Начисление отпускных в 1с зуп. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков. Расчет дополнительного отпуска

Для решения данной задачи по расчету отпускных и оформлению самого отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1 существует документ «Отпуск», который расположен в разделе «Зарплата» или «Кадры».

При нажатии на кнопку «Создать» в форме списка данного документа 1С отобразится меню из четырех видов:

• отпуск;
• отпуск без сохранения оплаты;
• отпуск без сохранения оплаты списком;
• отпуск сотрудников.

Последние два вида аналогичны предыдущим, только они создаются не на одного сотрудника, а сразу на нескольких.

Ежегодный отпуск

В данном примере мы начислим отпускные в 1С ЗУП 8.3 длительностью 28 календарных дней за июнь 2017 года сотруднику Антонову Дмитрию Петровичу.

Ежегодный отпуск производится на основании утвержденного графика отпусков в организации. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Отпуск можно перенести, но только по взаимному согласию сторон. Так же сотрудник имеет право не брать отпуск (при согласии работодателя). В таком случае он получит его компенсацию.

Ежегодный отпуск формируется документом с видом «Отпуск». Учебный отпуск оформляется немного по другой схеме, но об этом мы поговорим в другой нашей статье.

Основной отпуск

В шапке документа укажите месяц, организацию и сотрудника. На первой закладке «Основной отпуск» в поле «Отпуск» должен быть установлен флаг. Правее укажите период.

После этого все основные реквизиты документа будут заполнены. К ним относятся такие данные, как период, за который предоставляется отпуск, средний заработок, начисления и удержания. В самых простых случаях этих данных достаточно.

В случаях, когда сотруднику так же необходимо выплатить компенсацию отпуска, отметьте флагом одноименное поле и укажите количество дней. Отметьте, нужно ли освобождать ставку на период отпуска данного сотрудника. Если установить флаг в надстройке «Рассчитать зарплату за Июль 2017», то программа автоматически вместе с отпуском начислит нашему сотруднику остаток по заработной плате за указанный месяц.

В нижней части формы отображены расчеты. Данные в полях, которые отмечены знаком можно просмотреть подробнее, либо отредактировать, кликнув на него соответственно. Рассмотрим подробнее средний заработок, открыв подробности его расчета.

Перед нами открылась форма 1С ЗУП для ввода данных для расчета среднего заработка. Период в данном примере подставился автоматически. Бывают случаи, когда сотрудник фактически не работал в это время (например, был в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае в соответствии с ТК РФ необходимо произвести расчет среднего заработка исходя из предыдущих периодов, где у сотрудника было фактически отработанное время.

Ниже находится табличная часть, где подробно отображены данные о рабочем времени и начислениях за выбранный период. Их так же можно откорректировать, но это не рекомендуется.

Оставим здесь все настройки, как есть и вернемся на форму документа «Отпуск».

В самом нижу формы так же можно указать период выплаты отпускных в полях «Выплата» и «Дата выплаты». Денежные средства можно выплачивать сразу, с авансом, либо с ближайшей выплатой заработной платы – на усмотрение сотрудника.

Если документ не заполнился автоматически, то вы можете пересчитать его нажатием соответствующей кнопки (она будет подсвечена желтым цветом), или активировать этот функционал в настройках.

Для включения автоматического пересчета документов перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Расчет зарплаты».

В открывшейся форме установите флаг в пункте «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».

Вкладка «Дополнительные отпуска»

На данной вкладке можно предоставить сотруднику дополнительные отпуска, как с начислением оплаты, так и без. Для этого установите флаг в поле «Предоставлять дополнительные отпуска». В табличной части перечислите все нужные отпуска с указанием видов, которые можно добавлять в программу самостоятельно.

Вкладка «Начислено (подробно)»

На данной вкладке отражен перечень расчетов начислений данного документа. Для отображения подробностей (дополнительных колонок таблицы) нажмите на соответствующую кнопку, как показано на рисунке.

Вкладка «Дополнительно»

Тут вы можете указать, как будет отражаться сумма начислений по данному документу в бухучете. Данные выбираются из справочника, который вы заполняете самостоятельно. В нашем случае мы произвели отражение на 26 счете – общехозяйственные расходы. Данную вкладку заполнять не обязательно. Все зависит от способов учета на вашем предприятии.

Отпуск без сохранения оплаты в 1С ЗУП

В данном случае при создании документа вам необходимо выбрать вид «Отпуск без сохранения оплаты». Напоминаем, что данные о нем можно внести и в документ, рассмотренный в предыдущем примере.

В заполнении данного вида документа у вас не должно возникнуть проблем. Выберите сотрудника, укажите период его отсутствия и отметьте, необходимо ли на это время освобождать ставку.

Проведите документ и на этом ввод отпуска без сохранения оплаты окончен.

1С Зарплата и Управление Персоналом - незаменимый помощник при начислении заработных плат, а также расчете больничных и отпускных. Предлагаем ознакомиться с порядком начисления отпускных в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.2.

Для расчета отпускных вам необходимо открыть форму «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Найти его можно на панели главного меню, вкладка «Расчет зарплаты по организациям» - «Неявки» - «Начисление отпуска сотрудникам организаций», а также на рабочем столе программы (вкладка «Расчет зарплаты» - «Журнал оплачиваемых неявок» - «Начисление отпуска»).

Рисунок 1

Документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» откроет список ранее произведенных в программе начислений. Для того чтобы произвести новый расчет, необходимо нажать кнопку «Добавить». После чего внести в созданный документ необходимые реквизиты. Название организации обычно проставляется автоматически. В том случае, есливы используете 1С для обслуживания нескольких организаций, проверьте, что проставлена нужная. Далее вам необходимо выбрать месяц начисления и ФИО сотрудника.

Рисунок 2

Разобравшись с шапкой документа, приступаем к заполнению формы «Условия». Обязательно отмечаем дату начала отпуска.Ставим галочку рядом с «Начислить» в группе реквизитов «Ежегодный оплачиваемый отпуск». В поле «Начислитьс…» отмечаем начальную и конечную даты отпуска. Количество календарных дней программа проставит автоматически. Также указываем, за какой период работы происходит начисление отпускных в поле ниже, и выбираем способ расчета среднего заработка (по календарным дням или по шестидневке).

Вредные и (или) опасные условия труда;

Особый характер работы;

Ненормированный рабочий день;

Работа в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему районах;

Другие случаи, предусмотренные ТрудовымКодексом РФ или федеральными законами.

Если необходимо произвести расчет дополнительного отпуска, ставим галочку возле «Начислитьс…» в группе реквизитов «Дополнительный (другой) отпуск». Заполняем предлагаемые поля: период отпуска, вид отпуска, и процент оплаты.

По закону отпускные начисления должны быть выданы сотруднику на руки не позже, чем за три дня до начала отпуска. Поэтому программа автоматическизаполнит поле «Даты выплаты дохода» (НДФЛ) внизу документа.

Для того, чтобы программа могла автоматически произвести начисление отпускных, в ней должна содержаться информация о среднем дневном заработке за последние 12 месяцев. Если такая информация имеется, тогда нажимаем на кнопку «Рассчитать».

Рисунок 3

В случае если такой информации в 1С нет или ее необходимо отредактировать, находим в этом же документе вкладку «Расчет среднего заработка». Эта форма позволяет вручную откорректировать суммы начислений и количество дней. Производим нужные корректировки и нажимаем на кнопку «Рассчитать начисления». Чтобы снова получить автоматический расчет среднего заработка, используем кнопку «Рассчитать» над таблицей.

Теперь можно вернуться во вкладку «Условия» и пересчитать отпускные. Для этого еще раз нажимаем на кнопку «Рассчитать».

Вкладка «Оплата» показывает результаты расчета отпускных.Если период отпуска захватывает конец одного месяца и начало другого (так называемый «переходящий отпуск»), то в таблице будет две строки, своя для каждого периода. Отдельной строкой также отображается дополнительный отпуск.

Таблица в нижней части формы автоматически рассчитает сумму налога с дохода физических лиц (НДФЛ)за каждый период отпуска. Для пересчета НДФЛ воспользуйтесь кнопкой«Рассчитать НДФЛ».

Рядом с ней находится кнопка «Дополнительно» (иконка в форме таблицы), нажав на которую можно посмотреть подробности расчета НДФЛ.

После того как все расчеты закончены, документ необходимо провести. Это делается для того, чтобы документ не просто отображался в базе, но влиял на состояние учета данных. Сделать это можно с помощью кнопки «Провести» над шапкой документа.

После того как документ проведен, следующие формы становятся доступны для печати:

- «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Т-60);

- «Расчет среднего заработка по дополнительному отпуску»;

- «Расчет среднего заработка по компенсации отпуска».

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Больничный во время отпуска

Пример. Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в « 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением

Пример. Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Пример. Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2018.
Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ».

Если Вы работаете в программе 1С с конфигурацией Зарплата и управление персоналом 8.3 , то наверняка знаете процесс начисления и оформления отпускных. В случае столкновения с вопросами по данной теме – воспользуйтесь данным материалом. Как известно, для оформления отпуска сотрудника и других операций, связанных с ним, в программе существует документ под названием «Отпуск» .

Для начала создадим, заполним и рассчитаем основной ежегодный отпуск необходимому сотруднику.

1. В программе переходим на вкладку Зарплата , и нажимаем пункт Отпуска .

2. В открывшемся диалоговом окне, с помощью кнопки Создать открываем новую форму документа.

3. Заполняем необходимые для проведения документа поля: Организация, Сотрудник, Период .

После того, как указали необходимые реквизиты документа программа автоматически проведет расчет. Об этом будет свидетельствовать следующая надпись:

4. В случае, если у Вас автоматически расчет не произошел, его нужно настроить на вкладке Настройка , в пункте Расчет зарплаты . Поставьте отметку в поле Выполнить автоматический пересчет документов при их редактировании . На этой вкладке Вы также можете ознакомиться с дополнительными функциями и настройками.

5. Возвращаемся в форму документа Отпуск . Здесь Вы можете предоставить компенсацию отпуска, для этого поставьте отметку около строки Компенсация отпуска и укажите количество дней. По необходимости заполните недостающие и требуемые поля.

6. В части таблицы с рассчитанными суммами у Вас есть возможность просмотреть их детально и подкорректировать. Для этого нажмите на значок «зеленый карандаш» около необходимой строки.

Теперь попробуем оформить отпуск сотрудника за свой счет.

1 . В этом же документе Вам потребуется перейти на вкладку Дополнительные отпуска , которая находится в табличной части документа и поставить отметку в строке Предоставить дополнительный отпуск . Затем нажмите кнопку Добавить и из предложенного списка выберите необходимый.

2. На вкладке Начислено (подробно) Вы можете убедиться в правильности ранее введённых данных.

3. После всех проделанных действий нажимаем кнопку Провести .

4. Теперь на верхней панели нажимаем Выплатить , чтобы сразу создать ведомость о выплате начисленной зарплаты. Затем Проводим и закрываем документ.

Согласно положениям главы 19 «Отпуска» ТК РФ и конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках» все работники имеют право на отпуск. В статье методисты фирмы «1С» рассматривают вопросы, связанные с отражением ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Приводится порядок настройки начальных параметров для учета отпусков кадровиком и расчетчиком, а также для формирования в программе оценочных обязательств по вознаграждениям работникам.

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на отпуск - это закреплено в пункте 5 статьи 37 Конституции РФ и отражено в главе 19 «Отпуска» ТК РФ, согласно положениям которой отпуска делятся на следующие виды: ежегодные оплачиваемые (основные и дополнительные), без сохранения заработной платы, учебные, отпуска по уходу за ребенком.

Положения ТК РФ о ежегодных оплачиваемых отпусках не противоречат конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая для Российской Федерации вступила в силу с 6 сентября 2011 года, а в чем-то предусматривают даже более широкие гарантии для работников.

Задача учета и расчета отпуска по существу состоит из нескольких частей.

С одной стороны - это задача расчета и учета количества положенных дней отпуска, а с другой стороны - это задача расчета суммы отпускных, подсчета среднего заработка. Кроме того - это задача учета затрат и оценки обязательств.

Сотруднику положен отпуск по 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц.

Почему именно 2,33? Если сотрудник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск в соответствии со статьей 121 ТК РФ , то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Следовательно на один месяц приходится 28 дней: 12 месяцев. При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п.35 Правил «Об очередных и дополнительных отпусках», утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169).

Посмотрим как можно решать задачи учета ежегодных оплачиваемых отпусков, используя программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Начальные настройки

Параметр учета остатков отпуска

Сначала нужно определиться с настройками параметров учета. Необходимо решить, какой из документов - кадровый приказ на отпуск или расчетный документ начисления отпуска - будет регистрировать в системе факт использования отпуска. Списание фактических отпусков происходит при проведении кадровых или расчетных документов. Порядок списания определяется для каждой организации в параметрах учета. Компенсация отпуска, вне зависимости от выбранного порядка списания фактических отпусков, всегда регистрируется в остатках отпусков расчетными документами. Установив в настройках программы параметр учета Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков, - Кадровыми приказами или Расчетными документами - следует при формировании отчетов следить за тем, чтобы документы указанного типа были проведены.

Код дохода отпуска

Важно решить, какой политикой при расчете НДФЛ с сумм отпускных вы будете руководствоваться. Будет ли отпуск, как в стандартной настройке, считаться оплатой за труд или это будет иным доходом в денежной форме. Это важно для расчета НДФЛ переходящих отпусков. Код дохода отпуска для расчета НДФЛ - 2012 . Напомним, что дата получения дохода определяется статьей 223 НК РФ . Датой получения дохода для доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислен доход, а для других доходов в денежной форме - день выплаты дохода (или начисления). Т. е. весь вопрос о том, к какому периоду будет относиться НДФЛ - к месяцу, в котором начислен отпуск или за который. Стандартную настройку можно изменить, добавив свой код, например, 2012н в справочнике Коды дохода для НДФЛ , сохранив Код для отчетности - 2012 (рис. 1). И тогда НДФЛ будет относиться к тому же периоду в котором начислен отпуск.

Рис. 1

В справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ есть возможность указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ.

Пример

Отпуск в сентябре начислен за октябрь и ноябрь.

Использование порядка По месяцу, за который производится начисление (1)

При указанном порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован двумя частями, в месяцах за который начислен отпуск - октябрь и ноябрь, сотответственно. Налоговые вычеты, будут применены и октябрьские и ноябрьские.

Т.е. не учитывается когда был начислен доход, но важно за какие месяцы.

Использование порядка По месяцу начисления

При такком порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован единовременно в месяце в котором начислен отпуск - сентябрь. Налоговые вычеты, будут применены только сентябрьские.

Т.е. учитывается только когда был начислен доход, не важно за какие месяцы.

На текущий момент для отпуска (код дохода 2012) по законодательству соответствует порядок По месяцу начисления.

Как поменять настройку если ранее использовался порядок По месяцу, за который производится начисление?

Изменив настройку в справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ для кода 2012, мы получим, что все вновь создаваемые документы будут регистрироваться в соответствии с этими настройками, но занесенные ранее останутся неизмененными. Для получения достоверного расчета и отчета по НДФЛ желательно чтобы в течении года НдФЛ рассчитывался в соответствии с одним и тем же порядком.

Для этого потребуется после выполнения настройки перепровести документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций .

Особое внимание нужно уделить отпускам, переходящим на январь с декабря. Они в прошлом году не попали в отчет, потому что в соответствии с порядком (1) они относились к январю. И в текущем году надо либо не перепроводить связанные с ними документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций, либо после перепроведения сформировать исправительный отчет за прошлый год.

Виды основных и дополнительных отпусков

Продолжительность положенного отпуска по умолчанию составляет 28 дней. Но есть отдельные категории работников, которым установлены другие продолжительности отпусков. Так, например, у педагогических работников на основании Постановления Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 продолжительность отпуска составляет от 42 до 56 календарных дней, у кандидатов наук - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949), у некоторых работников здравоохранения - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391) и др.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» виды ежегодных отпусков хранятся в одноименном справочнике Виды ежегодных отпусков .

Для каждого вида ежегодного отпуска, введенного в справочник, необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска: в календарных днях или рабочих днях. Также в справочнике следует указать, будет ли этот ежегодный отпуск предоставлен всем сотрудникам (активировать флажок Предоставлять отпуск всем сотрудникам ).

Справочник должности организаций

В случае если определенный вид ежегодного отпуска предоставляется не всем сотрудникам, то указать это надо в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска (рис. 2).

Рис. 2

Планы видов расчета для дополнительных отпусков

Начисление для расчета дополнительного отпуска или несколько начислений, если в организации используются разные виды дополнительных отпусков, нужно настроить в плане видов расчета Основные начисления . На закладке Расчеты указываем название, устанавливаем Способ расчета , как правило - По среднему для отпуска по календарным дням .

На закладке Время обязательно нужно установить флажок Вид времени - Неотработанные полные смены, а также командировки , и выбрать из классификатора использования рабочего времени соответствующий вид. Именно вид времени по классификатору Дополнительный отпуск определяет видимость и доступность этого начисления в приказе на отпуск в графе - Вид дополнительного отпуска .

Для того чтобы при проведении расчетного документа правильно рассчитывались остатки по видам ежегодного отпуска, необходимо указать вид ежегодного отпуска в Основных или Дополнительных начислениях на закладке Использование .

На закладке Налоги в соответствии с выбранной ранее политикой учета НДФЛ с отпускных указываем или стандартный код 2012 , или определенный нами ранее 2012н .

Закладка Взносы заполняется, как обычно. Это доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

При заполнении закладки Прочее можно посоветовать взять за образец стандартный вид начисления - Отпуск по календарным дням и заполнить так же.

Учет отпусков кадровиком

Рассмотрим, какие задачи по учету отпусков работников стоят перед сотрудником отдела кадров.

Кадровику кроме учета сроков работы, дающих право на отпуск или на денежную компенсацию за него, следует согласно статье 123 ТК РФ вести график отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков

График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Ввод графика отпусков организаций ), а можно просто заполнить списком сотрудников. При заполнении дат начала и окончания отпуска в графе Примечание программа подскажет, за какой период планируется отпуск (рис. 3).

Рис. 3

Из этого документа можно получить отчет по форме Т-7 и удобную диаграмму, позволяющую визуализировать пересечения отпусков (рис. 4).

Рис. 4

В форме Остатки отпусков (меню Кадровый учет - Учет невыходов ) можно отредактировать остатки отпусков, получить справку об отпуске, а также можно установить индивидуальную продолжительность отпуска, нажав кнопку Изменить количество дней отпуска в год . Здесь же можно изменить остатки отпуска, нажав кнопку Редактировать остаток отпуска . На основании этой информации формируется отчет Справка по отпуску .

Если в настройках параметров учета указано, что факт использования отпуска будет регистрироваться кадровым документом, то проведение самого приказа на отпуск, а также исправлений к нему при каких-либо изменениях обязательно.

Из документа Отпуска организации можно напечатать приказ о предоставлении отпуска работникам по формам Т-6 и Т-6а.

Дополнительный отпуск

Кроме очередного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительный отпуск может быть предусмотрен ТК РФ , другими нормативно-правовыми актами, в соответствии с трудовым (коллективным) договором. Дополнительные отпуска, в том числе работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, предусмотрены , , , 321 ТК РФ . При определении права на дополнительный отпуск для вредных профессий следует руководствоваться перечнем, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 №273/П-20 .

Изначально в настройках полей кадрового приказа на отпуск не видно полей для занесения дополнительного отпуска. Чтобы сделать их доступными, в форме документа Отпуска организаций правой кнопкой мыши нужно вызвать меню и выбрать Настройка списка . Отметить поля Вид дополнительного отпуска , начало дополнительного отпуска, дней и нажать кнопку ОК .

Теперь эти поля доступны для просмотра и редактирования. Даты начала и окончания отпуска заносятся с учетом дополнительного отпуска, дополнительный же отпуск указывается «в том числе».

Может ли быть издан приказ только на дополнительный отпуск? Да. И тогда оба поля: Начало отпуска и Начало дополнительного отпуска заполнены одинаково - совпадают отпуск и дополнительный отпуск.

Можно ли внести несколько дополнительных отпусков одному сотруднику одним приказом? Да. Но для каждого дополнительного отпуска - отдельная запись.

Пример

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника АО «Таон» Г.А. Илларионовой с 1 по 30 марта 2012 года, в том числе 3 дня дополнительного отпуска за вредность и 2 дня за ненормированный рабочий день. Если в поле Напомнить приказа на отпуск в организации поставить флаг, то это будет означать, что в отпуске сотрудник будет числится до той поры, пока сотрудник отдела кадров не внесет документ Возврат на работу организаций . В нашем примере дата возврата - 1 апреля 2012 года. Если реквизит Напомнить приказа на отпуск в организации пуст, то факт возврата на работу происходит автоматически с даты, следующей за датой окончания отпуска. Установка и снятие флага Освобождать/Занимать ставку важны, когда в Настройке параметров кадрового учета установлен флаг Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях количество ставок .

При оформлении же приказа на увольнение количество дней отпуска, подлежащих компенсации, так же как и дни за которые следует удержать начисленный ранее отпуск, подставляются автоматически.

Учет отпусков расчетным отделом

На основании занесенных кадровых документов расчетчик формирует расчетные документы.

Обратите внимание, если по какой-либо причине кадровый учет не ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то можно и сразу занести расчетный документ .

Использование обработки Анализ неявок существенно увеличивает эффективность взаимодействия отделов кадрового и расчетного. Расчетчику зарплаты удобно, например, поступить следующим образом. Сформировать в указанной обработке за месяц перечень всех кадровых отпусков. И далее, перебирая первичные подписанные документы, отмечать флажком те электронные документы, к которым есть соответствующие подписанные руководством приказы. А затем сразу создать все расчетные документы, рассчитать и провести, нажимая последовательно соответствующие кнопки в обработке (рис. 5).

Рис. 5

В некоторых случаях нельзя полностью автоматизировать обработку. Например, в нашем примере с двумя дополнительными отпусками. В расчетном документе Начисление отпуска сотрудникам организаций , соответствующего второму дополнительному отпуску, следует отредактировать Дату начала отпуска . Эту дату надо поставить такую же, как и в первом документе (01.03.2012), чтобы расчет среднего заработка был одинаковым.

Для этого можно Открыть расчетный документ прямо из формы обработки (рис. 6).

Рис. 6

В форме расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций рассчитываются основной отпуск, дополнительный и компенсация за отпуск.

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска.

Для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в соответствии со статьей 127 ТК РФ предназначен другой документ - Расчет при увольнении сотрудника организаций (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы ).

Обращаем внимание, что после выполнения «расчета при увольнении» следует произвести «начисление зарплаты», т. е. ввести документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций для увольняемого (или пересчитать, если такой документ уже был) для того, чтобы учесть НДФЛ.

Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам

Начиная с отчетности за 2011 год в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» все организации, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, обязаны отражать в отчетности оценочные обязательства. Субъекты малого предпринимательства, кроме субъектов малого предпринимательства - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг могут не применять данное ПБУ (п. 3 ПБУ 8/2010).

Оценочными обязательствами в бухгалтерском учете при соблюдении условий пункта 5 ПБУ 8/2010 являются расходы по оплате предстоящих отпусков и вознаграждений по итогам года.

Для того, чтобы в учете отражались оценочные обязательства и формировались проводки, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно в Настройке параметров учета на закладке Оценочные обязательства установить флажок Формировать оценочные обязательства в бухгалтерском учете .

По желанию организации оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут признаваться и в налоговом учете в соответствии со статьей 324.1 НК РФ .

С подробным примером учета оценочных обязательств по вознаграждениям работникам в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно ознакомиться в информационной системе ИТС ПРОФ в разделе «Кадры и оплата труда» - Справочник «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» - «Настройка учета»