Унифицированная форма приказа т 7. Права отдельных категорий граждан. Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков – это документ, который содержит сведения о предполагаемых датах отпусков всех работников организации. Его наличие и порядок составления регламентированы трудовым законодательством РФ.

График отпусков: ТК РФ

График отпусков должен быть в наличии у всех работодателей. Прямого указания на это в законодательстве нет, но такой вывод можно сделать из положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ. В ней об этом документе говорится следующее:

• график является основанием для предоставления отпусков работникам компании;
• его нужно утвердить не позже, чем за две недели до начала нового года;
• дат, указанных в графике должны придерживаться обе стороны трудовых отношений.

В график вносятся все отпуска, которые положены работнику без согласования с работодателем и в предоставлении которых он не может отказать работнику.

График отпусков: форма Т-7

Для составления этого документа обычно используют унифицированную форму Т-7. График отпусков может также составляться и на бланке, который компания разработает самостоятельно, поскольку в настоящее время использовать унифицированы формы не обязательно.

Если образец графика отпусков на 2018 год предприятие будет составлять самостоятельно, то разработанный бланк обязательно нужно утвердить приказом по организации.

Но чаще для составления графика отпусков применяют унифицированную форму, которая является самой удобной для отражения информации.

График отпусков: образец заполнения 2018

Скачать заполненный образец можно . Унифицированная форма графика отпусков на 2018 год будет заполняться в три этапа:

1. заполнение данных об организации и о составляемом документе;
2. заполнение данных о работниках и запланированных датах отпусков;
3. заполнение графика в ходе работы: фактические даты отпусков, перенос, изменение и т.д.

Заполнение титульной части

Титульная часть включает в себя следующие реквизиты:

• полное наименование юридического лица;
• мнение представительного органа. Если на предприятии его нет, то отведенное для этого поле оставляют незаполненным;
• гриф утверждения руководителя. Ставится его подпись с расшифровкой и наименование должности. Место под печать здесь не предусмотрено, но согласно правилам составления деловых бумаг, гриф «Утверждаю» заверяется печатью;
• дата утверждения, проставляется с учетом установленных сроков;
• наименование документа и его реквизиты: номер, дата составления и период (год) на который он составлен.

Только при заполнении всех реквизитов график отпусков будет иметь силу юридического документа и его можно использовать при спорах с работниками.

Заполнение информации об отпусках

На втором этапе заполняется непосредственно график отпусков. Бланк этого документа представляет собой таблицу, разделенную на следующие колонки:

1. структурное подразделение, сюда данные вносятся, только если на предприятии есть разделение на отделы. Можно поставить сокращенное наименование предприятия;
2. должность, на которой числится работник.
   

   Обратите внимание! Если один человек работает на двух должностях (совместительство), то его вносят в график дважды.

3. полное ФИО работников фирмы;
4. табельный номер, в том случае если он есть;
5. количество календарных дней отпуска. Здесь проставляется продолжительность всех отпусков, только цифрами, поскольку единица измерения (дни) уже установлена в шапке таблицы.

Примеры заполнения:

• «28» (основной оплачиваемый отпуск);
• «28 + 5» либо «28,5» (основной и дополнительный отпуска).

1. дата отпуска по плану. Должно быть указано конкретное число, а не просто месяц. Если работник дробит отпуск, или ему положено несколько, то в скобках около даты можно давать пояснения. Можно также указывать начальную и конечную дату отпуска.

Примеры заполнения:

• «с 01 октября (основ.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.10.2018 по 28.10.2018, с 01.12.2018 по 05.12.2018 (доп.)»;
• «с 01 июня (14 дн.), с 01 сентября (14 дн.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.06.2018 по 15.06.2018 года, с 01.09.2018 по 14.09.2018 года, с 01.12.2018 по 01.12.2018 года (доп.).

Столбцы с 1 по 6 заполняются при составлении графика. Все остальные в ходе работы, в течение года.

После составления таблицы ставится подпись работника, который оформил график.

Изменения и дополнения графика отпусков

В столбцы с 7 по 10 вносится следующая информация:

1. Дата, когда работник фактически отгулял отпуск, она может не совпадать с той, которая указана в колонке 6.
2. Основание для перенесения отпуска. Сюда вносится наименование и реквизиты документа, согласно которому запланированная дата была изменена.

Пример заполнения:

• Заявление А.А. Кубикова от 12.03.2018 года;
• Приказ от 15.06.2018 года, № 45-К.

1. Вносится предполагаемая дата переноса, она должна быть указана в документе-основании.
2. Примечание. Данный столбец можно не заполнять, либо делать в нем различные пометки (уволен, внешний совместитель, отпуска отгуляны в полном объеме и т.д.).

График отпусков представляет собой сводную таблицу с датами предоставления отдыха всем работникам компании. Составляется он, как правило, на унифицированной форме Т-7. Ее бланк скачать можно по ссылке, приведенной выше.

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:

• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.

Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.

Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Утверждение графика

Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.

Совет

Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?

Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Внесение изменений

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Внесение дополнений

Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков - документ важный и абсолютно необходимый. Поверьте, инспектор ГИТ, придя с проверкой соблюдения права работников на отдых, в первую очередь попросит предоставить именно график отпусков. И хорошо если этот документ у вас идеальный - и по форме, и по содержанию... Закон содержит строгое правило - график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но до этого нужно собрать все необходимые сведения, составить проект документа, учесть мнение профсоюза. На все это требуется время, а значит, начинать готовить график отпусков нужно уже сейчас. И мы вам в этом поможем.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ ). График утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7.

Время работы кадровика над проектом графика отпусков зависит от численности работников компании, а также от того, как в ней организован процесс подготовки этого документа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты () содержат правило: при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Что можно отнести к положениям действующего законодательства, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков?

Это, безусловно, те нормы, которые определяют правила предоставления отпуска:

1. Общие правила предоставления отпуска. Так, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.

2. Правила исчисления продолжительности отпуска. Продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Экспертные статьи о любых видах дополнительных оплачиваемых отпусков вы можете найти в Электронной системе кадровика.

3. Особенности использования отпуска отдельными категорииков. В определенных ТК РФ или иным федеральным законом случаях отдельным работникам отпуск предоставляется с учетом специальных правил. Например, работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ ).

Таблицу особенностей использования отпуска отдельными категориями работников см. на .

4. Особая продолжительность отпуска. Отдельным работникам в соответствии с законом предоставляются удлиненные основные, а также дополнительные отпуска.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем, особенно если в организации нет профсоюза, мнение которого следует учитывать при утверждении документа.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании своих отпусков.

На практике чаще всего в составлении графика отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба. Информация о желательном времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

В некоторых компаниях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения и согласовывают их с работниками. Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров.

Все пожелания работников, оформленные тем или иным образом, анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений закона и специфики деятельности организации. А по каждому работнику необходимо учесть и его индивидуальные особенности использования отпуска (продолжительность отпуска, текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущие периоды и др.).

При этом подготовку графика работодатель организует на свое усмотрение. Если процедура, сроки, ответственные за составление и оформление графика сотрудники будут закреплены в локальном нормативном акте, не будет необходимости ежегодно организовывать работу по планированию отпусков.

Например, работникам в возрасте до 18 лет положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день. Работники с ненормированным рабочим днем ежегодно получают дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней.

5. Особенности предоставления отпуска отдельным работникам. Исключения из общих правил предоставления и использования работниками отпуска предусматриваются законом и должны учитываться при составлении графика.

ПРИМЕР

Например, работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год, а значит, этот отпуск (часть отпуска) должен быть ему предоставлен в следующем рабочем году, что должно найти отражение в графике отпусков.

Далее, при составлении графика отпусков учитывается специфика деятельности работодателя таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации. Здесь желательно принимать во внимание взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год, сферу деятельности организации.

ПРИМЕР

Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков, в локальном нормативном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству

Что касается учета пожеланий работников, закон не предусматривает правило о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. Учет пожеланий – это рекомендация, а фактически график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения профкома.

Изменение графика отпусков

Если работник принят на работу уже после утверждения работодателем графика отпусков, то нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.
В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период, но при соблюдении одного условия – должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Форма Т-7

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ) (пример 2).

Структурные подразделения;
должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
количество календарных дней запланированного отпуска;
запланированная и фактическая даты отпуска;
сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в графике отпусков, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы. Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков.

4. Структурное подразделение

В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании).

Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:
Вариант 1. В алфавитном порядке;
Вариант 2. По степени функциональной значимости;
Вариант 3. В порядке убывания штатной численности;
Вариант 4. В соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в полном соответствии с принятым в организации внутренним делением, в именительном падеже, в единственном числе.

Если же компания не имеет внутреннего деления, эта графа таблицы графика отпусков не заполняется (можно проставить в ней прочерки).

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Эта графа графика отпусков обычно заполн

яется в следующем порядке:
наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);
наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском

На практике наименования должностей (профессий, специальностей) могут указываться в графике и в порядке очередности предоставления отпусков. Многие кадровики предпочитают такое заполнение графы 2 таблицы, поскольку оно позволяет наглядно отобразить очередность предоставления отпусков работникам.

Наименования должностей (профессий, специальностей) переносятся без сокращений из штатного расписания и указываются в именительном падеже, в единственном числе.

6. Фамилия, имя, отчество

Фамилии, имена и отчества работников указываются в графе 3 таблицы графика отпусков в соответствии с личными карточками работников или иными документами кадрового учета.

7. Табельный номер

В графике отпусков указываются табельные номера работников.

Табельный номер присваивается каждому работнику при приеме его на работу для целей табельного учета фактически использованного им рабочего времени.

8. Отпуск. Количество календарных дней

В этой графе таблицы графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику.

Продолжительность отпуска каждого работника определяется исходя из условий трудовых договоров, на основании данных личных карточек работников и иных учетных документов.

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Более продолжительный основной отпуск предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и отдельными федеральными законами (сводную таблицу работников, которым положены удлиненные основные отпуска, см. на портале ).

Некоторым работникам в соответствии с требованиями закона должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск (сводную таблицу работников, которым предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска, см. на портале ).)

Общая продолжительность отпуска, положенного каждому работнику, исчисляется путем сложения продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков.

Определенная суммарная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска указывается в графике отпусков без разделения на основной и дополнительный оплачиваемый отпуска.

ПРИМЕР

Например, должности начальника отдела кадров и инспектора по кадрам входят в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, утвержденный работодателем. Режим ненормированного рабочего времени закреплен и в трудовых договорах указанных работников.

Коллективным договором, действующим у работодателя, предусмотрено предоставление дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем, продолжительность которого зависит от занимаемой работником должности. Так, руководителям структурных подразделений, имеющим режим ненормированного рабочего дня, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 календарных дня. Остальным работникам - 3 календарных дня.

Таким образом, общая продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставляемого начальнику отдела кадров, составит 32 календарных дня (28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска + 4 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска). Продолжительность отпуска инспектора по кадрам будет равна 31 календарному дню.

Обратите внимание, в графике отпусков нельзя фиксировать разделение отпуска на части. Это объясняется тем, что в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение отпуска - предмет соглашения сторон трудового договора. График же отпусков - это локальный нормативный акт, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. И так как предоставление отпуска частями - это исключение из общего правила, то не следует закреплять такое исключение на локальном уровне.

9. Отпуск. Запланированная дата отпуска

В этой графе таблицы графика отпусков указываются запланированные календарные даты отпуска.

ПРИМЕР

Например, графиком отпусков запланировано предоставление отпуска начальнику отдела кадров в августе 2011 г. С 8 августа по 4 сентября ему будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. С 5 сентября по 8 сентября 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 32 календарных дня будет предоставлен с 8 августа по 8 сентября 2011 г. Инспектору по кадрам запланирован отпуск в июле 2011 г. С 1 по 28 июля 2011 г. работнику будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, с 29 июля по 31 июля 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 31 календарный день будет предоставлен с 1 по 31 июля 2011 г

На практике часто возникает вопрос - можно ли указать в этой графе таблицы не конкретные даты, а календарный месяц, в котором будет предоставлен отпуск работнику?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. При этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7 требуется указывать запланированную и фактическую даты. Реквизит «Дата», как правило, содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта планирования.

Не забудьте, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). Начало отпуска определяется по графику отпусков. И если в графике не будут предусмотрены календарные даты, работодателю будет сложно исполнить обязанность по предупреждению работника о начале отпуска.

НЕЛЬЗЯ!

«Разбивать» в графике отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск на основной и дополнительный, а также закреплять предоставление отпуска по частям

Мы рекомендуем указывать в графе 6 таблицы точную дату отпуска еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отпуска работнику. Если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику необходимо каждый раз писать заявление на отпуск. На практике довольно часто имеет место ситуация, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление отпуска в любом случае несет работодатель. В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, вы имеете возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность нашего документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Планируя отпуск работников, закрепляйте в графике конкретные календарные даты его предоставления

10. Мнение выборного профсоюзного органа

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Для этого перед утверждением графика отпусков проект документа и обоснование по нему следует направить в профком (ч. 1 ст. 372 ТК РФ ). Проект графика отпусков - это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.

Профком не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.

Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

11. Дата составления

Этот реквизит позволяет установить, когда кадровая служба приступила к работе по определению очередности отпусков. Поэтому в этой графе проставляется дата составления первого проекта сводного графика отпусков.

Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, начинающийся 1 января и заканчивающийся 31 декабря. В этой графе унифицированной формы проставляется следующий год.

13. Подпись руководителя кадровой службы

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.

14. Гриф утверждения

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

15. Номер документа

Унифицированная форма графика отпусков содержит графу «Номер документа». График отпусков - это локальный нормативный акт, выпускаемый один раз в году в одном экземпляре, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.

Вариант 1. Использовать для ознакомления специальную учетную форму, например Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, т. к. его можно использовать в течение нескольких лет.

Вариант 2. Дополнить унифицированную форму графика отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. Такие изменения должны быть оформлены приказом работодателя (пример 1).

После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении с графиком работников организации. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике (пример 2).

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.

Срок хранения графика отпусков - один год (ст. 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ).

Скачать чистый бланк формы графика отпусков № Т-7

Приказ о дополнении унифицированной формы № Т-7 графой 11

График отпусков (форма № Т-7) (образец)

Журнал: Всё для кадровика, Год: 2010, Номер: №5

Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.

После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Помните, что он:

• составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
• согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
• 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
• 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

• после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
• не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
• делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

Для этой цели может составляться:

• опросный лист;
• анкета;
• докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году

Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».

Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:

При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.

Для этого производите оформление по следующим правилам:

• Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
• Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
• Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
• Утверждайте график отпусков каждый год.
• Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.

Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.

Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права

К таким лицам относятся:

• сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
• несовершеннолетние лица;
• одинокие отцы;
• ветераны боевых действий;
• лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).

Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.

Какие периоды отдыха включаются?

При разработке графика отпусков учитывается:

• основной отпуск;
• дополнительный;
• неиспользованный за прошлый период.

Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.

Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.

Пример подобного документа смотрите здесь:

Можно ли делить отпуск?

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.

Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.

Нужно ли вносить декретниц в ГО?

Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.

Существует два противоположных мнения по этому вопросу:

1. Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
2. Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.

Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.

Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?

График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.

Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.

На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.

Расчет дней

Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.

Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.

Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?

На основании такого документа, как , вы должны:

• Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
• Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
• Определить общую продолжительность отдыха.

Как это выглядит на примере:

Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.

Решение:

Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).

Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.

Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2019 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.

Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7

При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.

Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:

• Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
• Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
• Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
• Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
• Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
• Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
• ФИО – вписывается полностью.
• Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
• Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
• Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.

Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.

Пример заполнения представлен ниже:

Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.

Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.

Где и сколько должен храниться?

Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.

• конфликт между работодателем и подчиненными;
• выявление ошибок при составлении приказа;
• неправильное начисление денежных средств;
• определение порядка очередности.

Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.

Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.

Место хранения должно быть надежным и безопасным:

• металлический ящик;
• сейф или шкаф;
• помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.

Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).

Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.

Что нужно знать?

Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.

Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.

Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.

Требуется ли ознакомление работников под роспись?

Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.

Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:

• График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
• ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.

Подпись ставится в двух случаях:

• Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
• В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.

Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.

Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.

Пример показан на рисунке:

Внесение изменений в документ

После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.

Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.

Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.

Перенесение отпуска

Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.

В столбцах ставятся такие отметки:

• №7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
• №8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
• №9 – число предполагаемого отдыха.

Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.

Трудоустройство после утверждения

Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.

Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:

Отзыв из отпуска

В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».

В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.

Как составить приказ о внесении изменений?

Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.

Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:

• новую дату отдыха;
• персональные данные работника, должность;
• поручения кадровому специалисту;
• лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.

При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.

Заполненный образец - здесь:

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?

Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.

Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.

Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?

Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.

Исключение – срок действия договора истекает в декабре.

Работник запрашивает копию ГО, что делать?

Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.

Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.

15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО

• неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
• иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
• при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
• не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
• делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
• назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
• отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
• отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.

График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.

Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.