Главная » Социальное обеспечение » Проверка трудовой инспекции - к чему готовиться? Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Проверка трудовой инспекции - к чему готовиться? Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

трудовые договоры с сотрудниками;

личные карточки сотрудников;

штатное расписание;

трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

правила внутреннего трудового распорядка;

локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или .

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить . К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки . Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического ведения ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность

За непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции по их заявлению суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

на должностных лиц организации (например, ее руководителя) - в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Проверки трудовых инспекторов, которые осуществляют федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства, затрагивают всех работодателей — как организации (независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности), так и физических лиц.

Предметом проверки является не только общее соблюдение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, но и выполнение предписаний об устранении выявленных в ходе предыдущих проверок нарушений, а также контроль за проведением мероприятий по предотвращению нарушений норм трудового права и по защите трудовых прав граждан.

Виды проверок

По своему характеру проверки государственной инспекцией труда подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая проверка

Плановая проверка может быть проведена по истечении трех лет со дня:

государственной регистрации юридического лица;
окончания проведения последней плановой проверки юридического лица;
начала осуществления юридическим лицом предпринимательской деятельности, связанной с выполнением работ или предоставлением услуг, требующих предоставления уведомления о начале такой деятельности. В частности, речь идет о гостиничных и бытовых услугах, сервисах общественного питания, розничной и оптовой торговле, некоторых видах услуг по перевозке пассажиров и грузов. Подробный список этих видов деятельности можно найти в утвержденном Правительством РФ Перечне работ и услуг (Постановление Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Кроме того, Правительством установлен перечень организаций, в отношении которых проверка может осуществляться чаще, чем раз в три года. К ним относятся компании, работающие в области здравоохранения, образования, в социальной сфере, сфере теплоснабжения, электроэнергетики, энергосбережения и повышения энергетической эффективности.

До 31 декабря федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на осуществление контроля, составляют план проведения плановых проверок на следующий год и размещают его на своих официальных сайтах в сети Интернет. Найти списки проверок можно по адресам: http://git78.rostrud.ru/plan/ , https://proverki.gov.ru , http://plan.genproc.gov.ru/ . Это единственно достоверный способ, как узнать о проверке трудовой инспекции и неспешно подготовиться к ней.

Если вашу компанию включили в план проверки, то первое, что необходимо проверить, — законно ли это включение.

В соответствии со статьей 26.1 , с 01.01.2016 по 31.12.2018 не проводятся плановые проверки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, отнесенных к субъектам малого и среднего предпринимательства статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». В связи с принятием Федерального закона от 25.12.2018 № 480-ФЗ, мораторий на проверки продлили до 31.12.2020, хотя есть и некоторые особенности. В частности, проверки, организованные надзорными органами, перешедшими на риск-ориентированный контроль, не запрещены.

Исключения остались те же: компании, работающие в области здравоохранения, образования, в социальной сфере, сфере теплоснабжения, электроэнергетики, энергосбережения и повышения энергетической эффективности.

Кроме того, надзорные каникулы не распространяются на организации, совершившие грубые нарушения или лишившиеся лицензий в течение трех лет до наступления момента плановых проверок.

Компания вправе подать в орган государственного контроля заявление об исключении из ежегодного плана проведения плановых проверок, если полагает, что проверка включена в план в нарушение положений указанной статьи. Порядок подачи и рассмотрения такого заявления определен Постановлением Правительства РФ от 26.11.2015 № 1268.

Внеплановая проверка

Внеплановая проверка трудовой инспекции — это способ органов контроля «потушить пожар», быстро отреагировать на проблему, на нарушение закона. Поэтому надзорные каникулы на внеплановые проверки не распространяются.

В каких случаях и в какие сроки Государственная инспекция труда проводит внеплановые выездные проверки? Внеплановая проверка осуществляется:

если истек срок исполнения организацией ранее выданного предписания об устранении нарушений;
если в инспекцию труда поступили соответствующие обращения и заявления о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
если в инспекцию труда поступили:
- обращение или заявление работника о нарушении работодателем трудовых прав;
- запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст. 219 ТК РФ ;
если руководителем инспекции труда издан приказ (распоряжение) в соответствии с поручениями Президента РФ, Правительства РФ, а также на основании требования прокурора о проведении такой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

ВАЖНО!

С 01.01.2017 при рассмотрении указанных обращений и заявлений, информации о фактах должны учитываться результаты рассмотрения ранее поступивших подобных обращений и заявлений, информации, а также результаты ранее проведенных мероприятий по контролю в отношении соответствующих юридических лиц, индивидуальных предпринимателей. На практике это должно означать, что при регулярных жалобах на компанию либо если ранее уже были вынесены предписания или привлечены к ответственности компания или руководитель, по отношению к этому работодателю пропадет понятие презумпции невиновности. Однако механизм еще не разработан, и как это будет происходить в реальности, сейчас сказать затруднительно.

Что проверяет инспекция по труду при внеплановой проверке? В первую очередь, инспекторы должны найти подтверждение нарушения прав работников или в целом трудового законодательства. При отсутствии достоверной информации о лице, допустившем нарушение законодательства о труде, должностным лицом трудовой инспекции может быть проведена предварительная проверка поступившей информации. В ходе проведения предварительной проверки принимаются меры по запросу дополнительных сведений и материалов (в том числе в устном порядке) у лиц, направивших заявления и обращения. В рамках предварительной проверки у юридического лица, индивидуального предпринимателя могут быть запрошены пояснения в отношении полученной информации, но предоставление таких пояснений и иных документов не является обязательным.

При выявлении по результатам предварительной проверки лиц, допустивших нарушение, должностное лицо трудовой инспекции подготавливает мотивированное представление о назначении внеплановой проверки. По результатам предварительной проверки меры по привлечению юридического лица, индивидуального предпринимателя к ответственности не принимаются.

Как узнать о внеплановой проверке трудовой инспекции? Самостоятельно найти такую информацию невозможно. Но в законе указано, что о проведении проверки организация должна быть уведомлена любым доступным способом:

о плановой проверке — не позднее чем за три рабочих дня до ее начала;
о внеплановой проверке — не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.

Документарные проверки

Документарная проверка может быть как плановой, так и внеплановой, и проводиться по месту нахождения территориального органа государственной инспекции труда. В ходе данной проверки инспектор по труду имеет право запросить документы, подтверждающие трудовые и непосредственно связанные с ними отношения.

При этом если он сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, то в адрес организации-работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации с приложением заверенной копии распоряжения (приказа) руководителя (его заместителя) инспекции. Работодатель в ответ на письмо обязан в течение десяти рабочих дней направить указанные в запросе документы в виде заверенных копий либо в электронной форме.

Выездные проверки

При выездной проверке, которая также может оказаться как плановой, так и внеплановой, проверяются сведения, содержащиеся в предоставленных работодателем документах по месту нахождения организации-работодателя. Важно отметить, что в рамках внеплановой выездной проверки государственные инспекторы труда при наличии служебного удостоверения установленного образца вправе беспрепятственно в любое время суток посещать работодателей.

Предварительное уведомление работодателя о проведении в отношении него Федеральной инспекцией труда внеплановой выездной проверки запрещено законом в следующих ситуациях:

когда внеплановая выездная проверка проводится в связи с поступлением в государственную инспекцию труда обращений и заявлений о фактах нарушений, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
когда такая проверка организуется на основании обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав.

ВАЖНО!

С 01.01.2017 при проведении выездной проверки запрещается требовать от проверяемых предоставления документов и информации, которые были предоставлены ими в ходе проведения документарной проверки. На практике это означает, что после проведенной документарной проверки трудовая инспекция должна опираться на документы, предоставленные ей ранее, а не требовать их снова и снова.

Срок проведения проверки трудовой инспекцией

Срок проверки трудовой инспекцией не должен превышать 20 рабочих дней. При этом для микропредприятия такой срок установлен в 15 часов, а для малого предприятия — 50 часов. Однако на сроки проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией, если речь идет о выездных и документарных проверках, такое исключение не действует: их срок строго ограничен 20 днями.

При необходимости инспекция может продлить сроки проверки, но не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий — не более чем на 15 часов.

Если решение о продлении сроков проверки принято, то оно должно быть доведено до сведения работодателя не менее чем за три рабочих дня до окончания основного срока проведения проверки.

Продление срока внеплановой и документарной проверок не допускается.

Что проверяет трудовая инспекция

Какие документы и за какой период вправе проверять инспекция по труду?

В ст. 357 ТК РФ указано, что в ходе проверок государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения контрольных функций.

Инспекторы вправе запросить все обязательные кадровые документы и документы по охране труда. В первую очередь проверке подвергнутся трудовые договоры с работниками. Правильность их оформления, содержание, оформление всех произошедших изменений — все это будет внимательнейшим образом проверяться.

Также будут проверяться приказы по кадрам: прием, перевод, увольнение, отпуска. Все приказы должны иметь номер, документальное основание, подпись работника об ознакомлении.

Обязательно инспектор запросит штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, локальные положения (например о материальном стимулировании сотрудников), журналы ознакомления с локальными актами, журналы по охране труда, журнал учета и движения трудовых книжек.

Причем закон не ограничивает контролеров в отношении периода для охвата проверкой. Что касается глубины проверки, то ограничения могут быть лишь в отношении сроков хранения документов. Следовательно, работодатель не обязан предоставлять документы, срок хранения которых истек.

Кадровые документы должны храниться в организации в соответствии со сроками, которые установлены в утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня, Решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Права и обязанности работодателя при проведении выездной проверки

Работодатель имеет право:

быть уведомленным в установленные сроки о предстоящей проверке;
потребовать, чтобы проверяющие лица продемонстрировали служебные удостоверения;
получить заверенную печатью копию распоряжения (приказа) руководителя (заместителя) инспекции труда о проведении проверки;
потребовать предъявить копию документа о согласовании проведения проверки с органом прокуратуры, если организуется внеплановая выездная проверка по основаниям, требующим такого согласования;
запрашивать у должностных лиц информацию об органе, направившем их для проведения проверки, а также об экспертах и экспертных организациях, участвующих в ней;
присутствовать при проверке и давать объяснения по относящимся к ней вопросам;
обратиться с просьбой ознакомиться с административными регламентами проведения проверки и порядком ее проведения;
отказаться от оплаты проверки;
ознакомиться с результатами проверки;
предоставить в письменной форме возражения, если он не согласен с фактами, выводами, изложенными в акте проверки (предписании об устранении выявленных нарушений). Возражения вместе с заверенными копиями обосновывающих документов предоставляются в соответствующую инспекцию труда в течение 15 дней с даты получения акта проверки;
обжаловать в административном и(или) судебном порядке действия (бездействие) должностных лиц органа, проводящего проверку, повлекшие за собой нарушение прав работодателя;
оспорить применение административного наказания по результатам проверки.

При выездной проверке работодатель обязан:

предоставлять для проверки документы, относящиеся к предмету, целям, задачам проверки;
организовать личное присутствие руководителя при проведении проверки либо обеспечить присутствие должностных лиц или уполномоченных представителей организации, отвечающих за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований в сфере труда и охраны труда;
обеспечить беспрепятственный доступ проверяющих на территорию организации, в здания, строения, сооружения, помещения, используемые при осуществлении хозяйственной деятельности, к оборудованию и транспорту;
вести журнал учета проверок, типовая форма которого утверждена Приказом Минэкономразвития № 141.

Результат проверки

Читателей волнуют такие вопросы: какие юридические документы оформляются по результатам проверки организации государственным инспектором труда, если выявлены нарушения требований охраны труда, как оформляют результаты проверок, если нарушений нет? Закон обязывает инспекторов по окончании проверки составлять акт по установленной форме (утв. Приказом Минэкономразвития № 141) в двух экземплярах. Один из них с копиями приложений вручается полномочным представителям работодателя под личную подпись об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки. При этом руководитель (или уполномоченный представитель) организации вправе отразить в акте свое согласие или несогласие с результатами проверки, а также с отдельными действиями должностных лиц, ее проводивших.

В случае несогласия с выводами, содержащимися в акте, работодатель может обжаловать его в течение 15 дней. Для этого необходимо предоставить в соответствующий орган, указанный в акте, письменные возражения.

Если в ходе проверки были выявлены нарушения, то инспекторы предъявляют работодателю предписание об их устранении. В нем указываются требования об устранении выявленных правонарушений трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, о привлечении виновных в нарушениях лиц к ответственности и т. д.

Если работодателю необходимо устранить нарушения, то в предписании обязательно должна содержаться ссылка на абзац, пункт, часть и номер статьи закона, положение которого нарушено. При нарушении инспектором порядка оформления предписания работодатель имеет право его обжаловать.

Кроме того, работодателя и его должностных лиц могут привлечь к административной ответственности. Постановление о привлечении к административной ответственности может быть обжаловано у руководителя инспекции или в вышестоящей организации и в суде.

Штрафы по результатам проверки

Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.

Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).

Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.

Предстоящая проверка трудовой инспекции для каждого работодателя связана с определенными проблемами. Нет ни одной организации, где бумажная работа ведется по всем правилам и найти нарушения невозможно. Если инспекторы собрались посетить вашу компанию с плановым визитом, то есть время навести порядок в документах. Внеплановый визит по жалобе сотрудников приносит гораздо больше проблем. Разберемся, что проверяет трудовая инспекция и за что выписывает штрафы.

На что обращают внимание инспекторы во время проверок

Любая проверка направлена на соблюдение законодательных норм на конкретном предприятии. Прежде всего вам нужно привести в порядок документы. Именно они станут объектом пристального внимания проверяющих. Вам придется подготовить следующие бумаги:

кадровые;
учредительные;
бухгалтерские.

Особое внимание инспекторов привлекают трудовые договоры и книжки. Из необходимо хранить и вести по всем правилам. Например, все записи в трудовой книжке должны быть подкреплены соответствующими приказами, а также обязательно ведение учета этих документов.

Если защитники прав трудящихся прибыли на ваше предприятие из-за несчастного случая, то дополнительно вам необходимо будет поднять всю документацию, связанную с обеспечением безопасности на рабочем месте. В 2019 году особое внимание проверяющие уделяют результатам спецоценки условий труда, которая сейчас является обязательной на всех предприятиях.

Особое внимание ревизоры уделяют соблюдению законодательства в отношении иностранных граждан и льготников (инвалидов, несовершеннолетних, беременных и молодых матерей). Любые нарушения в отношении них караются особенно жестко.

Проверки: какие они бывают

Специалисты по охране труда проводят разные проверочные мероприятия:

выездные;
документарные;
плановые;
внеплановые.

При документарной проверке у работодателя изымаются все необходимые для работы ревизора бумаги. Изучает он их удаленно на своем рабочем месте. Если в документах будут найдены неточности или в их подлинности у инспектора возникнут сомнения, то проверка становится выездной. Во время нее изучается:

соблюдение правил ведения кадровой документации;
организация рабочих мест;
соответствие комплекса мер по охране труда нормам законодательства.

Плановые проверки проводятся раз в три года, чтобы узнать о визите ревизора заранее, регулярно посещайте сайт трудовой инспекции. Там публикуют списки компаний, которым нужно ждать инспекторов в течение года. Если вы заблаговременно не ознакомитесь с этим списком, то о проверке, за три дня до прихода инспекторов, придет уведомление. Сообщение о предстоящем визите проверяющих вы можете получить:

по электронной или обычной почте;
по телефону;
при помощи факса.

При документарной проверке у работодателя есть 10 дней на подготовку бумаг. Этот срок отсчитывается с момента получения мотивированного запроса.

Внеплановое посещение трудовой инспекции может быть вызвано:

постановлением правительства или президента;
окончанием срока действия предписания, требующего устранить ранее найденное нарушение;
поступлением информации о несчастном случае или нарушении законодательства;
прошением рядового сотрудника проверить условия труда на его рабочем месте;
высокой вероятностью загрязнения окружающей среды;
жалобой работника компании.

Не всегда проверку инициируют жалобы рядовых работников. Часто внеплановое посещение ревизоров связано с проблемами, найденными сотрудниками налоговой службы или внебюджетных фондов. Например, отсутствие отчислений от предприятия или большое количество ошибок в декларациях и отчетах. В этом случае внеплановая проверка может быть комплексной и участвовать в ней будут не только инспекторы от Роструда, но и ревизоры от налоговой или Пенсионного фонда.

По анонимным жалобам внеплановую выемку документов ревизоры не проводят. Однако сотрудникам компаний не стоит бояться указывать свои данные под обращением, ведь по Трудовому кодексу имя человека, который написал жалобу, не раскрывается без письменного его согласия.

О внеплановой проверке руководителя предприятия уведомляют за сутки. Только в случае причинения вреда здоровью или смертельной угрозы для человека, проверяющий может явится в компанию без промедления и уведомления.

Прием сотрудников госинспекции: как должен вести себя работодатель

Прежде всего, вам нужно удостовериться в правомерности проведения проверки. Для этого вежливо попросите у ревизоров представить следующие документы:

служебное удостоверение;
распоряжение о проведении проверочных мероприятий.

Последний документ важно оформить по всем правилам и завизировать руководителем инспекции региона или его заместителем. Если проверка внеплановая, то в распоряжении указывается причина ее проведения. Обязательно документ должен содержать фамилии ревизоров и сроки работы с документацией предприятия.

Перед тем как допустить проверяющих на территорию предприятия, руководитель имеет право созвонится с руководителем отделения Роструда и снять копии с представленных ему документов. Записать фамилии и должности инспекторов.

Сроки проведения проверок

Мы уже говорили, что в распоряжении должны быть указаны сроки, в течение которых проводится работа с документами. При плановых проверках они зависят от размера предприятия:

с микропредприятиями ревизоры работают в течение 15 часов;
с малыми – в течение 50 часов.

Если организация не относится к малому бизнесу, то работа с ее документацией может длиться до 20 суток. Такое же время инспекторы нередко проводят проверку внеплановую и документарную. Если ревизор не укладывается в сроки плановых работ, он имеет права просить продления срока на 20 дней, а у малых предприятий – на 15 часов.

Самые частые нарушения

Важно не то, что проверяет трудовая инспекция, а то, какие нарушения она находит. Наибольшая доля нарушения приходится на трудовые договоры. Практически треть предпринимателей до сих пор не устраивает сотрудников официально. Другие руководители неправильно составляют этот документ.

Еще один момент – трудовые книжки. Она должна быть заведена на каждого работника, который числится в организации более пяти рабочих дней. Исключением являются те, кто работает по совместительству. Работодатель обязан хранить трудовые книжки и вести их учет. Все записи должны быть сделаны в соответствии с приказом, под которым подписывается работник.

В каждой организации вводятся Правила внутреннего распорядка. С этим документом должны быть ознакомлены все работники, в подтверждение чему им нужно завизировать эту бумагу. На любом предприятии проводится инструктаж по охране труда и технике безопасности. Не стоит думать, что эту процедуру можно опустить для офисных работников. В 2019 году инструктаж, как и сертификация рабочих мест, должен быть проведен абсолютно на всех предприятиях. Важно, чтобы работники соблюдали правила, с которыми их ознакомят в процессе инструктажа.

Штрафы и санкции, применяемые к руководителям

Результатом проверки при найденных нарушениях становится предписание. К нему могут быть приложены следующие документы:

протоколы отбора и исследования образцов и проб окружающей среды (для производственных предприятий);
объяснения работников;
документы, объясняющие результаты проверки.

В нем перечисляются все выявленные недочеты в работе организации и описаны методы их устранения. Если работы по устранению нарушений будут проведены в кратчайшие сроки, то производство по материалам проверки будет завершено без потерь для руководителя.

За последний год Административный кодекс претерпел немало изменений. В него введены статьи, по которым руководитель предприятия несет ответственность:

Если допуск к работе выдало лицо не уполномоченное на это работодателем, то руководителю предприятия придется выплатить штраф до 20 тысяч рублей. При повторном нарушении его могут лишить права занимать руководящую должность на срок до трех лет.
До двадцати тысяч рублей придется выплатить, если трудовой договор подменен гражданско-правовым. На саму фирму выписывается штраф до 150 тысяч рублей. При этом повторное нарушение может лишить компанию двухсот тысяч, а руководителя должности на срок до трех лет.
С введением спецоценки рабочих мест отказ предприятия от ее проведения грозит штрафом до 80 тысяч рублей, а ответственному лицу необходимо будет выплатить до десяти тысяч.
Предписания Трудовой инспекции должны выполняться безоговорочно. Если организация игнорирует их, то ей придется выплатить двести тысяч. Руководителям придется расстаться с суммой до пятидесяти тысяч или лишиться возможности занимать свою должность на срок до трех лет.

Административная ответственность за нарушения Трудового кодекса теперь может наступить в течение года. Ранее срок давности был всего два месяца.

По судебному решению предприятие могут закрыть на срок до 90 суток. За это время руководителю необходимо справиться с найденными ревизорами нарушениями. Если он сделает это, допустим, за 30 суток, то впору подать прошение и возобновить работу компании.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, подробно расскажем в этом материале, а также разъясним, как формируется план проверок ГИТ, где с ним ознакомиться и какие полномочия имеются у проверяющих.

Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции

Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:

конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).

Что проверяет ГИТ при плановой проверке?

Надзорная деятельность трудовой инспекции направлена на обнаружение любых нарушений законодательства о труде и привлечение виновных в них лиц к ответственности. Для этого законом как раз и предусмотрена такая форма надзора, как проведение плановых и внеплановых проверок (ст. 356 ТК РФ).

Методические рекомендации (подп. 2.6 п. 2) выделяют комплексные и тематические плановые проверки ГИТ. Предмет первых — соблюдение трудового законодательства в целом (по основным институтам трудового права). Тематические проверки могут касаться определенного аспекта трудовых отношений, например:

их надлежащего оформления;
оплаты труда;
заключения коллективного договора;
рабочего времени и времени отдыха;
предоставления гарантий и компенсаций;
обеспечения средствами индивидуальной защиты;
оформления и расследования несчастных случаев на производстве;
соблюдения трудовых прав женщин и т. д.

На практике в планах в качестве цели проверки указывается «соблюдение законодательства о труде и об охране труда». Предугадать заранее, что именно будет интересовать инспекторов, вряд ли возможно.

ГИТ также вправе проверять выполнение предписаний об устранении нарушений и проведении мероприятий по их предотвращению, выданных по результатам ранее проведенных проверок.

Соблюдение работодателем условий локальных нормативных актов (ЛНА), коллективных и трудовых договоров прямо не включено в предмет проверок ГИТ. Но обязанность по их исполнению установлена в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Поэтому проверки проводятся и в этой части.

Как узнать, когда будет плановая проверка ГИТ в 2018 году?

Как узнать, когда будет проверка трудовой инспекции? Сделать это можно 2 способами:

Во-первых, трудовые инспекции по субъектам РФ обязаны публиковать планы на официальном сайте в интернете (ч. 5 ст. 9 закона 294-ФЗ). Обычно план размещается в виде файла в формате Excel. Среди прочих сведений указывается и месяц начала проверки. Срок размещения — до 1 декабря года, предшествующего году проверки (п. 40 Регламента).
Во-вторых, в срок до 31 декабря каждого года сведения о проверках на будущий год включаются в единый сводный план проверок субъектов предпринимательства (ч. 7 ст. 9 закона 294-ФЗ).

На сайте Генеральной прокуратуры РФ имеется сервис, позволяющий выяснить наличие запланированных в отношении предприятия проверок (причем не только со стороны ГИТ). Для этого достаточно ввести хотя бы ИНН организации или предпринимателя. В результате будут показаны:

проверяющие органы;
предмет проверки;
месяц начала проверки;
срок проверочных мероприятий.

Конкретную дату начала проверки заранее узнать невозможно. Однако, согласно ч. 12 ст. 9 закона 294-ФЗ, о начале контрольных мероприятий предприятие уведомляется не позднее чем за 3 рабочих дня до начала проведения путем направления копии соответствующего приказа.

Периодичность планового контроля трудовой инспекции

Ранее проверки ГИТ проводились не чаще, чем 1 раз в 3 года. С февраля 2017 года при осуществлении надзора в сфере труда применяется риск-ориентированный подход (п. 17 Положения). Планы проверок на 2018 год были сформированы уже с учетом этого подхода.

Суть подхода в том, что всем организациям и предпринимателям присваивается определенная категория риска. Порядок ее присвоения урегулирован Правилами, утв. постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806. В зависимости от категории риска устанавливается частота проверок:

высокий — 1 раз в 2 года;
значительный — 1 раз в 3 года;
средний — 1 раз в 5 лет;
умеренный — 1 раз в 6 лет.

ВАЖНО! Плановые проверки предприятий с низким риском не проводятся. Если категория риска не была присвоена, предприятие считается обладающим низким риском.

Сведения о компаниях с первыми двумя категориями риска публикуются на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости. Кроме того, любое предприятие может узнать свою категорию риска по письменному запросу в Государственную инспекцию труда. Ответ направляется в течение 15 рабочих дней с момента поступления запроса. Имеется возможность подать заявление об изменении категории риска.

В отношении предприятий, ведущих деятельность в сферах здравоохранения, электроэнергетики, образования и некоторых других, установлены особые сроки проверок вне зависимости от категории риска (см. ч. 9 ст. 26.1 закона 294-ФЗ; Перечень, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2009 № 944). Их могут проверять даже чаще, чем 1 раз в 2 года.

Принципы формирования плана проверок ГИТ

Исчерпывающий перечень оснований для проведения плановых проверок трудовой инспекции установлен в ч. 8 ст. 9 закона 294-ФЗ. Ими являются истечение обозначенных выше сроков со дня:

Регистрации организации или предпринимателя.
Окончания предыдущей плановой проверки.
Начала ведения предприятием определенных видов предпринимательской деятельности.

В случае проведения безосновательных проверок одновременно наступают следующие последствия:

результаты их недействительны;
виновные должностные лица подлежат административной ответственности по ст. 19.6.1 КоАП РФ.

В соответствии со ст. 26.1 закона 294-ФЗ плановые проверки до конца 2018 года не проводятся в отношении субъектов малого бизнеса. Есть 2 исключения:

Компании, для которых установлены особые сроки проверок (о них мы упоминали ранее).
Предприятия, которые по итогам предыдущей плановой проверки, проведенной в течение 3 предшествующих лет, привлекались к административной ответственности за грубые нарушения законодательства либо понесли наказание в форме приостановления/отзыва лицензии, дисквалификации, приостановления деятельности.

Необоснованно включенные в план проверок субъекты малого предпринимательства имеют право подать заявление об исключении из этого плана.

Отметим, что наличие оснований для плановой проверки еще не означает, что компанию непременно включат в план. И если она не попала в утвержденный план, то включение ее туда в последующем не допускается. Исчерпывающие основания для корректировки плана содержатся в п. 41 Регламента. Касаются они лишь исключения из плана и изменения сведений о проверяемых.

Полномочия инспекторов при проведении проверок

Права государственных инспекторов труда закреплены в ст. 357 ТК РФ. Так, в рамках проверки они могут:

в любое время суток беспрепятственно посещать территорию любых работодателей (в том числе и физических лиц);
запрашивать у работодателей документы, объяснения и иную информацию;
отбирать для анализа образцы обрабатываемых и используемых веществ и материалов и т. д.

Кроме того, на основании ст. 12 Конвенции МОТ инспектора ГИТ могут задавать вопросы непосредственно персоналу предприятия.

Вместе с тем проверяющие должны неукоснительно соблюдать требования закона (ст. 358 ТК РФ). Работодателю необходимо изучить, какие обязанности и ограничения установлены для инспекторов. В случае нарушений следует обжаловать их действия. Так, пройти на территорию работодателя инспектора могут только при предъявлении служебных удостоверений и приказа о проверке (п. 47 Регламента).

Ограничения для проверяющих установлены в ст. 15 закона 294-ФЗ. Например, запрещено:

проводить проверку в отсутствие руководителя предприятия, предпринимателя, другого должностного лица или уполномоченных ими представителей;
запрашивать сведения, не относящиеся к предмету проверки;
распространять полученную в ходе проверки информацию, составляющую охраняемую законом тайну;
предлагать оплатить контрольные мероприятия;
требовать информацию до начала проверки и т. д.

Безосновательное воспрепятствование проверяющим или уклонение от проверки грозит работодателю штрафами по ч. 1 ст. 19.4 и/или ст. 19.7 КоАП РФ.

Какие документы может потребовать ГИТ?

Представители трудовой инспекции вправе требовать от работодателя любые документы, относящиеся к предмету проверки. Среди них:

Устав организации, свидетельства о регистрации и о постановке на учет в налоговой инспекции, положение о филиале и т. д.
Кадровые документы: трудовые и коллективные договоры, трудовые книжки, приказы, штатное расписание, табели учета рабочего времени и др.
Локальные нормативные акты: об оплате труда, о персональных данных, командировках, правилах внутреннего трудового распорядка, об охране труда и т. д.
Бухгалтерские документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы: платежные ведомости, лицевые счета, расчетные листки и т. д.
Журналы инструктажей по технике безопасности, по учету несчастных случаев и пр.

ВАЖНО! Инспектора не имеют права запрашивать сведения, которые они могут получить в рамках межведомственного взаимодействия: сведения из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, данные о состоянии расчетов по страховым взносам и т. д. (п. 8 ст. 15 закона №294-ФЗ, п. 51.1 Регламента).

Закон не устанавливает ограничений по периоду, за который проводится проверка. Вместе с тем возможно, что срок хранения документов истек и они были уничтожены. Тогда работодатель может не предоставлять эти документы, направив письменные объяснения о причинах их отсутствия. Отметим, что сроки хранения кадровых документов и прочих документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в перечне, утв. приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558.

Плановые контрольные мероприятия ГИТ направлены на выявление, пресечение нарушений трудового законодательства и привлечение виновных к ответственности. Проверка может быть посвящена как общим институтам трудового права, так и специфическим. Узнать заранее, какие документы заинтересуют надзорный орган, невозможно. Работодателю рекомендуется ежегодно знакомиться с планом проведения проверок, чтобы встретить инспекторов во всеоружии.

Если работодатель нарушает права своих работников, то последние имеют право написать жалобу в трудовую инспекцию по месту регистрации работодателя.

На жалобу работника инспекторы должны отреагировать. На это даётся 30 дней с момента получения ими жалобы. В любом случае, о решении они должны оповестить заявителя по телефону или письмом. Как правило, по заявлению назначается проверка у работодателя. Об этом извещают не только заявителя, но и самого работодателя. Каждый работодатель должен знать, что проверяют трудовые инспекторы по жалобе работника.

В Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» сказано, что поводом для проведения внеплановой проверки от трудовой инспекции может служить:

Заявление сотрудника, в котором говорится о нарушении его трудовых прав;
Запрос работника о проведении внеочередной проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
Жалоба работника на нарушение работодателем норм трудового законодательства.

Согласно ст. 360 ТК РФ, работодатель должен быть уведомлён о проведении внеплановой проверки не позднее, чем за сутки до её начала. Но есть случаи, когда проверка может пройти и без уведомления:

Жалоба работника на нарушение его трудовых прав;
Приказ руководителя трудовой инспекции о проведении внеплановой проверки у данного работодателя, основанный на Поручении Президента или Правительства нашей страны.

Полномочия трудового инспектора перечислены в п. 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства № 875. То есть, во время проведения проверки он имеет право:

При наличии удостоверения «трудового инспектора» в любое время суток явиться на предприятие для проведения проверки;
Безвозмездно получать от работодателя документы, касающиеся вопроса проверки;
Изымать образцы для анализа;
Расследовать несчастные случаи;
Направлять в суд исковое заявление;
Составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях, касающихся трудового законодательства;
Другие полномочия.

Работники пишут заявление в трудовую инспекцию по нарушению конкретных трудовых прав. Поэтому при проведении внеплановой проверки по заявлению от работника, инспекторы будут проверять конкретные документы, имеющие прямое отношение к заявлению. Это могут быть:

Трудовые договоры с работниками;
Наличие и правильность оформления трудовых книжек;
Книги по учёту и движению трудовых книжек;
Личные карточки всех работников, включая заявителя;
Штатное расписание;
Наличие и правильность оформления графика отпусков;
Наличие и правильность оформления извещений о начале очередного ежегодного отпуска;
Табель учёта рабочего времени сотрудников;
Расчётные листы о начислениях по заработной плате;
Локальные акты. На каждом предприятии в обязательном порядке должны присутствовать следующие локальные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение о персональных данных каждого работника. Об этом сказано в ст. 87 ТК РФ;
- Инструкции по охране труда. Об этом говорится в ст. 212 ТК РФ.
Документы по охране труда;
Приказы работодателя по предприятию, касающиеся кадровых движений;
Документы на оплату труда.