Процесс создания и формирования документов. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции. Основные понятия и определения

- процесс создания документа

• - процесс создания документа

• и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.

• Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу.

• Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.

• При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.

• В графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

• Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

• документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

• Автобиография составляется работником собственноруч-но, в произвольной форме, без исправлений и помарок.

• В автобиографии должны быть указаны следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;

• число, месяц, год и место рождения;

• полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях);

• с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность;

• сведения о семейном положении и близких родственниках;

• паспортные данные;

• домашний адрес и телефон;

• дата составления автобиографии, подпись работника.

• заполняется от руки, все записи формулируются

• полностью, без сокращений.

• Основанием для записей являются:

• Паспорт.

• Трудовая книжка.

• Документы об образовании.

• согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

• Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

• Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Поста-новлени ем Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

• В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.

• Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

• Устав дошкольного образовательного учреждения;

• Договор с учредителем;

• Положения о подразделениях;

• Должностные инструкции сотрудников;

• Тарификационные списки;

• Штатное расписание;

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

В Уставе закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ

• разрабатывается самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»).

• Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени.

• К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании».

• Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.

регистрация Устава .

• регистрация Устава . После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации дошкольного образовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц .

• Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах.

• У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

• Устав образовательного учреждения должен соответствовать Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».

• Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).

В процессе разработки документа с помощью программы Wordможно выделить ряд этапов, которые позволяют использовать возможности программы с максимальной эффективностью. В качестве таких этапов можно выделить следующее:

Разработка сценария создания документа.

Создание информационной среды, удобной для разработки документа.

Предварительная разметка документа и ввод его элементов (реквизитов).

Предварительное сохранение документа

Редактирование документа.

Форматирование.

Предварительный просмотр.

Сохранение документа в структуре документооборота.

Пересылка документа.

Рассмотрим каждый из этих этапов более подробно.

1-й этап . "Лиха беда - начало". Первоначальное построение документа может оказаться весьма длительным и нелегким делом, даже если разработчик отчетливо представляет себе структуру и содержание документа. Что и как разместить в тексте? Каковы должны быть размеры страницы? Нужна ли предварительная разметка документа и разбиение его на разделы? Какие обязательные и дополнительные реквизиты должен содержать документ? Что нужно разработать: отдельный документ, шаблон для разработки однотипных документов, электронный бланк и т. д.? Есть ли в программеWordМастера иШаблоны для разработки нужного документа? Планируется ли использовать эти средства для разработки документа, или его разработку начнем с чистой страницы? Какие панели инструментов необходимы для реализации сценария? Ответ на эти и другие вопросы и составляет суть первого этапа.

Таким образом, чтобы разработать хороший сценарий создания документа пользователь должен четко представлять себе возможности программы и уметь пользоваться всеми средствами текстового процессора.

2-й этап . ПрограммаWordсразу после ее запуска предоставляет в распоряжение пользователя стандартное окно программы. Если содержание этого окна не соответствует разработанному сценарию, то информационную среду надо настроить:

добавить нужные панели инструментов и убрать ненужные;

вывести на панели инструментов дополнительные кнопки;

выбрать параметры страницы (размер бумаги, поля, ориентацию и т.д.);

выбрать масштаб отображения документа на экране;

выбрать режим отображения непечатаемых символов;

настроить окно документа (горизонтальные и вертикальные линейки, горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, строка состояния, границы области текста и т.д.).

3-й этап. Если документ содержит множество реквизитов и разнотипных элементов (например, форма № 425 "Записка - расчет о предоставлении отпуска") (рис.5), то страницу документа целесообразно предварительно разметить. Для разметки можно использовать различные средства текстового процессора:

механизм построения таблиц: создать на странице таблицу, соответствующую структуре документа, разместить в ячейках таблицы нужные фрагменты, а затем линии таблицы сделать невидимыми;

механизм Надпись. Надпись - графический объект в виде прямоугольника, внутри которого можно поместить текст. РазмерыНадписи и ее положение на экране можно менять. После выбора места расположенияНадписи и ее размеров, линии ограничивающие надпись также можно сделать невидимыми.

Рис. 1. Пример разрабатываемого документа

После разметки документа вводится содержимое всех его реквизитов. Рекомендуется тексты всех реквизитов вводить одним шрифтом, установленным в компьютере по умолчанию (Times New Roman ,10 пунктов ), не обращая пока внимание на особенности форматирования каждого реквизита. На этом этапе важно быстро ввести весь документ целиком, затем отредактировать его, устранив все ошибки, и только после этого форматировать реквизиты.

4-й этап. Если документ большой (содержит несколько страниц или содержит множество различных реквизитов), то для его ввода требуется много времени. Если в процессе ввода произойдет сбой в работе компьютера (сбой в операционной системе, временное выключение напряжения питания и т.д.), то водимый документ может быть потерян. Рекомендуется сразу же после начала работы с документом поместить его под своим именем в ту папку, где вы его планируете хранить постоянно. Тогда компьютер автоматически через заданный при настройке период времени (обычно 10 мин.) будут обновлять содержимое документа. Тогда в случае сбоя вы рискуете потерять только те данные, которые были введены в течение последних максимум 10 мин. Можно в качестве временного хранилища использоватьРабочий стал компьютера или специально созданную папку.

5-й этап. Редактирование документа состоит в придании документу нужного содержания и удалении всех возможных ошибок. При редактировании обычно используются следующие приемы:

удаление (вставка) одного или нескольких символов;

удаление (вставка) одного или нескольких слов;

удаление (вставка) одного или нескольких абзацев (реквизитов) и т. д.;

Для выполнения этих операций текстовый процессор снабжен целым рядом средств: клавиши Шаг назад (),Del , механизм выделения символов, слов, строк, абзацев и т. п. Удобным инструментов редактирования являетсяБуфер и средства обнаружения ошибок.

6-й этап. Форматирование состоит в придании каждому реквизиту документа требуемого внешнего вида. Различают прямое форматирование и стилевое форматирование. Для прямого форматирования обычно используют панель инструментовФорматирование . С помощью этой панели можно выбрать следующие параметры: тип шрифта, его размер, особенности начертания, способ выравнивания и т.д. Однако опытные пользователи отдают предпочтение стилевому форматированию. К любому выделенному фрагменту документа можно применить один из заранее заготовленных стилей. ВWordразличают стили символов и стили абзацев. Стиль символов определяет параметры форматирования, характерные для символов: шрифт, его размер и начертание, эффекты, интервал между символами и т.д. Стиль абзаца, в дополнение к перечисленным параметрам, может определять выравнивание, отступы, позиции табуляции, интервал между строками и т.д. при стилевом форматировании весь набор параметров, входящий стиль, применяется к выделенному фрагменту сразу целиком. Это позволяет не только сократить время, расходуемое на форматирование, но и оформить документ в соответствии с требованиями нормативных актов, поскольку эти требования заранее учитываются при создании библиотеки стилей. Для вывода диалогового окна, содержащего библиотеку стилей, достаточно в менюФормат выбрать командуТема . Стилевое форматирование дает пользователю еще целый ряд преимуществ. Например, если при оформлении заголовков использовать соответствующие стили, тот оглавление документа может быть сформировано текстовым процессором автоматически.

7-й этап .Предварительный просмотр это специальный режим, который позволяет увидеть документ в таком виде, в котором он будет выведен на печать, не прибегая к самой процедуре печати. Предварительный просмотр позволяет выявить целый ряд дефектов документа, связанных с разрывом таблиц, рисунков, отделением заголовков разделов о самих разделов и т.д.

8-й этап . Готовый к использованию документ следует сохранить в отведенной для него папке.

9-й этап . При необходимости созданный документ может быть передан абонентам с использованием электронной почты, либо любым другим способом.

Модуль 2 Основы теории документа

Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов .

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец".

Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики(утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27) определяетобщие требования к созданию документов (раздел2. Документирование управленческой информации п.2.1. Общие требования к созданию документов)

2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

2.1.3. В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности. По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и 4 порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами. Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Реквизиты документов

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

Наименование Учреждения

Справочные данные об Учреждении

Название вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документов

Место составления или создания

Гриф ограничения доступа

Адресат

Гриф утверждения документа

Резолюция

Заголовок к тексту документа

Отметка о контроле

Отметка о конфиденциальности

Текст документа

Отметки о наличии приложений

Подпись

Визы и гриф согласования

Оттиск печати

Отметка о заверении копий документов

Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение

Запись о государственной регистрации

Общие требования к созданию документов

2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании

документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

2.1.2. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

2.1.3. В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования

управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

2.1.5. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.

2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация.

Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида

реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

2.1.8. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.

2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком.

Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.

2.1.10. Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными.

Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

2.3. Оформление реквизитов документов

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.

2.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

2.5. Коды

2.5.1. Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".

2.5.2. Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает

руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.

2.6. Наименование Учреждения

наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью. На бланках Учреждения, которое имеет двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.

На бланке Учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (иному государственному органу власти), размещается только наименование местной государственной администрации.

Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения Учреждения указывается тогда, когда они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения.

2.7. Справочные данные об Учреждении

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера

телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

2.8. Название вида документа

Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

2.9. Дата документа

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения,

принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

2.10. Регистрационный номер документов

Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений -

номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:

Индексами по номенклатуре дел;

Структурного подразделения;

Корреспондентов;

Должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;

Исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например:

153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.

С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.

Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.

Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

2.12. Место составления или создания

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

2.13. Гриф ограничения доступа

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно»,«Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

2.14. Адресат

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или

конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже,например:

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой

границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

М.П. Мигда

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности

учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральным экспертным комиссиям

органов государственной власти

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед

наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее – Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

Министерство юстиции

Донецкой Народной Республики

ул. Артема, д. 157

г. Донецк, 83048

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

Гончарук Александр Сергеевич

ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,

постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

2.15. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр культуры

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал

имени), фамилия

Дата

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом,

распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Министерства финансов

Донецкой Народной Республики

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы

утверждения располагаются на одном уровне.

Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в

Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).

2.16. Резолюция

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной

должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем

документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных

указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.

Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции

В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.

2.17. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания

документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например:приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».

Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

2.18. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

2.19. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих

информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной

информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.20. Текст документа

2.20.1.Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически

согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других

учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться

римскими цифрами.

2.20.2. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

2.20.3. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не

ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».

2.21. Отметки о наличии приложений

2.21.1. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

2.21.2. Приложения к документам могут быть следующих видов:

Приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);

Приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;

Приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

2.21.3. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными

документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение 5

к Инструкции

(пункт 8)

2.21.4. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

Приложение

к приказу Министерства

здравоохранения

Донецкой Народной Республики

от 20.04.2015 № 295

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений:

«прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».

2.21.5. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера,

например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.

В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с

прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих

страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».

2.21.6. Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не

приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

2. График ремонтных работ на I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.

Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

2.22. Подпись

2.22.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям

самостоятельных структурных подразделений.

Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям,

гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в

соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных

подразделений соответственно их полномочий.

2.22.2. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

Министр связи подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Министр подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки

наименования должности.

2 .22.3. Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры. Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

2.22.4. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.

Например:

Начальник подпись И.И. Иванов

Главный бухгалтер подпись В.А. Смирнова

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Министр юстиции Министр доходов и сборов

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

оттиск гербовой печати оттиск гербовой печати

2.22.5. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:

Председатель комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Секретарь комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия

2.22.6. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа

ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к

наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

2.22.7. Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

2.22.8. Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

2.23. Визы и гриф согласования

2.23.1. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

2.23.2. Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными

лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

2.23.3. Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза

включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

2.23.4. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.

2.23.5. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном

листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:

Начальник юридического отдела

Замечания и предложения прилагаются.

Дата

О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.

2.23.6. Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ,

определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.

2.23.7. Порядок визирования определенных видов документов указывается в

инструкции Учреждения.

2.23.8. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.

2.23.9. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

2.23.10. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым

согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Центральной экспертно-проверочной

комиссии при ГГУДОАД

Дата №

2.23.11. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

2.23.12. В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по такой форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

2.23.13. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

С учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

С общественными организациями;

С органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

С учреждениями высшего уровня.

2.24. Оттиск печати

2.24.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного

лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных

законодательными или иными нормативными правовыми актами.

2.24.2. На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.

Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью, в инструкции Учреждения.

2.24.3. Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его

структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».

2.24.4. Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

2.25. Отметка о заверении копий документов

2.25.1. Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, во время решения вопросов, касающихся вопросов принятия граждан на работу, учебу, заверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с Учреждением, а также во время формирования личных дел сотрудников Учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

2.25.2. Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна»,

наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:

Копия верна

Ведущий специалист отдела

организации делопроизводства подпись инициалы, фамилия

Дата

Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней

наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.

2.25.3. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

2.25.4. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения (выписках), текст бланков не воспроизводится, а указываются только дата подписания документа и его регистрационный номер, должность и инициалы (инициал имени), фамилия лица, подписавшего документ, отметка«Копия верна», должность и инициалы (инициал имени) лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства, например:

Дата, номер

Начальник инициалы (инициал имени), фамилия

Копия верна

Ведущий специалист отдела

организации делопроизводства

фамилия подпись инициалы, фамилия

оттиск печати службы

делопроизводства

Дата

На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения, должны стоять визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

Копия документа должна соответствовать оригиналу.

2.26. Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение

2.26.1. Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, например:

Иванова 234 23 29

Иванова Анна Ивановна 234 23 29

В случае необходимости указываются шифр машинистки (состоит из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печатания, например:

Петрова 352 85 98

ДП 3 16.03.2015

2.26.2. После завершения работы с документом проставляется отметка о его

исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело », номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении.

Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело № 01-15 В дело № 01-12

Письмо-ответ от 12.05.2015 Вопрос решен положительно в

№ 01-15/01/777 телефонном разговоре 12.05.2015

должность, подпись, инициалы должность, подпись, инициалы

(инициал имени), фамилия (инициал имени), фамилия

12.05.2015 12.05.2015

2.26.3. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc

2.26.4. Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.

Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 3.3 этой Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.

документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению -автору, регистрационный штамп не проставляется.

2.27. Запись о государственной регистрации

2.27.1. Запись о государственной регистрации делается на нормативных правовых актах Учреждений, включенных в Единый государственный реестр нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики, в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики в установленном законодательством порядке.

На первой странице нормативного правового акта для проставления отметки о

государственной регистрации должно быть свободное место (50 х 60 мм) в верхнем правом углу после номера акта или после грифа утверждения.

Похожая информация.

Федеральный закон «Об информации, информатиза­ции и защите информации* определяет понятие *доку­ментированная информация» или *документ» как за­фиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, создан­ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

B области документации фундаментальным термином является «документ*, в определении которого выражаются самые общие представления об изучаемом предмете. Родо- вое-видовое подчинение, т. e. систематизация терминологии (в данном случае, по функциональному признаку), может проводиться, например, по схеме: документ - управленчес­кая документация - организационно-распорядительная до­кументация - вид документа, где каждое последующее по­нятие является частным проявлением предыдущего и нахо­дится с ним в соподчинении.

Одной из самых общих классификаций документов как носителей информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражения содержания. Такая классифи­кация документов предлагается в документалистике, ис­точниковедении, социологии. B документалистике докумен­ты подразделяются по способу передачи содержания на вос­производящие содержания с помощью зрения (текстовые, графические и изобразительные документы) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись), в источниковеде­нии «исторические источники в широком смысле слова делятся на шесть больших групп (письменные, веществен­ные, этнографические, устные или фольклорные, лингвис­тические и кино-, видео-, фоно-, фотоматериалы)*, всоци- ологических исследованиях выделяются письменные, изоб­разительные, звуковые и комплексные документы.

Документ - любая фиксируемая и сохраняемая ин­формацию вне зависимости от носителей и способа выра­жения содержания, особая категория письменных доку­ментов, которая пока служит основным средством запе­чатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому глав­ным объектом исследования.

B документоведении принято достаточно широкое определение понятия «документ*, которое формулирует­ся как «средство запечатления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мысли­тельной деятельности человека».

Письменные документы всегда являются результатом целенаправленного, сознательного документирования явлений объективной действительности на языке слов B целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии. B документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того как текст соотносится с действительной си­туацией - задача изучения документа.

Documentum на латинском языке означает «доказа­тельство*; изучение совокупности документов (однород­ных или разнородных), их сопоставление воссоздает дей­ствительность, что и является предметом изучения исто­рика и социолога.

B документоведении выделяются следующие функции документов:

■ документирование (запечатление) фактов или явле­ний;

■ коммуникативная функция;

■ доказательственная функция;

Функция исторического источника.

Особая категория документов - управленческая до­кументация, служащая средством, инструментом осуще­ствления процессов управления социально-экономичес­кой жизнью общества, свойственна также функция ма­териализации управленческого действия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предопределяет его ценность как исторического источника. Принадлежность документа к сфере управления вызывает необходимость выполне­ния документом функции организации информации. Она заключается в том, что только при помощи документа информация хранится и передается в строго определен­ной форме; функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические осо­бенности.

Делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носите­ле, обеспечивающий ее юридическую силу. Документи­рование всегда осуществляется по определенным прави­лам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование - это процесс создания и оформ­ления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам».

Документооборот - движение документов в органи­зации с момента их создания или получения до заверше­ния исполнения или отправления адресату.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офи­циальными документами.

Система документации - это совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, на­значения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение - появление этого тер­мина связано с внедрением в управлении компьютерных систем и их организационным, программным и информа­ционным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. B настоящее время термины «Делопроизводство» и «доку­ментационное обеспечение* являются синонимами и при­меняются для обозначения одной и той же деятельности.

Общая классификация документов.

Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

Организационно правовая документация:

а) учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б) организационно-правовая документация действую­щего предприятия (структура и штатная числен­ность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в) плановая документация (программы, схемы, гра­фики, планы).

Распорядительная документация:

а) распорядительные документы, издаваемые в усло­виях коллегиального принятия решения (Постанов­ление, Решение);

б) распорядительные документы, издаваемые на прин­ципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

Информационно справочная документация:

а) информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б) справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень);

в) отчетная документация (отчет).

2. IIo форме текста:

Индивидуальные документы - текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

Трафаретные документы - унифицированная фор­ма текста, постоянная информация уже занесена, пере­менная вносится при заполнении;

Типовые документы - существует текст-образец, в со­ответствии с которым составляются все последующие документы.

3. IIo происхождению:

■ личные (от имени конкретного лица);

■ служебные (от имени предприятия).

4. По месту составления:

■ внутренние (документооборот внутри организации, т. e. документы не исходят из организации и не вхо­дят в нее);

■ внешние (входящие и исходящие документы).

5. По стадин создания:

■ проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

■ подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

■ копия документа (точное воспроизведение всех рек­визитов подлинника. Вид копии - выписка-копия ча­сти документа);

■ дубликат - второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6. IIo срокам исполнения:

■ срочные (указан срок исполнения);

■ несрочные - в них срок исполнения не указан (об­щий срок исполнения документов - 10 дней, HO OH может быть увеличен кормативно-правовым актом).

7. По юридической силе:

■ подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно облада­ют юридической силой;

■ подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно, юридической силой не обладают.

8. По степени обязательности исполнения:

■ директивные (их исполнение обязательно);

■ информационные (принять к сведению).

9. По средствам фиксации:

■ письменные (95% всех документов);

■ графические (схемы, карты, графики);

■ фото-, видео, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

■ фонодокументы (звуковые - протоколирование с помощью диктофона).

10. По степени гласности:

Обычные (общедоступны);

» секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11. По стенени сложности текста:

■ простые (содержат один вопрос);

■ сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

Управленческая документация

Основная роль управленческой документации состо­ит в регулировании деятельности предприятия, что по­зволяет решить поставленные задачи.

B соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уиралления издают следующие pac- порядительныедокументы: решения, постановления, рас­поряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Постановления, решения и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативные или индивидуальный акт по основным вопросам компетен­ции организации.

Распоряжения н указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление - правовой акт, принимаемый цент­ральными органами федеральной исполнительной влас­ти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных принципиальных задач и установления стабильности норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллеги­альными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их дея­тельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного при­нятия решений в целях разрешения основных и опера­тивных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолич­ным руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжение имеет ограни­ченный срок действия и касается узкого круга организа­ций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем в пре­делах их полномочий преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по воп­росам, связанным с организацией выполнения приказов или других нормативных актов вышестоящих органов.

Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организа­ции или вышестоящей организацией. Действие распоря­дительного документа может быть приостановлено соот­ветствующим компетентным органом.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собрани­ях, совещаниях фиксируются в протоколах, которые оформляются на основании записи хода заседаний, сте­нограмм, звуковых записей.

B пределах своей компетенции организации всех уров­ней управления могут направлять письма при осуществ­лении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами. Письма отправляются в случаях, когда невозможен бездокументальный обмен ин­формацией.

Управленческий документ подписывается или утвер­ждается руководителем организации или замещающим его лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должност­ных лиц. Например, документы денежного, материально­го и кредитного характера наряду с руководителем подпи­сывает еще и главный бухгалтер (бухгалтер).

Общая классификация процессуальных документов

Существуют следующие виды процессуальных доку­ментов:

1. Документы, составляемые компетентными госу­дарственными органами и должностными лицами:

а) документы конституционного судопроизводства (протокол судебного заседания, постановление KC РФ, заключение, определение);

б) документы суда 1-й инстанции по гражданским де­лам (решение, дополнительное решение, определение о разъяснении решения, определение об исправлении описок и арифметических ошибок, определение суда

1- й инстанции, протокол судебного заседания);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационный протест, частный протест, определение кассационной инстанции, надзор­ный протест, постановление надзорной инстанции);

г) документы исполнительного производства по граж данским делам (исполнительный лист, постановление о возбуждении исполнительного производства, по­становление о возвращении исполнительного докумен­та, определение об отсрочке и рассрочке исполнения);

д) документы арбитражного процесса (решение арбит­ражного суда, определение арбитражного суда, поста­новление кассационной инстанции по жалобе);

е) документы производства по делам об администра­тивных правонарушениях (протокол об администра­тивном правонарушении, протокол об административ­ном задержании, протокол личного досмотра, досмотра вещей, изъятых предметов, протокол задержания транспортного средства, постановление по делу об ад­министративном правонарушении);

ж) документы, составляемые на стадии предваритель­ного расследования УД (постановление следователя, постановление о возбуждении уголовного дела, поста­новление о привлечении в качестве обвиняемого, по­становление о применении меры пресечения, прото­кол допроса, протокол допроса с применением зву- KO-, видеозаписи, протокол ОМП, протокол обыска);

з) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (уведомления, протокол ознакомления с материалами УД, представление сле­дователя, обвинительное заключение, постановление о направлении УД в суд для применения принуди­тельных мер медицинского характера, постановление о прекращении УД, постановление о приостановле­нии УД, постановление о возобновлении УД);

и) документы, составляемые по УД в суде 1-й инстан­ции (приговор, постановление судьи, определение суда, протокол судебного заседания; вопросный лист, вер­дикт - документы, составляемые судом присяжных);

к) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационный протест, опре­деление кассационной инстанции, надзорный протест, постановление надзорной инстанции по УД);

2. Документы, составляемые прочими участниками

судопроизводства:

а) документы конституционного судопроизводства (запросы, ходатайства, жалобы);

б) исковые заявления. Заявления и жалобы, подаваемые в суд 1-й инстанции (исковое заявление, встречное исковое заявление, заявление об обеспечении граж­данского иска, заявление об отказе от иска, заявле­ние о признании иска, заявление о мировом соглаше­нии, жалобы на действия и решения должностных лиц, нарушающих права и свободы граждан, заявле­ния по делам особого производства);

в) документы кассационного и надзорного производства по гражданским делам (кассационная жалоба, част­ная жалоба);

г) документы арбитражного процесса (исковое заявление, отзыв на исковое заявление, встречное исковое заявле­ние, апелляционная жалоба, кассационная жалоба);

д) документы, составляемые при окончании предвари­тельного расследования УД (ходатайства);

е) документы, составляемые по УД в кассационной и надзорной инстанциях (кассационная жалоба).

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.

Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий режим, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:

¶ - символ конца абзаца;

→ - символ табуляции;

Символ конца строки без окончания абзаца и др.

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная .

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые "мягкие" разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает "жесткое" разделение текста в определенном месте документа.

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

• форматирование;
• копирование;
• удаление;
• печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.

Колонка маркировки - это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.

Таблица 4. Способы выделения текста

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

Упражнение

Создание письма

1.Откройте файл на основе шаблона Обычный.

1. Введите текст письма, показанного ниже:

Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая [Имя],
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,
[Имя]

1. Сохраните файл с именем Приглашение.doc

Поиск и замена текста

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.

Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).
2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.
3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление.
4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Рис. 33. Поиск текста

Таблица 5. Параметры поиска

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна "Найти".

Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).

Рис. 34. Замена текста

1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.

1. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.

Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.
2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Перемещение и копирование текста

Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.

Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста - в новое место.

Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.

Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.

Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.

Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut).

Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy),

1. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.

Содержимое буфера обмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.

Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop)

Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.

В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется. Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.

1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.
2. Поместите указатель мыши на выделенный текст.
3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.

Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,

1. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.