Главная » Налоговое право » Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов). Должностная инструкция заведующего архивом Должностная инструкция заведующего архивом организации

Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов). Должностная инструкция заведующего архивом Должностная инструкция заведующего архивом организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заведующего архивом

от _____________ № _____

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 .Заведующий архивом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.

1.2 .На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

1.3 .Заведующий архивом подчиняется ___________________________

1.4 .В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

Нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

Методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

Уставом предприятия;

Правилами трудового распорядка;

Приказами и указаниями директора предприятия (непосредственного руководителя);

Настоящей должностной инструкцией.

1.5 .Заведующий архивом должен знать:

Руководящие материалы органов, регламентирующих работу архивов предприятий;

Порядок оформления материалов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

Государственную систему делопроизводства;

Структуру предприятия;

Основы организации производства, труда и управления;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Основы трудового законодательства Республики Беларусь;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6 . Во время отсутствия заведующего архивом его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

ФУНКЦИИ

На заведующего архивом возлагаются следующие функции:

2.1 . Руководство работой по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2.2 . Руководство работниками архива.

2.3 . Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований ззаконодательных и нормативных актов по охране труда.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций заведующий архивом обязан:

3.1. Возглавлять работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

3.2. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3.3. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывать номенклатуру дел текущего делопроизводства.

3.4. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов.

3.5. Оказывать необходимую методическую помощь, инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив.

3.6. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

3.7. Обеспечивать проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственные архивы, списании и уничтожении материалов, сроки хранения которых истекли.

3.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления и замены, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.9. Организовывать подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в материалах архива, составлять установленную отчетность.

3.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии.

3.11. Руководить работниками архива.

ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности архива.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы архива.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

ПРИЛОЖЕНИЕ К

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
(в редакции:
Постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N 7, от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38, от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N 461, от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200)

1. Должности руководителей

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заведующего архивом

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Заведующий архивом относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.6. Заведующий архивом отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.7. Заведующий архивом должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
основы организации производства, труда и управления;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.8. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Заведующий архивом осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение руководителя Компании представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий архивом обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью заведующему архивом для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Заведующему архивом для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

[Наименование организации]

Должностная инструкция

Утверждаю

[Наименование должности] [Наименование организации]

______________/___[Ф.И.О.]___/

Заведующий архивом

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Заведующий архивом относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

Структуру организации;

Основы организации производства, труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

Локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

Указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя.

Настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Заведующий архивом обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Исполняет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

2.8. Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

2.11. Составляет установленную отчетность.

В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего архивом, подчиненных ему служб и подразделений.

3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.

I. Общие положения

1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

IV. Права работника

4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).