Унифицированная форма график отпусков. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Изменения и дополнения графика отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
4
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я
			8	8	8	8	8										8

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Чуть больше месяца осталось, чтобы успеть оформить расписание отдыха сотрудников. График отпусков на 2019 год нужно составить, заполнить и утвердить до 17 декабря 2018 года - читайте рекомендации, как это сделать, и скачивайте формы. За отсутствие графика ГИТ выписывает работодателям штрафы.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Из статьи о графике отпусков на 2019 год вы узнаете:

По каким новым правилам надо составлять график отпусков на 2019 год

Согласно требованиям законодательства график отпусков составляют в конце текущего календарного года на следующий ( ТК РФ). Это расписание, по которому в следующем году работники компании будут отдыхать. Перед тем, как формировать график, издайте приказ о его создании и выясните пожелания сотрудников. Действует несколько прежних правил:

1. График отпусков - это обязательный документ для любой компании. Составлением его не нужно заниматься только работодателям-физлицам. Причем Роструд советует все равно утверждать график, если у такого работодателя много работников (). Также без графика на текущий год могут обойтись компании, которые только начали работать в этом году. Но на следующий расписание обязательно понадобится.
2. В законе нет указания, когда именно должен быть составлен график отпусков, но есть указание, до какого числа его необходимо составить и утвердить. Это делают самое позднее за две недели до наступления нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). То есть в 2018 году нужно успеть до 17 декабря.
3. Выполнение графика - обязанность как компании, так и работников. Работодатель обязан отпустить сотрудника отдыхать в указанные сроки, а работник не может в одностороннем порядке изменить их. Если график понадобилось скорректировать, это делают по соглашению сторон.

При этом в 2018 году в ТК внесли поправку, которая расширила список лиц с правом получить отпуск в любое удобное время (). Теперь такая льгота распространяется на сотрудников, у которых трое и больше детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Новое правило следует учесть при составлении графика. Скачайте полный список сотрудников , у которых есть такая льгота.

Инспекторы ГИТ обязательно проверяют наличие графика в компании и за его отсутствие могут выписать штраф ().

Как использовать образцы

При подготовке графика отпусков можно скачать и заполнить типовую форму Т-7 либо создать график на основе этого образца. Если вы разрабатываете свой вариант документа, проследите, чтобы в нем были все необходимые графы.

Что включить в график и в каком порядке утверждают документ

С графиком отпусков работает кадровая служба компании либо сотрудники, которых специально наделили этими полномочиями. При заполнении :

1. Внесите в документ все оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные). В том числе отпуска «за вредность».
2. Включите сведения обо всех работниках, в частности, о работниках льготных категорий, а также о совместителях.
3. Если компания планирует разделить отпуска, отразите в документе, что работник на это согласился. Без его согласия делить отпуск нельзя (ст. 125 ТК РФ).
4. Укажите в графике неиспользованные дни отпуска за истекший период (ст. 124 ТК РФ).

Как указать даты в графике

В графике лучше указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться только указанием месяца. Прямого запрета на это нет, но отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями. Если прописали только месяц, рано или поздно придется определить конкретную дату начала отпуска. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа. Первое необходимо сделать не позднее чем за 2 недели до начала отдыха, а второе - как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). То есть на выяснение этих подробностей понадобится дополнительно потратить внимание и время.

Как узнать о льготах на отпуск

Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора.

Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные льготы. Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодатель может поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике. При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в документе.

Как быть с внешними совместителями

Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск включают в общее расписание. У совместителя запрашивают информацию о датах отдыха по основному месту работы. Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график вовремя. Учтите, что отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в своем графике.

Как разделить отпуск на части

Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами. Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части. Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы.

Как включить в график дни отдыха, которые работник не использовал

В графике должны учитываться все отпуска (в том числе неиспользованные), причем не только ежегодные, но и дополнительные. Если работник не отгулял отпуск целиком, оставшиеся дни нужно переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика, либо по соглашению между сторонами (). Но для работодателя удобнее включить такие дни в общий график, чтобы не забыть об имеющейся задолженности и избежать нарушений (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Как согласно законодательству график отпусков оформляют после составления

Когда документ составили, выполните несколько шагов:

1. Если в компании есть профсоюз, у первичной организации нужно запросить ее мнение. С учетом времени, которое потребуется на получение мнения и последующие действия, закончите разработку документа не к 17, а к 4 декабря.
2. Утвердите график. Документ подписывают начальник кадровой службы и руководитель компании.
3. Ознакомьте работников с графиком. Хотя в законе напрямую это не требуется, на практике большинство контролеров ГИТ и судов считает, что знакомить необходимо. Проще всего включить в график колонку «Ознакомлен», где работники смогут расписаться и поставить дату ознакомления.

Вложенные файлы

• Шаблон графика отпусков.xls
• Образец графика отпусков.doc

График отпусков - это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Составлять график для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 17 декабря (за 2 недели до конца года). И не забудьте о новых правилах, внесенных статьями 185.1 и 262.2 ТК РФ. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год и пошаговую инструкцию по составлению и утверждению можно найти в статье.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи). Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.

Существует унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (образец заполнения покажем далее), содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Новое в законодательстве!

Напоминаем, что в Трудовом кодексе РФ появилась . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, нужно поинтересоваться, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников — 1 день раз в 3 года, у предпенсионеров — 2 дня ежегодно) (ст. 185.1 ТК РФ ). Графики диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 26.10.2017 N 869н. В 2019 году имеют право пройти диспансеризацию граждане 2001, 1998, 1995, 1992, 1989, 1986, 1983, 1980, 1977, 1974, 1971, 1968, 1965 годов. Пока нет четких ведомственных указаний, нужно ли включать эти дни в график отпусков на 2019 год, но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем график пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Рассмотрим, как составить график отпусков на 2019 год (образец заполнения рассмотрим пошагово). Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но можно использовать и график отпусков в Excel (шаблон на 2019 год дан для скачивания в конце статьи).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1-6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-ом столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также можно в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Можно сделать это на самом бланке документа — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже).

Так может выглядеть приказ «График отпусков на 2019 год»; образец заполнения, показанный выше, не является унифицированным, он может составляться в произвольной форме, но если вам нравятся наши формулировки, то скачать текст приказа в word можно в конце статьи.

Ознакомить с ним сотрудников можно под подпись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7-10 графика заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, можно указать причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить бланк графика отпусков на 2019 год; образец скачать бесплатно для использования в работе можно ниже.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2019.

За отсутствие документа виновный может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

• По унифицированной форме Т-7;
• По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

• графа 1 - наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
• графа 2 - должность согласно штатному расписанию;
• графа 3 и 4 - фамилия, имя, отчество сотрудника;
• графа 4 – табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 - данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха - запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
• графа 10 - примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

1. Собрать пожелания сотрудников
2. Заполнить график отпусков на 2018 год
3. Согласовать с профсоюзом (при наличии)
4. Подписать у руководителя кадровой службы
5. Утвердить у руководителя компании
6. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

• работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
• лица, с которыми заключены договора ГПХ.

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

1. Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
2. Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

1. Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
2. Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.

Что будет если не составить график отпусков

За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):

• для директора фирмы – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для компании – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:

• для директора – дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет или штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для компании – штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.