Можно ли исправлять записи в трудовой книжке. Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника. Смена информации на титульном листе

Ошибки в трудовой книжке могут доставить неприятности ее владельцу. Например, запись в трудовой книжке об увольнении , в которой неправильно указана дата расторжения трудового контракта, может повлиять на размер пенсии и отложить время ее назначения. Поэтому подобные ошибки должны своевременно и грамотно исправляться.

Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении

Проще всего скорректировать неверную дату увольнения, если ошибка допущена по последнему месту работы, с которой уволился гражданин. Обычно это происходит из-за невнимательности или недостаточной квалификации специалиста-кадровика. Например, когда в дате неверно указывается день, месяц или год. Также бывает, что работника по инициативе руководства увольняют в период отпуска или болезни , что не допускается Трудовым кодексом (81-я статья ТК РФ), за исключением случая ликвидации компании – такая дата увольнения тоже неправильная.

Заметив ошибку в дате увольнения, работник должен обратить на нее внимание кадровой службы и попросить ее устранить. До того, как это будет сделано, ему не следует подписывать документ, где сказано, что со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, он согласен. Иначе действовать придется по более сложной схеме.

Исправление записи об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится очередной порядковый номер записи (последовательность нумерации не должна нарушаться);

в графе 2 фиксируется дата внесения изменений;

в графу 3 вначале вписывается, что запись под определенным номером является недействительной, после чего следует правильный, скорректированный текст;

в графе 4 указывается основание для изменения записи (обычно здесь пишут реквизиты первоначального или вновь изданного приказа, внесшего изменения, либо – судебного решения).

Подробная информация о порядке исправления записей в трудовых книжках содержится в Инструкции по их заполнению (Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003). Также этому вопросу посвящен 3-й раздел Правил ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).

Исправление записей в трудовой книжке после увольнения

Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте , не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.

Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.

Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:

либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;

либо архивную справку, подтверждающую его слова.

Свидетельские показания учитываются только в случае, когда имела место массовая утрата трудовых книжек (например, в связи со стихийным бедствием) либо в отношении записей, по которым вынесено решение суда (п. 29 Правил ведения трудовых книжек).

Исправление даты увольнения в трудовой книжке: образец

На практике образец исправления даты увольнения работника может выглядеть следующим образом:

Иногда кадровикам требуется сделать запись в трудовой об отмене увольнения. Нередко это происходит, если специалист перепутал документы, ошибочно заполнив книжку другого сотрудника. Или работник передумал увольняться после того, как была оформлена запись о расторжении трудового договора. В таких случаях запись отменяется по общим правилам, в графе 3 делаются приписки: «Трудовой договор восстановлен», «Запись внесена ошибочно», и т.д.

Исправление ошибочно внесенной записи.

Никто не застрахован от ошибок. В суете мы можем внести запись о работе не в ту книжку, совсем другому работнику. Поверьте, это случается не так уж редко. Ни в коем случае не зачеркивайте ошибочную запись. Для трудовых книжек предусмотрен совсем иной способ исправления.

Нужно признать запись ошибочной. Для этого:

Исправление записи, в которой допущена ошибка.

Чаще встречается другая ситуация: при внесении записи о работе сделана ошибка. Причем ошибка может быть как в самой записи (неверно указана должность или подразделение), так и в дате (1 графа) или основании (номер и дата приказа). В любом случае алгоритм исправления одинаковый:

1. В графе 2 указываем дату внесения записи. Обычно дата совпадает с датой внесения ошибочной записи.
2. В графе 3 делаем запись: «Запись за № __ недействительна» . И сразу пишем правильный, безошибочный вариант. Как в примере.
3. Ссылка на приказ в такой записи обязательна.

Исправление записи, если ошибка обнаружена после увольнения.

Бывает, что ошибка обнаруживается только после увольнения, когда работник внимательно прочитает записи в своей книжке. Неужели нужно отменять все записи и записывать заново? Нет, не нужно. Достаточно исправить только ошибочную запись. Но поскольку работник уже не ваш, то такая запись имеет свои особенности.

Сначала нужно снова написать полное и краткое название организации (полное имя ИП) как при приеме на работу.

1. Ниже, в графе 1, поставить следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 указать дату внесения записи. Обычно дата совпадает с датой увольнения работника, но может быть произведена и позже.
3. В графе 3 отменяем ошибочную запись: «Запись за № __ недействительна ». И сразу пишем правильный, безошибочный вариант.
4. В графе 4 указываем соответствующий приказ.

Внесение пропущенной записи.

Часто в трудовую книжку забывают внести запись о переводе или о переименовании фирмы. Отсутствие этих промежуточных (между приемом и увольнением) записей выясняется при проверках или во время увольнения работника.

Пропущенную запись можно внести более поздней датой. Да, это немножко портит хронологию, но не страшно. Действуем так:

1. В графе 1 ставим следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указываем дату внесения записи, т.е. сегодняшнюю, не прошлую. Даты внесения записей в книжке идут по нарастающей.
3. В графе 3 делаем пропущенную запись.
4. В графе 4 ссылка на приказ.

Пример. Работника приняли курьером, потом перевели менеджером, но перевод в книжку забыли написать. Затем его перевели на должность заместителя начальника отдела, запись сделали. И тут работник замечает, что запись о первом переводе пропущена, он уже как 2 года менеджер, а не курьер.

Наши действия:

1. поставить следующий порядковый номер,
2. поставить сегодняшнюю дату,
3. запись «С 01.06.1012. был переведен на должность менеджера».
4. в последней графе ссылаемся на приказ о переводе двухлетней давности.

В мы рассмотрим, в каких случаях и как оформляется дубликат трудовой книжки.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

• 
  Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки

  Задайте свой вопрос экспертам

  Исправление в трудовой книжке на титульной странице

  Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

  Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

  

  Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

  Практическая ситуация

  Отвечает Алена Шевченко,
  юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

  Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

  По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

  

  Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

  Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

  Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

  Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

  

  
  
  

  По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

  Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

  Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

  Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

  Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

  Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

  

  Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

  Исправление: исправления в трудовой книжке

  Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

  

  
  
  

  Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

  

  
  
  

  Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Трудовая книжка в привычном для нас виде в нашей стране существует с 1938 года. На сегодняшний день можно встретить несколько видов трудовых книжек установленного образца: книжки 1938, 1973, 2003 года и книжка колхозника 1975 года. Такая книжка являлась и является одним из наиболее важных документов, содержащих информацию о трудовой деятельности людей.

Кому и зачем нужны трудовые книжки

В трудовой книжке отражаются не только периоды сотрудничества с разными организациями и должности, которые занимал человек на протяжении своей жизни, но и его отношение к работе, а также его заслуги. Принимая сотрудника в компанию, специалисты кадровых служб, безусловно, интересуются причинами увольнений с предыдущих мест работы. А записи в разделе «Поощрения» свидетельствуют о том, что работник добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей. Выходит, что трудовая книжка является своего рода мини-характеристикой работника. Вот почему так важно, и в первую очередь для её владельца, чтобы она была оформлена в соответствии с требованиями российского законодательства.

Кроме того, в настоящее время учет периодов работы необходим для определения разного вида стажа. Он важен при предоставлении работнику социальных льгот, гарантий и в конечном итоге для назначения пенсий. И всю эту информацию также можно получить из трудовой книжки.

Работник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, должен четко понимать, что ошибки или неточные записи, внесенные им в трудовую книжку, послужат не только причиной замечаний в ходе трудовой проверки. Но, прежде всего, такие ошибки могут негативно повлиять на дальнейшую судьбу самого работника. Поэтому все специалисты отдела кадров, ответственные за ведение, учет и хранение трудовых книжек, должны изучить и всегда иметь под рукой необходимые законодательные акты РФ, содержание которых так или иначе связано с оформлением трудовых книжек.

В правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91) указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, а также периоды различной службы и замещения государственных и муниципальных должностей, является трудовая книжка.

При этом «записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку». Из этого следует, что неверные и неточные записи о периодах работы не должны учитываться при подсчете страхового стажа.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае неверно указанных данных или отсутствия записей об отдельных периодах работы, подтвердить эти периоды можно письменными трудовыми договорами, справками от работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы .

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.

Страховой стаж до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то есть до 01.01.2002 г., подтверждается трудовой книжкой, а если в трудовой книжке содержатся неполные сведения – справками работодателей и другими документами, подтверждающими трудовую деятельность.

Как видим, именно от сотрудников кадровых служб зависит, насколько своевременно и в каком размере будут предоставлены работнику различные надбавки, компенсации и пенсия; придется ли человеку собирать справки и другие документы, подтверждающие его периоды работы и страховой стаж для получения пособия по временной нетрудоспособности и для назначения пенсии, или необходимый стаж будет подсчитан по его трудовой книжке.

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих работу с трудовыми книжками включает в себя:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее – Правила);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69 (далее – Инструкция).

С 6 октября 2006 г. наряду с работодателями – юридическими лицами трудовые книжки обязаны вести и индивидуальные предприниматели (федеральный закон от 30.06.06 N 90-ФЗ)

Виды ошибок в трудовых книжках

Ошибки в трудовых книжках можно разделить на три группы:

• ошибки, исправление которых описано в Правилах и Инструкции;
• ошибки, которые не подлежат исправлению;
• ошибки, исправление которых не регламентировано.

Первые легко исправить, следуя указаниям в регламентирующих документах. Ошибки второго типа исправлять запрещено, они приводят к порче или недействительности трудовых книжек. Решение по поводу возможности и способа исправления ошибок третьего типа часто приходится самостоятельно принимать специалистам отдела кадров.

Существует несколько основополагающих принципов, которые необходимо использовать во время исправления ошибок в трудовой книжке.

1. Исправлению подлежат неправильные и неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

2. Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Неправильная или неточная запись отменяется путем признания ее недействительной.

3. Предложение о признании записи недействительной и последующая правильная запись составляют единое смысловое целое и стоят под одним номером в трудовой книжке.

К ошибкам в разделе «Сведения о работе» относятся такие ошибки, как неправильно указанная дата приема или увольнения (перевода и пр.), ошибочная запись в графе 3 (название должности или подразделения), ошибка в дате или номере приказа (графа 4).

Рассмотрим для примера некоторые исправления, внесенные в трудовую книжку, в соответствии с указанными выше правилами.

Пример 1: В трудовой книжке неверно указали дату приема на работу.

Эта ошибка относится к категории ошибок, исправление которой предусмотрено Правилами и Инструкцией, так как допущена в разделе «Сведения о работе». Её исправление производится путем признания записи недействительной. Признание прежней записи в трудовой книжке недействительной и правильная запись вносятся под одним порядковым номером и составляют единое целое.

Пример 2: Ошибка допущена в наименовании подразделения.

Для исправления ошибочной записи применяем тот же алгоритм исправления, что и в предыдущем случае.

Аналогичным образом производится исправление записей о переводах на другую работу, присвоении квалификации и т.д. По такому же правилу исправления вносятся и в запись об увольнении в случае, если она еще не заверена подписью должностного лица и печатью работодателя.

Важно, что дата внесения исправленной записи не всегда соответствует дате приема на работу. Датой исправления является дата обнаружения ошибки.

Запись о наименовании организации порядкового номера не имеет. Поэтому при внесении исправлений в наименование организации также не следует нумеровать эту запись

Данная ситуация не описана в официальных регламентах. Поэтому, на наш взгляд, эту запись нельзя рассматривать как неточную или ошибочную. Здесь мы видим порядок внесения записей и их реквизитов. И так как, по сути, эта последовательность нигде не нарушена, мы рекомендуем под заголовком в графе 1 повторить порядковый номер вносимой записи, далее в графе 2 указать дату приема на работу, в графе 3 сделать запись об этом приеме, а в графу 4 занести дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также его фамилия, согласно Правилам, не имеют порядкового номера и не относятся к сведениям о работе или о поощрениях. Следовательно, отменять эту запись и вносить верную, на наш взгляд, будет неправильным. В данном случае следует поступить так же, как при исправлении ошибок, допущенных в наименовании организации: сделать запись об ошибке без номера и внести правильную запись.

Из-за отсутствия бланков вкладышей трудовых книжек или по невнимательности часто кадровые службы используют разделы книжки «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» для внесения записей о работе. В этом случае такие записи можно оставить без изменений, а работнику выдать справку о периодах работы в организации, подтверждающую сделанные записи в указанных разделах. Но дальнейшие записи следует производить во вкладыше к трудовой книжке. Также можно отменить запись, внесенную в этот раздел, и сделать верную запись во вкладыше.

Исправления вносятся либо работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем, обнаружившим её. В таком случае организация отправляет запрос на старое место работы своего сотрудника и исправляет ошибку на основании официального ответа. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. Если же она вообще ликвидирована или работодатель/индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность, исправление производится по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправление чужих ошибок производится по тем же правилам, что и исправление ошибок, допущенных работодателем по новому месту работы.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Если при приеме нового сотрудника отдела кадров обнаружил ошибки на титульном листе его трудовой книжки, то такая книжка считается недействительной. Следует различать понятия «недействительный» и «неправильный». Если трудовая книжка недействительна – никакие исправления не помогут вернуть ей статус официального документа. Важно помнить, что на титульный лист трудовой книжки и вкладыша можно вносить изменения или дополнения сведений о работнике, но не исправления имеющихся записей (согласно п.26 Правил и п.2.3 и 2.4 Инструкции).

Что же делать специалисту-кадровику в таком случае? Ведь, с одной стороны, человек обязан предоставить свою трудовую книжку работодателю при приеме на работу, а работодатель обязан ее принять и зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек. С другой стороны недействительную книжку принимать нельзя. Отказать работнику в приеме на работу в связи с тем, что его трудовая книжка признана недействительной, также нельзя. Кроме того, компании не выгодно терять ценного работника из-за ошибок прошлых работодателей. В этом случае рекомендуется взять с сотрудника заявление следующего содержания: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что трудовая книжка, оформленная на предыдущем месте работы, является недействительной». И затем обязанностью работодателя будет оформление новой трудовой книжки в течение пяти дней с даты приема сотрудника на работу. При этом следует понимать, что новая книжка – это не дубликат, и правила оформления дубликата на нее не распространяются. Это значит, что в нее не могут быть внесены записи о предыдущих местах работы.

Отсутствие на титульном листе печати организации, заполнившей трудовую книжку впервые, также делает её недействительной. Но в данном случае есть возможность спасти положение: работнику следует посоветовать обратиться в организацию, оформившую трудовую книжку без печати, чтобы печать была поставлена. Однако, если организация, выдавшая такую трудовую книжку, ликвидирована, и ее правопреемник отсутствует, то в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, работодатель будет обязан выдать новую трудовую книжку по заявлению сотрудника.

Работнику в этом случае следует собрать справки с предыдущих мест работы для подтверждения стажа работы. В новую трудовую книжку сведения о работе на основании собранных справок не вносятся. Это касается и случаев, когда трудовую книжку выдал прекративший свою деятельность индивидуальный предприниматель.

Ещё раз поясним: в случаях оформления новой трудовой книжки дубликат не оформляется, так как, исходя из Правил, дубликаты выдаются в случае утери трудовой книжки или внесения в нее записи, признанной впоследствии недействительной, а также в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, испачкана и т.д.).

Ответственность работодателя за нарушение правил работы с трудовыми книжками

От правильности работы с трудовой книжкой зависит не только судьба её владельца: работодатель, неправильно заполняющий трудовые книжки тоже несёт за это ответственность, в том числе материальную и административную. Во-первых, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Во-вторых, неправильная запись, препятствующая поступлению на работу, влечет взыскание с работодателя среднего заработка за все время вынужденного прогула. А в-третьих, неправильная запись в трудовой книжке может служить основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Исправления в таком документе как трудовая книжка оформляются особым образом. При этом ошибки на титульном листе книжки не допускаются (бланк подлежит замене), в то время как исправления фамилии или даты рождения могут иметь место. Что касается содержательной части документа, то в ней исправления вносятся путем оформления новой записи. Как правильно вносить исправления в трудовую книжку?

Внесение исправлений в трудовую книжку

Смена имени, фамилии, отчества или даты рождения осуществляется путем зачеркивания старой записи и указания новой. Новая профессия (специальность) дописывается рядом через запятую. Любые исправления, производимые на титульном листе, должны иметь ссылку на документ, подтверждающий новые сведения. Его название и номер указываются на внутренней стороне обложки. Исправление каких-либо данных в содержательной части оформляется новой записью с текстом: «Запись за №… недействительна». Рассмотрим наглядные примеры исправления в трудовой книжке:

• изменение фамилии
• неправильная запись
• неправильная дата рождения
• вторичная смена фамилии

Исправление фамилии в трудовой книжке: образец

Исправление записи в трудовой книжке: образец

Образец исправления в трудовой книжке даты рождения

Внесение исправлений в трудовую книжку: повторная смена фамилии

Часто задаваемые вопросы: Как поступить при обнаружении ошибок, допущенных предыдущим работодателем? Необходимо отправить работника к предыдущему работодателю, чтобы тот исправил запись в соответствии с инструкцией и поставил свою печать. Что делать при наличии ошибок, делающих книжку недействительной? В данном случае данный бланк документа уничтожается, а вместо него выдается новый. При этом составляется акт списания испорченного документа следующего содержания: Что делать при допущенной ошибке в нумерации записей (например, после «№ 5» поставлен «№7»)? В данном случае делаем запись №6, в которой пишем: «Запись за номером 7 недействительна». Далее продолжаем текущую нумерацию.

Как исправить дату рождения в трудовой книжке

Первоначальное заполнение трудовой книжки производит работодатель или его уполномоченное лицо на первом рабочем месте владельца документа. Это не вызывает особых трудностей, но иногда человеческий фактор играет свою роль. Титульный лист заполняется на основании представленных работником документов. Бывает так, что кадровик допускает ошибку в личных данных. Исправление даты рождения в трудовой книжке должно осуществляться по общепринятым правилам.

Все записи необходимо делать разборчивым почерком, побуквенно переписывая данные. В трудовой книжке запрещены любые сокращения, цифры должны быть арабские.

На первую страницу заносятся личные сведения о работнике, образование, специальность, квалификация, разряд и служба в армии. После заполнения трудовой книжки работник должен ознакомиться с данными и подтвердить соответствие информации. После этого кадровик ставит личную подпись и печать организации.

Как делать исправления в трудовой книжке?

Часто бывают ситуации, когда происходит смена фамилии. Это может быть связано с замужеством или, наоборот, с разводом. Чтобы исправить фамилию в документе, работник должен предоставить основания для ее смены. Кадровик на титульном листе перечеркивает старую фамилию прямой линией и рядом пишет новую. На обложке с внутренней стороны указываются реквизиты подтверждающего документа. Они обязательно должны быть заверены личной подписью работодателя или его уполномоченного лица. Рядом необходимо поставить печать организации. Поясняющая запись должна содержать информацию о причине смены фамилии.

Если на строке нет места для новой записи, фамилию можно указать сверху. Последующая смена фамилий не имеет четкого регламентирования законодательством, поэтому производится по аналогии.

Иногда кадровики сталкиваются с вопросом, как правильно исправить отчество в трудовой книжке. Поле того, как работник покажет документ, который подтверждает законность смены отчества, вносится исправление в трудовую книжку. Старое отчество аккуратно зачеркивается, а новое вписывается рядом с указанием реквизитов подтверждающего документа.

Сведения об образовании, как правило, не изменяются, а дополняются. Рядом с информацией о высшем незаконченном образовании необходимо дописать «высшее законченное». Указывать реквизиты диплома или других документов не нужно.

В случае, когда трудовая книжка неправильно заполнена при первичном занесении записи, ее целесообразнее признать недействительной и заменить бланк. Если это произошло по вине работодателя или его уполномоченного лица, то работник не должен возмещать материальный убыток. Работодатель выдает сотруднику новую трудовую книжку за свой счет.

Хотя работник должен в обязательном порядке ознакомиться с данными, которые кадровик вписал в трудовую книжку, и подтвердить их истинность, иногда в силу объективных причин этого не происходит. Ошибка выявляется через какое-то время при увольнении.

Что делать, если в трудовой книжке неправильно написан год рождения?

В этой ситуации есть несколько путей решения проблемы:

1. Если несоответствие обнаружено сразу и не было произведено большое количество записей, то трудовую книжку лучше переоформить.
2. Исправить запись.

Служба по кадрам должна знать, как исправить дату рождения в трудовой книжке. Коррективы может внести работодатель по настоящему месту работы или там, где была допущена ошибка. Когда работник обращается с такой просьбой, отказать ему не имеют права. В случае, когда организация реорганизована, исправление должны сделать ее правопреемники. Если ошибка была допущена физическим лицом-предпринимателем, но его деятельность прекращена в соответствии с законодательством, то исправить несоответствие может настоящий работодатель.

Очень важно, чтобы трудовая книжка была заполнена правильно. В противном случае у человека могут возникнуть сложности с получением пенсии. Все исправления должны соответствовать законодательным нормам и требованиям.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке об не правильной дате рождения?

Для исправления ошибки работник должен представить работодателю или его уполномоченному лицу паспорт и свидетельство о рождении. Ни в коем случае нельзя делать записи в трудовой книжке самостоятельно. Неверную дату рождения имеет право исправлять только работник кадровой службы или работодатель. Ошибочная дата рождения перечеркивается одной линией, а рядом пишется правильная. Необходимо сделать запись «Исправленному верить» и поставить печать организации.

Работник должен лично проконтролировать правильность сделанной записи. На внутренней стороне обложки обязательно должны быть указаны реквизиты документа, который подтверждает правомерность сделанных исправлений. Реквизиты нужно заверить личной подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Как исправить год рождения в трудовой книжке, если работодатель отказывается вносить исправления? В этом случае работник имеет право обратиться в суд. По решению суда будут сделаны изменения в трудовой книжке.

За неправильное заполнение и ведение трудовых книжек предусмотрены дисциплинарные меры. Ответственность за это несет работодатель или его уполномоченной лицо, что подтверждено документально.

Дисциплинарные меры могут быть применены к работнику на следующих основаниях:

• При наличии приказа или другого документа, подтверждающего факт вменения работнику обязанностей по ведению трудовых книжек. Он в обязательном порядке должен быть с ними ознакомлен, о чем будет свидетельствовать его личная подпись.
• Все обязанности четко прописаны в инструкции.
• Должен быть документ, подтверждающий нарушение трудовых функций работником.

Дисциплинарные взыскания должны проводиться согласно закону. Это может быть устное замечание, выговор или увольнение.

Работодатель имеет право самостоятельно решать, какое именно наказание применить к работнику. Но оно должно быть адекватно проступку. В случае первого нарушения сотрудника, как правило, не увольняют. Но могут сделать замечание или отстранить от выполнения данных обязанностей.

Любое наказание должно сопровождаться соответствующим приказом или другим документом, в котором должны быть четко прописаны причины. После ознакомления работник ставит свою подпись.

Если работник не согласен с дисциплинарным наказанием, он имеет право обжаловать его в специальных комиссиях и инспекциях. Заявление нужно подать в течение месяца, но если задержка произошла по уважительным причинам, срок можно продлить.

Материальная ответственность может коснуться работодателя в том случае, если работник лишился возможной прибыли по вине организации.

Она предусмотрена в следующих случаях:

• Работник не получил трудовую книжку вовремя по вине работодателя.
• В трудовую книжку была внесена неправильная запись, из-за которой документ признан недействительным.

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать трудовую книжку. Если этого не произошло, работодатель может снять с себя ответственность следующим образом. Уволенному сотруднику организация должна отправить уведомление с просьбой получить трудовую книжку. С того дня, как было отправлено письмо, работодатель не несет ответственности за несвоевременное получение документа.

Если работник лишается заработка по причине признания трудовой книжки недействительной вследствие неправильной записи, работодатель или ответственное лицо также должны возместить работнику убыток. Сумма рассчитывается, исходя из среднего заработка и количества вынужденных прогулов сотрудника.

Как добиться материальной ответственности?

Материальные взыскания могут применяться к работодателю в следующих случаях:

1. Если организация признала свою вину, она может выплатить пострадавшему работнику требуемую сумму на добровольных основаниях. В этих целях оформляется соответствующий приказ с формулировкой причины нарушения. Ложная запись в трудовой книжке должна быть исправлена согласно общепринятым правилам.
2. В случае, когда согласия с работодателем не было достигнуто, работник может обратиться в соответствующие инстанции – трудовую инспекцию или суд. В иске необходимо подробно указать обстоятельства и сформулировать требования.