюцию, касательно дальнейших действий в отношении виновного.

Порой сотруднику нужно объяснить неисполнение или неполное исполнение обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 - 1-й день,
• 04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

• корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
• только точные даты, если нужно - время,
• факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

Если вам когда-нибудь понадобится писать объяснительную записку, а как показывает практика, бывают такие случаи достаточно часто, то делайте это грамотно и правильно. Не стоит недооценивать данный документ. Серьезный подход поможет избежать дальнейших недоразумений и мер дисциплинарного характера. В этом вам поможет данная статья. Узнаем о том, как написать объяснительную записку, какие бывают виды и предъявляемые требования к ней. Кроме того, данная информация будет полезна руководителям и лицам, в чью компетенцию входит данный вопрос.

Что такое объяснительная записка?

В общем смысле слова под объяснительной запиской следует понимать особую деловую бумагу, которая составляется для дачи пояснений по отдельным положениям основного документа (план, отчет, проект) либо дает комментарий о причинах какого-либо факта, события или поступка.

Большое количество вариаций и разновидностей этого документа условно можно разделить на две группы.

Виды объяснительных записок

1. Сопровождающие основной документ или дающие пояснения по отдельным его положениям.
2. Объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, поступков, сложившихся ситуаций и поведения отдельных сотрудников организации. Это наиболее распространенная разновидность документа, составляемая сотрудниками организации по требованию прямого или вышестоящего руководителя. Касаются они отношений, возникающих в процессе трудовой и производственной деятельности. Как правило, объяснительная записка директору пишется в связи с возникновением нештатной ситуации, нарушением трудовой и (или) производственной дисциплины, дисциплинарных проступков и нарушений и т. д. В перечисленных случаях работодатель обязан запросить ее от сотрудника (согласно Трудовому кодексу РФ, статья 193), так как она рассматривается законодателем как форма его самозащиты. Таким образом, объяснительная записка (образец ниже) является неотъемлемой составной частью процесса привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Оформление объяснительной записки

Для первого вида документации оформление в печатном виде является обязательным требованием, для второго допустим рукописный текст на стандартном листе бумаги формата А4. О том, как написать объяснительную записку и что в ней указать, должен знать каждый, потому что на практике это встречается очень часто. Каким бы примерным сотрудником вы ни были, ситуации бывают разные, и от них никто не застрахован. В структуру объяснительной записки входят следующие обязательные для указания элементы:

• реквизиты адресата;
• наименование документа, указание вида;
• заголовок текста (начинается с предлога «О (Об)...»);
• основной текст;
• дата написания документа;
• личная подпись.

Объяснительная записка (образец приведен ниже) в содержательной части должна отражать объективные данные о событиях и конкретных фактах, давать четкие пояснения. Основной текст отражает личную позицию сотрудника в сложившейся ситуации, его отношение к совершенному проступку и последствиям. Если работник признает свою вину в совершении проступка, то он может это отразить в содержательной части, указав на свое раскаяние в содеянном, и дать обещание больше не повторять этого в будущем. Если же он считает себя невиновным, то есть возможность высказать свою точку зрения и предоставить свои доводы и необходимые доказательства.

Подводя итог, можно сказать, что объяснительная записка – пример того, как может себя обезопасить сотрудник при наличии спорной ситуации. Его пояснения по существу способствуют объективному оцениванию работодателем определенного факта и позволяют выявить все обстоятельства совершенного проступка, а в случае необходимости выбрать справедливую меру дисциплинарного взыскания.

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Пример уведомления

Заместителю главного врача

Кукушкину Р.Р.

О предоставлении письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, которые выразились в отсутствии на рабочем месте в период с 21.12.14 по 23.12.14, прошу Вас предоставить письменное объяснение по данному факту в отдел кадров до 18:00 часов 26.01.2014.

Главный врач (подпись) Сорокин П.П.

Уведомление получил 24.01.2014

Заместитель главного врача (подпись) Кукушкин Р.Р.

Вполне может возникнуть ситуация, когда сотрудник отказывается получать и подписывать такой документ, а объяснительная записка на работу при этом пишется с опозданием, когда уже невозможно применить меру дисциплинарного взыскания и вышли все сроки. В этом случае может быть следующий выход – вручать уведомление комиссией, то есть в присутствии непосредственного руководителя, представителя от профсоюза, юрисконсульта организации и других заинтересованных лиц. Если последовал отказ, то стоит составить акт с подписями всех, кто присутствовал. Таким способом вы подтвердите соблюдение положений ст. 193 ТК РФ.

Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1

Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.

Командиру войсковой части 65487

Полковнику Сидорову С.С.

От служащего МО РФ, делопроизводителя

Волкова Р.Л.

Объяснительная записка

Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.

Пример № 2

Директору магазина «Парус»

Малининой М.М.

От заведующего складом

Смородинцевой С.С.

Объяснительная записка

Я, Смородинцева София Семеновна, 30 декабря 2014 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что накануне я купила новые часы с будильником. Не до конца разобравшись с механизмом, я неправильно установила таймер и проспала на один час. Осознаю свою ошибку. Обещаю, что впредь такого больше не повторится.

Объяснительная записка об ошибке: пример

Данный вид документа встречается тоже достаточно часто. Ошибки могут быть различного рода, касающиеся практической деятельности, оформления документации и т. д. В данном случае рассмотрена ситуация с невыполнением плана работы.

Директору ООО «Много денег»

Монеткиной Л.Д.

От главного специалиста Бумажкиной Р.М.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за сентябрь 2014 года

Я, Монеткина Людмила Денисовна, проанализировав сложившуюся ситуацию, связанную с невыполнением плана по заключению кредитных договоров, поясняю следующее. Проблема связана с нехваткой сотрудников, так как за месяц были уволены два специалиста, на замену им никого не приняли. Двое оставшихся сотрудников с объемом работы не справляются, хотя и работают сверх нормы.

Составление акта о непредставлении сотрудником объяснительной записки

Если по истечении установленного срока объяснительная записка (пример выше) не была предоставлена сотрудником, то в соответствии с указанной статьей ТК РФ работодатель должен составить специальный акт. Правда, законодатель не указывает, кто конкретно из сотрудников должен это сделать, в какие сроки и требуется ли ознакомить с ним работника. Это определяется на уровне организации с учетом правил делопроизводства. Акт составляется при участии группы лиц и подтверждает установленные ими события или факты. Поэтому составлять его необходимо коллегиально, целесообразно будет привлечь тех сотрудников, что присутствовали при вручении работнику уведомления о требовании предоставить объяснительную записку. Пишется он на общем бланке и может иметь вид, представленный ниже.

Образец акта

О непредоставлении сотрудником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

Мной, начальником отдела кадров Королевой Е.Е., в присутствии главного бухгалтера Ивановой Н.Н. и экономиста Певцова Р.И. составлен настоящий акт о нижеследующем:

06.07.2014 бухгалтеру Петровой И.И. было предложено в соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить 09.07.2014 письменное объяснение по поводу совершенного ею дисциплинарного проступка, проявившегося в отсутствии на рабочем месте в течение 6 часов подряд. Петрова И.И. в установленный срок этого не сделала, сказав, что уже давала устное объяснение и больше писать ничего не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

/подпись/ Королева Е.Е.

/подпись/ Иванова Н.Н.

/подпись/ Певцов Р.И.

Экземпляр акта получила:

/подпись/ Петрова И.И.

Не стоит расценивать отказ от написания объяснительной записки в качестве нового дисциплинарного проступка, ведь это исключительное право работника, а не обязанность. И данным актом работодатель лишь подтверждает то, что все нормы закона были соблюдены.

Отличие объяснительной записки от докладной и служебной

Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.

Служебная записка предполагает передачу определенной информации по «горизонтальной» ветви управления, то есть от одного руководителя к другому, сотрудника одного отдела к работнику другого и т. д. Как правило, они касаются материально-технических, организационных, хозяйственных и других вопросов. По сути, это деловая переписка.

То, как писать объяснительную записку (образец или пример), легко можно найти в сети. Не существует единого бланка, однако есть определенные требования, на которые мы указали. Вы без затруднений можете использовать и переделывать приведенные примеры «под себя».