Новые требования к заполнению путевого листа. Новые обязательные реквизиты. Заполнение Путевых Листов

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации " ".

Начиная с 15 декабря 2017 года в путевых листах транспортных средств должны присутствовать несколько новых полей с информацией. Так что если Ваша организация занимается перевозками пассажиров или грузов, рекомендую внимательно прочитать эту статью и обновить бланки путевых листов.

ОГРН и ОГРНИП в путевых листах

5.

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Начиная с 15 декабря сведения о собственнике должны дополнительно включать в себя ОГРН (для юридических лиц) и ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей).

На всякий случай напомню, что данные номера указываются в специальных свидетельствах о государственной регистрации юридического лица или ИП. Свидетельства выдаются при постановке на учет в налоговой инспекции, т.е. они гарантированно есть у всех ИП и юридических лиц. Так что проблем с заполнением нового поля в путевом листе быть не должно.

Предрейсовый технический контроль автомобиля

6. Сведения о транспортном средстве включают:
...
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Ранее в путевых листах не было поля, подтверждающего проведение предрейсовой проверки транспортного средства. Начиная с 15 декабря 2017 года такое поле является обязательным для транспортных средств, которые в соответствии с законодательством должны проходить предрейсовый контроль.

Рассмотрим пункт 4 статьи 20 закона " ":

4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:
...
организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Таким образом, если транспортное средство задействовано в перевозках пассажиров или грузов, оно должно проходить предрейсовый контроль, отметка о котором и ставиться в обновленный путевой лист.

Если же автомобиль используется только водителем, то проходить предрейсовую проверку ему не требуется.

Например, если руководитель организации самостоятельно управляет автомобилем, то проходить ежедневную проверку не нужно.

Более подробно информация об особенностях проведения проверок технического состояния транспортных средств рассмотрена в на сайт.

Кроме того, в приказ министерства транспорта вносится и еще одно изменение:

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Однако существенного влияния на смысл документа оно не оказывает.

При желании Вы можете ознакомиться с текстом обновленного документа самостоятельно:

В завершение хочу еще раз обратить внимание на то, что если Ваша организация эксплуатирует транспортные средства, то с 15 декабря 2017 года нужно обновить бланки путевых листов.

В 2018 году бланк путевого листа на грузовой автотранспорт следует заполнять с некоторыми изменениями, без которых налоговая инспекция может не принять к учету расходы на ГСМ. Данный документ является первичной формой бухгалтерской отчетности, на основе которой устанавливается разъездной характер работы сотрудников и производится списание горюче-смазочных материалов и запчастей для грузовика.

Бланк путевого листа грузового автомобиля с 2017 года

В 2017 году были внесены изменения в бланки путевых листов, и на данный момент для грузовых автомобилей используются две формы этого документа:

Этот бланк используется, когда необходимо рассчитать заработную плату водителя исходя из количества осуществленных рейсов. В документе предусмотрены графы, в которых проставляются отметки от сотрудников контрагентов, заказывающих груз. Одной из частей документа является отрывной талон, который предназначен для расчета заработной платы водителю.

Данная форма путевого листа используется, если следует рассчитать зарплату водителя за отработанное количество часов. Бланк применяют для отражения двух рейсов, произведенных в течение одного рабочего дня. В документе имеются специальные графы для фиксации номеров товарно-сопроводительных накладных на транспортируемый груз. Эти путевки должны храниться вместе с транспортными документами.

Вы можете скачать форму в формате Word.

Указанные формы путевых листов грузовых автомобилей должны использоваться автотранспортными предприятиями в обязательном порядке. Другие юридические лица или индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать собственную форму документов. В них необходимо включить обязательные реквизиты, указанные в Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Возможна новая поправка

Скорее всего, с декабря 2018 года будет внесена еще одна поправка в законодательство о путевых листах грузового автотранспорта. Документ необходимо будет оформлять каждый раз перед началом нового рейса. Если же в течение дня водитель выполняет несколько рейсов, то выписывать документ нужно до начала первого из них.

На данный момент эту поправку в качестве проекта Минтранс вынесло на рассмотрение. Если она будет принята, то путевой лист нельзя будет выписывать на срок до одного месяца, то есть документ нужно будет оформлять на каждый день при отправке водителя в рейс.

Особенности заполнения путевого листа грузового автомобиля

Нюансы заполнения посмотрите в следующей таблице:

Форма	Порядок заполнения
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)	До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу).

Путевой лист грузового автомобиля с 2017 года (нововведения)

Измененный бланк путевого листа грузового автомобиля должен дополнительно содержать следующие сведения:

1. информацию о собственнике транспортного средства (наименование, адрес, телефон, ОГРН или ОГРНИП). Эти сведения проставляются взамен оттиска печати или штампа, который на данный момент ставить на документе не нужно;
2. в путевом листе теперь нужно проставлять информацию о том, кто, когда и во сколько провел осмотр технического состояния грузового автомобиля. Новым обязательным реквизитом в путевом листе как раз стала отметка о проведенном перед рейсом техосмотре, и при ее отсутствии у компании могут возникнуть проблемы с государственными органами.

При использовании компьютерной программы для заполнения путевых листов необходимо удостовериться, что она обновлена и документы печатаются в новой форме. При самостоятельной разработке бланка необходимо добавить в него новые реквизиты и закрепить форму документа в учетной политике.

Кроме того, в путевых листах грузового автотранспорта необходимо указывать и маршрут следования транспортного средства с обозначением адреса, наименования контрагента и др. Об этом указывается в Письме Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.

Приказ министерства транспорта в этом году принял ряд изменений, и теперь все предприниматели должны использовать обновленный путевой лист легкового автомобиля в 2017 году .

Необходимость штамповки документа, а так же наличия печати отпала, зато больше внимания придется уделять непосредственно техническому состоянию машин. Специальный работник, который контролирует состояние автомобилей, должен регулярно не только проверять машины перед рейсом, но и указывать, в какой день, и даже в котором часу, был проведен осмотр. Все сведения, которые он проставит в листке, должны быть заверены личной росписью и данными о контролирующем лице. По такому же принципу на работу выезжает и городской наземный транспорт.

Обновленный путевой лист автомобиля в 2017 году.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос касательно оформления путевых документов на месячный период, а именно: разрешено ли составлять такие бумаги? Ответ положительный: месячные листы вполне допустимы, но расход горючих и смазочных материалов должен проставляться, согласно ежедневному использованию. Для того чтобы привести наглядный пример, можно обратиться к образцу, представленному ниже.

Именно так должен выглядеть путевой документ. Вот новая форма путевого листа , которая содержит значительно больше полей для указания реквизитов и необходимой информации. Здесь есть ряд требований к информации, без которой бумага будет считаться недействительной. Перечислим обязательные данные, которые должен содержать в себе документ:

1. Сведения о наименовании и порядковом номере документа;
2. Срок действия путевого листка;
3. Информация о том, кто владеет данным транспортом;
4. Данны водителя;
5. Подробная информация о самой машине.

Срок действия – это полная дата, когда путевой лист может быть использоваться, если он оформляется ежедневно. Для оформления листка на несколько дней, необходимо проставить дату его вступления в силу, и дату, когда он станет недействительным. Если автомобилем владеет юридическое лицо, то в документе необходимо наличие сведений о наименовании, организационной правовой форме, расположении, и контактных номерах его телефонов. Предприниматель указывает только свои данные, адрес своего почтового отделения, и телефонные контакты. Итак, должен дополняться специальной формой, которая представлена далее на рисунке.

Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (лицевая сторона):

Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (оборотная сторона):

В поле для сведений об автомобиле следует указать следующие данные:

1. Информация о типе машины. Это может быть легковая, грузовая машина, а так же городские и пригородные виды городского транспорта. Если у грузовых машин предусмотрен прицеп или полуприцеп, то необходимо указать, какой он модели;
2. Данные о государственном регистрационном номерном знаке машины, не зависимо от ее типа, а так же номер прицепа;
3. Сведения о точных показаниях одометра, то есть полных километрах, которые прошла машина до выезда в рейс, а так же после возвращения из рейса;
4. Даты, когда транспорт покинул место стоянки, и дату, с учетом времени, когда он вернулся на прежнее место.

обязывает указывать данные водителей. Это касается фамилии, имени, отчества, а так же временные характеристики медицинского осмотра, который в обязательном порядке должен проходить рабочий. Кроме этого непременно следует внести дополнительные реквизиты, которые учитывают направление перевозок, осуществляемых водителем. Это могут быть пассажирские, грузовые доставки, багажные перевозки, или городские наземные транспортировки граждан.

Порядок заполнения путевого листа в 2017 году.

Для начала, дадим определения, что представляет собой путевой лист легкового автомобиля , да и в принципе, аналогичный документ, для любых транспортных средств. Путевой документ – это бумага, которая должна оформляться на каждую машину, используемую юридическими лицами или предпринимателями, с целью транспортировки граждан, груза, багажных перевозок, или же для городского, пригородного и междугороднего транспорта. Минимальный срок действия путевого документа не превышает одного дня, а максимальный – одного месяца.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля должен быть выдан каждому водителю, который работает на смене, так что если это несколько разных людей, то и листков будет несколько. Наименование документа должно содержать сведения о типе машины, на которую он оформлен, если это путевой лист легкового автомобиля , то так и следует указать вид авто: легковой транспорт. Номера путевых листков проставляются по хронологическому порядку, согласно той системе номерования, которая принята собственником, расположение номер – заглавная часть бумаги. Ранее здесь необходимо было так же ставить печати, но новая форма путевого листа исключила это требование из ряда обязательных.

Уполномоченный рабочий должен внести в путевую бумагу информацию, снятую с одометра дважды – когда машина покидает предприятие, и когда она возвращается на его территорию, а так же указать дату и время этих событий. Работник, который отвечает за эти сведения, выбирается руководством. Далее оформляется специальный приказ о его назначении, в котором проставляются данные работника и росписи сторон, а сама бумага заверяется печатью компании. Но в некоторых случаях ответственным за транспортные расходы является сам бизнесмен, тогда такую бумагу на самого себя ему составлять не придется.

В любом случае ответственное лицо должно проставить все необходимые сведения, внести свои данные и расписаться в путевом листке. Заполнение путевого листа в 2017 году водителями, которые на одном авто ездят поочереди за один день, ничем не отличается от стандартного, кроме того, что экземпляров должно быть столько же, сколько и участников в эксплуатации транспортного средства. Первый водитель укажет время, когда он выехал с предприятия, а второй – когда вернулся.

Путевой лист легкового автомобиля непременно должен заполнять еще и медицинский работник, который проверяет, как чувствует себя водитель до начала поездки, и после ее окончания. Он вносит дату и время осмотров в путевой лист, заверяет информацию собственной росписью, и указывает свои данные. Поверх этих сведений стаиться печать. Заполнение путевого листа в 2017 году должен выполнять только уполномоченный врач с необходимой квалификацией, в противном случае могут быть начислены штрафные санкции предприятию. Каждый путевой листок владелец машины должен зарегистрировать в специальных журналах для учета путевых документов, а срок хранения этих бумаг составляет пять лет.

Каролина Емельянова

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Первичным документом легкового автомобиля, отражающим работу определенной марки автотранспорта, является путевой лист. Для учета движения легкового автомобиля применяется типовая форма 3, допускается оформление в свободной форме. С 2017 года в заполнение формы путевого листа легкового автомобиля внесены дополнения, как заполнить новую форму, скачать бланк, действующий в 2017 – 2018 году можно в статье в word. Кроме того, приведен образец заполнения.

Для водителей грузовых автомобилей оформляют путевой лист по другой форме – .

Основные функции документа:

• отслеживание маршрута передвижения водителя компании;
• расчет заработной платы водителя;
• списание расходов на ГСМ и обслуживание автотранспорта.

Необходимость путевого листа для легкового автомобиля обусловлена экономической направленностью документа. Налоговой инспекцией проверяются путевые листы на правильность оформления, на соответствие норм списания ГСМ у имеющегося транспорта в организации. Оформляются путевые листы на каждое средство передвижения, в том числе и арендованные легковые автомобили.

Причем с 1 марта 2017 года нужно обеспечить применение новой формы путевого листа, в котором будут учтены изменения, вводимые приказом Минтранса от 18.01.2017. Об этих изменениях читайте ниже.

Документ выдается водителю ежедневно или посменно. В случае нахождения водителя в длительной командировке, законом допускается составление бланка на целый месяц.

Если же до управления служебного транспорта допущены несколько водителей, то каждый из них должен иметь собственный маршрутный лист.

Заполнение новой формы путевого листа легкового автомобиля

Согласно приказу Минтранса №152 в ред. от 18.01.2017 с 1 марта нужно применять новую форму, в которой должны быть обеспечены некоторые изменения:

• утверждается перечень реквизитов, которые должны присутствовать в новой форме путевого листа для автомобиля, также даны пояснения по каждому реквизиту, что входит в его состав, среди этих реквизитов:

• обновлен порядок заполнения путевого – не нужно проставлять печать или штамп юрлица или ИП в заголовочной части новой формы путевого листа, добавлена необходимость проведения предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля – контролер проставляет дату и время контроля, заверяет запись своей подписью с указанием расшифровки.

С учетом данных изменений нужно сформировать новую форму путевого листа, при этом для легкового автомобиля за основу можно взять форму 3, утвержденной 28 ноября 1977 года Постановлением №78, или составить свой бланк с учетом изложенных выше изменений.

Как выглядит новая форма для типового бланка 3 с учетом изменений 2017 года: (нажмите для увеличения)

Бланк формы 3 для легкового автомобиля не является обязательным в применении, допустима собственная форма путевого листа, которая может дополняться, кроме обязательной информации о водителе и автомобиле предприятия, эксплуатационными особенностями конкретного средства передвижения.

«Самовольное» составление бланка путевого листа возможно только для автомобилей категории В, при отсутствии транспортируемого груза и пассажиров.

Приняв решение о заполнении унифицированного документа, нужно понимать, что он все же нуждается в доработке. Например, требуется внести дату и время осмотра водителя (предрейсового и послерейсового), а для компаний, оказывающих транспортные услуги, еще и сведения о техническом состоянии транспорта перед осуществлением рейса.

Путевой лист состоит из лицевой и обратной стороны.

Лицевая часть содержит информацию:

• серия и номер бланка;
• день оформления путевого листа;
• название предприятия, использующего автотранспорт, его местонахождение;
• марка средства передвижения и номер легкового автомобиля;
• ФИО водителя, которому выдается путевой лист, реквизиты его водительского удостоверения;
• сведения о задании для водителя: время и место выезда легкового автомобиля;
• информация о возвращении транспорта в гараж, автопарк (показания спидометра и время прибытия);
• подпись водителя при сдаче автомобиля;
• информация о технической исправности машины: показания спидометра; подпись механика, разрешающего выезд;
• сведения о выданном бензине, остатках в баке и количестве использованных литров;
• подпись механика, принявшего показания километража машины.

Обратная сторона бланка путевого листа включает в себя 6 пунктов: порядковый номер, код, место отправления, время выезда и возвращения, количество пройденных километров, роспись водителя.

Бухгалтер по полученному путевому листу рассчитывает списание израсходованного топлива, и оплачивает труд водителю. Внесенные записи в маршрутный бланк могут применяться при составлении акта замера топлива (контрольного).