Пример заполнения счета на оплату услуг. Счет на предоплату

Наступает момент, когда каждый предприниматель, оказывающий услуги, сталкивается в своей деятельности с необходимостью выставить контрагенту счет на оплату этих самых услуг. Так как законодатель не устанавливает официально утвержденную форму документа, исполнитель вправе составлять такой документ самостоятельно. Именно счёт на оплату является основанием для расчета за товар или услугу, поэтому должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов. В этой статье мы и разберем, как выставить счет от ИП (образец см. в приложении).

Что это за документ?

Счет — это документ, выставляемый продавцом/исполнителем для оплаты его товаров/услуг, в котором отражаются базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца/исполнителя.

Цель этого документа - уведомить контрагента о необходимости осуществить перечисления денежных средств в счет оплаты работ, услуг.

Какие реквизиты следует указывать в счете?

При выставлении счета на оплату услуг от ИП, образец которого Вы найдете в приложении к данной статье, обязательно должна быть указана следующая информация:

• Ф.И.О. ИП
• ИНН ИП
• Адрес местонахождения ИП
• Банковские реквизиты
• Реквизиты счета: номер, дата
• Наименование услуг с указанием их стоимости
• Итоговая сумма. Сумма, облагаемая НДС (для предпринимателей на ОСН)

Обязателен ли счёт?

Обязательное применение счётов в предпринимательской деятельности законом не регламентируется, т.к. наименование и реквизиты могут быть указаны в иных документах, а оплата может быть произведена и по договоренности сторон. Однако такой документ, как бланк счета для ИП, делает расчеты более точными, поэтому хозяйствующие субъекты предпочитают использовать его, даже если это не предусмотрено договором.

Существуют случаи, когда выставление счёта является обязательным, например:

• если договором сумма к уплате не была установлена (например, за коммунальные услуги и др.);
• если договором предусмотрена обязанность по выставлению счета.

Порядок оформления счета

Создать счет, содержащий в себе все необходимые реквизиты, можно в любой бухгалтерской или офисной программе. Также существует множество онлайн-сервисов, позволяющих сформировать через Интернет счета на оплату ИП, образцы которых также можно в свободном доступе посмотреть в Интернете. Счет может существовать в бумажном виде и электронном (например, в формате Word, Excel и PDF и т. д.)

Подготовить счёт можно как на чистом листе формата А4, так и на фирменном бланке предпринимателя, если таковой имеется. Второй вариант встречается в практике гораздо чаще, так как не нужно каждый раз вносить сведения об исполнителе.

При оплате услуг в назначении платежа необходимо указать вид услуги/работы, а также сумму с НДС и без.

Порядок выставления счета

Счет может быть выставлен на основании договора, а также как самостоятельный документ. Оформляется он в двух экземплярах, один из которых направляется контрагенту по электронной почте или вручается лично, а второй остается у выписавшего его предпринимателя. Счет может служить основанием как для наличного, так и для безналичного расчетов. Однако в практике для наличного расчета такой документ, как счет, практически не используется. В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.

В соответствии с Налоговым кодексом, счет-фактура служит правовым основанием по принятию покупателем заявленных сумм НДС к вычету. Форма для выписки счетов-фактур как по факту реализации, так и по моменту поступления предварительной оплаты в счет будущих поставок абсолютно одинакова. Она утверждена правительственным постановлением № 1137 от 26.12.2011 года.

Счет-фактура должен быть выписан продавцом в течение пяти дней после наступлений одного из событий: отгрузки товара (передачи имущественных прав, услуг или работ) либо перечисления аванса покупателем. Это требование предусмотрено в статье 168 (пункт 3) НК.

При этом в самом счете-фактуре должны быть заполнены все обязательные реквизиты, указанные в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК. Особенно важно обратить внимание на правильное заполнение строки 5 в форме налогового документа. В соответствии с правилами, утвержденными постановлением 1137, а также на основании третьего подпункта пункта 5.1 статьи 169 НК России в этой строке должны быть обязательно проставлены номер и дата платежного документа.

В том случае, когда было произведено несколько частичных предоплат за один день, следует перечислить их все в счете-фактуре на аванс . Если же потом выписывается счет-фактура по факту отгрузки, то необходимо перечислить реквизиты всех платежно-расчетных документов по каждой сделанной в счет этой отгрузки оплате.

Есть лишь одно исключение, когда в строке 5 формы счета- фактуры ставится прочерк: это производится тогда, когда авансовый платеж (полностью либо частично) был сделан в форме безденежных расчетов. Например, когда за товар была произведена оплата векселем.

Бывают и такие ситуации, когда компания получает авансовые платежи за непрерывные поставки. К таким компаниям можно отнести любое телекоммуникационное предприятие, работающее на условиях предоплаты. В таком случае разрешается выписывать в конце расчетного периода на сумму всех поступивших от заказчика оплат за вычетом стоимости фактически предоставленных услуг. Такое разъяснение было дано Минфином в письмах № 03-07-15/39 от 06.03.2009 и № 03-07-09/13 от 27.03.2009.

Также имеется разъяснение этого же министерства о том, что если в течение пяти дней после поступления оплаты была произведена отгрузка, то счет-фактуру можно составить один раз — по факту поставки товара. Это разъяснение дважды давалось в письмах Минфина № 03-07-15/39 от 06.03.2009 и № 03-07-14/99 от 12.10.2011. Но вот Федеральная налоговая служба в своем письме № КЕ-4-3/3790 от 10.03.2011 разъяснила, что так поступать нельзя. По мнению фискалов, счет-фактура на аванс должен быть выписан в любом случае, даже если в этот пятидневный срок после поступления предоплаты состоялась отгрузка.

Налогоплательщикам же желательно придерживаться рекомендаций именно налоговой службы, чтобы избежать впоследствии процесса обжалования. Ведь это не только дополнительные затраты на судебные тяжбы, но и излишне потраченное время на оспаривание, которого можно избежать.

Правила выписки счета-фактуры на аванс

При поступлении оплаты от покупателя продавец в пятидневный срок выписывает и передает своему контрагенту счет-фактуру на полученный аванс. Об этом гласит статья 168 НК (пункт 3). Покупатель, в свою очередь, получает право на вычет в сумме НДС, указанного в счете-фактуре, с авансового платежа. Такое право предоставляется ему на основании ст. 171 НК (пункт 12).

Следует заметить, что в Налоговом кодексе не предусмотрено исключений из правил в виде разрешения не выписывать счета-фактуры при получении частичной оплаты или аванса. Поэтому пятидневный срок по выписке этого налогового документа должен быть соблюден.

Возможные исключения предусмотрены в правилах заполнения книги продаж. Эти правила утверждены правительственным постановлением 1137. Так, в третьем абзаце пункта 17 этого нормативного документа указано, что счета-фактуры на полученный аванс могут не выставляться, если:

• предоплата произведена в счет будущей поставки продукции, если на ее изготовление требуется более полугода;
• сделан авансовый платеж в счет операции, НДС по которой не уплачивается либо ставка налога равна 0%;
• налогоплательщик использует право на освобождение от обязанностей по исчислению и уплате НДС в соответствии со статьей 145 кодекса.

Какие бывают ошибки

Несмотря на четко прописанные в Кодексе правила касательно обязательства и срока выписки авансового счета-фактуры , налогоплательщики иногда игнорируют их. Так, достаточно большое число бухгалтеров не считают нужным выписывать счета-фактуры на аванс по каждому полученному предварительному платежу от покупателя.

Одни подбивают общую сумму поступившей предоплаты, вычитают сумму отгрузки и если остается после этого аванс, то тогда выписывают счет-фактуру. Обычно делается это раз в квартал, ну и плюс выписывается счет-фактура по отгрузке. А другие вообще не выписывают авансовые счета-фактуры , если в этом же налоговом периоде произошла поставка товара или производилось оказание услуг (передача работ или имущественных прав).

Но такие варианты ведения учета очень небезопасны. Ведь проверяющие, выходя на ревизию, в первую очередь как раз и проверяют, выписаны ли налоговые документы по поступившим авансам.

Что грозит за нарушения

При обнаружении такого нарушения во время проверки, когда уже нельзя подать уточнения к декларации и выписать исправленный счет-фактуру, налогоплательщикам остается только кусать локти. Ведь казалось бы, аванс все равно погашается отгрузкой в налоговом периоде — но не все так просто.

Инспектор при обнаружении того, что на поступивший аванс не был выписан счет-фактура, просто доначисляет НДС. И так — по всем авансам за налоговый период. Но теперь налогоплательщик не может воспользоваться правом на вычет, так как не предъявил его (в декларации не заявлены такие вычеты по НДС).

Кроме того, налоговая также оштрафует налогоплательщика за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения. Это предусмотрено статьей 120 НК. За такой проступок взыскивается штраф в размере 10 тысяч рублей, если правонарушение произошло в одном отчетном периоде. А если такие нарушения происходили чаще, то штраф возрастает до 30 тысяч рублей.

Позиция судов

В постановлении № 23/11 Президиума Высшего арбитражного суда России от 26.04.2011 говорится о том, что налогоплательщик должен заявить в декларации обо всех имеющихся у него правах на применение вычета НДС. При этом наличие всех подтверждающих право вычета по сумме НДС документов не заменяет их декларирования.

В 2005 году Конституционный суд РФ в своем определении № 93-О указал на то, что обязательно заполнение всех обязательных реквизитов, указанных в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. В этом же определении указывается и на то, что налогоплательщик для подтверждения права на вычет должен представить лишь полноценный счет-фактуру, который содержит все необходимые сведения. Позиция Конституционного суда основана на желании пресечь ситуации, связанные с незаконным возмещением (зачетом или возвратом) НДС из бюджета.

А вот 17 арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 23.08.2012 указал, что такой недостаток, как незаполнение строки 5 формы счета-фактуры (реквизиты расчетно-платежного документа), не может служить основанием для лишения покупателя права на вычет. Аналогичное постановление было вынесено и в декабре 2011 года в Московском округе федеральным арбитражным судом.

Как заполнить счет-фактуру на аванс

Авансовый счет-фактура заполняется точно так же, как и обычный на отгрузку. Все обязательные реквизиты перечислены в Налоговом кодексе в статье 169 (в частности в пункте 5.1). Так, обязательно нужно заполнить:

• номер по порядку документа и дату его выписки (номер документа должен быть проставлен в хронологическом порядке вместе с аналогичными документами, которые выписываются по отгрузке);
• реквизиты, в том числе налоговые номера продавца и покупателя;
• номер и дата платежного документа. Речь идет о той платежке, на основании которой был получен продавцом авансовый платеж. Как уже говорилось ранее, если форма расчета была неденежная, то можно в этой строке проставить прочерк;
• название (код) валюты, в которой был зачислен авансовый платеж.

В строках 3 и 4 проставляются прочерки, в табличной части документа в первой графе указываются названия товаров (услуг, работ или имущественных прав), в счет последующей передачи которых была произведена предоплата. Наименования должны совпадать с теми, которые указаны в договоре. Если заявка на поставку формируется после перечисления аванса, то в счете-фактуре можно указать обобщенное название — например, «Запчасти». Для наглядности, чтобы сразу было понятно, что это авансовый документ, можно в первой графе указать в скобочках слово «аванс».

Возможно также указать обобщенное наименование товарных позиций — например, «Аванс за оказание аудиторских услуг». О такой возможности прямо разъяснено в письме Минфина РФ от 26.07.2011 за № 03-07-09/22. Желательно в графе с наименованием товаров (услуг, работ) указать также и номер договора между покупателем и продавцом, по которому была произведена предварительная оплата.

Далее в табличной части формы счета-фактуры следует указать ставку (графа 7) и сумму начисленного налога (графа 8), а также сумму авансового платежа (графа 9). Суммы указываются без округлений, в копейках и рублях. В иных строках и графах документа, перечисленных в пункте 4 правил заполнения счетов-фактур (приложение к постановлению № 1137), необходимо проставить прочерки.

Авансовый счет-фактура подписывается теми же должностными лицами, что и обычный налоговый документ — руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными по доверенности или приказу должностными лицами).

Документ в бумажной форме может быть полностью выполнен на компьютере либо же частично заполнен от руки; при этом бланк может быть напечатан как на принтере, так и типографским способом (в том числе и с внесением некоторых данных).

Большинство сделок проходит в безналичной форме . Счет содержит в себе банковские реквизиты для перечисления средств. Законом и положениями бухгалтерского учета не установлен единый шаблон этого документа. Его форма сложилась в результате многолетней практики использования. Он может являться важным доказательством в суде, при отсутствии договора.

Когда необходим

Бывают случаи когда предоставление счета на оплату является обязательным . К таковым можно отнести договора, в которых не указывается сумма. Например, соглашение на предоставление услуг связи. В таком случае клиент совершает оплату ежемесячно, после предоставления от компании счета. А также его всегда предоставляют при оплате аванса за товар или услугу.

Какая информация должна быть в содержании

В гражданском кодексе или ином нормативном акте не указано конкретное требование по .

Любая компания вполне может разработать свою форму и указать в нем всю необходимую информацию или скачать стандартный образец в интернете и доработать его самостоятельно.

Компании существующие много лет на рынке применяют фирменный бланк организации или прочую символику. Обычно бухгалтера при его составлении указывают следующую информацию :

1. Наименование организации с указанием организационно — правовой формы или Ф.И.О. физ. лица. Указываться такая информация как в сокращенном, так и в полном виде. Например, ООО «Строитель» или «ИП Сергеев Максим Павлович».
2. Юридический адрес организации или филиала, в случае если он имеет обособленный баланс. Физическому лицу нужно указать адрес, указанный в паспорте либо адрес по месту пребывания.
3. ИНН организации или физического лица. При помощи данного номера партнер сможет посмотреть информацию о второй стороне на официальном сайте ФНС. Организации еще предоставляют КПП.
4. Номер и дату.
5. Предмет договора. Поставка товара или оказание услуги/выполнение работы. Предмет договора на оплату должен полностью совпадать с указанным в договоре.
6. Объем поставленного товара либо оказанной услуги/выполненной работы.
7. Цена договора.
8. Валюту, в которой будет осуществлен расчет между сторонами. В случае если иной стороной являются иностранные партнеры, то для бухгалтерского учета иностранную валюту необходимо конвертировать в рубли по текущему на момент уплату курсом.
9. Наименование заказчика или ФИО физического лица.
10. Телефоны обеих сторон.
11. Банковские реквизиты для перечисления средств.
12. Если компания работает с НДС, то рядом с ценой указывается его ставка и размер.

В конце документа должна быть печать организации .

Кто утверждает

В компаниях счет на оплату подписывается руководителями. Таковыми является директор или генеральный директор. Утверждать его имеют право и ответственные представители по доверенности. Ее номер обязательно необходимо вписать в счет.

Как правило, в крупных предприятиях подпись также ставит главный бухгалтер или начальник отдела сбыта. Индивидуальный предприниматель обычно сам его утверждает или имеющейся сотрудник ответственный за документооборот.

Онлайн-заполнение

При регулярной необходимости заполнения счета на оплату имеет смысл воспользоваться различными онлайн-сервисами. Одним из таких является сайт под названием . Благодаря ему каждый желающий может быстро создать и отправить заполненную форму по e-mail.

Помимо счета, при помощи сервиса также можно без труда создать , Акт, . Такие сервисы позволяют сотрудникам больших компаний значительно быстрее осуществлять свою работу.

Для создания документов на сервисе «Выставить счет» необходимо сделать следующее:

1. Нажать на вкладку «Выставить счет».
2. Дата и номер будут присвоены программой автоматически.
3. Найти контрагента путем набора ИНН. Если его нет в базе, то нужно нажать на вкладку «Добавить нового контрагента».
4. Указать номер договора, если таковой имеется.
5. Прописать НДС.
6. Указать необходимые данные (Валюту, ОГРНИП).
7. Заполнить товарные позиции. Сервис позволяет удалять и перемещать их.
8. В графе примечание желательно указать срок поставки товара, работ/услуг и срок оплаты товара, работ/услуг, подробные характеристики товара или иную информацию.

После заполнения необходимых пунктов обязательно необходимо нажать «Сохранить». Сделать счет можно также и при помощи других сервисов.

Довольно простым и эффективным сервисом является Tamali.net . На нем можно без труда создать документ и сохранить его себе на компьютер, без дополнительной установки программ. Заполнить данный документ можно также на сайте copdoc.ru . Сделать это вы можете совершенно бесплатно, без регистрации.

Сервис «Куб»

Многие организации используют онлайн сервис под названием «Куб» kub-24.ru . Он быстро стал пользоваться популярностью благодарю следующим преимуществам:

• за счёт полной автоматизации заполнение формы осуществляется в разы быстрее;
• сервис полностью исключает ошибки;
• заполненный документ можно отправить себе и контрагенту по e-mail;
• автоматическое заполнение формы после указания ИНН;
• автоматический расчет итоговой суммы;
• итоговая сумма также автоматически прописывается буквами.

Сервис также имеет возможность автоматически прикреплять скан подписи, логотип фирмы и скан печати.

Сайт Контур.Бухгалтерия

Данный сайт www.b-kontur.ru доступен совершенно бесплатно и не имеет ограничения в использовании. Каждый желающий может сделать с его помощью документ за небольшое количество времени. Для его создания необходимо сделать следующее:

1. Заполнить необходимые реквизиты. Для этого достаточно указать ИНН или осуществить заполнение вручную.
2. Добавить товар в специальную строку. Если имеется потребность в дополнительных строчках, то их можно легко создать.
3. После указания реквизитов документ можно отправить по e-mail или сохранить себе на компьютер.

Плюсы данного сайта заключаются в следующем:

• после сохранения документа, он сразу удаляется из памяти. Благодаря этому, ваша информация не попадет в чужие руки;
• простое создание документа. Для этого не нужно обладать знаниями бухгалтериями;
• отсутствует необходимость скачивания дополнительных программ.

После регистрации на данном сайте у пользователя будет возможность в течение 30 дней пользоваться им бесплатно. Помимо него также, можно заполнить форму на сайте Naoplatu.ru . Кроме, стандартных возможностей данный сайт может автоматически показывать вам неоплаченные счета.

Сайт также может отправлять его контрагенту автоматически раз в год или в месяц. Сайт не допускает ошибок и дает пользователю возможность загрузить свою подпись и печать.

Счет на оплату служит уведомлением для перечисления денежных средств клиентам продавцу. В нём содержится информация о сделке, а также реквизиты сторон.

Как правило, такой документ выставляется продавцом для оплаты аванса . Но и бывают случаи когда его требуют бюджетные организации при оплате всей суммы указанной в договоре.

В таком случае основанием для оплаты будет являться акт сдачи — приемки услуг/работ или передачи товара, и счет-фактура. А счет на оплату необходим для уточнения реквизитов организации . Данный документ может доставляться до клиентов следующими способами :

• личное предоставление;
• по факсу;
• отправка отсканированной копии документа на электронный ящик клиента;
• при помощи оператора ЭДО.

Все же рекомендуется передавать оригинал счета клиенту с подтверждением получения. Данный поступок обезопасит вас от возможных претензий от другой стороны. Для этого необязательно нужно доставлять его лично. Можно осуществить отправку почтой, при помощи курьера или вовсе передать при подписании договора.

Технические ошибки при формировании

Счет на оплату нельзя отнести к сложной документации, но все же к его заполнению нужно относиться серьезно. Многие граждане, делающие данный документ, совершают немало ошибок. Наиболее частыми из них являются :

1. Ошибочное указание суммы, подлежащей к оплате.
2. Указание ошибочных реквизитов или пропуск некоторых из них.
3. Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц. Ее наличие имеет большую важность в бухгалтерских документах. Данная ошибка, которую часто допускают поставщики, полностью исключается при ведении электронного документооборота. Так как в таком случае используется электронная подпись.
4. Непредоставление в течение 5 дней после отгрузки счета-фактуры. Данный документ обязательно должны предоставить в установленный срок организации, работающие с НДС.

Несмотря на то, что счет на оплату не является основанием для перечисления средств, его предоставление требуют в обязательном порядке многие учреждения или магазины. В нём необходимо указать всю основную информацию о сделке. Необходимо быть крайне внимательным, так как утверждает этот документ руководитель или главный бухгалтер организации.

Как выставить счет на оплату в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Выставление счета на предусматривается договором. Законодательно эта обязанность не закреплена и согласовывается сторонами до подписания контракта. Счет не подтверждает оказание услуги или отгрузку продукции и не обязывает клиента производить оплату. Но, после ее получения выставляется счет-фактура на аванс и делаются соответствующие проводки.

Когда выписывается счет фактура на аванс?

Срок выписки счет-фактуры на предоплату составляет 5 дней после ее зачисления на счет (п.2 ст. 168 НК РФ). Ее основное назначение – обосновать начисление НДС. Этот же срок актуален и для выставления документа на отгрузку. Задержка или выписка по итогам отчетного периода могут повлечь неприятные последствия. Бланк утвержден Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. и един для выписки авансовой или отгрузочной счет-фактуры.

Некоторые компании игнорируют 5-дневный срок и выписывают только итоговый отгрузочный документ по окончании отчетного периода. Это расходится с официальной позицией ФНС, которая обязывает строго придерживаться правила: выписка авансовой и отгрузчоной счет-фактуры. При проверке это обстоятельство рассматривается, как нарушение, облагаемое штрафом.

Как сделать счет фактуру на аванс?

Правильное заполнение бланка предполагает указание информации во всех его графах. Реквизиты заполняются согласно ст. 169 НК РФ (п. 5 и 5.1). Обязательно вписывается номер и дата платежного документа, на основании которого совершена оплата.

Закон допускает выписку одной счет-фактуры на несколько выплат в рамках аванса по одной сделке, поступивших в один день. В такоом документе перечисляются данные всех платежных поручений. Строка 5 заполняется прочерком только в случае оплаты сделки векселем. При бартере в эту строку вносятся данные накладной.

Правом на выставление счет-фактуры раз в месяц вне зависимости от количества зачисленных предоплат имеют телекоммуникационные компании, оказывающие услуги на непрерывной основе. По итогам отчетного периода оформляется отгрузочный документ, включающий все полученные в его рамках платежи.

Образец заполнения счет-фактуры на предоплату

Обязательными для счет-фактуры являются следующие реквизиты.

• Порядковый номер. Нумерация счетов-фактур на аванс ведется в соответствии с книгой продаж. Выбирается в хронологическом порядке и строго последовательно.
• Дата документа. Должна укладываться в 5-дневный срок с момента зачисления аванса.
• Известные реквизиты сторон, предусмотренные бланком. В том числе ИНН клиента и продавца.
• Данные платежного документа. Достаточно номера и даты платежки, по которой перечислялся аванс. Прочер в этой графе ставится только при неденежной форме расчетов.
• Код валюты платежа. Является обязательным даже, если из документа следует, что оба контрагента — резиденты РФ.
• Названия товаров или услуг, идентичные наименованиям в договоре и счете на предоплату. Допускаются обобщения — например, «Комплектующие» — но, только для случаев, когда заявка на отгрузку формировалась уже после перечислени аванса. Можно указывать слово «аванс». К примеру, «аванс за указание таких-то услуг». В этом случае рекомендуется указывать номер и дату договора.
• Ставка и сумма налога по графам 7 и 8 соответственно. Все суммы вписываются с копейками.
• Сумма аванса до копеек.

Все данные заносятся четко и разборчиво от руки или машинописным способом (на компьютере) Заверяется счет-фактура лицами, ответственными за налоговую отчетность — главным бухгалтером и руководителем.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.