Как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, образец документа. Как составить выписку из приказа об увольнении Выписка из приказа на отпуск образец

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

Чтобы закрыть тему копий и их заверения, сегодня поговорим про выписку. Это тоже своего рода копия документа, но воспроизводящая лишь его часть. Причин воспроизведения лишь фрагмента документа обычно две: первая – исходник содержит закрытую информацию (персональные данные, коммерчески важные сведения), вторая – исходник слишком велик, а для дела нужен лишь незначительный фрагмент его содержания. Кое-что о выписках мы уже разбирали в , а сегодня углубимся в тему.

Запросить выписку может как работник организации, так и государственный или судебный орган. Единственным документом, в котором хоть как-то (впрочем, минимально) озвучены правила подготовки выписок – небезызвестный моим читателям Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» ().

Общие правила подготовки выписок

1. Воспроизвести все реквизиты документа, которые отвечают за его идентификацию: наименование организации, дата и номер документа, место составления, наименование, заголовок;
2. Воспроизвести требуемую часть текста;
3. Воспроизвести реквизит «Подпись» без личного росчерка подписанта;
4. Заверить выписку так же, как копию.

Выписка из приказа

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая – это обоснование управленческого решения, фрагмент текста до слова «ПРИКАЗЫВАЮ». При подготовке выписки из приказа констатирующая часть воспроизводится полностью, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Управленческие решения озвучиваются в распорядительной части текста приказа. Из них при подготовке выписки выбираем только те, что нужны.

Образец выписки из приказа по основной деятельности (все картинки кликабельны)

Если речь идет о приказе по личному составу, составленному по форме, которая когда-то являлась унифицированной (об отмене обязательности применения унифицированных форм документов – ), то поступаем точно так же, как и с приказом по основной деятельности. Отсутствие констатирующей части смущать не должно. Обязательно вносим в выписку основание для издания приказа (обязательная часть любого приказа по личному составу).

Образец выписки из приказа по личному составу

Выписка из протокола

При подготовке выписки из протокола в нее переносятся:
— реквизиты, идентифицирующие документ (организация, дата и номер протокола, место проведения совещания, наименование документа, заголовок);
— председательствующий, секретарь, присутствующие;
— из повестки дня – только вопросы, имеющие отношение к выписке;
— из основных разделов («Слушали», «Решили») необходимую информацию;
— из реквизита «Подпись» только должности, инициалы и фамилии председательствующего и секретаря. Просить их подписать выписку не нужно.
Выписка заверяется так же, как и копия.
Образец выписки из протокола

В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

• Она оформляется так же как и сам приказ на , содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
• Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
• В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
• Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию. А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку. Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности.

Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов:

• во-первых, полное воспроизведение реквизитов , вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются;
• преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»;
• далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа;
• далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется;
• выписку из документа всегда нужно заверять аналогично , то есть с произведением записи «ВЕРНО», обозначением должности и подписью (с расшифровкой) заверяющего, датой и печатью для сторонней организации; более подробно вопросы этой темы рассматривает отдельная статья.

По схожему образцу оформляется выписка из приказов по личному составу. Принципиальное отличие состоит в отсутствии части текста, который объясняет причины издания приказа (преамбулы). В связи с этим выписка интересующего пункта производится из распорядительной части («Перевести…», «Принять…» и пр.), все остальное аналогично выписке из приказов, касающихся основной деятельности организации.

Более наглядно и понятно это будет выглядеть на конкретном примере:

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЛИЗКО»

(ОАО «Близко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

г. Новгород

О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда

В целях обеспечения положений Трудового кодекса РФ п р и к а з ы в а ю:

1. Инженеру ОТ Кабинкиной А.Н. обеспечить аттестационную комиссию литературой методического содержания. В срок до 10.05.2014 г.

Думаем, что теперь при необходимости составить выписку из приказа у вас не возникнет никаких трудностей.

Многие кадровики ошибочно считают, что выписка из приказа и его копия - это одно и тоже. Читайте о том, как правильно оформить этот документ, когда он требуется, скачайте образцы

Читайте в нашей статье:

Когда требуется

Органы социальной сферы, инспекторы ГИТ, судьи и другие уполномоченные лица периодически требуют у компаний и организаций документы, касающиеся одного из работников. При этом в полном тексте такого документа могут упоминаться другие люди, которые к полученному запросу никакого отношения не имеют.

Не дать затребованный документ - невозможно, как и разглашать конфиденциальные данные других сотрудников. В решении этой дилеммы поможет выписка – копия той части документа, которая относится к конкретному человеку, содержащая преамбулу и те положения приказа, которые нужны направившему запрос лицу. Если приказ состоит из одного-двух пунктов и касается только одного сотрудника, гораздо проще его отксерокопировать, но большие документы нуждаются в ином оформлении.

Читайте также:

При этом копия в некоторых случаях может использоваться без заверения, а выписка непременно должна быть удостоверена подписью уполномоченного лица. Но с юридической точки зрения эти документы равнозначны.

Кадровики после получения письменного заявления сотрудника должны в течение трёх дней всё выдать заявителю.

Как правильно оформить

Строго определённого порядка оформления выписки нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

• название предприятия;
• дата;
• место составления;
• подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, отксерокопировать нужный кусок приказа и допечатать на него нужные данные. Самое главное - наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Читайте также:

Сделать выписку из приказа можно на фирменном бланке предприятия или на обычном листе. Как правило, кадровые службы компаний выбирают первый вариант, поскольку на бланке уже содержится часть нужной информации.

Чаще всего компании составляют документ в таком виде:

1. полностью копируется шапка приказа, преамбула, номер и дата его издания (только вместо слова «Приказ» пишется «Выписка из приказа»);
2. переносится часть приказа, в которой содержится запрошенная информация;
3. указывается должность и ФИО человека, который приказ подписывал (сама личная подпись не копируется);
4. далее пишется слово «Верно», ставится дата и подпись удостоверяющего лица (с указанием должности и ФИО).

Поскольку с 2016 года юридические лица вправе (а не обязаны) иметь печати и штампы, то в случае, если организация продолжает использовать в своей работе печать, можно заверить копию после оформления оттиском. Это будет уместно, поскольку банковские сотрудники и госслужащие часто настаивают на скрепляющей документ печати.

Читайте также:

Период действия и хранения

В законодательстве не установлен срок действия для выписки, поэтому по умолчанию этот документ считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет.

Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).