Отчет экспедитора образец. Договор транспортной экспедиции: оформление, бухгалтерский учет

Практически каждая организация, осуществляющая торговую и иную деятельность, оказывает услуги по доставке товара до покупателя. Процедура доставки на практике реализуется экспедитором, на которого ложится ответственность за сохранность ценностей в момент перемещения и передачу товара адресату. Для того чтобы контроль материально-ответственного лица осуществлялся максимально эффективно разработана отчетная форма МХ- 21 “Отчет экспедитора”.

Что собой представляет МХ- 21 “Отчет экспедитора”

Документ имеет унифицированный Госкомстатом бланк с кодом ОКУД 0335022. Отчет предназначается для организации учета товарно-материальных ценностей, принадлежащих предприятию, которые передаются получателю посредством процедуры экспедиции.

Несмотря на то, что бланк включен в альбом первичных учетных документов и является унифицированной формой, компаниям и предпринимателям разрешено вносить свои изменения в документ.

Важно! Главным требованием является наличие в сформированном и утвержденном самостоятельно бланке всех обязательных реквизитов, предоставляющих конечному пользователю информации максимум полезных сведений.

Пошаговая инструкция по заполнению формы МХ-21

Бланк отчета является односторонним и представляет собой документ, состоящий из шапки и табличной части.

В шапке документа необходимо отразить следующую информацию о компании:

1. Наименование организации;
2. Наименование структурного подразделения;
3. Код ОКПО в соответствие с классификатором;
4. Код ОКДП;
5. Номер и дата составления отчета экспедитора;
6. Отчетный период, подлежащий раскрытию в документе;
7. ФИО экспедитора, ответственного за доставку товара до конечного пользователя.

Табличная часть отчета экспедитора должна включать в себя следующие сведения о перевозимом товаре:

1. Номер по порядку;
2. Номер и дата товарного документа, выступающего в качестве основания для перемещения ценностей;
3. Название товарно-материальных ценностей, подлежащих передаче покупателю или иному лицу;
4. Единица измерения – в отличие от других первичных учетных форм, отчет экспедитору не требует отражения в документе кода единицы измерения в соответствие с классификатором ОКЕИ.
5. Количество полученных для перевозки ценностей;
6. Количество отгруженных объектов ТМЦ;
7. Количество возвращенных ценностей;
8. Отклонения – с этой целью в документе предназначены две графы, для обнаруженных излишков и недостач;
9. Потери в соответствии с установленными нормами естественной убыли в количественном и суммовом выражении;
10. Окончательный результат, раскрывающий информацию об излишках или недостачах товара в количественном и суммовом выражении.

Важно! Заполненный документ должен быть заверен не только подписью экспедитора, выступающего в качестве материально-ответственного лица, но и лиц (сотрудников бухгалтерии), ответственных за принятие отчета у экспедитора и его проверку.

Документ по форме МХ-21 «Отчет экспедитора» составляется непосредственно экспедитором, который осуществляет доставку товаров. Отчитаться ему следует перед бухгалтерской службой работодателя за доставленные товарно-материальные ценности отдельно по каждому рейсу.

Важно! Количество экземпляров определяется потребностями каждой конкретной организации и количеством заинтересованных пользователей.

Типичные ошибки при заполнении формы МХ-21

Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и способы их правомерной корректировки в таблице.

В каких программах можно сформировать

Вносить сведения о перевозимом грузе и иные данные в документ по форме МХ-21 можно как вручную, так и задействовав компьютерную технику. Ручное заполнение предполагает внесение сведений шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цветов.

Заполнить документ «отчет экспедитора» можно в следующих программах:

Важно! Использование компьютерных программ позволяет сократить время на заполнение документа.

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос № 1 Может ли организация не применять при осуществлении доставки форму МХ-21?

С 2013 компаниям предоставлена самостоятельность в выборе учетных форм. Организации вправе разработать и утвердить приказом руководителя свой бланк, при условии, что документ будет содержать обязательные реквизиты.

Вопрос № 2 Какой период времени сотрудникам бухгалтерии необходимо хранить сданные экспедиторами отчеты?

Вопрос № 3 Вправе ли компания вносить корректировки в документ?

Да, если все исправления будут оформлены в соответствии с установленными законом требованиями.

По договору транспортной экспедиции для исполнения своей обязанности экспедитор вправе привлечь третью сторону, например, специализированную транспортную компанию. В этом случае экспедитор является агентом (посредником) и включает в налоговую базу по НДС вознаграждение, полученное за услуги, оказанные клиенту. Эксперты 1С на примере «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» редакции 3.0 рассказывают, как настроить программу и отразить операции по оказанию третьими лицами услуг по доставке и охране груза с учетом вознаграждения, полученного экспедитором.

Нормативное регулирование

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц (ст. 805 ГК РФ).

Клиент в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции, обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить понесенные им расходы в интересах клиента (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»).

На основании пункта 1 статьи 154 НК РФ налоговая база по НДС при реализации налогоплательщиком услуг, в том числе транспортно-экспедиционных, определяется как стоимость этих услуг, исчисленная исходя из цен, определенных в соответствии со статьей 105.3 НК РФ, без включения НДС.

Если экспедитор при оказании услуг по организации перевозок грузов приобретает от своего имени и за счет клиента услуги третьих лиц, то его деятельность, по сути, является агентской (посреднической).

Таким образом, в случае, когда в рамках договора транспортной экспедиции экспедитором оказываются транспортно-экспедиционные услуги с привлечением третьих лиц для осуществления работ (услуг), расходы по которым компенсируются клиентом, в налоговую базу по НДС у экспедитора включается вознаграждение, полученное им за услуги, оказанные клиенту. При этом к вычету экспедитор принимает суммы НДС, предъявленные по товарам (работам, услугам), приобретенным для оказания транспортно-экспедиционных услуг, расходы по которым клиентом не возмещаются (п. 1 ст. 156 НК РФ, письмо Минфина России от 23.03.2015 № 03-03-06/1/16691).

В соответствии с пунктом 3 статьи 169 НК РФ налогоплательщики НДС, в том числе посредники, обязаны составлять счета-фактуры, вести книги покупок и книги продаж.

Плательщики НДС, в том числе освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика, и лица, не являющиеся налогоплательщиками, в случае выставления и (или) получения ими счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров транспортной экспедиции обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности. Очевидно, что обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур возникает у экспедиторов только в том случае, если они определяют налоговую базу как сумму дохода, полученную в виде вознаграждения при исполнении данных договоров (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Формы и правила ведения (заполнения) документов, применяемых посредниками при расчетах по НДС, регламентируются Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее - Постановление № 1137). Напомним, что с 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137.

Правилами заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 (далее - Правила заполнения счета-фактуры), установлены специальные требования к заполнению показателей счетов-фактур, перевыставляемых экспедиторами клиентам.

Так, в случае приобретения экспедитором от своего имени товаров (работ, услуг), имущественных прав у одного и более продавцов в перевыставляемом клиенту счете-фактуре указываются:

• в строке 1 - номер и дата составления счета-фактуры в соответствии с индивидуальной хронологией экспедитора (пп. «а» п. 1);
• в строке 2 - полное или сокращенное наименование юридического лица - экспедитора в соответствии с учредительными документами (ФИО индивидуального предпринимателя - экспедитора) (пп. «в» п. 1);
• в строке 2а - адрес экспедитора, указанный в ЕГРЮЛ, в пределах места нахождения юридического лица (место жительства ИП, указанное в ЕГРИП) (пп. «г» п. 1) ;
• в строке 2б - ИНН и КПП экспедитора (пп. «д» п. 1);
• в строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетных документов о перечислении денежных средств экспедитором продавцам и покупателем (клиентом) - экспедитору, через знак «;» (точка с запятой) (пп. «з» п. 1);
• в графе 1 - наименования поставленных (отгруженных) товаров (работ, услуг), имущественных прав, в отдельных позициях по каждому продавцу, а в случае получения предоплаты - наименования поставляемых товаров (работ, услуг, имущественных прав) по каждому продавцу (пп. «а» п. 2);
• в графах 2-11 - в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных продавцами экспедитору, по каждому продавцу в доле, предъявленной покупателю (клиенту) (п. 2(1)).

Учет у экспедитора в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» (ред. 3)

Рассмотрим пример отражения экспедитором в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» редакции 3.0 операций по оказанию услуг третьими лицами, привлеченными для перевозки и охраны груза.

Пример

Настройка программы

Поскольку организация ООО «Дельта», осуществляющая деятельность на основе договора транспортной экспедиции, получает от клиента не только вознаграждение, но и возмещение понесенных расходов, то необходимо в справочнике Функциональность программы (раздел Главное - подраздел Настройки ) на закладке Торговля проверить использование функциональности Приобретение товаров или услуг для комитентов (принципалов) .

В соответствии с подпунктом «а» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, экспедиторы обязаны перевыставлять в адрес клиента счета-фактуры по услугам третьих лиц от собственного имени. Для того чтобы в перевыставленных клиенту счетах-фактурах в качестве продавца указывался сам экспедитор, а не фактические продавцы товаров (работ, услуг), необходимо в справочнике Договоры (раздел Справочники - подраздел Покупки и продажи ) для конкретного договора с видом С комитентом (принципалом) на закупку установить флаг для значения Счета-фактуры перевыставляются от имени организации (рис. 1).

Рис. 1. Настройка показателей счета-фактуры экспедитора

Отражение услуг третьих лиц

Оказание услуги по перевозке груза клиента привлеченной транспортной компанией (операция 2.1 «Отражение возмещаемых клиентом расходов по перевозке груза») регистрируется с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом документа Товары, услуги, комиссия .

На закладке Агентские услуги в соответствующих графах необходимо указать:

В результате проведения документа Поступление (акт, накладная) будет сформирована соответствующая проводка:

Дебет 76.09 Кредит 60.01 - на сумму задолженности перед перевозчиком за оказанные услуги, подлежащую возмещению клиентом.

В регистр вносится запись с видом движения Приход . Для отражения поступившего счета-фактуры на перевозку груза клиента (операция 2.2 «Регистрация счета-фактуры на услугу по перевозке груза») необходимо в полях Счет-фактура № и от документа Поступление (акт, накладная) указать дату и номер поступившего счета-фактуры и нажать на кнопку Зарегистрировать Счет-фактура полученный , а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

Счет-фактура полученный Поступление (акт, накладная) .

При этом в поле Код вида операции будет указано значение 01 , которое соответствует приобретению товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая операции, осуществляемые на основе договоров транспортной экспедиции (Приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@). Так как согласно пункту 3.1 статьи 169 НК РФ в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров транспортной экспедиции налогоплательщики обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности, то в документе Счет-фактура полученный в строке, отражающей стоимость услуг (Сумма НДС (в т. ч.) из них по комиссии: и НДС (в т. ч.) ).

В регистр сведений Журнал учета счетов-фактур вносится запись о поступившем счете-фактуре.Аналогичным образом отражается оказание услуги по охране груза клиента (операции: 2.3 «Отражение возмещаемых клиентом расходов по охране груза» и 2.4 «Регистрация счета-фактуры на услугу по охране груза»).

Отчет экспедитора

Отчет экспедитора клиенту (операции: 3.1 «Учет вознаграждения экспедитора» и 3.2 «Начисление НДС с вознаграждения экспедитора») оформляется с помощью документа Отчет комитенту с видом операции Отчет о продажах (раздел Покупки - подраздел Покупки ).

На закладке Главное необходимо указать основные реквизиты отчета клиенту: дату отчета, наименование клиента и номер договора. Поля Способ расчета и % вознаграждения заполняются по умолчанию, если эти реквизиты указаны в форме договора с комитентом.

Суммы в полях Всего и НДС (в т. ч.) и в отношении приобретенных услуг третьих лиц, и в отношении вознаграждения экспедитора рассчитываются автоматически согласно данным, заполненным на закладке формы документа Товары и услуги .

Фактические исполнители услуг и наименование услуг проставляются на закладке Товары и услуги .

Если регистрируется отчет по приобретенным услугам, поступление которых к экспедитору отражено документом Поступление (акт, накладная) , то документ рекомендуется вводить на основании документа поступления с помощью кнопки Заполнить . В этом случае табличная часть на закладке Товары и услуги будут заполнены данными из документов-оснований.

В результате автоматического заполнения в верхней табличной части будут указаны все продавцу (исполнители) услуг, а в нижней части по каждой строке верхней части таблицы, т. е. по каждому продавцу (исполнителю), будут приведены вид и стоимость услуг третьих лиц, которые были приобретены экспедитором для клиента. Таким образом, каждой строке в верхней таблице соответствует отдельная нижняя таблица. Переход между нижними таблицами осуществляется посредством перехода по строкам верхней таблицы.

Если сумма вознаграждения экспедитора автоматически не рассчитывается, то перед проведением документа необходимо самостоятельно указать ее в одной из нижних табличных частей, заполнив соответствующие графы Вознаграждение с НДС и НДС вознаграждения .

После проведения документа Отчет комитенту (Отчет о закупках) в регистр бухгалтерии будут введены бухгалтерские записи:

Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 - на сумму вознаграждения экспедитора с учетом НДС, составляющую 11 800,00 руб.; Дебет 90.03 Кредит 68.02 - на сумму НДС, исчисленную с комиссионного вознаграждения, составляющую 1 800,00 руб.

В регистр накопления НДС Продажи вносится запись о начисленной сумме налога с вознаграждения экспедитору для формирования записи книги продаж за I квартал 2018 года.

В регистр накопления Закупленные товары комитентов вносятся записи с видом движения Расход по каждой услуге.

Также при проведении документа Отчет комитенту (Отчет о закупках) , автоматически формируется документ Счет-фактура выданный (операция 3.3 «Пере-выс-тавление счета-фактуры клиенту на услуги третьих лиц»).

Поскольку формируется «сводный» счет-фактура, то в каждой строке верхней части таблицы в графе Счет-фактура появляется ссылка на один и тот же перевыставленный счет-фактуру.

Из любой строки верхней части таблицы документа Отчет комитенту (Отчет о закупках) можно перейти в перевыставленный счет-фактуру.

В новом проведенном документе Счет-фактура выданный все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа Отчет комитенту (Отчет о закупках) . При этом в поле Код вида операции будет указано значение 27 , которое соответствует составлению счета-фактуры на основании двух и более счетов-фактур при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав (Приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@).

В документе Счет-фактура выданный Сумма ) и размер начисленного налога (НДС (в т. ч.) ), отмечается, что эти показатели будут отражены и в журнале учета счетов-фактур (из них по комиссии и НДС (в т. ч.) ).

По кнопке Печать документа Счет-фактура выданный можно просмотреть форму счета-фактуры и выполнить его печать в двух экземплярах (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постанов-лением № 1137) (рис. 2). После проведения документа Счет-фактура выданный вносятся записи в регистр Журнал учета счетов-фактур для формирования журнала полученных и выставленных счетов-фактур по каждой оказанной услуге (каждому продавцу).

Рис. 2. Перевыставленный счет-фактура экспедитора

Для создания счета-фактуры на вознаграждение экспедитору (операция 3.4 «Оформление счета-фактуры на вознаграждение экспедитора») необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа Отчет комитенту . При этом автоматически создается документ Счет-фактура выданный , а в строке Счет-фактура на сумму вознаграждения документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

В новом проведенном документе Счет-фактура выданный , который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа Отчет комитенту (Отчет о закупках) .

Так как согласно пункту 3.1 статьи 169 НК РФ в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур не подлежат регистрации счета-фактуры, выставленные экспедитором на сумму дохода в виде вознаграждения, то в документе Счет-фактура выданный в строке, отражающей стоимость товаров (Сумма ) и размер начисленного налога (НДС (в т. ч.) ), отмечается, что эти показатели не будут отражены и в журнале учета счетов-фактур (из них по комиссии: и НДС (в т. ч.) ). В результате проведения документа Счет-фактура выданный будет внесена запись в регистр сведений Журнал учета счетов-фактур .

Несмотря на то, что с 01.01.2015 экспедиторы не регистрируют счета-фактуры на сумму вознаграждения в журнале учета счетов-фактур, записи регистра Журнал учета счетов-фактур используются для хранения необходимой информации о выданном счете-фактуре.

С помощью меню Печать документа учетной системы Счет-фактура выданный можно просмотреть форму счета-фактуры и выполнить далее его печать. Таким образом, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур за I квартал 2018 года на основании отчета экспедитора будут отражены:

• в части 1 журнала учета «Выставленные счета-фактуры» - «сводный» счет-фактура, перевыставленный в адрес клиента. При этом счет-фактура на сумму вознаграждения экспедитора в журнале учета счетов-фактур не регистрируется (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 7 Правил ведения журнала учета);
• в части 2 журнала учета «Полученные счета-фактуры» - счета-фактуры, полученные от продавцов (исполнителей), по услугам, приобретенным для клиента в рамках договора транспортной экспедиции (п. 11 Правил ведения журнала учета).

При регистрации в части 1 журнала учета перевыставленного «сводного» счета-фактуры, строке со сведениями, отраженным в графах 1-9, будет соответствовать такое количество строк записей по графам 10-19, сколько поступивших от продавцов (исполнителей) счетов-фактур легли в основу сформированного «сводного» счета-фактуры экспедитора.

При этом данные, отраженные в строке 1 части 1 журнала учета в графах 10, 11, 12, 14 и 15 будут соответствовать данным, отраженным в строках 1 и 2 части 2 журнала учета в графах 8, 9, 4, 14 и 15 соответственно (пп. «к» п. 7 Правил ведения журнала учета).

В книге продаж за I квартал 2018 года (раздел - Отчеты ) на основании отчета экспедитора будут отражены сведения о счете-фактуре, выставленном экспедитором на сумму вознаграждения (п. 20 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137).

Отчет экспедитора – первичный документ складской логистики, имеющий код по ОКУД 0335022. Отчет нужен для того, чтобы документально подтвердить факт доставки экспедитором какого-либо груза.

ФАЙЛЫ

Бумага предоставляется водителем-экспедитором (который заполняет большинство граф отчета) бухгалтеру. Последний заносит его в соответствующий регистр, а также на основании этого документа формирует последующие отчеты и бумаги.

Кому будет полезна

Отчет будет нужен в том случае, если компания осуществляет доставку клиенту своих (произведенных, купленных) товаров. В последнее время удобство взаимодействия, а также слияния логистических и торговых организаций стало очевидным.

Дополнительная услуга требует документального подтверждения. Однако стоит отметить, что представленная форма МХ-21 – всего лишь рекомендованный для использования бланк. Каждая отдельно взятая фирма вправе сама редактировать, дополнять или убирать отдельные поля и графы. Главное, чтобы эти манипуляции получили достойное подтверждение в учетной политике. Более того, использование именно этой формы не обязательно.

Такое обращение с первичной документацией стало возможным благодаря вышедшему в 2013 году Постановлению Минфина России N ПЗ-10/2012. Он упразднил обязательное поголовное применение форм, оговоренных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Однако в этом виде документа отражены все основные моменты, требующие освещения при осуществлении грузоперевозок.

Составные части отчета

Отчет полностью помещается на одной стороне листа. Однако предусмотрена его печать на двух. При этом на обратной стороне располагаются только подписи проверяющих лиц и печать организации.

Таким образом, водитель, который заполняет бумагу, работает с одной стороны, а все остальные лица – с другой.

Это удобно при проведении проверок, использовании данных и пр.

Шапка отчета экспедитора содержит:

• Наименование формы. Согласно одному из постановлений Госкомстата, этой бумаге присвоен номер МХ-21. Именно так ее упоминают в официальных нормативах и прописываемых рекомендациях.
• Справа в отдельной таблице – коды по ОКУД (приведен в начале, сразу внесен в бланк), ОКПО, вид деятельности по ОКДП, вид совершаемой операции.
• Полное наименование организации, в которой работает отчитывающийся экспедитор, и ее структурного подразделения (если оно есть).
• Номер бумаги.
• Дата ее составления.
• Отчетный период, с какого по какое число осуществлялась доставка перечисленных материальных ценностей.
• Название «Отчет экспедитора» посередине строки.
• Фамилия, имя и отчество лица, заполняющего документ (водителя, который осуществлял перевозки и таким образом отчитывается перед бухгалтерией).

Помимо вводной ступени, в бумаге содержится еще и основная. Для удобства данные в ней сгруппированы в виде таблицы. Графы таблицы пронумерованы. В них должна быть внесена важная информация относительно:

• порядкового номера осуществляемой записи;
• номера и даты товарного документа (они были приложены к перевозимым товарно-материальным ценностям);
• названия ценностей, подлежащих перевозке;
• единиц измерения последних;
• сколько всего было товара;
• сколько его отгрузили заказчику;
• какие наименования были возвращены обратно;
• какие отклонения в весе были выявлены, возможные излишки и недостачи;
• потери в пределах норм естественной убыли (показатели, которые вписываются в нормативные характеристики);
• окончательного результата доставки (сколько всего излишек или недостачи получилось в итоге).

Завершает с 6 по 18 столбцы строчка таблицы «Итого». В нее вносятся данные по всем товарам, перечисленным в основной части.

Если того требуют обстоятельства, количество строк таблицы может быть значительно увеличено. Допустима печать бланка на нескольких страницах. Главное, чтобы все наименования товарно-материальных ценностей были точно перечислены.


После табличного элемента в отчете предусмотрено место для:

• подписи водителя-экспедитора;
• подписи того, кто принял отчет (с указанием должности и расшифровкой);
• подпись того, кто проверил отчет.

Причем последние две позиции требуют указания даты постановки.

Сколько понадобится экземпляров

Особых указаний относительно того, в какой комплектности и сколько экземпляров должно быть, нет. Каждая отдельно взятая организации сама вправе решать этот вопрос.

Обычно отчет распечатывают в единственном экземпляре во избежание путаницы, так как отчеты перед бухгалтерией при поставленном на поток процессе экспедиторы будут предоставлять достаточно часто.

Подавляющее большинство организаций работает по схеме: один рейс — один отчет. Такое взаимодействие является наиболее оптимальным вариантом для оптимизации действий бухгалтерии и службы доставки каких-либо товарно-материальных ценностей.

Частые ошибки при заполнении

Водители по разным причинам могут пропускать отдельные графы, неверно их заполнять. Особенно это касается пунктов со сроками транспортировки (они указываются в начале) и подписью.

Отчет экспедитора – это не документ строгой отчетности, не кассовый ордер. Поэтому к нему в отношении корректировки ошибочных данных применимы самые мягкие меры.

Если произошла ошибка в числе (весе) перевозимого товара, единицах измерения или других графах, то допустимо горизонтальное зачеркивание, верная надпись и словосочетание «Исправленному верить» (рядом с исправлением) с подписью составителя и проверяющего.

Печатный или электронный вид

Допустимо заполнение бумаги в печатном виде. Но удобством формирования ее в компьютерных программах нельзя пренебрегать. Документ по умолчанию доступен для заполнения в 1С Бухгалтерии и 1С Управлении торговлей. В электронном виде автоматически задаются такие параметры, при которых не приходится каждый раз при формировании нового отчета прописывать наименования, коды, реквизиты.

Сколько хранится

Для документов этого типа предусмотрен срок хранения в 5 лет.

Транспортно-экспедиционная деятельность регулируется гл.41 ГК РФ, законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ \"О транспортно-экспедиционной деятельности\", а также Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554.

Согласно

Договор транспортной экспедиции: оформляем "первичку" без ошибок

Многие организации осуществляют перевозку товаров в интересах заказчика, как в рамках договора поставки, так и на основании отдельного договора транспортной экспедиции. При заключении таких договоров и оформлении заказов на транспортировку нередко допускаются нарушения и неточности. Рассмотрим, как следует документально оформлять эти операции, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при отражении их в бухгалтерском и налоговом учете.

Транспортно-экспедиционная деятельность регулируется гл.41 ГК РФ, законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ \"О транспортно-экспедиционной деятельности\", а также Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554.

Согласно договору транспортной экспедиции , одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. При этом экспедитор имеет право привлечь к исполнению данного обязательства третьих лиц. Обязанность оказывать услуги лично может быть закреплена только в договоре между экспедитором и клиентом.

Сами экспедиторские услуги делятся на основные и дополнительные.

К основным услугам относятся:

• организация перевозки груза определенным транспортом и по определенному маршруту;
• заключение от имени клиента или от своего имени договора (договоров) перевозки груза;
• обеспечение отправки и получения груза.

Дополнительные услуги включают в себя:

• получение (оформление) требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей;
• хранение груза, его получение в пункте назначения, проверку количества и состояния груза, его погрузку и выгрузку;
• уплату пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента.

Вознаграждением экспедитора является разница между согласованными тарифами и суммой расходов экспедитора на организацию перевозки. Заказчик в порядке, предусмотренном договором, обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить расходы, понесенные экспедитором в интересах клиента (п.2 ст.5 Закона № 87-ФЗ).

Экспедитор может заключить договор с перевозчиком, как от своего имени, так и от имени клиента. Необходимость действовать от своего имени (и наоборот) определяется в договоре. Если договор перевозки заключается от имени клиента, последний должен выдать экспедитору соответствующую доверенность. Такой вариант упрощает документооборот между всеми участниками перевозочного процесса, а также бухгалтерский учет и налогообложение операций, осуществляемых в рамках договора транспортной экспедиции. Однако чаще всего экспедитору приходится заключать договор на перевозку вверенного ему груза от собственного имени.

Документальное оформление транспортно-экспедиционных услуг

Перечень экспедиторских документов, установленный п.5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554 (далее - Правила), и договором транспортной экспедиции, включает в себя:

• поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
• экспедиторскую расписку (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
• складскую расписку (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Организации, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны обеспечить наличие всех документов, сопровождающих данный вид деятельности.

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции .

В зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, в том числе при перевозках груза в международном сообщении, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования дополнительных экспедиторских документов.

Все вышеперечисленные документы служат для оформления задания экспедитору и подтверждения получения груза. Документом, подтверждающим выполнение задания, является отчет экспедитора. В нем экспедитор может указать:

• суммы, перечисленные в счет заключенного по поручению клиента договора перевозки;
• документы, подтверждающие перевозку до пункта назначения;
• сумму своего вознаграждения.

Унифицированная форма отчета экспедитора не установлена, поэтому стороны вправе самостоятельно определять форму и содержание этого документа.

Однако важно помнить, что в соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы, унифицированная форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки.

То есть для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету отчет экспедитора должен содержать все перечисленные выше обязательные реквизиты.

Целесообразно описывать в отчете содержание хозяйственной операции достаточно подробно, не ограничиваясь словами «работы выполнены в полном объеме» и т. п. Кроме того, в документах, подтверждающих факт оказания транспортно-экспедиционных услуг, необходимо сделать ссылку на договор и заявку.

Вопрос, следует ли к отчету экспедитора прикладывать подтверждающие документы (товарно-транспортную или железнодорожную накладную, счет-фактуру перевозчика) или их копии, является довольно спорным. Законодательством РФ не установлено требования об обязательном подтверждении расходов на транспортно-экспедиционные услуги товарно-транспортной накладной (ТТН). Это подтверждает и судебная практика (определение ВАС от 19 июня 2009 г. № ВАС-7562/09, ФАС Поволжского округа от 7 апреля 2009 г. № А12-14314/2008).

Однако налоговые органы не согласны с данной позицией и указывают на то, что для подтверждения транспортных расходов требуется ТТН (письмо УФНС по г. Москве от 29 августа 2008 г. № 20-12/082058). Такие же выводы сделаны в отдельном решении ФАС Западно-Сибирского округа от 12 ноября 2008 г. № Ф04-6972/2008(15869-А-46-26). Суд указал, что для подтверждения транспортных расходов необходимы первичные учетные документы, свидетельствующие о понесенных экспедитором затратах.

На наш взгляд, прикладывать документы перевозчиков к отчету экспедитора необходимо еще и для того, чтобы подтвердить факт получения товара грузополучателем, поскольку отчет экспедитора таким подтверждением не является.

Основные ошибки при оформлении первичных документов и способы их исправления

Елена ЦЫРУЛЬНИК ,
ведущий консультант отдела бухгалтерского
и налогового консалтинга ГК "ВнешЭкономАудит"