Главная » Права инвалидов » Современные каналы поступления литературы в фонды общедоступных (публичных) библиотек. Библиотечное обследование Процесс поступления новой литературы

Современные каналы поступления литературы в фонды общедоступных (публичных) библиотек. Библиотечное обследование Процесс поступления новой литературы

Анализ потока новых поступлений документов в библиотеках,
входящих в НБП " Кузбасские библиотеки" за 1997-2001 гг.

Краснова Екатерина Григорьевна ,
руководитель ЕЦК Кемеровской областной научной
библиотеки им. В.Д. Федорова,
Председатель секции "Формирование,
изучение информационных
ресурсов и каталогизация документов"
НБП "Кузбасские библиотеки".

Не секрет, что библиотеки Кузбасса, как и все библиотеки России, пережили, да и до сих пор переживают трудные времена. В условиях постоянного недофинансирования комплектования библиотеки стараются использовать в своей работе различный инструментарий.

Практика формирования и использования библиотечных фондов опирается на один из важнейших принципов библиотековедения - соответствие информационных запросов читателей и работе библиотек по их удовлетворению и стимулированию читательских интересов. Поэтому очень сложно удовлетворять то количество запросов читателей, которое поступает в библиотеки в условиях жесткого финансирования.

Мы проанализировали поток новых поступлений документов в вузовские и некоторые муниципальные библиотеки (всего 9 библиотек) за пять лет. Цель исследования: выявить, какие изменения произошли в структуре наших фондов, какие новые виды документов появились за этот период в библиотеках.

За 1997 - 2001 годы в библиотеки поступило - 98049 названий, 372108 экземпляров документов. Если учесть, что за данный период в России вышло свыше 210 000 названий, то это составляет 46% от всей вышедшей продукции на территории России за 5 лет.

Затраты в 1997 году составили 645732696 руб., в 1998 году - 1463941 руб., в 1999 году - 2698991руб., в 2000 г. - 4365132 руб., в 2001 г. - 4985950 руб. Большая часть этих затрат была выделена на подписку периодических изданий.

На приобретение других видов документов деньги привлекались из внебюджетных средств. Кому помогали спонсоры, кому выделяли часть денежных средств из платных услуг, оказываемых библиотеками читателям, многие старались пополнять свои фонды за счет даров и книгообмена. Большую поддержку библиотеки получили от мегапроекта "Пушкинская библиотека", возглавляемого Институтом открытого общества.

Анализируя поступления документов по годам, можно сказать, что поступление идет по нарастающей, и по названиям, и по экземплярности. В 1997 году в библиотеки поступило 11152 названия, 61797 экземпляров. Это составляет 24% от всей выходящей на территории России продукции. Но среди поступившей литературы есть и дары, и литература, принятая взамен утерянных читателями. Поэтому процент новой литературы представлен еще меньше.

В 2001 году в библиотеки поступило 88143 экземпляров документов. Это самое большое количество поступлений за исследуемый период (21776 названий), но больше всего названий получено в 2000 году - 27242 названия. Лидирует здесь научно-техническая библиотека Кемеровского государственного технического университета (КузГТУ). Она получила в 2000 году 6935 названий, 28305 экземпляров документов. На втором месте Кемеровская центральная городская библиотека им. Н. В. Гоголя (6690 названий, 20040 экземпляров). На третьем месте Кемеровская областная научная библиотека им. В. Д. Федорова (6319 названий, 13361 экземпляр).

В 2001 году снижение по названиям и экземплярности наблюдается у научно-технической библиотеки КузГТУ (2594 названия, 21066 экземпляров), Центральной городской библиотеки (4765 названий, 17083 экземпляра), областной юношеской библиотеки, у научной библиотеки Кемеровской государственной академии культуры и искусств. Самое большое количество названий в 2001 году получено Кемеровской областной научной библиотекой им. В.Д. Федорова - 6759 названий, 13907 экземпляров.

В составе новых поступлений за 1997 - 2001 гг. 32,56 % занимают документы по политическим и социальным наукам, 3,15% - документы по естественным наукам (цифра не абсолютная, так как некоторые библиотеки объединяют медицину и естественные науки в одну отрасль), 9,46 % - литература по медицине, 3,78% - литература по сельскому хозяйству, 13,16 % занимает художественная литература, 4,22 % - литература по искусству, 12,87 % - прочая литература, 5,76% - литература по технике, 1,8 % - литература по филологическим наукам.

Как видно из анализа новых поступлений по отраслям знаний меньшая доля приходится на такие отрасли, как естественные науки, искусство и техника, филологические науки.

Самое большое поступление документов было по политическим и социально-экономическим наукам в 2000 году. Ведущее место по комплектованию этой отрасли принадлежит Центральной городской библиотеке (8781 экз.) и Кемеровской областной научной библиотеке им. В.Д. Федорова (5411экз). Всего по этой отрасли получено 40891 экземпляров, а в 2001 году - 24216 экземпляров. В целом же в 2001 году документов поступило больше на 3394 экземпляра, чем в 2000 году.

Если сравнивать все годы, то на первом месте по комплектованию фондов стоит Центральная городская библиотека, затем Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова, затем научная библиотека Кузбасского государственного технического университета.

За исследуемый период в фондах библиотек появляются и такие виды носителей информации как дискеты, микрофиши, слайды, компакт-диски. Количественное соотношение их в фондах каждой библиотеки различно. Но, конечно же, документы в печатном виде будут по-прежнему лидировать.

За 1997-2001гг. библиотеками получено - 191442 экземпляров книг и брошюр, 132332 экз. журналов, 2047 нот, 1694 грампластинок. Из нетрадиционных носителей информации: 234 слайда, 1318 видеокассет, 1324 аудиокассеты, 100 дискет, 489 CD-ROM, 550 микрофиш и других документов. В системе вузовских библиотек таких носителей информации за эти годы не выявилось. Но уже в 2002 году научная библиотека Кузбасского государственного технического университета получает в электронном варианте 19 реферативных журналов. Таким образом, библиотеки начали работать с документами всех видов.

Основным источником пополнения фондов библиотек стал мегапроект "Пушкин: Книги для российских библиотек". По этому источнику было получено - 30166 экземпляров документов. Подписка на периодические издания тоже играет большую роль. Всего за 1997-2001гг. периодических изданий было получено 108187 экземпляров. Библиотеки Кузбасса пополняли свои фонды, используя разные источники: это покупка, дары, книгообмен и т.д. Но все-таки предпочтение отдают покупке литературы, так как дары являются лишь дополнительным, вспомогательным источником комплектования. Но, тем не менее, доля литературы, поступившей в качестве даров в библиотеки Кузбасса, оказалась высокой - 25894 экземпляра документов. Покупка документов в книготорговых фирмах составляет - 25887 экз., в книжных магазинах - 14917 экз. Местный обязательный экземпляр документов получали Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова (3788 экземпляров), научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств (1323экземпляра) и Центральная городская библиотека только в 2001 году получила - 40 экземпляров.

До сих пор некоторые библиотеки Кузбасса приобретают литературу в местном библиотечном коллекторе. Из этого источника получено за пять лет 9092 экземпляра документов. Обязательный платный экземпляр документов получали: Областная научная медицинская библиотека, научно-техническая библиотека Кузбасского государственного технического университета, научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств и научная библиотека сельскохозяйственного института. Всего четыре библиотеки. Внутрироссийским книгообменом пользовались Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова (171 экз.) и научная библиотека сельскохозяйственного института (110 экз.). По международному книгообмену получено: 35 книг (27 книг получила Кемеровская областная научная библиотека им. В.Д. Федорова и 8 книг- научная библиотека Кемеровской государственной академии культуры и искусств).

Анализировать поток поступлений в библиотеки оказалось достаточно сложно, поскольку в каждой библиотеке приняты свои формы учета: не все библиотеки ведут учет поступлений в названиях, а если и ведут, то только общее количество, а по отраслям и видовому составу учета документов нет. Но для этого нужна подсобная документация, потому что "Книга суммарного учета библиотечного фонда" не предусматривает видовой состав документов. Таким образом, хорошо бы разработать подсобную документацию, чтобы лучше знать и управлять фондами. Это не закреплено ни в одной инструкции, но это важно и нужно нам, тем, кто занимается комплектованием и управлением фондов.

Итак, несмотря на постоянное недофинансирование, библиотечные фонды Кузбасса продолжают расти и развиваться, хотя имеют большие лакуны, которые никогда не восполнить.

<Назад> ____________ <Вперед> ____________ <Содержание> ____________ <На главную>

Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета;
соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.

Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).
Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.
Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ.

Существует несколько форм индивидуального учета: инвентарный (ИК) и библиографический он осуществляется в виде каталогов. В них на каждое название заводится отдельная карточка (учет учебников, периодических изданий).

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаныаккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.

Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.

Организация и ведение учета документов в библиотеке 2

Основные положения учета библиотечного фонда 3

Функции учета 3

Виды и формы учета 4

Прием новых поступлений 9

Учет выбывающих документов 10

Переоценка библиотечного фонда 10

Проверка библиотечного фонда 11

Заключение 12

Список литературы 13

Организация и ведение учета документов в библиотеке

Основные нормативные документы – это:

Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.

Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.

Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..

Второй этап национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:

Совершенствование учета фондов в библиотеках.

Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.

Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).

переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.

Основные положения учета библиотечного фонда

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность учетной информации;

документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

совместимость приемов и форм учета;

соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Функции учета

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.

Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ - государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).

Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20-2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) - экземпляр; диафильмы - катушка; диапозитивы (слайды) - комплект; грампластинка - диск; магнитные фонограммы - катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии - фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов - со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные - исходя из наличия площади.

Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

Прием новых поступлений

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.

Список литературы

Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.-Вып. 1.-С. 17-38.

Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.

Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М: ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры.-2004. – № 9. – С. 25-36.

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.

Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.

Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.

Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33-37.

Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.

Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело - XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).-С. 144-151.

Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.-М., 2002.-384 с.

Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. - М., 2003. -С. 82-92.

Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10-14 апр. 2000 г.-СПб.: РНБ.- 2000.-192 с.

Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело - XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. - М., 2003. -(Вып. 2 (6).- С. 130-153.

Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.-2002. -№ 1.-С. 22-24.

Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.-М.: ФАИР-ПРЕСС.- 2004.-400 с.

Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. - 2003.-№1.- С. 19-21.

Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.-2002.-№11.-С. 38-50.

Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.- М.: Либерея.- 2003.-352 с.

Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.-Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.- 2003.- 251 с.

Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело-XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.- М., 2003.-Вып. 1(5).-С. 159-164.

Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела.-М.: Пашков дом, 2004.-248 с.

Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.-М.: Либерея, 2001.-Вып. 10.-С. 146-167.

Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7-15 июня 2003. ГПНТБ России.-М., 2003.-Т. 2.-С. 509-511.

Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.-2001.-№ 7.-С. 16-19.

Памятка по проведению библиотечного обследования ЦБС области

Общие вопросы:

Сеть библиотек всех систем и ведомств в т.ч. библиотек министерства культуры. Наличие единого межведомственного плана библиотечного обслуживания населения.
Библиотека и власть Ф.И.О. акима совхоза, района, города.
Какие вопросы заслушивались в акимате и отделе культуры?

Управленческая деятельность

Правовая база библиотеки:

Устав библиотеки.
Положение о ЦБС.
Положение о ЦБ.
Положение о сельской библиотеке.
Правила пользования ЦБ.
Правила пользования районной библиотекой, сельской, модельной.
Инструкции по организации основных технологических процессов.

Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор по социальному партнерству администрации и коллектива. Приложения к нему: Положения о премиях и доплатах. Материальная ответственность.

Должностные инструкции сотрудников библиотеки. Положение об аттестации, Положение о системе каталогов и картотек). Штат ЦБС (стаж, образование). Наличие пенсионеров.

Стратегическое управление библиотекой. Контроль как инструмент управления, какой? Смета доходов и расходов ЦБС. Кадровое планирование. Положение о кадровом резерве. Подбор и расстановка библиотечных работников. Заключение трудовых договоров с библиотекарями

Материально – техническая база ЦБС.

Закон РК «О государственных закупках» «Правилами пользования массовыми библиотеками Министерства культуры РК» от 29 апреля 1996Правила о деятельности библиотечных учреждений РК №118, 8.09.2002

Трудовой Кодекс РК от 15 мая 2007 г. №251, ст.71 которого гласит, что работодатель вправе применить различные виды поощрений работников за успехи в труде в порядке, определяемом республиканским законодательством, актами работодателя, трудовыми и коллективными договорами.

Комплектование

Финансирование комплектования фонда документов. Использование выделенных средств, количество получаемой литературы на языках. Периодические издания, количество и название, сколько экз. на каждый филиал. Поступление новой литературы в среднем на 1 филиал.

Библиотечный фонд. Его состояние. Состав. Как расставлен книжный фонд? Основные разделы ББК. Формирование информационных ресурсов (СД, их учет).

Изучение книжного рынка. Приоритеты в комплектовании фонда. Как осуществляется процесс поступления новой литературы (картотека докомплектования, составление списков – заявок на пополнение фонда).

Изучение состава и использования фонда документов системы. Наличие тематико-типологического плана комплектования и социально-культурного профиля, спонсорская деятельность.

Проектная деятельность, направленная на комплектование фонда документов.

Система стандартов СИБИД. Внедрение их в процессы комплектования фонда

Каталоги и их редакция, создание электронного каталога

Сохранность фонда. Проверки фонда документов. Списание литературы. Наличие и ведение учтенных документов в ЦБ и филиалах. Экономическая защита фонда.

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда. Делопроизводство (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Книга учета библиотечного фонда. Инвентарные книги. Учетный каталог. Опись инвентарных номеров (сопроводительные документы накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу). Акты на книги, журналы, брошюры и др. материалы, полученные без сопроводительного документа. Заявления, докладные записки о получении в дар. Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц. Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных. Акты на списание (исключение) произведений печати или других документов, акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшие издания.

Правовая база вопросов комплектования.Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 1 ноября 2000 г. № 470 «Об утверждении Инструкции о порядке списания имущества, закрепленного за республиканскими государственными предприятиями и республиканскими государственными учреждениями» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 23.12.2008 г.). Инструкция «О порядке списания имущества, закрепленного за республиканскими государственными предприятиями и республиканскими государственными учреждениями».- 2000.- 1 ноября.- № 470.(из методического письма-консультации ОУНБ им. Гоголя)

Материальная ответственность сторон трудового договора: Глава 14 // Трудовой кодекс РК. -Алматы: Жеті жарғы, 2007.- С.234-238

Правила по сохранению и использованию библиотечных фондов Утверждены приказом Министа культуры и информации Р.К. от 12 апреля 2007 года №110. Зарегистрированы в Министерстве юстиции РК 25 апреля 2007 года №4633 (Кітапхана, 2007, №3)

ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» к периодическим изданиям относятся журналы и газеты «Инструкция о сохранности фондов библиотек системы Министерства культуры Республики Казахстан», утвержденной Министерством культуры РК от 12 сентября 1994г. и в сроки, регламентируемые Приложением №1* настоящего положения;

Инструкция о фонде документов _______________________ЦБСПоложение о сохранности периодических изданий _______________ ЦБСФорма Акта о проверке библиотечного фондаФорма акта о приеме документов в библиотекуФорма акта о недостаче документов в поступившей партииФорма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного храненияФорма акта приема - передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообменаФорма журнала учета процессов размагничивания записей в библиотеку

«Инструкции об исключении изданий и иных материалов из фондов библиотек системы Министерства культуры Республики Казахстан», утвержденной Министерством культуры РК 19 мая 1995г., единым актом по ЦБС (Приложение №3).

Книга учета фонда документов структурного подразделения ЦБСАКТ __на списание из библиотеки литературы в бюджетных организацияхОПИСЬ на списание из библиотеки литературы вследствие морального и физического износа.Положение о системе каталогов, картотек и баз данных- ________________ЦБСПоложение об электронном каталоге ______________________ЦБСИнструкция по вводу информации о книге в БД ЭК «Книги» ЦБС

Оцифровка документов

Штат отдела комплектования и обработки.

Методическая деятельность

Методическое обеспечение (аналитическая деятельность, консультации, система методических изданий, повышение квалификации – семинары, практические занятия, стажировки, консультации, учетная документация.

Контрольные показатели - абсолютные и относительные

Конкурсы (положения)

Учет методической работы по следующим разделам:

учет выездов и посещений библиотек. Анализ тетради учета выездов и посещений
учет консультаций. Анализ учета консультации
учет мероприятий по повышению квалификации библиотечных работников;
учет получаемых методических и библиографических материалов.

Система методических пособии (методические рекомендации, методические письма, регламентирующие документы, библиографические пособия и т.д.)

Планы. Виды планов. Стратегическое планирование. Отчетность

Связь с общественностью. Проводятся ли отчеты библиотек перед населением и читателями?

Проектная деятельность

Программа развития сельских библиотек

Повышение квалификации. Положение о повышение квалификации ЦБС. Оказание методической помощи библиотекам по основным направлениям библиотечной работы. Школа руководителя, молодого библиотекаря. Обучение компьютерной грамотности. Выявление. Изучение, пропаганда и внедрение передового библиотечного опыта.

Справочно-библиографическое и информационное обслуживание

Нормативно-правовые документы отдела

Справочно-библиографический аппарат (СБА)

Перечень и характеристика каталогов, картотек и баз данных _________ ЦБС

Правила описания, сохранения, инструкция по заполнению полей, полнотекстовая привязка справочно-библиографический фонд - пополнение новыми справочными изданиями, тематические папки-накопители

Виды библиографических справок

Информационное обслуживание – бюллетени новых поступлений, информационные списки, Дни информации и т.д.

Формирование информационной культуры (обучение библиографической и информационной культуры, библиографические уроки, беседы о книгах и т.д.)

Издательская деятельность.

Краеведческая деятельность: Папки накопители (история села, топонимика, фольклор, поэты писатели края и т.д.)

тетрадь учета выполненных справок (сельские библиотеки)тетрадь учета (Цифровая библиотека Комиссии по правам человека при Президенте РКтетрадь учета выдачи CD (ЦБ, сельские библиотеки)

Осуществлять информационное обслуживание читателей (госслужащие, педагоги, врачи, т.д.)

Оцифровка краеведческих документов. (ЦБ, сельские)

Установлена ли цифровая библиотека Комиссии по правам человека при Президенте РК?

Обслуживание читателей

Количество населения, проживающего в зоне обслуживания

Внестационарное обслуживание. Количество передвижек и пунктов выдачи. Количество населенных пунктов - из них не обслужено

Число читателей. Анализ чтения.

Структура читательской аудиторииПути улучшения обслуживанияИзучение интересов.Массовая работаКлубы по интересамПропаганда литературыЧитательский формулярБиблиотеки семейного чтенияКультура чтения: понятиеЧитатели с девиантным поведениемИнформационное обществоБиблиотечное обслуживание в целях правовой поддержки населенияРабота с юношеством (читатели, изучение, массовая работа)Работа с детьмиЭкологическое просвещениеТолерантностьГендерные аспекты в информационно-образовательной средеНовые имена в казахской литературеПолитическая культураГлобализация

Пропаганда и разъяснение Послания президента народу Казахстана «Казахстан на пути ускоренной экономической, социальной и политической модернизации». Работа библиотеки по обеспечению выполнения программ Акима Карагандинской области и государственных программ.

Исследования, социологический опрос населения. Анализ

Краеведческая деятельность (папки накопители, топонимика, поэты, фольклор писатели края и т.д.

Автоматизация библиотек

Программа автоматизации учреждений культуры

Наличие оргтехники: сервера, компьютеры, принтеры (струйные, лазерные, матричные) сканеры модемы факсы, ксероксы и т.д.

Наличие локальной сети

Интернет.

Интернет-классы. Электронная почта - адрес

Виды связей

Телефонная. Спутниковая. Оптоволоконная. Др.

Наличие лицензионного программного обеспечения. Есть ли

Положение о порядке учета и распределения программного обеспечения в структурных подразделениях. Наличие Акта № приема-передачи программного обеспечения

Таблица для бухгалтерского учета программного обеспечения по 452 специфике

Положение о системе антивирусной защиты информации в библиотеках ЦБС. Инструкция по организации антивирусной защиты в библиотеках ЦБС

Уровень функционирования программы РАБИС. Создание Электронного каталога (ЭК) и электронных ресурсов

Электронные базы данных (ЭБД): «Зан-Закон», «Юрист», на СD –дисках и др.

Услуги ЭДД (электронная доставка документов)

Web - сайты

Проводятся ли тренинговые занятия по обучению компьютерной грамотности населения? Наличие сотрудников прошедших курсы:

«Базовые навыки работы с персональным компьютером»«Базовые навыки работы с Интернет»«Сканирование»«Электронная почта»

Наличие специалистов:

Программисты и системотехники

Наличие отдела или сектора автоматизации

Проблемы

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА»

Введение

Глава 1. Основы библиотечной деятельности

1.1 Организация деятельности библиотеки

1.2 Законы РФ, регулирующие библиотечную деятельность

1.3 Формирование библиотечной статистики

Глава 2. Проектирование ИС «БИБЛИОТЕКА»

2.1 Общая характеристика BPwin

2.2 Методологии, используемые в BPwin

2.3 Проектирование модели деятельности библиотеки BPwin

2.4 Диаграммы декомпозиции

2.5 Проектирование деятельности библиотеки в среде ERwin

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Библиотека (греч. bibliothēkē, от biblíon – книга и thēkē – хранилище), культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги.

Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

Начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов работы. В курсовой работе используется инструментальное средство для моделирования BPwin и ERwin.

Целью данной курсовой работы является моделирование информационной системы библиотеки, которая позволит улучшить эффективность выполнения процессов, происходящих в библиотеке.

Основными задачами данной работы являются:

– изучить теоретические особенности моделирования процессов организации средствами BPwin и ERwin – произвести исследование предметной области – библиотечной деятельности

– на основании полученных знаний спроектировать модель деятельности библиотеки.

Объектом исследования является библиотека.

Предметом исследования являются процессы, происходящие в библиотеке, такие как:

процесс записи в библиотеку новых читателей,
процесс записи новых книг,
процесс выдачи книг,
процесс приема книг,
процесс получения рейтинга книг,
процесс статистики посещений читателей.

Глава 1. Основы библиотечной деятельности

Организация деятельности библиотеки

Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования.

Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей.

Комплектование фондов библиотеки состоит из систематического выявления (путем просмотра библиографических источников и литературы) нужных для данной библиотеки изданий и приобретения их. От своевременности и полноты комплектования библиотеки в значительной мере зависит уровень обслуживания читателей.

Организация книжного фонда включает вопросы учета, расстановки, хранения литературы и доставки ее читателю. Правильная организация фонда облегчает читателю пользование литературой, библиотекарю – быстрое выполнение читательских требований, а также обеспечивает сохранность фондов как общественной собственности.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

Выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

Помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

Раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

Составление информационно-библиографических пособий различного типа;

Пропаганда наиболее ценной литературы;

Репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д.

Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:

номер поступившей книги,
название книги,
название издательства, из которого поступила книга,
отдел, куда была передана книга;
адреса издательств,
названия издательства,
название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

автор,
издание,
год издания,
жанр,
ключевые слова,
количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:

номер паспорта,
адрес,
телефон.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги.

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

В библиотеке есть ряд ограничений: нельзя выдавать книги больше установленного периода, нельзя выдавать больше определенного количества книг.

Объект исследования – библиотека.

Предмет исследования – процессы, происходящие в библиотеке, такие как:

процесс выдачи книг читателям;
процесс сдачи книг;
процесс поступления новых книг;
процесс записи новых читателей.

Субъекты – пользователи (читатели, администрация библиотеки, другие заинтересованные в получении информации лица)

Входная информация – информация:

о новых поступивших книгах;
о новых читателях, которые записываются в библиотеку;
о процессе выдачи книг, включает в себя:

Кто из сотрудников хранилища передал книгу сотруднику библиотеки;

Кто из сотрудников библиотеки передал книгу читателю;

По заявке какого читателя была выполнена эта операция;

Название книги;

Дату выдачи книги;

Срок, на который выдается книга;

Выходная информация – информация:

о статистике посещения клиентами библиотеки;
о книгах, которые наиболее часто были выданы читателям, то есть рейтинг книг.

При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:

название книги;
дату выдачи;
ФИО читателя, которому выдается книга;
ФИО сотрудника библиотеки, выдающему книгу читателю;
ФИО сотрудника хранилища, который передал книгу (непосредственно из хранилища) сотруднику библиотеки по заявке читателя;
срок, на который выдается книга.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

На каждого читателя заносятся следующие сведения:

№читательского билета;

ФИО читателя;
Телефон;
Адрес.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие характеристики:

Название книги;
Уникальный шифр (ISBN);
Библиотечно-библиографическая классификация (ББК);
Раздел;
Автор;
Издательство;
Место издания (город);
Год издания.

Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN.

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов.

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:

Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;
Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;
Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;
Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке.

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.

Просмотров