Учебный отпуск в 1 с 8.3. Добавление дополнительного отпуска

Время летом летит очень быстро. Не успели оглянуться, как уже июль подходит к концу. А там не за горами и осень с кучей своих сезонных нюансов. Для руководителей организаций одним из таких нюансов являются сотрудники, которые либо поступили учиться, либо продолжают грызть гранит науки. Лица, которые одновременно работают и учатся, начнут приносить заявления на дополнительные отпуска в связи с обучением, а к этому надо подготовиться заранее. Ведь ответственный руководитель должен проверить у своих работников наличие права на данный вид отпуска, подготовить приказы, ознакомиться с правилами оплаты такого отпуска ну и конечно найти особу, которая будет временно исполнять обязанности ушедшего на сессию. Так что в сегодняшней статье мы опишем условия предоставления таких отпусков, правила их оформления и оплаты.

Аспиранты получают оплачиваемый учебный отпуск при условии получения данного уровня образования впервые.
Данный вид отпуска предоставляется сотрудникам, несмотря на то, сколько времени они проработали в данной организации. То есть, если человек устроился на работу в июне месяце, то уже в сентябре он может со спокойной душой идти учиться. Возрастные ограничения не установлены (стаж работы не влияет).

Работникам-совместителям дополнительная организация учебного отпуска не дает. Право на учебный отпуск работники имеют только по основному месту работы. Например, основное место работы студента - отдел культуры. Также по совместительству особа работает редактором радио, но отправляясь на сессию, неважно начитка это или экзамены. Оплачиваемый учебный отпуск дает только отдел культуры.

Сотруднику, который обучается сразу в двух учебных заведениях, данный вид отпуска предоставляется только на один из них. Какой именно - сотрудник выбирает самостоятельно.

Оплачиваются данные отпуска и в ежегодной форме. Рассчитывается средний заработок за последние 12 месяцев. К оплате включаются все календарные дни учебного отпуска (считая выходные и праздничные). Законодательство обязывает каждого руководителя организации создавать подчиненным, которые обучаются, соответствующие условия для совмещения работы с обучением. Срок такого отпуска указывается в вызове из учебного заведения.

Данный вызов включает в себя две части. В первой указана информация о сроке учебного отпуска, который руководитель в свою очередь должен предоставить работнику-студенту. Во второй части размещается подтверждение о фактическом нахождении студента в учебном заведении. После завершения сессии вторую часть справки студент приносит на работу, подтверждая этим реальное пребывание на обучении и давая основание начисления ему отпускных. Заменить такой отпуск денежной компенсацией нельзя, ведь деньгами можно заменить только ежегодный оплачиваемый отпуск.

Для получения такого отпуска работник должен написать заявление, добавив к нему вызов из учебного заведения с конкретными сроками предоставления отпуска. На основании данного заявления руководитель оформляет приказ о предоставлении отпуска, с которым сотрудник должен ознакомиться и поставить подпись.

Бухгалтер в свою очередь, несмотря на приказ, оформляет записку-расчет о начислении отпускных. Если данный отпуск является не оплачиваемым, то такую записку оформлять не надо. Работники кадровой службы в обязательном порядке должны внести данные о предоставлении отпуска в «Личную карту работника» в раздел VIII типовой формы № Т-2.

Для освещения учебного отпуска в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда, используют следующие символы:

Код «У» - предоставление оплачиваемого учебного отпуска;
- Код «УД» - неоплачиваемый учебный отпуск.

Если студент для сдачи сессии взял отпуск за свой счет, а после предъявил справку вызов и просит оплатить данный отпуск, в данном случае средства не начисляются. Поскольку студент уже написал заявление на отпуск за свой счет.

Во время учебного отпуска бухгалтер обязательно должен начислять:

Взносы на обязательное пенсионное страхование;
- Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Данный отпуск предусмотрен законодательством, если:

Обязанность предоставить отпуск прописан в Трудовом кодексе Российской Федерации;
- Продолжительность отпуска не превышает максимальную продолжительность учебного отпуска.
В случае если учебный отпуск предусмотрен законодательством, сумма отпускных учитывается в составе расходов на оплату труда. При начислении отпускных они должны списываться на расходы того же месяца, и в бухгалтерском учете.

Отпускные это та же зарплата, которая была выдана перед отпуском. Указываются они в составе расходов того отчетного периода к которому относятся. То есть, если организация отчитывается за I квартал, полугодие и 9 месяцев, а отпуск приходится на сентябрь и октябрь то сентябрьские отпускные включаются в расходы за 9 месяцев, а октябрьские указываются в годовых расходах. Но если организация налоговый отчет делает ежемесячно, то и расходы отпуска делятся по месяцам. Начисления на сумму отпускных пенсионного страхования помесячно делить не нужно.

Организация не должна нарушать трудового законодательства отпускные должны начисляться в период отпуска. Если такие нарушения произошли, и отпускные выплачиваются после отпуска, то это приведет к временной разнице, а она в свою очередь - к образованию отложенного налогового .

Компания может самостоятельно предоставить работнику учебный отпуск. Но этот отпуск является не предусмотренным законодательством.

Такие ситуации возникают, когда организация предоставляет:

Оплачиваемый учебный отпуск работнику, который получает второе высшее образование;
- Большую продолжительность отпуска, которая установлена законодательством;
- Дополнительный учебный оплачиваемый отпуск.

Данный отпуск нельзя учитывать в налоговом учете, потому что это приведет к постоянному налоговому обязательству. В Трудовом кодексе Российской Федерации указано, что гарантии и компенсации работникам которые получают знания в заведениях без аккредитации, устанавливаются в трудовом или коллективном договоре. То есть, организация, работник которой учится в заведении без аккредитации, может предоставлять оплачиваемый отпуск только по собственной инициативе.

Если компания пользуется упрощенкой, уплачивая единый налог с разницы между доходами и расходами, то средства за учебный отпуск в обязательном порядке учитываются в расходах в момент их выплаты. Если в законодательстве не предусмотрено право на отпуск, то средства (отпускные) в расходах учитывать нельзя.Кстати, ранее мы писали о том, .

В том случае, когда в вашей фирме работает не слишком много работников, то кадровые документы и документы можно вести в 1С Бухгалтерия. Если же учет ведется в 1С ЗУП, то принцип действий будет аналогичный, только вам не нужно будет производить предварительной настройки программы для включения этого функционала.

В рамках данной статьи мы по шагам рассмотрим начисление отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 по утвержденному графику отпусков организации, который является обязательным для исполнения, как работодателем, так и работником.

Кстати! Где найти график отпусков в 1С 8.3? Нигде! Для ведения графика необходимо использовать 1С ЗУП или другие программы.

Эта настройка нужна для того, чтобы вы смогли пользоваться кадровыми документами и документами начислений сотрудникам. В разделе «Администрирование»нажмите на гиперссылку «Параметры учета».

В появившейся форме перейдите в пункт «Настройки зарплаты».

Перед вами отобразится окно настроек, в котором обязательно необходимо указать, что кадровый учет и учет по зарплате будут вестись в этой программе. Далее, в разделе «Расчет зарплаты» установите флаг на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этой надстройки вы попросту не сможете создать соответствующие документы.

Так же для удобства уточним, что кадровый учет в нашем случае будет полным. Это позволит вести документы о приемах, переводах и увольнениях сотрудников.

Отпуск в 1С Бухгалтерия 3.0

В разделе «Зарплата и кадры» зайдите в пункт «Все начисления».

В открывшейся форме списка документов начислений выберите пункт «Отпуск» в меню «Создать». Если такого пункта, либо самого меню у вас нет, то вернитесь к настройкам программы.

Первым делом в только что созданном документе укажите организацию, в которой работает сотрудник и самого сотрудника. Далее нужно выбрать месяц и можно перейти к заполнению вкладки «Главное».

В нашем случае Абрамов Геннадий Сергеевич взял весь отпуск полностью с 01.09.2017 по 28.09.2017, что мы указали в полях «Период отпуска». Ниже укажем, за какой период работы предоставлен отпуск и дату выплаты.

Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» рассчитались автоматически. Последние две цифры мы можем скорректировать вручную. На НДФЛ подробно останавливаться не будем. Рассмотрим изменение среднего заработка. Для этого нажмите на знак зеленого карандаша справа от соответствующего поля.

Данные для расчета среднего заработка берутся за последний год по фактически отработанному времени. Вы можете откорректировать не только начисленные суммы, но и отработанные дни. Все эти данные будут автоматически учтены сразу же и в поле «Средний заработок» отобразится новая рассчитанная сумма.

Для того, чтобы вернуться в расчетам, произведенным программой изначально, нажмите на кнопку «Перезаполнить». После положительного ответа на вопрос программы все ручные изменения будут потеряны.

На вкладке «Начисления» кратко указана информация о том, какая сумма, за какой период будет начислена. Эту сумму так же можно отредактировать вручную.

После заполнения данного документа не забудьте его провести. При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия так же можно найти печатные формы (меню «Печать») с расчетом среднего заработка и приказом на отпуск по форме Т-6.

Отражение отпуска при начислении заработной платы

Создадим документ начисления зарплаты, который расположен в том же разделе, что и отпуска. В шапке укажем, что начисление мы будем производить за сентябрь 2017 года для организации «Конфетпром ООО».

После нажатия на кнопку «Заполнить» программа автоматически рассчитает начисления по всем сотрудникам указанной организации с учетом отработанного времени. Мы видим, что у сотрудника, для которого мы только что оформили отпуск, заработная плата рассчиталась всего за один день. Дело в том, что практически весь месяц он находится в отпуске и программа это учла. Остальная сумма начислений отобразилась в колонке «Отпуска».

В расчетном листке, выплата за сентябрь для данного сотрудника разделена на оплату по окладу за отработанные дни и отпускные.

Смотрите также видеоинструкцию:

Очень часто на предприятии работают сотрудники, которые совмещают работу и обучение в учебных заведениях, в этом случае перед бухгалтером встает вопрос: как отразить учебный отпуск в 1с.

Отпуск на время обучения предоставляется работникам:

— которые уже учатся в учебных заведениях;

— или только поступили в учебное заведение.

Учебный отпуск может быть:

— оплачиваемый: при успешном обучении по вечерней (очно-заочной) или заочной форме в высшем учебном заведении, техникуме или колледже;

— неоплачиваемые: при обучении по очной форме или если сотрудник получает не первое образование, а например, второе или третье.

Учебный отпуск в 1с начисляется точно также как и обыкновенный отпуск. Для этого берется зарплата за 12 месяцев, которые предшествуют отпуску, и делится на 29,4 и 12 месяцев. Полученная сумма среднего дневного заработка умножается на количество дней учебного отпуска по справке из учебного заведения.

Учебный отпуск в 1с Зарплата и управление персоналом 2.5

В программе учебный отпуск рассчитывается автоматически. В основных начислениях (закладка «Расчет зарплаты») уже есть начисление «Отпуск учебный».

На закладке «Условия» нужно указать дату начала отпуска, затем убрать галочку с ежегодного оплачиваемого отпуска и установить на дополнительном (другом) отпуске.

Здесь указывается срок отпуска, его вид и процент оплаты. Ниже на этой же закладке указывается дата выплаты дохода.

На второй закладке документа отображается результат рассчитанного программой учебного отпуска.

Третья закладка посвящена расчету среднего заработка. Сумма заработка рассчитывается автоматически. При необходимости сумму по видам заработка можно корректировать или добавлять вручную. Здесь же указан расчетный период для начисления.

Как добавить вид отпуска в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Выбираем Меню – Настройки – Виды отпусков:

При добавлении новой формы отпуска в справочник Виды отпусков в конфигурации 1С ЗУП 3.0 создаются два начисления – для расчета самого отпуска:

и для расчета компенсации:

Также настройка видов предоставляемых отпусков производится в настройках меню Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний:

Как оформить отпуск 1С ЗУП 3.0 (8.3)

В 1С ЗУП 3.0 оформление приказа на отпуск и расчет оплаты за период отпуска осуществляются через форму документа Отпуск. Документ является кадрово-расчетным.

Для группового приказа на отпуск есть документ Отпуск сотрудников. Правила пользования данным документом в 1С ЗУП 3.0:

• Изначально создаем групповой приказ на отпуск сотрудников;
• Затем по кнопке Оформить отпуск создаются индивидуальные документы Отпуск на каждого из сотрудников.

Как изменить количество полагающихся дней в кадровых приказах можно узнать из нашего видео урока:

В 1С ЗУП 3.0 документ Отпуск можно создать из раздела Кадры или Зарплата. При создании документа можно внести данные о том, с какого и по какое число предоставляется отпуск. 1С ЗУП 8.3 сама автоматически поставит количество дней отпуска. Либо указать с какого числа отпуск и количество дней, а программа ЗУП 3.0 сама поставит по какое число предоставляется отпуск:

Если при расчете отпуска необходимо сразу выплатить зарплату за месяц, то нужно не забыть поставить галочку «Рассчитать зарплату за месяц»:

Расчет отпускных в конфигурации 1С ЗУП 3.0 производится согласно законодательству РФ. Расчет можно увидеть в поле Печать – Расчет среднего заработка:

Как провести начисление компенсации дополнительных отпусков в 1С 8.3 ЗУП смотрите в следующем видео уроке:

Как рассчитать отпуск

Если сотрудник отработал полный месяц, то учтено дней 29,3:

Если был период отсутствия, то в соответствии с расчетом, число календарных дней в неполных месяцах можно посчитать следующим образом:

• 29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники).

Всего заработок сотрудника за год делим на коэффициент за год отработанного времени и получаем среднедневной заработок, далее среднедневной умножаем на количества календарных дней отпуска и получаем сумму отпускных:

Как отразить начисление материальной помощи к отпуску одновременно с начислением оплаты отпуска смотрите в нашем видео:

Выплата отпускных в 1С 8.3 ЗУП

Выплата отпускных производится в межрасчетный период и за три календарных дня до начала отпуска:

Выплачиваем отпускные. По кнопке Выплатить создается Ведомость на выплату:

В 1С 8.3 ЗУП 3.0 формируется документ на выплату отпускных:

Если на выплату идет несколько отпускных, то надо создать ведомость, указав вид выплаты Отпуска и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить:

Не забываем указать сведения о перечисленном НДФЛ:

Более подробно как правильно начислить и выплатить отпуск работнику мы рассматриваем на . Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

На платформе «1С:Предприятие 8.3» есть множество программ с широким спектром возможностей, значительно облегчающих работу бухгалтера и администраторов. Здесь мы покажем основные возможности 1С:ЗУП 3.0, в которой есть ряд возможностей для оформления отпусков, а именно:

1. Регистрация графика отпусков;
2. Назначение сотруднику права на отпуск;
3. Начисления отпускных;
4. Формирование справки по остаткам отпусков;
5. Расчет денежной компенсации, на случай замены отпуска и другие.

Виды отпусков

Отпуска в 1С ЗУП могут быть рассчитаны по-разному в зависимости от их вида. Ниже представлена таблица с основными данными программы, относительно видов отпусков.

Таблица «Виды отпусков»

Начисления по отпуску в 1С для пострадавших на ЧАЭС, отпуск за свой счет, учебный отпуск (оплачиваемый и неоплачиваемый), добавляется в пункт справочника «Виды отпусков»:

Право на отпуск сотруднику

В общем случае можно задать определенное количество дней на ежегодный отпуск в справочнике «Виды отпусков».

Для регистрации права сотрудника на отпуск, а также указание количества отпускных дней используются данные с документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод».

Все заданные по умолчанию значения редактируются в графе «Право на отпуск».

Если сотрудник является пострадавшим на ЧАЭС, то он имеет право на дополнительный отпуск. Его можно назначить через ссылку «Страхование», которая находится в карточке сотрудника. В основном дополнительные дни для такой категории работников прописываются автоматически, но, если вдруг этого нет, вы можете самостоятельно отредактировать данные в форме «Право на отпуск».

Для того, чтобы назначить сотруднику Северный отпуск, в карточке организации просто указываете «северные» условия, и право на этот отпуск добавится автоматически.

Начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

Для начала добавляем требуемый отпуск в графу «Виды отпусков». В соответствующем списке сразу будет создано 2 варианта начислений – для компенсации или для расчета отпуска. Если вы добавляете новый вид отпуска с помощью настройки, в соответствующей графе устанавливаете флажок.

Для того, чтобы был оформлен приказ на отпуск, а также выполнены расчеты, создаете документ «Отпуск» в разделах «Кадры» или «Зарплата».

Групповой приказ на отпуск легко сделать, применяя документ «Отпуск сотрудников». Переходите по ссылке «Оформить отпуск» и формируете для каждого отпускника документ «Отпуск».

Длительность отпуска можно указать 2 вариантами:

1. Вписать дату начала и конца отпуска, и длительность будет рассчитана автоматически;
2. Указать дату начала и длительность, а дату окончания отпуска программа проставит автоматически.

Во вкладке «Начислено (подробно)» отобразятся суммы отпускных.

В тех случаях, когда кроме отпускных также необходимо выплатить и месячную зарплату, то просто в контекстном меню ставите флажок возле графы «Рассчитать зарплату за месяц».

Аналогично следует ставить флажок и если необходимо рассчитать материальную помощь к отпуску.

Это лишь часть возможностей программы, со многими другими вы можете познакомиться в процессе работы с 1С:ЗУП 3.0.