Утверждены новые правила заверения трудовых книжек. Заверение документов по-новому

Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Тем более что с 1 июля правила меняются - в связи со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ , надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
8. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
9. Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за... год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
10. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году и при этом соблюсти все требования законодательства? Расскажем об этом.

Читайте в нашей статье:

Правила заверения трудовой книжки

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК). Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно. Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.

Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.

Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

Порядок оформления документа:

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в журнала "Справочник кадровика". Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.

Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Росстандарт изменил правила заверения документов не так давно. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был начать свое действие еще в июле 2017 года, однако оно было отсрочено до 30 июня 2018-го (приказ № 435-ст).

Основное изменение – указание места хранения оригинала документа . Если он хранится в деле, необходимо указать и реквизиты дела .

Впрочем, уже сейчас можно в работе ориентироваться на новые правила. Такие копии будут приняты без проблем, наравне со «старой версией», а вот с 1 июля - только по новому ГОСТу.

Запись “работает по настоящее время” в трудовой

Бывают случаи, когда требуется отметить, что сотрудник продолжает свою деятельность на данном рабочем месте (например, если заверенная копия нужна для получения банковского кредита). Здесь возможно использовать разные варианты формулировок. Более распространенной и точной является фраза: «Осуществляет трудовую деятельность в (обозначить) должности по настоящее время». Но правильным будет и: «Работает по настоящее время».

Заверяющая запись ставится только на копии трудовой и удостоверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Кто заверяет копию трудовой книжки

Если книжка находится на руках у гражданина, надо обратиться к нотариусу, который и заверит подлинность копии. В большинстве случаев нотариусы просят предоставить уже отсканированные страницы, иногда скан делается на месте.

На предприятии право заверять документы имеется у тех сотрудников, на кого это возложено должностными обязанностями. Обычно это работники кадрового отдела, руководитель предприятия или главный бухгалтер – в тех случаях, если на предприятии нет отдельного кадрового подразделения. В тех случаях, когда заверить трудовую необходимо самому генеральному директору, право на процедуру имеет учредитель либо кадровый специалист (но только основного, головного офиса).

Срок действия копии трудовой книжки

Как и любой юридический документ, копия трудовой имеет ограниченный период действия, напрямую связанный с правилами учреждения, в которое необходимо ее предоставить. Поэтому лучше узнать о сроке действия конкретной инстанции, чтобы не столкнуться с необходимостью приходить повторно. Обычно этот срок составляет до 14 до 60 дней.

Если документ нужен для получения кредита, то есть некоторая зависимость от запрашиваемой суммы: чем больше денег хочет получить человек, тем короче срок годности у справки.

Обратите внимание: это не касается вопросов подтверждения стажа, тут записи рассматриваются как бессрочные.

Обратите внимание

Если сотрудник уже уволился и в настоящий момент нигде не работает, заверением должен заниматься нотариус, а не «кадровик» с предыдущего места работы. Однако работодателю целесообразно все же оставлять у себя копии трудовых -всех сотрудников.

С 1 июля 2017 года должны были вступить в силу новые правила оформления кадровых документов и их копий. Но Росстандарт приказом от 25.05.2017 № 435-ст продлил срок перехода на новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 еще на один год. Поэтому пока при заверении копий трудовых книжек можно руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 в обязательном порядке надо будет применять с 1 июля 2018 года.

Несмотря на отсрочку, применять новые требования можно и сейчас. Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг. По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи. О том, как правильно это делать, расскажем далее.

Как заверить трудовую книжку с 01.07.2017

Копия трудовой может понадобиться, если ее попросил сотрудник либо компания может оформить ее для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые компания передает работникам или в какие-либо ведомства.

Каждый разворот трудовой книжки откопируйте на отдельном листе бумаги А4. На первом листе проставьте отметку «Копия», на последнем внесите отметку о том, что копия заверена.

Если оформляете копию для внутреннего пользования, внесите запись «Верно», а строчкой ниже запишите должность сотрудника, который подготовил документ. Затем он должен проставить свою подпись и расшифровку Ф.И.О.

Копию для сотрудника оформите в течение трех рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ). Так как книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметку о заверении оформляйте так. Под записью «Верно» и подписью ответственного сотрудника сделайте отметку о том, где хранится копия документа (см. образец ниже).

Запишите, что подлинник находится в отделе кадров.

В копиях ставьте печать организации, если не отказывались от штампа. Оттиск печати ставьте так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, пронумеруйте все листы и сшейте их. Чтобы скрепить их, нанесите наклейку с надписью

«Верно. Прошито и пронумеровано _ листов»

Затем проставьте дату и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

Как оформлять кадровые документы с 1 июля 2017 года

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri. В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось — всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа . Это реквизит новый. Отразите его на документе, если информацию в нем разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание.

Гриф ставьте в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: Для служебного пользования, Конфиденциально, Коммерческая тайна и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями. Но только в том варианте, который вы пропишете в регламенте по делопроизводству.

Адресат . В бланк внесите адрес электронной почты, если письмо отправляете через интернет. Причем если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать г-ну или г-же.

Наименование структурного подразделения . Реквизит надо отражать следом за наименованием вашей компании в бланках писем и документов подразделений. Например, филиалов, представительств и т. д. По стандарту реквизит надо записать прописными буквами. Например, ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ.

Отметка об электронной подписи . Документы на бумаге и электронные - равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, ее надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные (см. образец 2).

Как проставить отметку об электронной подписи: образец

Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг.

По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи.

Копия трудовой может понадобиться, если её попросил работник либо организация может оформить её для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые организация передает работникам или в какие-либо сторонние организации.

Каждый разворот трудовой книжки копируется на отдельном листе бумаги А4. На первом листе ставится отметка «Копия», на последнем вносится отметка о том, что копия заверена.

Если оформляется копия для внутреннего пользования, вносится запись «Верно», а строчкой ниже вписывается должность работника, который подготовил документ, а также его подпись и расшифровка Ф.И.О.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Копия для работника оформляется в течение трёх рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ).

Если книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметка о заверении оформляется следующим образом:

Под записью «Верно» и подписью ответственного работника делается отметка о том, где хранится копия документа (например, «Подлинник находится в отделе кадров»).

В копиях ставится печать организации, если она имеется.

Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, нумеруются все листы и сшиваются.

Для скрепления листов наносится наклейка с надписью: «Верно. Прошито и пронумеровано _ листов». Затем проставляется дата и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri.

В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось - всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа.

Это реквизит новый. Он указывается на документе, если информацию в нём разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание. Гриф ставится в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями, но только в том варианте, который прописан в регламенте по делопроизводству.

Адресат.

В бланк вносится адрес электронной почты, если письмо отправляется через Интернет. Причём если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения.

Реквизит отражается следом за наименованием организации в бланках писем и документов подразделений (например, филиалов, представительств и т. д.). По стандарту реквизит записывается прописными буквами (например, «СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ - ДЕТСКИЙ САД СЕЛА ИВАНОВКА»).

Реквизит ставится после наименования организации в бланках руководителей организаций Ульяновской области либо муниципальных образований. Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи.

Документы на бумаге и электронные - равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, её надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные.

Например,

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

В настоящее время при заверении копий документов, в т.ч. трудовых книжек, руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). О новом ГОСТ по трудовым книжкам расскажем в нашей консультации.

Заверение трудовой книжки по ГОСТУ 2017

В 2017 году, когда подтверждается соответствие копии трудовой книжки подлиннику, ниже реквизита «Подпись» приводится заверительная надпись. Эта надпись содержит следующую информацию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

• слово «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Это означает, что на копии трудовой книжки должно быть указано, к примеру:

Бухгалтер Симонова Д.А. Симонова

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

И этот порядок сохранится вплоть до 01.07.2018, т.к. введение нового стандарта отложено на год (Приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).

Копии трудовых книжек: правила нового ГОСТА 2018

С 01.07.2018 ГОСТ 6.30-2003 утрачивает силу (п. 1 Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). На смену ему придет ГОСТ Р 7.0.97-2016. Что изменится в заверении трудовой книжки по новому ГОСТУ?

Как заверять трудовые книжки по новому ГОСТУ, а также подтверждать соответствие копий иных документов (выписок из документов) подлинникам, указано в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Можно сказать, что новый ГОСТ по заполнению трудовых книжек существенно не изменил действующий в 2017 году порядок. Указанная выше заверительная надпись применяется и в новых стандартах оформления копий документов.

Но есть и нововведение. Теперь, если копия документа выдается для представления в другую организацию, заверительная надпись дополняется сведениями о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. .. за. .. год») и заверяется печатью организации.

Кроме того, для проставления отметки о заверении копии организация может использовать штамп.