Журнал регистрации договоров образец заключенных на предприятии. Журнал регистрации договоров в организации. Порядок регистрации договоров

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать .

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

Преимущества электронной формы

• возможность быстрого поиска в документе;
• оптимизация работы;
• фиксированный контроль за верным оформлением;
• лучшая конфиденциальность журнала;
• более простой формат исправления ошибок;
• меньше затрат па ведение;
• простота выдачи выписок и справок.

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

• если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
• если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Кто занимается ведением

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

• сотрудник, который ответственен за журнал;
• способ заполнения журнала, выбранный вариант;
• форму регистрации внутренней документации.

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

• жесткая, долговечная обложка любого цвета;
• использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
• на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
• все страницы нумеруются;
• первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
• на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
• каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
• в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

• в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
• в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

• порядковый номер;
• ФИО полностью;
• должность;
• время действия документа;
• приказ или уведомление о выпуске журнала;
• подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Как внести изменения

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

• изменения условий трудоустройства;
• увольнение;
• перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

• контроль документов;
• конфиденциальность;
• срочный поиск и формирование копий документов и справок;
• быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

В период деятельности предприятия им заключается огромное количество соглашений.

В первую очередь необходимо напомнить о требовании законодательства Российской Федерации к оформлению договоров о найме.

Второй разряд соглашений можно назвать коммерческим.

Они подписываются компанией с контрагентами, которые, по условиям соглашения, являются плательщиками.

Следующий разряд договоров - это соглашение с поставщиками.

Кроме этого, в крупных компаниях возможно более детальное подразделение на категории.

Для облегчения работы с документами (договорами) необходимо производить их учет, соответственно, их нужно регистрировать.

Регистрация договоров своей редакции

Если предприятие использует в своей деятельности типовые договора в своей редакции, регистрация проводится следующим образом: каждый договор имеет свой уникальный номер. Подписанные соглашения регистрируются в журнале. Поэтому, при издании документа ему нужно изначально присвоить номер, которым будет следующим в этом журнале.

Журнал учета договоров разрабатывается каждой компанией отдельно. Примеры листов журнала можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками внизу страницы.

Среди обязательных граф можно отметить следующие:

в первую очередь, это порядковый номер регистрационной записи;

затем указывается номер контрагента. Он может иметь как цифровое, так и буквенное обозначение. Это удобно при шифровании его статуса (покупатель, поставщик, работник и так далее).

Кроме этого, естественно, нужно указать дату издания соглашение и полное название контрагента. Допускается введение граф для указания предмета соглашения, срока действия, стоимости и так далее. Необходимо указывать, за чьей подписью этот договор был издан. Кроме этого можно вписать ответственный отдел.

Регистрация соглашений чужой редакции

Данный случай предполагает следующий факт - номер договора присваивается контрагентом, поэтому он не будет совпадать с регистрационной записью. Исправлять номер нельзя. Для регистрирования можно использовать следующий механизм. На обратной стороне последнего листа соглашения ставиться штамп. На этом штампе должны быть графы, которые заполняются вручную ответственным делопроизводителем. Этими данными являются дата регистрации и регистрационный номер.

Данные о таких договорах также вносятся в журнал. Процедура его заполнения идентична той, которая описана в предыдущем разделе. Отличие заключено в наличии графы для указания номера соглашения, который был присвоен контрагентом.

Хранятся договора в архиве. Для того чтобы облегчить поиск необходимого документа, все подписанные и зарегистрированные соглашения раскладываются по категориям. Так, например, в одном месте не хранят договора о найме, купле-продаже, аренде, поставках сырья и так далее.

Деятельность любого предприятия, учреждения, организации или фирмы невозможная без товаров и услуг, привлечения сторонних организаций для выполнения своих функций и т.д.

Для того чтобы действовать в рамках закона, нюансы всех этих операций оформляются в письменном договоре, имеющем типовую форму. В соответствии с современным законодательством такие договора необходимо регистрировать в установленном порядке в целях вступления их в действие.

Главным документом, определяющим понятие договора и порядок его заключения, расторжения и изменения, является Гражданский Кодекс Российской Федерации.

Согласно части 1, статье 420 под договором следует понимать двух и более лиц, в соответствии с которым устанавливаются их гражданские права и обязанности друг относительно друга.

Все виды договоров можно классифицировать по ряду признаков:

• По обязательствам получения платы или другого возмездного возмещения хотя бы одной из сторон – возмездные и безвозмездные.
• По наличию определения в положениях ГК РФ – поименнованные и непоименнованные.
• По числу сторон, участвующих в заключении – двусторонние и многосторонние.
• По числу предметов договора – простые и смешанные.
• По условиям заключения для всех желающих – публичные и непубличные.
• По участию сторон в определении условий договора – договора присоединения и взаимосогласованные.
• По условию передачи предмета договора – консенсуальный и реальный.

Большинство договоров являются взаимными, то есть обязательства и права возникают у всех сторон, вступивших в соглашение.

Также можно классифицировать договора в соответствии с отношением к основному соглашению:

1. Основной договор – документ, непосредственно определяющий обязательства и права сторон, участвовавших в его заключении.
2. – прописывает моменты, не указанные в основном договоре, но прямо относящиеся к его предмету.
3. Предварительный договор – соглашение, определяющее будущую возможность заключения основного договора.
4. Опционный договор – дополнительное соглашение, ссылка на которое должна прописываться в основном акте.
5. Рамочный договор – документ, содержащий общие положения о правах и обязанностях сторон и предусматривающий возможность их уточнения в рамках отдельных договоров, заключенных позже.

Относительно предмета договора в заключенных соглашениях могут устанавливаться условия трудовой деятельности, перемирия в военных действиях, купли-продажи движимого и недвижимого имущества, ренты, страхования, найма жилых помещений и проч.

Согласно ГК РФ (статья 433) каждый заключаемый договор должен регистрироваться в установленном порядке, если иное не предусмотрено законом.

Зачем нужна регистрация договоров

Договор государственной регистрации: образец

В любом соглашении или сделке каждая из сторон хочет быть уверенной в том, что другая сторона исполнит свои обязательства, прописанные в договоре. Для этого документальное соглашение заверяется подписями ответственных лиц и печатями организаций или индивидуальных предпринимателей, если они имеются в наличии.

Но в большинстве случаев одних подписей и печатей будет недостаточно в случае нарушения договорных условий одной из сторон и требования возмещения понесенного ущерба другой. Для того чтобы быть максимально уверенным в защищенности своих интересов, необходимо пройти процедуру государственной регистрации договора, заверив его реквизиты и само право на существование в организации, занимающейся в том числе и .

Возмещение ущерба вследствие нарушения условий договора или неисполнения заявленных обязательств зачастую возможно получить, только пройдя через судебные разбирательства. Но ни одна инстанция не возьмется рассматривать иск в случае отсутствия государственной регистрации договора. Он попросту будет считаться недействительным.

При заключении ряда договоров, например, или купли-продажи, и отсутствии их регистрации можно привлечь внимание инспекторов налоговой инспекции и дать возможность заподозрить себя как лицо, уклоняющееся от уплаты налогов.

В процессе оформления государственной регистрации стороны, заключающие соглашение, проверяются на наличие различных долговых обязательств и обременений. Это позволяет обезопасить «честную» компанию от сделки с недобросовестным поставщиком, арендатором и проч.

Существуют и другие выгоды, которые можно получить в результате законного оформления договора:

• При регистрации договора аренды арендатору компенсируются расходы на процедуру и частично – на оплату аренды.
• При регистрации договора долевого участия в строительстве покупатель квартиры в строящемся доме застрахован от того, что на нее будет претендовать еще один или даже несколько покупателей.
• При регистрации договора ренты ее получатель застрахован от обмана со стороны плательщика.

Зачем нужна государственная регистрация договора, подскажет видеосюжет:

Порядок регистрации договоров

Государственная регистрация договора представляет собой стандартную процедуру, состоящую из нескольких этапов.
Вначале необходимо подать заявление на прохождение процедуры госрегистрации. Затем собрать и предоставить необходимый .

В течение определенного срока, установленного законодательством, эти документы будут рассмотрены, сделаны необходимые проверки и вынесено решение.

Проверяется в первую очередь правильность составления договора. Затем на подлинность проверяются все поданные документы. Если появляется сомнение в их подлинности, подается заявка на подтверждение требуемых данных в компетентные органы.

Государственная регистрация договоров

Процедура государственной регистрации договоров не является бесплатной. В процессе оформления потребуется оплатить и предоставить соответствующую квитанцию вместе с остальными документами.

Решение может быть как положительным, так и отрицательным, то есть заявителю могут отказать в регистрации договора. Причина отказа должна быть оформлена письменно и содержать мотивированное пояснение. Так, отказать в регистрации договора могут из-за недостаточности пакета предоставленных документов либо при обнаружении ошибок в составленном документе.

Заявителю дается время на исправление недочетов, после которого он может вновь подать документы на регистрацию. В зависимости от типа договора документы, необходимые к предоставлению, будут отличаться. Также будут различны и организации, в которых будет проходить процедура регистрации.

Так, например, все сделки с недвижимым имуществом ( , жилые и нежилые помещения, здания и сооружения) приобретают законную силу после оформления в Росреестре – Федеральной службе государственной регистрации, . Это касается договоров аренды, дарения, купли-продажи, долевого участия в строительстве и т.д.

Заявление на госрегистрацию договора можно подать, лично явившись в филиал Росреестра по месту жительства либо через Интернет-портал этой организации, а также . Для этого нужно всего лишь пройти регистрацию на сайте. Для высылки документов по электронным каналом требуется еще одно условие – необходимо располагать электронно-цифровой подписью.

Кроме того, комплект необходимых документов можно выслать почтовым отправлением (ценным письмом). В данном случае все бумаги должны быть заверены в нотариальном порядке.

Подать заявление на госрегистрацию может как одна из сторон, принимавших участие в заключении договора, так и ее законный представитель, действующий на основании .

В число прав заявителя входит и отзыв заявления на госрегистрацию сделки. В этом случае процесс рассмотрения документов приостанавливается на срок 30 дней. Сотрудник Росреестра должен уведомить все остальные стороны о наличии заявления об остановке процедуры.

Если на протяжении 30 дней между лицами, участвующими в сделке, не будет установлено взаимопонимание, сотрудниками Росреестра выносится решение об отказе в государственной регистрации сделки. Из вышесказанного можно сделать вывод, что государственная регистрация договора является некой гарантией любой из сторон, участвующих в заключении соглашения, от противоправных действий другой стороны или неисполнения ею .

Процедура регистрации может отличаться для договоров различных типов, но результат ее всегда один и тот же – законно оформить сделку и застраховать себя от непредвиденных ситуаций.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 164 ГК РФ предусматривает, что государственная регистрация сделок обязательна, если это прямо предусмотрено законом. Это, прежде всего, относится к сделкам с недвижимостью, с землей, поставки для государственных и муниципальных нужд. Этот перечень не является исчерпывающим.

Существуют еще случаи, в которых эта процедура обязательна. Но подавляющая часть договоров регистрации не подлежит. Существует еще одна форма регистрации договоров, которая может приравниваться к государственной регистрации. Это нотариальная форма оформления договоров.

В обществе есть устойчивое заблуждение, что купля-продажа автомобиля без регистрации сделки в подразделении ГИБДД является незаконным. Это неправильно. Достаточно соблюсти простую письменную форму и сделать запись в паспорте транспортного средства, и все. Автомобиль переходит в собственность покупателя согласно условиям договора. А свидетельство о регистрации автомобиля дает право его эксплуатировать на территории России.

Особенность договоров, которые должны быть зарегистрированы состоит в том, что все права и обязанности по таким договорам возникают с момента их государственной регистрации. Любые изменения также подлежат обязательной государственной регистрации.

Есть еще исключения из общих правил. Например, при аренде помещений регистрационные действия не требуются, если договор заключается на срок менее 1 года. Но, наличие таких ограничений никак не мешает вести бизнес. А совсем наоборот, хоть как-то ограждает от различных мошенников.