Как составляется опись. Трудоёмкость составление описи документов. Окончательный переплет дела

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись. Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов. О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи - читайте далее.

Рядом с каждым документом следует обозначить:

• количество листов и экземпляров;
• копия или оригинал;
• наличие печати.

Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

• тип отправления: ценное письмо;
• имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
• полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
• подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
• печать почтового отделения.

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

	Описание
Шаг 1	Конверт принимается в открытом виде.
Шаг 2	Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
Шаг 3	Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
Шаг 4	Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Средняя стоимость отправки ценных писем равняется 20 рублям за 10 г документации.

Видео — Правильная почтовая опись

Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

• постоянного хранения;
• временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
• по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .

Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:

• описания дел;
• организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
• оставления собственно описи документов;
• составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

• все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:

• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
• заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
• крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
• количество листов в деле;
• примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
4	01-12	Документы о содержании аппарата управления (планы, обоснования, переписка). В письме руководителя ОАО «…» от 02.04.2009 г. содержатся нормы расходов на административно-хозяйственные нужды. Л. 15	04.03.2009 -12.05.2009	175

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.

Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.

Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Например:

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .

Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• наименование сдаваемых на хранение документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

— для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

— для бумаг с постоянным сроком хранения

— для передачи в пределах одной фирмы

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих орга нов . Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Предназначение описи внутренней документации

Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг. Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

1. Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
2. Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
3. Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
4. Опись дел наемных сотрудников.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету. Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока. Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы . Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации. В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов . К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций. В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании. В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании. Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала. В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги. Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки. В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения. Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом. В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист. При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела. Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов. Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

• порядковый номер дела, части и тома;
• список заголовков;
• количество листов в одном деле (части или томе);
• длительность срока хранения в архиве.

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов. Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд. На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг. В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета. При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки . Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов. Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя. Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка. Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

Заключение

Рассматриваемый бланк довольно часто используется в различных сферах делопроизводства. Использование описи позволяет систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию, личные дела наемных сотрудников и другие внутренние документы предприятия. Следует обратить внимание, что по истечении трехгодичного срока, все вышеперечисленные документы должны быть переданы на хранение в архив, расположенный на территории компании. В случае ликвидации предприятия, Государственному архиву передаются лишь сведения обо всех сотрудниках компании.

При передаче документов в органы государственной статистики, налоговую службу, суд и различные фонды наличие описи является обязательным требованием. В случае её отсутствии может последовать дальнейшее разбирательство. В этом случае, предприятию грозит крупный штраф.

Для того чтобы систематизировать внутренний документооборот предприятия и ускорить поиск нужных бумаг, вы можете скачать образец описи передаваемых документов.