Учет договоров в «1С. Учет договоров в «1С Заполнение карточки — «Договор»

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.

Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.

Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.

Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ():

Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.

Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":

Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:

Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.

Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:

А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":

И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":

Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:

Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?

К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":

Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":

А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:

Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":

Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Пример:

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники - Контрагенты (покупатели и поставщики) - Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом.

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным - он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование - «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора - «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т.д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам.

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать - нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы - Управление отношениями с клиентами - Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т.к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал».

• Общую сумму покупок
• Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент - не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации - 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным - нажмем в списке договоров кнопку «Основной».

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т.к. мы выбрали его в договоре.

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук - не совпадает), а цена на телевизор - оптовая цена нашей организации.

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники - Номенклатура - Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру.

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты - Продажи - Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями.

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору - (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать - устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

Функционал программы 1С: Бухгалтерия 8 редакции 3.0 уже давно выходит за рамки ведения бухгалтерского учета и формирования регламентированной отчетности. Для уменьшения количества рутинных операций, совершаемых сотрудниками организации, в программе есть возможность создавать договоры, которые будут в дальнейшем заключаться с контрагентами. При этом формируется текст в виде шаблона, затем для каждого контрагента его можно будет распечатать или отправить по электронной почте напрямую из программы.

Шаблоны договоров хранятся в одноименном справочнике.

Изначально в программе уже существуют некоторые виды шаблонов. Создать свой можно по образцу, для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать операцию «Скопировать».

В данном примере мы создадим договор с нуля. Нажимаем кнопку «Создать» - «Новый шаблон».

Перед нами открывается окно редактирования нового документа. В поле «Наименование» указываем название, в данном примере: «Дополнительное соглашение к договору аренды».

В шапке документа также введем название, укажем номер и дату соглашения. Это постоянный текст, который не будет изменяться, а вот далее следуют данные в фигурных скобках, которые будут меняться в зависимости от реквизитов, указанных в карточке нашей организации или контрагента.

На следующем рисунке текст нашего соглашения уже заполнен, как мы видим, здесь также присутствуют поля для автоподстановки данных. Например,
1 - «ПолноеНаименованиеОрганизации» (здесь подставится наименование нашей организации, исходя из наименования в карточке организации) и
2 – «РуководительОрганизацииРодительныйПадеж» (здесь будет указываться ФИО руководителя нашей организации в родительном падеже).

Чтобы вставить поле «ПолноеНаименованиеОрганизации» необходимо щелкнуть «Вставить в текст», затем «Наши реквизиты» - «Полное наименование».

Для выбора «РуководительОрганизацииРодительныйПадеж» также нажимаем «Вставить в текст», выбираем «Наши реквизиты», «Руководитель (склонения)» - «Родительный падеж (Кого?)».

По аналогии выбираем реквизиты контрагента («Вставить в текст» - «Реквизиты контрагента»).
Для определения шрифта текста необходимо выполнить следующие действия:

Теперь посмотрим, как же мы сможем использовать данный шаблон. Переходим в справочник «Контрагенты», открываем нужный элемент и выбираем «Договоры». Далее нажимаем «Печать» - «Договор».

Программа предлагает нам выбрать форму из справочника шаблонов. Выбираем созданное нами ранее соглашение.

Вот такой результат у нас получился:

Все данные заполнились автоматически, исходя из реквизитов нашей организации и реквизитов контрагента. Здесь мы также имеем возможность редактировать текст при необходимости.

Теперь мы можем распечатать договор по кнопке «Печать». По кнопке «Сохранить» можем сохранить документ на компьютер, либо присоединить его к договору. Чтобы отправить документ по электронной почте, например, контрагенту для ознакомления, необходимо щелкнуть «Отправить».

Также созданный нами шаблон можно найти в непосредственно в форме справочника «Договоры» (раздел «Справочники»). На командной панели выбираем «Печать» - «Договор».

В этой форме мы тоже имеем возможность сформировать новый шаблон по кнопке «Создать».

В документе «Счет покупателю» также можно получить доступ к нашей печатной форме. Щелкаем «Печать» - «Договор», далее по аналогии.

На текущий момент из программы 1С можно вывести на принтер любую печатную форму, которая предусмотрена теми или иными нормативными актами. Классикой большинства конфигураций уже давно являются:

Эти формы входят в пакет поставки популярных типовых решений, что называется, по умолчанию.

• Счет;
• ТОРГ-12;
• Счета-фактуры;
• Универсальный передаточный документ (УПД);
• Кассовые чеки;
• Акты выполненных работ;

Но почему же до сих пор мы не можем создать в 1С свой договор? Почему мы не можем красиво его оформить в нашем корпоративном стиле, сделать для него приложения и распечатать?

Можем! Мы исправили этот недочет разработчиков 1С.

С 2012 года у нас в компании существует решение, которое называется «Печать договоров из 1С». На момент подготовки данного поста мы осуществили уже 92 внедрения и не собираемся останавливаться на достигнутом.

Видео печати договоров из 1С.

В этом видео показана работа решения для конфигурации "Управление торговлей" ред. 10.3.

Оно даст вам представление о том как работает решение в целом. Видео для более новых конфигураций я выложу чуть позже.

Для кого предназначено решение «Печать договоров из 1С»?

В целом для любых компаний, кто использует в своей работе договоры и приложения к ним! Кому регулярно приходится возиться с их оформлением и внесением информации в заранее созданные шаблоны.

Давайте посмотрим, как обычно происходит оформление договоров в компаниях, где этот процесс не автоматизирован:

• Скорее всего, у вас есть заранее созданный шаблон. Чаще всего это документ формата ворд или эксель. Иногда таких шаблонов может быть несколько, например, когда у вас разные юридические лица или дифференцированные условия поставок для разных товарных групп.

В своей практике мы встречали организацию, в активном использовании у которой было… Внимание! 75 шаблонов! По признанию менеджеров компании – это был ад! :)

• Когда к вам поступает заявка или приходит клиент, ваш специалист ищет более-менее подходящий шаблон и начинает заполнять его данными. Хорошо, если при этом, клиент готов терпеливо ждать.
• В особо запущенных случаях персонал использует ранее заполненные договоры, которые были подготовлены другим клиентам. Это чревато не только ошибками, но и непреднамеренным раскрытием персональных данных.

Интересно, а вы помните, что в силу закона, вы обязуетесь хранить персональные данные клиентов в тайне от третьих лиц? Вы можете быть уверены, что персонал ведет себя ответственно в этом отношении?

• Когда шаблон найден и заполнен, вы переносите, фактически, те же самые сведения в 1С (или другую учетную систему) для формирования документов отгрузки или актов оказанных услуг, а может кассовых чеков, если торгуете в розницу.

Такой подход несет вам и вашему бизнесу множество проблем

1. Потерянное время на поиск и ручное заполнение информации. Объем данных бывает очень большим, а если к договору предполагается еще и спецификация, то и подавно. Вот лишь примерный перечень данных, которые обычно вносятся в договор:
   • Паспортные данные или реквизиты юридического лица
   • Банковские сведения
   • Контактные данные организации или ответственных физ. лиц
   • Даты поставок или оказания услуг
   • Предмет договора
   • Сведения об услугах или товарах
   • Гарантийная информация
   И это далеко не полный перечень возможных переменных.
2. Ошибки при вводе данных операторами. Человеческий фактор не позволяет выполнять рутинные операции также точно и также быстро, как это может сделать робот. В данном случае таким роботом может стать ваша 1С. Автоматизация процесса заполнения договоров не позволит вашим сотрудникам «забыть» внести существенные условия в документ, а также сведет вероятность ошибок к минимуму.
3. Некрасивое нетипизированное разноформатное оформление. Нумерация в договоре слетела, логотип компании съехал с положенного ему места, текст как-то странно перенесся на другую страницу, а оформление договора в целом исказилось до безобразия и портит имидж компании. Ах, да! Еще место для печати и подписи ответственных лиц было случайно удалено менеджером ввиду усталости. Ну, или просто по невнимательности. Знакомо?
4. В куче договоров, разбросанных по рабочим местам сотрудников, невозможно найти нужный. Мало того, что у каждого сотрудника свой персональный компьютер, но еще и своя папка для складирования договоров. Их хранение не централизовано, о быстром поиске не может быть и речи.

Чем печать договоров из 1С поможет вам?

Позволит предоставить клиенту исчерпывающую документацию для заключения сделки. Любые договоры и приложения к ним по нажатию кнопки из 1С.

Ускорит документооборот и увеличит пропускную способность бизнеса. Сколько времени ваш менеджер тратит на ручное оформление сделки сейчас. 30-40 минут? Ну, если реально встать рядом с ним с часами и замерить!

Электронные экземпляры документов будут готовы мгновенно. Менеджерам не надо будет искать директора или доверенное лицо для простановки печати организации и подписи. Договор будет сохранен в PDF, в нем будет все необходимое для немедленной отправки клиенту, включая подписи ответственных лиц и печать. Бумажные экземпляры можно будет распечатать позже при обмене оригиналами.

Вам не надо будет искать нужный шаблон – все заготовки будут прямо в 1С. На все случаи жизни. Вы просто выбираете тот, который необходим сейчас, и печатаете его.

Не надо будет повторно заполнять договоры. При изменении шаблона или выводимых в него данных, достаточно будет просто нажать кнопку «Печать» и получить готовый документ.

Будет обеспечено надежное хранение персональных данных ваших клиентов в соответствии с настройками доступа к ним.

Заполнение договоров будет типизированным и быстрым. Данные будут проверяться на корректность и необходимость их вывода в конкретный шаблон при конкретных условиях. Готовые документы будут аккуратными.

Сотрудники займутся действительно полезными для бизнеса делами, перестанут делать обезьянью работу.

Вы сможете самостоятельно менять шаблоны договоров без привлечения программистов. Также вы сможете без проблем подключать новые экземпляры спецификаций и других приложений к основным договорам, которые вам смогут потребоваться. В любой момент!

Немного примеров, кому может потребоваться печать договоров из 1С.

В целом любым компаниям, поставляющим свои товары или оказывающим услуги на договорной основе.

В частности:

• Страховым агентам и брокерам;
• Туристическим компаниям;
• Автосалонам и автосервисам;
• Операторам связи, телекоммуникационным компаниям;
• Транспортным компаниям и курьерским службам;
• Медицинским учреждениям;
• Фитнес центрам;
• Оптовикам, работающим под заказ;
• Прочим участникам бизнеса;

Решение подходит для большинства типовых конфигураций

Управление торговлей 10.3

Управление торговлей 11

Бухгалтерия предприятия 2.0

Бухгалтерия предприятия 3.0

Комплексная автоматизация 1.1

Комплексная автоматизация 2.0

Управление производственным предприятием 1.3

По желанию мы настроим шаблоны ваших договоров, чтобы вам не нужно было возиться с их подготовкой к дальнейшей автоматической печати. При необходимости мы выведем туда переменные, которых вам будет не хватать (такое бывает, но редко)

Обычно решение поставляется в течение 1-3 дней. Чаще всего – сразу в день оплаты.

Если у вас остались вопросы – пишите их прямо в комментариях. Или звоните нам на номер готовых решений для заказа!

Заказать печать договоров из 1С (от 18 000 рублей)