Внесение исправлений в трудовую. Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке
Даже у самого опытного кадровика случаются промахи. Что уж говорить про новичков в профессии, которые и вовсе не застрахованы от случайных ошибок в столь важном документе, как трудовая книжка.
Что же делать, если ошибка все-таки имеет место – и как правильно ее исправить?
Из-за каких ошибок трудовая становится недействительной – порядок признания трудовой книжки недействительной
Как известно, трудовая книжка – это важный официальный документ. И ошибка в нем может стоить не только нервов, но и стажа.
Поэтому чрезвычайно важно, чтобы…
- Записи вносились внимательно, одним цветом ручки.
- Записи вносились в полном формате (сокращения недопустимы).
- Ошибки отсутствовали.
В каких случаях трудовая книжка полностью теряет свой юридический статус?
- Неправильно указанные ФИО работника. Важно понимать, что даже ошибка в одной букве уже приводит к данным последствиям.
- Отсутствие подписи лица, которое имеет право на заполнение данного документа.
- Отсутствие печати компании на титульном листе.
- Ошибки в дате заполнения документа.
Важно:
- Отказать гражданину в трудоустройстве только лишь на основании того, что его трудовая книжка признана недействительной, работодатель не имеет права.
- При наличии письменного заявления от работника трудовую книжку можно оформить заново. К сожалению, уже без записей с предыдущих мест работы.
Как записи в трудовой признаются недействительными – порядок действий
- Издание приказа, отменяющего ошибочную запись.
- Внесение в документ новой записи под определенным порядковым номером о том, что предыдущая запись недействительна.
- Указание ниже данной записи даты и № нового приказа, согласно которому ошибочная запись признана недействительной.
- В определенных случаях также вносятся дополнительно правильные данные.
Кто может вносить исправления в трудовую книжку – правила внесения изменений
Ошибки в трудовой книжке могут располагаться на любой ее странице, и они требуют внимания и решения — независимо от того, где располагаются.
Любые внесения изменений, исправления и прочие манипуляции с документом должны происходить исключительно в соответствии с трудовым законодательством страны.
Кто имеет право на исправление ошибок в данном документе?
- Сотрудник кадровой службы компании(или бухгалтер), непосредственно в которой и появилась ошибка в документе.
- Работодатель компании, где допустили ошибку.
- Новый работодатель, не имеющий отношения к ошибкам в трудовой книжке сотрудника, но только при условии официального разрешения от предыдущего работодателя.
Физическое лицо исправлять ошибки в трудовой не имеет права!
Важно:
Подделывание, закрашивание, замазывание, использование корректора при исправлении ошибок запрещено.
Исправить ошибку можно только…
- Зачеркиванием записи.
- Ее дополнением.
- Полным признанием недействительной.
Выбор способа зависит исключительно от раздела документа, в котором допущена ошибка.
Например, в разделах о награждениях и работе метод зачеркивания категорически запрещен: запись можно только признать недействительной, чтобы далее внести новые данные.
А вот при ошибках в дате рождения или ФИО зачеркивание тонкой линией возможно, а новая запись проставляется рядом.
Основные правила исправления ошибок в трудовой:
- Все записи в документе делают исключительно одним цветом.
- Использование гелевых ручек запрещено.
- Паста для исправлений должна быть устойчивой к воде и свету.
- Запрещено использование корректоров для внесения поправок.
- При внесении записи с ошибкой в новый документ он подлежит уничтожению (нужно завести новый).
- Каждая новая запись должна иметь свой порядковый номер, независимо от раздела, в котором она присутствует.
- Все записи вносятся без каких-либо сокращений.
Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок
К самым частым ошибкам, касающимся трудовой книжки, относят следующие:
- Ошибки, которые были обнаружены уже после увольнения.
- Ошибки заполнения титульного листа. Самая частая – неправильно внесенные ФИО сотрудника. Замазывать их «штрихом» запрещено.
- Ошибки в дате. Подобные ошибки могут иметь плачевные последствия: неисправленная ошибочная запись грозит проблемами с оформлением пенсии. Сотруднику рекомендуется тщательно проверять каждую дату, которая вносится кадровым работником. Обнаруженную ошибку следует исправить в самые краткие сроки.
- Ошибки в реквизитах. Также важная строка, присутствие ошибок на которой требует немедленного вмешательства уполномоченного «исправителя».
- Ошибки в информации о награждениях. Все награждения работника в обязательном порядке фиксируются в трудовой, но, увы, в большинстве случаев, кадровики или упускают этот момент или фиксируют награждения с массой ошибок.
- Ошибка в названии должности. Проще всего такую ошибку исправить, если человек еще работает в данной компании, допустившей ошибку в трудовой.
- Ошибка в записи про увольнение. Среди подобных ошибок чаще всего отмечают неверно указанную статью Трудового Кодекса и неправильно сформулированную причину увольнения. Что не удивительно, учитывая, что в законодательстве отмечено около 50-ти соответствующих формулировок. На втором месте по частоте среди ошибок данного типа – сокращение названий разделов ТК (это недопустимо). Ну, а на третьем месте – ситуации с «увольнением по собственному желанию» (прим. – Трудовой Кодекс требует приводить формулировку конкретной статьи, а не просто привычную формулировку).
- Ошибки при заполнении вкладыша. При частой смене работы, разделов в документе может просто не хватить, а внесение исправлений во вкладыш может создать трудности при неопытности кадровика.
- Внесение всех данных (прим. – название организации, должность работника и проч.) в одну строчку. Данный случай не будет считаться серьезной ошибкой, но нарушение инструкции все-таки имеет место, и за него кадровику может грозить дисциплинарное взыскание.
Исправление трудовой книжки по постановлению суда – порядок внесения изменений
Если существует решение суда о неправомерном увольнении работника и его немедленном восстановлении в должности, то кадровик обязан …
- Внести информацию о том, что запись об увольнении признана недействительной.
- Указать, что сотрудник был восстановлен на прежнем месте работы (в прежней должности).
- Указать ссылку на соответствующий приказ (прим. – о восстановлении).
Как исправлять остальные ошибки в трудовой – схема внесения изменений
При ошибочно указанной дате:
- Написание заявление на имя руководителя с соответствующей просьбой.
- Издание приказа руководителем об исправлении ошибки (с присвоением приказу №).
- Подтверждение ошибки кадровиком.
- Внесение номера распоряжения в трудовую и внесение правильной даты.
- Внесение ФИО начальника кадровой службы, его роспись и печать компании.
При ошибке в дате рождения:
- Неправильная дата аккуратно зачеркивается тонкой линией.
- Выше вписывается верная дата.
- Для уточнения указываются данные паспорта работника.
При ошибке в информации о награждениях:
- Вносится отметка о недействительности предыдущей записи.
- Вносится новая информация.
- Вносятся данные о документе, который подтверждает исправление.
При ошибках в заполнении вкладыша сразу в нескольких графах:
- Старые записи признаются недействительными.
- Вносятся новые записи с правильными данными.
- Вносится информация о приказах.
Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.
Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.
Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
Примечание : Пункт 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?
Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.
Примечание : Пункт 1.2 Инструкции 69 по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
5. Правильную запись внесите в графу 3.
6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.
к меню
Исправление трудовых книжек, образец
Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?
Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».
Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!
к меню
Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации
Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.
Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.
Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника
к меню
Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.
Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.
Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).
Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
|
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
| 1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина - Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. | В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк. |
| 2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». | Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта . Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
| 3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. | В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись , а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи - «разборчиво». |
| 4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. | Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
| 5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. | Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
| 6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. | После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
| 7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. | Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
| 8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. | Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
| 9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. | Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
| 10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. | Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми , и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
| 11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». | Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
| 12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. | Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
| Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
| 13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. | Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции). |
| Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
| 14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. | Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами . Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
| 15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». | Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
| 16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. | В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
| 17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. | 17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание - приказ о переименовании. |
| Примечание : Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
| 18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. | Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». | Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: в графе 1 записывается следующий порядковый номер; в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении; в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»; в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ). В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения. |
| Примечание : Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
| 20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». | Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
| 21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. | Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение , должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
| 22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». | Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
| Примечание : Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
| 23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. | Все записи в трудовой книжке должны (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
| 24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника); о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся . |
| 25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. | Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
| 26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». | Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка , а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
| 27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. | Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
| 28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. | Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
| 29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. | Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
| 30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. | Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
| 31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. | Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц - двузначными цифрами, год - четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
| 32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. | Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2 . Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
| 33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
| 34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». | В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
| 35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». | В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
| 36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. | Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
| 37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. | С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
| 38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. | Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы . Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
| Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
| 39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. | Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
| Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
| 40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. | Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения - в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
| 41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. | В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях. |
| 42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. | Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ). |
| 43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. | Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
| 44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. | В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
| 45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. | Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
| 46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. | После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4 ). |
| 47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. | Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5 ). |
| 48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. | Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
| 49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. | Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
| 50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. | Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников . |
| 51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. | Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки , т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
| 52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. | Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
|
Пример 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 2 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 3 СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 4 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 5 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Пример 6 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»
Правильное заполнение трудовых книжек является очень важным моментом. Это документ, который подтверждает не только факт работы в определенный период, но и указывает, в какой организации и в какой должности трудился его владелец.
Зачастую кадровые службы или иные ответственные лица, на которых возложены функции кадровиков в организации, допускают ошибки при внесении записей. Но именно конкретная запись может серьезно повлиять на расчет пенсии. Особенно, когда дело касается отнесения к льготным профессиям и досрочного назначения пенсии.
Неверная запись может стать поводом для отказа в получении пенсии.
Законодательная база
Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:
- Трудовой кодекс РФ;
- Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
- Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.
Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.
Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.
Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.
Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.
Когда вносятся изменения в трудовую книжку?
Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.
Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.
- Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.
На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:
- связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
- об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.
Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.
- Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.
В этом случае следует поступить следующим образом:
- подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
- запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
- запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.
Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?
Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:
- графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.
Например , ошибка допущена в строке записи под номером 9. Далее в трудовой книжке заполнены следующие строки и последняя из них уже имеет номер 15. Исправительная запись будет производиться с порядковым номером 16;
- графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
- графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой "Запись за номером ___ недействительна". Следом вносятся правильные сведения;
- графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.
Запись недействительна в трудовой книжке - образец 2019
| N записи | Дата | ||||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью "Интернет-Право" (ООО "Интернет-Право") | |||||
| 11 | 10 | 01 | 2019 | Приказ от 12.01.2019 N 33-п | |
| 12 | 11 | 01 | 2019 | Запись за N 11 недействительна. Принят в отдел корпоративного права на должность старшего юрисконсульта с 12.01.2018 | Приказ от 12.01.2019 N 33-п |
Исправление полной ошибочной записи в трудовой книжке. 
Исправление частично ошибочной записи в трудовой книжке. Такой же порядок действует и при исправлении записи об увольнении.
Образец исправления ошибки на титульном листе в трудовой книжке
Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.
Исправление даты рождения
Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.
Исправление даты заполнения
На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.
Исправить ее может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2018
Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.
Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:
- указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
- ответственное лицо ставит свою подпись;
- проставляется печать организации.
Образец исправления
| Фамилия "Петрова" изменена на фамилию "Сидорова" на основании свидетельства о заключении брака от 20.04.2018
IV
-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделом
ЗАГС Управления ЗАГС Москвы
Специалист по кадрам Кириллова Печать (Подпись) | Российской Федерации ТРУДОВАЯ КНИЖКА |
||
| Фамилия | Петрова Сидорова | ||
| Имя | Анна | ||
| Отчество | Леонидовна | ||
| Дата рождения | 23.04.1987 | ||
| Образование | высшее профессиональное | ||
| Профессия, специальность | юриспруденция | ||
| Дата заполнения | 20.02.2009 | ||
| Подпись владельца книжки | Петрова | ||
| М.П. | Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек | ||
| Назаренко | |||
Делаем запись в трудовую книжку о переименовании организации (образец)
В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п.3.2 Инструкции о заполнении:
- производится запись отдельной строкой;
- в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
- в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.
При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.
Сведения о переименовании работодателя
Образец заполнения
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Акционерное общество "Интернет-Право" (АО "Интернет-Право") | |||||
| 1 | 20 | 02 | 2017 | Принят в отдел корпоративного права на должность юрисконсульта | Приказ от 20.02.2018 N 12/17 |
| Акционерное общество "Интернет-Право" (АО "Интернет-Право") с 21.02.2019 переименовано в акционерное общество "Правовое поле" (АО "Правовое поле") | Протокол общего собрания акционеров от 15.02.2019 N 4 | ||||
Что не подлежит исправлению?
Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.
Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.
Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.
Обращаем внимание , что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.
Согласно законодательству, трудовая деятельность человека отражается в его трудовой книжке. Она является одним из основных документов, поэтому сотрудники кадровой службы должны знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке и как правильно это делать.
Чем чреваты неправильные записи в трудовой?
Допущенные ошибки при заполнении трудовой книжки могут привести к тому, что работник не сможет оформить пенсионные выплаты. К тому же в этом документе фиксируется стаж и другие сведения о трудовой деятельности.
Если есть возможность получить определенные льготы, важно, чтобы все записи соответствовали установленному списку, иначе доказать свое право на льготную пенсию будет очень сложно.
Как делаются исправления
Сотрудники кадровой службы обязаны заполнять трудовую книжку согласно общепринятым правилам. Также они должны знать, как исправить неточную или ошибочную запись в этом документе. Это можно делать только на основании подтверждающих документов} свидетельские показания основанием не являются.
Все исправления в разделах трудовой книжки нельзя делать путем зачеркивания – это допускается только на титульном листе. Использовать корректор, подчищать или затирать записи категорически запрещено. Трудовая книжка, в которой исправления сделаны неправильным образом, считается недействительной.
Работодатель или его уполномоченное лицо при приеме сотрудника должны заполнить титульную страницу в трудовой книжке, если ранее он не работал. Выдает трудовую книжку организация, работник оплачивает бланк документа. Все личные сведения вносятся на основании документов, нельзя заполнять трудовую книжку «на слух». После того, как вся информация будет вписана, работник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить ее достоверность.
Если титульный лист был заполнен на предыдущем месте работы, сотрудник кадровой службы в настоящей организации обязан проверить достоверность данных. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы.
За ведение и хранение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, поэтому ошибочные записи должны быть вовремя выявлены и исправлены в установленном порядке. За нарушения и неисполнение вмененных обязанностей ответственное лицо может понести дисциплинарную или административную ответственность, в зависимости от степени тяжести проступка.
Основные ошибки
Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа. Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным. Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым. В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.
Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.
Корректировка фамилии, имени, отчества и даты рождения
В том случае, когда ошибка допущена в личных данных работника, исправить ее можно на основании паспорта или других подтверждающих документов. После того, как работник их предоставит, сотрудник кадровой службы аккуратно одной прямой линией перечеркивает неправильную информацию и рядом дописывает верную. Обязательно нужно сделать ссылку на документ, который является основанием для корректировок. Его реквизиты и наименование указываются на обороте обложки и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. То же касается и смены фамилии в связи с вступлением в брак или разводом.
Нередки случаи, когда неправильно написано имя или отчество владельца трудовой книжки. Даже одна неправильная буква может вызвать огромное количество проблем при оформлении пенсии. Неправильно указанная дата рождения также должна быть исправлена. Порядок корректировки в таких случаях не имеет четкого алгоритма, каждая ситуация рассматривается индивидуально.
Если неточность допущена при первичном заполнении трудовой книжки, документ считается недействительным, и его необходимо заменить за счет работодателя.
Если трудовая книжка практически полностью заполнена, можно обратиться в суд, чтобы получить решение о том, что трудовая книжка принадлежит конкретному человеку.
Некоторые работодатели корректируют эти данные так же, как и фамилию, делая ссылку на документ на обратной стороне обложки. Затем пишется фраза: «Исправленному верить», рядом расписывается уполномоченное лицо и ставит печать организации. Если исправления будут сделаны произвольным способом, такой документ вызовет вопросы в Пенсионном фонде.
Корректировка образования и специальности
Кадровик должен знать, допускаются ли исправления в трудовой книжке и согласно каким требованиям они должны осуществляться. Иногда строка, куда вписывается образование, содержит неточные данные. Это связано с тем, что на момент открытия трудовой книжки работник имел незаконченное высшее образование. Иногда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, забывает, что необходимо обновлять сведения. Поэтому на основании диплома или другого документа необходимо сделать корректировку. То же относится и к специальности, квалификации и разряду. Сотрудники кадровых служб должны помнить, что в этом случае они делают не изменения, а дополнения.
Еще одна причина, по которой трудовая книжка может быть признана недействительной, – это неразборчивые записи на титульном листе. Все эти сведения должны быть написаны четко и понятно.
Иногда при заполнении трудовой книжки сотрудник кадровой службы забывает ставить печать. Это считается грубым нарушением правил. Чтобы исправить эту ситуацию, работник должен обратиться в ту организацию, которая выдавала трудовую книжку. Печать должна стоять на установленном месте и не перекрывать записи и подпись.
Корректировка сведений о работе
Зачастую большое количество ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых книжек, приходится на раздел «Сведения о работе». Именно этот раздел является одним из основных, отражающих трудовую деятельность. Каждую неточную или ошибочную запись надо своевременно исправить, чтобы не пришлось столкнуться с трудностями при оформлении пенсии.
Порядок корректировки записей в этом разделе установлен законодательством. Если ошибка обнаружена уже на новом месте работы, чтобы исправить ее, работник может обратиться к предыдущему работодателю. Если это по каким-то причинам сделать нельзя, уполномоченное лицо имеет право откорректировать запись на основании подтверждающего документа.
Вносить изменения на основании свидетельских показаний можно только в том случае, если имела место массовая утрата работодателем документов в связи с форс-мажором, который подтвержден документально.
Делая корректировку сведений о работе, запись нельзя зачеркивать. Правильная информация вносится отдельной строкой.
- В первом столбце ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата исправления.
- В третьем столбце необходимо написать, что запись под таким-то номером считается недействительной, а также указать правильные сведения.
- В четвертой графе нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает правомерность корректировок, зафиксировать его наименование и реквизиты.
Иногда встречается и такая ошибка, как запись названия организации и должности в одной строке. Так как сама информация не противоречит действительности и подтверждена документально, никаких исправлений делать не нужно. Но кадровику стоит быть внимательнее, так как работник имеет право обвинить его в некомпетентности.
Недействительными могут быть признаны записи об увольнении и переводах. Иногда вследствие невнимательности сотрудник кадровой службы указывает причину увольнения, которая не соответствует действительности и мешает уволенному работнику найти новое достойное место работы. В том случае, если работодатель отказывается добровольно вносить изменение, пострадавший сотрудник может обратиться в суд. Тогда организация должна будет возместить работнику каждый вынужденный прогул.
Исправление записей об увольнении или переводе делается в общепринятом порядке, так же, как и при приеме на работу. Указывается, какая запись и под каким номером признана недействительной, фиксируются реквизиты документа, являющегося основанием для корректировок.
Дубликат
Работник имеет право требовать, чтобы вместо трудовой книжки, которая содержит порочащую его запись, ему выдали дубликат. В этом случае работодатель должен взять все расходы и заботы на себя, восстанавливая документ. Для этого пострадавший сотрудник должен написать письменное заявление с указанием причин выдачи дубликата.
Если работник уволен незаконно и ему уже сделали запись в трудовую книжку, он имеет право ее оспорить. На основании решения суда он должен быть восстановлен на работе. Это в обязательном порядке сопровождается приказом, в котором пострадавший сотрудник должен поставить подпись.
Заполнение вкладыша
Когда трудовая книжка полностью заполнена, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Сведения о работе нельзя вносить в другие разделы – такой документ будет считаться недействительным.
Кадровик должен не только знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке, но и как правильно корректировать записи во вкладыше. Он выдается согласно тем же правилам, что и трудовая книжка. При этом в основном документе нужно сделать пометку «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты. Четких требований, где именно это необходимо указывать, нет. Обычно пометку ставят на титульном листе в верхнем правом углу.
Титульный лист заполняется на основании документов, которые должен предъявить работник. Если при заполнении будет допущена ошибка, бланк необходимо ликвидировать и выдать сотруднику новый. Это должно сопровождать актом, так как номер и серия уже используются. На трудовой книжке также делается пометка с новым реквизитом.
Вкладыш подшивается в трудовую книжку под обложку. Нумерация во вкладыше продолжается согласно номеру по порядку. Если была обнаружена ошибка в записях, исправляется она так же, как и в трудовой книжке.
