Правила по регистрации, учету и хранению. С изменениями и дополнениями от

Уволили мы в прошлом году работничка - прогульщика и тунеядца. ну, вы понимаете. Как потом выяснилось, на работу он так и не устроился, а вместо этого пошел в суд, и наше увольнение признали незаконным. Хорошо, что восстановить на работе не просил, а требовал только поменять увольнение на «собственное желание» и оплатить время вынужденного прогула. Так вот. С этим решением суда он пришел в отдел кадров и потребовал оформить дубликат трудовой книжки. А мы, честно говоря, никогда дубликатов не оформляли. Открыли Правила и Инструкцию - вроде бы все понятно, а начали оформлять - вопросов масса! Как же правильно все сделать?

Дубликат трудовой книжки оформить, пожалуй, сложнее, чем оригинал. Наверное, по той причине, что ситуации, в которых требуется такое оформление, нестандартные, а нередко еще и конфликтные. Например, трудовая книжка утрачена или испорчена по вине работодателя или самим работником. Или с самой книжкой все в порядке, а вот внесенную запись об увольнении суд признал незаконной.

Нормативные акты, устанавливающие правила ведения трудовых книжек, конечно, предусматривают правила поведения и в этой ситуации. Но, как показывает практика, недостаточно подробно. Так что вопрос вполне заслуживает самого пристального рассмотрения. Начнем по порядку.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Действительно, в случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию (ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ em.). Это положение конкретизировано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее - Правила). Так, согласно п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, если работник обратился в отдел кадров с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки, необходимо его оформить.

Кто выдает дубликат?

Обратите внимание: Правила говорят не о том, что дубликат должен выдать тот работодатель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной, а о том, что работник обращается с письменным заявлением о выдаче дубликата на свое последнее место работы. А это, как говорят в Одессе, «две большие разницы».

Если работник после увольнения устроился на новую работу и в то же время суд признал его увольнение с предыдущего места работы незаконным, выполнение решения суда и выдача дубликата будут «головной болью» нового работодателя. Да-да, бывает и такое - приходится исправлять ошибки своих «предшественников». Если же работник все свое время посвятил судебному разбирательству и на другое место работы не устроился, то и с заявлением о выдаче дубликата он придет на свое последнее место работы - к тому работодателю, который его незаконно уволил. Сегодня мы остановимся именно на этом варианте развития событий.

Итак, первое, что вам необходимо сделать, - это проверить по трудовой книжке, является ли ваша организация последним местом работы вашего бывшего сотрудника. Если выяснится, что он успел где-то поработать и в трудовой книжке есть запись о работе после увольнения из вашей компании, то за оформлением дубликата трудовой книжки вы можете его смело отправить именно туда - по последнему месту работы.

Процедура выдачи дубликата

Этап 1. Подготовка

Если вы выяснили, что после увольнения из вашей организации работник нигде не работал, то одного решения суда о признании увольнения незаконным для начала процедуры оформления дубликата будет недостаточно. Вам необходимо получить от бывшего работника письменное заявление на выдачу дубликата (пример 1 ). Такое заявление, поступившее от гражданина, не являющегося работником организации, регистрируется в день его поступления.

Оформляйте дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику максимально быстро - в день обращения (по возможности) или на следующий рабочий день

В какой срок необходимо оформить дубликат? Вопрос непростой. В Правилах, например, установлен срок оформления дубликата трудовой книжки только для случая утери ее работником - он составляет 15 дней (п. 31 Правил).

Полагаем, что в рассматриваемой нами ситуации, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат в кратчайшие сроки, что и должно найти отражение в резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении гражданина. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

После того как вы получите от работника соответствующее заявление и прежде чем приступать к оформлению дубликата, внимательно изучите содержание решения суда. От вас ведь требуется не просто выдать дубликат трудовой книжки по заявлению работника, но (самое главное) - исполнить решение суда, изменив формулировку основания увольнения.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

«Новая» формулировка основания увольнения может быть только такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: увольнение решением суда признано незаконным, но работник потребовал только изменить основание увольнения, продолжать же трудовые отношения он не намерен. Как быть в такой ситуации? Полагаем, что в этом случае следует издать приказ об изменении формулировки основания увольнения (которая могла быть любой) на увольнение «по собственному желанию». Более того, этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ об увольнении. Унифицированной формы такого приказа нет, он издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу (пример 2 ).

При этом необходимо помнить, что если после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении работника на работе, а об изменении формулировки основания увольнения, то дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения решения судом (ч. 7 ст. 394 ТК РФ).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Изменить не только формулировку основания увольнения, но и дату увольнения

Здесь отметим еще один интересный момент. Немедленному исполнению, напомним, подлежат решения о восстановлении на работе (ст. 211 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее - ГПК РФ). Решения же об изменении формулировки основания увольнения и оплате времени вынужденного прогула исполняются после того, как вступят в силу. Таким образом, по общему правилу работодатель издает приказ об изменении формулировки увольнения и выдает по требованию работника дубликат трудовой книжки тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения. А вот дата увольнения «по собственному желанию», которая меняется на основании такого решения, является датой принятия судом решения. Получается, что измененная дата увольнения и дата приказа работодателя не совпадают - это обусловлено указанными выше особенностями.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Решения суда вступают в законную силу по истечении срока на апелляционное или кассационное обжалование, если они не были обжалованы (ч. 1 ст. 209 ГПК РФ). Кассационные жалоба, представление могут быть поданы в течение 10 дней со дня принятия решения судом в окончательной форме (ст. 338 ГПК РФ). Из этого можно сделать вывод, что решение суда первой инстанции, которое не было обжаловано, вступает в законную силу по истечении 10 дней со дня принятия решения судом в окончательной форме

Итак, с формулировкой и датой увольнения разобрались, что должно быть написано в дубликате - знаем. Что дальше?

Пожалуй, главная особенность оформления дубликата трудовой книжки незаконно уволенному работнику - это то, что записи переносятся в дубликат не из документов с прежних мест работы, а из самой трудовой книжки (из оригинала). Оригинал трудовой книжки находится у работника, а значит, вам как лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо его получить от бывшего работника.

Принимать трудовую книжку у бывшего работника для оформления дубликата без внесения записи об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Но просто взять у бывшего работника трудовую книжку, никак это не оформив, не получится. Полагаем, что информацию о получении трудовой книжки гражданина следует внести, руководствуясь общими правилами, в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Обутверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»). В графе 9 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо записать основание получения трудовой книжки. Эта графа называется «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника», но в нашем случае получение трудовой книжки не связано с приемом работника на работу, а значит, представляется возможным сослаться здесь на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых книжек и принявшее трудовую книжку, ставит личную подпись (пример 3 ).

Итак, трудовую книжку от бывшего работника получили, надлежащим образом это задокументировали - самое время приступить к оформлению ее дубликата.

Этап 2. Оформление

Для оформления дубликата вам потребуется бланк трудовой книжки.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно. Хорошо, если ее типовая форма включена в Альбом форм документов кадровой службы.

Не забудьте по окончании месяца представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в котором нужно отразить количество полученных и израсходованных бланков трудовой книжки. Унифицированной формы такого отчета также нет, поэтому вы можете ее разработать применительно к своей организации и внести эту форму в Альбом форм документов кадровой службы.

НЕ ЗАБЫТЬ!

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записать: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера и расписаться

Первая страница дубликата трудовой книжки (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовой книжки, при этом в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

В связи с тем, что в трудовой книжке бывшего работника имеется запись об увольнении, которое признано незаконным, при оформлении дубликата в него необходимо перенести все записи из оригинала трудовой книжки работника (из всех разделов), за исключением записи об увольнении, признанном незаконным (пример 4 ).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Дубликат трудовой книжки оформляется за счет работодателя

Кроме того, имейте в виду, что если бывший работник до поступления в вашу организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и(или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю). Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в дубликате делается запись об увольнении по собственному желанию, с указанием в графе 2 даты увольнения - даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо сделать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки основания увольнения.

Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Этап 3. Заключение

Дубликат трудовой книжки оформлен. Но не нужно забывать о том, что даже при оформлении дубликата трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена ее владельцу (п. 33 Правил). А значит, вам необходимо закончить оформление трудовой книжки бывшего работника, в которую была внесена запись об увольнении по основанию, признанному судом незаконным. Для этого нужно сделать запись о признании недействительной записи об увольнении и указать измененное основание увольнения (пример 5 ). Эту запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

После завершения оформления оригинал трудовой книжки и ее дубликат передаются бывшему работнику, который расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 3 ).

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела «Сведения о работе»вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела «Сведения о работе»вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела «Сведения о работе»вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.

В раздел «Награждения»дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью «Дубликат»в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Сотрудник компании написал заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В самой трудовой книжке есть записи которые считаются не действительными, ошибочными. Эти записи тоже переносить в дубликат книжки? Если их не заносить, то номера записей трудовой не будут совпадать с номерами записей дубликата. Как быть? Подскажите пожалуйста.Заполняя дубликат трудовой книжки переношу из самой трудовой книжки следующие записи:Наименование организации, прием на работу, увольнение. Нужно ли писать после записи увольнения, из предыдущих организаций,слова: печать,

Ошибочные записи в дубликат не переносите. Законодательство это не предусматривает.

Образец оформления дубликата см. в п. 2 ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Исправляйте в трудовой книжке сведения так, чтобы они полностью соответствовали документу, на основании которого были внесены

Если же в организации приказ о прекращении трудового договора с работником по ошибке был оформлен ранее окончания срока, это можно исправить. Подготовьте приказ об отмене приказа о прекращении трудового договора. Если запись об увольнении уже была внесена в трудовую книжку, то после признайте ее недействительной.

Существует и другой вариант исправить ошибку. По письменному заявлению работника оформите ему дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 инструкции)*. На титульном листе старой книжки напишите «Взамен выдан дубликат» и укажите его серию и номер.

Что будет основанием для заполнения сведений о стаже в дубликате трудовой книжки - выписка или приказ?

К нам в отдел кадров обратился бывший сотрудник с просьбой оформить ему дубликат трудовой книжки. Он представил выписки из приказов с предыдущих мест работы. Какой документ нужно указывать как основание в графе № 4 - выписку или приказ?

Ирина Сафронова, специалист по кадровому делопроизводству (Москва)

Давайте обратимся к разделу 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек 1. Из буквального толкования пункта 7.2 этого раздела можно сделать вывод, что в графе 4 трудовой книжки указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого внесены соответствующие записи. Таким образом, в вашем случае основанием внесения записи о стаже в дубликат трудовой книжки будут выписки из приказов. При этом нужно указать реквизиты приказа (образец ниже).

Как внести изменения в штатное расписание в связи со сменой наименования структурного подразделения?

Регламент работы

В каком случае работнику выдается дубликат трудовой книжки?

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

1. Потеря трудовой книжки работником.
2. Внесение в нее ошибочных сведений или потеря вида (обгорела, изорвана, испачкана).
3. Массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликатов в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей.

В случае потери трудовой книжки работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту послед­ней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель должен выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью “Дубликат”в правом верхнем углу титульного листа.

При заполнении дубликата в разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждениях” вносятся записи о работе, награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Также в дубликат вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления в данное учреждение. Стаж должен подтверждаться соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в них сведения.

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, приказы, копии и выписки из приказов (заверенные в установленном порядке), личных дел, личных карточек формы № Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы, подтверждающие наличие трудового стажа.

Копии документов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати организации, которая их выдала.

Справки подписываются руководителем учреждения или начальником кадровой службы и обязательно заверяются печатью учреждения.

При наличии в трудовой книжке ошибочных сведений работнику по его письменному заявлению выдается дубликат, в который переносятся все записи, за исключением записи, признанной недействительной. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, пришедшей в негодность (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.). При этом на титульном листе старой трудовой книжки делается надпись “Взамен выдан дубликат”. Она передается на хранение работнику, дубликат хранится у работодателя.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) их трудовой стаж устанавливается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Комиссия принимает решение на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае отсутствия таких документов понадобятся показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008 № 373). Пп. 31–34

Что делать, если уволенный работник отказывается забирать трудовую книжку?

Если выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о ее получении. Оно направляется заказным письмом по адресу, который работник сообщил как адрес проживания. Почтовый корешок и копию уведомления необходимо сохранить до получения работником трудовой книжки.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Приведем примерную форму уведомления о получении трудовой книжки.

В связи с расторжением трудового договора от 28.08.2002 и увольнением Вас с работы 07.02.2009 по собственному желанию напоминаем, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ Вы должны получить трудовую книжку в день увольнения.

В связи с Вашим отсутствием на работе в день увольнения Вы можете получить трудовую книжку у секретаря школы с 10 до 17 ч ежедневно по рабочим дням.

В случае невозможности получить трудовую книжку просим сообщить о Вашем согласии на то, чтобы выслать ее по почте.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовая книжка, не полученная работником при увольнении, хранится в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передается на хранение в течение 50 лет в архив. По истечении указанного срока может быть уничтожена в установленном порядке.

Если вас заинтересовала данная статья,

вы можете оформить подписку на "Управление образовательным учреждением в вопросах и ответах">>

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Скороходову Д.Б.

От оператора call-центра

Дубовой Е.П.

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино»я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно - она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Работник нашел пропажу

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет - в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась»новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Поэтому наш совет - отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон»

Петрову Н.И.

От Дубовой Е.Н.

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон»и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности - слово в слово - перенесено в дубликат - таков закон!

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении - пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении - согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован - то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало - в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк»

Нурину П.С.

от старшего экономиста

Дургилиевой О.П.

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной»трудовой книжки путем перенесения «слово в слово»в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной»трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Мировой судья судебного участка № 43 Сунского района Кировской области , при секретаре, рассмотрев в открытом судебном заседании заявление К. о выдаче дубликата судебного приказа,

УСТАНОВИЛ:

Взыскатель К. обратилась в суд с заявлением о выдаче дубликата судебного приказа № 2-… от 01.01.2001 года, указав в заявлении и пояснив в суде, что 30.01.2008 года мировым судьей судебного участка № 43 Сунского района Кировской области был вынесен судебный приказ № 2-….. о взыскании с Ш. в ее пользу алиментов на содержание сына П., …….. года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов, начиная с 28 января 2008 года и до его совершеннолетия. Данный судебный приказ был предъявлен К. на исполнение в МРО СП по г. …….., на основании данного судебного приказа было возбуждено исполнительное производство. В ходе совершения исполнительных действий судебным приставом-исполнителем установлено, что должник Ш. трудоустроен в ……………». 22.10.2008 года судебный приказ был направлен МРО СП по г. ……… по месту работы должника в ……………..» для удержания алиментов, но согласно сведениям, поступившим из ………………..», установлено, что удержание алиментов по данному судебному приказу не производилось, поскольку Ш. в штате сотрудников данной организации не числился. Исполнительный документ о взыскании алиментов с Ш. в МРО СП по г. …………… возвращался, в настоящее время на исполнении отсутствует. Исполнительного листа у К. не имеется. Исполнение по данному судебному приказу в её пользу не производилось. С…. проживает с ней. Семья испытывает материальные затруднения, должник Ш. добровольно алименты на сына не платит. По названным выше причинам К. просит выдать дубликат исполнительного листа.

Должник Ш. в судебное заседание не явился, о причинах не явки суд не известил, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом.

Представитель ОСП по …….. району г. ……….. в судебное заседание не явился, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом, направил в суд письменное ходатайство, в котором просил провести судебное заседание без его участия, т. к. не сможет явиться в судебное заседании, назначенное на 26.01.2011 года в связи с большой служебной нагрузкой. Дополнительно сообщает, что в ОСП по ……… району г. …….. исполнительного производства в отношении К. не ведется.

Представитель ……………» в судебное заседание не явился, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом, с места его нахождения поступило письмо о том, что данная организация выбыла.

Суд вынес определение о рассмотрении заявления в отсутствие не явившихся лиц.

Исследовав материалы дела, суд считает, что заявление подлежит удовлетворению, так как на основании ст. 430 ГПК РФ в случае утраты подлинника судебного приказа суд, принявший решение, может выдать дубликат исполнительного документа.

Из материалов гражданского дела № 2-…… видно, что мировым судьей судебного участка № 43 Сунского района Кировской области был вынесен судебный приказ № 2-….. о взыскании с Ш. в пользу К. алиментов на содержание сына П., …… года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов начиная с 28 января 2008 года и до его совершеннолетия.

Из справки Отдела судебных приставов по в ОСП по ………… району г. ………… видно, что исполнительного производства в отношении К. не ведется, а судебный приказ № 2-………… от 01.01.2001 года о взыскании с Ш. на исполнении отсутствует.

Таким образом, суд установил, что судебный приказ № 2-…….. был предъявлен К. на исполнение в МРО СП по г. ……, на основании данного судебного приказа 18.09.2008 года (л. д. 18) было возбуждено исполнительное производство. В ходе совершения исполнительных действий судебным приставом-исполнителем установлено, что должник Ш. трудоустроен в ………………», поэтому 22.10.2008 года судебный приказ был направлен МРО СП по г. ………… по месту работы должника в …………..» для удержания алиментов. Согласно сведениям, поступившим из ……………..», установлено, что удержание алиментов по данному судебному приказу не производилось, поскольку Ш. в штате сотрудников данной организации не числится, обратно из ………..» в МРО СП по г. ……….. судебный приказ не вернулся.

Суд установил, что подлинник судебного приказа утрачен, что делает невозможным исполнение судебного решения, поэтому взыскателю подлежит выдаче его дубликат.

На основании изложенного и руководствуясь ст. 430 ГПК РФ, суд

ОПРЕДЕЛИЛ:

Выдать К. дубликат судебного приказа № ……. от 01.01.2001 года о взыскании с Ш. в пользу К. алиментов на содержание сына П., ………… года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов начиная с 28.11.2008 года и до его совершеннолетия.

На определение может быть подана частная жалоба в Сунский районный суд Кировской области в десятидневный срок со дня вынесения с подачей жалобы через мирового судью.

Мировой судья

Определение не вступило в законную силу.

Образец заявления о выдаче дубликата судебного приказа, с учетом действующего последних изменений законодательства. Судебный приказ выдается судом в случае рассмотрения гражданского дела в приказном производстве. Судебный приказ сам является исполнительным документом. Дополнительный исполнительный лист в этом случае не выписывается.

В случае утери судебного приказа его исполнение невозможно. С копиями судебного приказа судебные приставы-исполнители работать не будут. В этом случае необходимо обратиться в суд, который выдал судебный приказ, с заявлением о выдаче его дубликата. Обычно это мировой судья, поскольку дела о выдаче судебных приказов подсудны именно мировым судьям.

Процедура выдачи дубликата судебного приказа аналогична выдаче дубликата исполнительного листа. Суду необходимо представить заявление на выдачу дубликата, документы, подтверждающие его утерю. По заявлению проводится судебное заседание, которое заканчивается вынесением определения. Определение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче может быть обжаловано путем подачи частной жалобы на определение мирового судьи.

Определение, которым заявление о выдаче дубликата удовлетворено, после вступления в законную силу послужит основанием для изготовления дубликата судебного приказа. Дубликат по содержанию будет соответствовать оригиналу, имеет с ним одинаковую силу. Если после выдачи дубликата будет найден оригинальный судебный приказ, оригинал необходимо сдать в суд, как недействительный документ, или уничтожить самостоятельно.

Если заявителем впоследствии будет утрачен дубликат судебного приказа, он вправе вновь обращаться в суд за выдачей дубликата, указав обстоятельства произошедшего и приложив подтверждающие документы. Госпошлина за выдачу дубликата не уплачивается, в связи с изменениями налогового законодательства, вступившими в силу с 01.01. года.

В __________________________

(наименование суда)

Заявитель: ___________________

(ФИО полностью, адрес)

Должник: ____________________

(ФИО полностью, адрес)

ЗАЯВЛЕНИЕ

о выдаче дубликата судебного приказа

Г. был вынесен судебный приказ по заявлению _________ (ФИО взыскателя) к _________ (ФИО должника) о _________ (указать сущность взыскания).

Судебный приказ был утрачен при следующих обстоятельствах _________ (указать обстоятельства утраты судебного приказа), что подтверждается _________ (указать, чем подтверждается утрата судебного приказа), предпринятые мною меры по розыску _________ (указать, какие меры предпринимал взыскатель для поиска утраченного судебного приказа).

Судебный приказ еще до конца не исполнен, необходимо выдать его дубликат для принудительного исполнения содержащихся в нем требований.

На основании изложенного, руководствуясь ч. 2 статьи 12 Федерального закона «Об исполнительном производстве», статьей 430 Гражданского процессуального кодекса РФ,

Выдать дубликат судебного приказа от ___ _________ ____ г. по заявлению _________ (ФИО взыскателя) к _________ (ФИО должника) о _________ (указать сущность взыскания).

Перечень прилагаемых к заявлению документов (копии по числу лиц, участвующих в деле):

Копия заявления Документы, подтверждающие утрату судебного приказа Другие доказательства, подтверждающие основания заявления о выдаче дубликата судебного приказа

Дата подачи заявления ___ _________ ____ г. Подпись заявителя _______

________________________________________________________________

Скачать образец заявления:

Заявление о выдаче дубликата судебного приказа (16,0 KiB, 721 hits)

Заявление о выдаче судебного приказа

В случае, когда законодательство позволяет разрешить спор в приказном порядке, заинтересованная сторона может предоставить суду заявление о выдаче судебного приказа. Судебный приказ наделён силой исполнительного листа и не требует получения отдельного листа.

В ситуации, когда утерян судебный приказа, пристав-исполнитель откажет в возбуждении производства, поскольку с копиями приказов ФССП не работает. В данном случае необходимо получить дубликат.

Как получить дубликат судебного приказа?

Дубликаты выдаёт тот суд, который вынес приказ. В большинстве случаев данной инстанцией является мировой судья, так как именно ему подсудны дела о выдаче приказов. Судье необходимо предоставить заявление и документы, которые доказывают утерю приказа. Государственная пошлина при направлении ходатайства о выдаче дубликата не уплачивается.

Заявление составляется в свободной форме. При этом для его составления рекомендуется использовать образец заявления о выдаче судебного приказа и руководствоваться правилами, прописанными для исковых заявлений.

Обращение стороны разрешается в судебном заседании. Решение председательствующего оформляется определением, в котором содержится разрешение либо отказ в выдаче дубликата приказа. Определение мирового судьи может быть обжаловано посредством подачи частной жалобы.

После вступления определения в силу изготовляется дубликат, имеющий равную силу и одинаковый смысл с оригиналом. В случае обнаружения оригинала его необходимо вернуть на судебный участок или уничтожить, поскольку после получения дубликата он становится недействительным.

В случае, когда дубликат будет утерян, заинтересованная сторона вправе обратиться к судье с просьбой выдать второй дубликат. В прошении следует описать обстоятельства потери и приложить подтверждающие документы.

На каких основаниях может быть выдан судебный приказ?

Прошение о выдачи приказа или заявление о выдаче дубликата судебного приказа может быть удовлетворено при наличии следующих обстоятельств:

1. Имеется соглашение между сторонами, которое было заверено нотариусом.
2. Была заключена сделка в письменном виде.
3. Нотариус опротестовал векселя, которые не были оплачены, недатированный акцепт.
4. Необходимо взыскать содержание на ребёнка, не достигшего совершеннолетия (при отсутствии требования об установлении или оспаривании отцовства (материнства).
5. Требуется взыскать с гражданина неоплаченную сумму штрафов, сборов, налогов.
6. Невыплата работодателем сотруднику заработной платы, пособий, компенсаций.
7. Требуется взыскать с ответчика по иску средства, которые были затрачены федеральными властями на его розыск.

Скачать образец ходатайства (заявления):

Положение о документах установленного образца

П О Л О Ж Е Н И Е

О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕННОГО ОБРАЗЦА О ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ, ЗАПОЛНЕНИИ, УЧЁТЕ И ХРАНЕНИИ БЛАНКОВ

в Государственном областном автономном профессиональном образовательном учреждении «Липецком колледже транспорта и дорожного хозяйства»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящее положение разработано на основе части 3 ст.60, части 15 статьи 76 и пункта 17 части 3 статьи 28 Закона РФ «Об образовании в РФ» № 273 ФЗ и в соответствии с письмом от 2 сентября г. N АК-1879/06 министерства образования и науки Российской Федерации.

1.2 Настоящее Положение разработано в соответствии с Уставом и лицензией ГОАПОУ «ЛТиДХ» (далее – Колледж).

1.3. Настоящее положение устанавливает правила выдачи документов установленного образца о профессиональной подготовке.

2. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Выдача документа о профессиональной подготовке осуществляется при условии успешного прохождения обучающимся итоговой аттестации.

2.2. Колледж в соответствии с лицензией на осуществление образовательной деятельности выдает обучающимся, успешно прошедшим итоговую аттестацию по программам профессиональной подготовки, свидетельства установленного образца.

2.3. Форма указанного документа устанавливается Колледжем, принимается Педагогическим советом и утверждается приказом директора. Бланки свидетельств, являющиеся защищенной от подделок полиграфической продукцией, изготавливаются в соответствии с Техническими требованиями и условиями изготовления защищенной полиграфической продукции, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 7 февраля 2003 г. N 14н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 17 марта 2003 г. регистрационный N 4271), с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 11 июля 2005 г. N 90н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 августа 2005 г. регистрационный N 6860).

2.4. Документ выдается под личную подпись выпускника.

2.5.Для регистрации выданных документов в Колледже ведется Книга выдачи документов установленного образца. Книга содержит следующие сведения:

Учетный номер (по порядку);

Фамилия, имя, отчество слушателя;

Дата и номер приказа о выдаче документа;

Порядковый номер документа;

Присваиваемая квалификация;

Подпись получателя документа;

Подпись лица выдавшего документ.

2.6. В Книге выдачи документов установленного образца список обучающихся вносится в алфавитном порядке отдельно по каждой группе (со сквозной нумерацией внутри группы), номера бланков в возрастающем порядке.

Исправления, допущенные при заполнении Книги выдачи документов, заверяются директором Колледжа и скрепляются печатью.

Книга выдачи документов прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью Колледжа, и хранится как документ строгой отчетности.

2.7. Документы, не полученные слушателями, хранятся в Колледже до востребования.

2.8. При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении документа, выдается документ на новом бланке взамен испорченного. Выдача нового документа взамен испорченного регистрируется в Книге выдачи документов за новым номером учетной записи. При этом напротив ранее сделанной учетной записи в графе «Номер документа установленного образца» делается пометка «испорчен, аннулирован, выдан новый документ» с указанием номера учетной записи документа, выданного взамен испорченного.

2.9. Колледж выдает дубликат документа в случае его утраты, порчи (повреждения).

2.10. Выдача дубликата документа осуществляется на основании письменного заявления на имя директора.

2.11. О выдаче дубликата издается приказ.

При выдаче дубликата в Книге выдачи документов делается соответствующая запись, в том числе указывается учетный номер записи и дата выдачи оригинала, порядковый номер его бланка, при этом отметка о выдаче дубликата делается так же напротив учетного номера записи выдачи оригинала в соответствии с пунктом 2.5. настоящего положения.

Дубликаты документа выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года прохождения профессиональной подготовки.

2.12. Решение о выдаче или отказе в выдаче дубликата документа принимается Колледжем в месячный срок со дня подачи письменного заявления.

3. ЗАПОЛНЕНИЕ БЛАНКОВ.

3.1. Бланки документов заполняются на русском языке.

3.2. Фамилия, имя, отчество слушателя вносятся в бланк документа в соответствии с данными, указанными в документе, удостоверяющем личность.

3.3. В свидетельстве указываются: название образовательного учреждения, ФИО выпускника, название изученного курса или освоенной профессии, даты составления документа;должностей, подписей и расшифровки подписей составивших его лиц;печати образовательного учреждения.

Подпись директора Колледжа проставляется с последующей её расшифровкой (инициалы, фамилия).

В случае временного отсутствия директора документ подписывается лицом, исполняющим обязанности директора, на основании приказа по Колледжу. При этом перед словом «директор» сокращение «и.о.» или вертикальная черта не допускается.

3.4. Заполненные бланки документов скрепляются печатью Колледжа. Оттиск печати должен быть ясным, четким и легко читаемым.

4. УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ.

4.1. Колледж самостоятельно заказывает и получает бланки документов, определяет объем, сроки их изготовления согласно количеству обучающихся.

4.2. Бланки хранятся в сейфе.

4.3. Бланки, испорченные при заполнении подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой комиссии под председательством директора Колледжа. Комиссия составляет акт. В акте указывается количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков.

4.4. Книга учета бланков документов установленного образца включает следующие сведения:

Номер учетной записи;

Дата получения бланков;

Название документа установленного образца;

Количество полученных бланков;

Фамилия, имя, отчество и должность получателя;

Подпись получившего с расшифровкой;

Количество выданных бланков;

Гражданский процессуальный кодекс (ГПК РФ), N 138-ФЗ от 14.11.2002

Статья 430. Выдача судом дубликата исполнительного листа или судебного приказа

1. В случае утраты подлинника исполнительного листа или судебного приказа (исполнительных документов) суд, принявший решение, вынесший судебный приказ, может выдать по заявлению взыскателя или судебного пристава-исполнителя дубликаты исполнительных документов.

2. Заявление о выдаче дубликата исполнительного документа может быть подано в суд до истечения срока, установленного для предъявления исполнительного документа к исполнению, за исключением случаев, если исполнительный документ был утрачен судебным приставом-исполнителем или другим осуществляющим исполнение лицом и взыскателю стало об этом известно после истечения срока, установленного для предъявления исполнительного документа к исполнению. В этих случаях заявление о выдаче дубликата исполнительного документа может быть подано в суд в течение месяца со дня, когда взыскателю стало известно об утрате исполнительного документа.

3. Заявление взыскателя или судебного пристава-исполнителя о выдаче дубликата исполнительного документа рассматривается судом в судебном заседании в срок, не превышающий десяти дней со дня поступления указанного заявления в суд. Лица, участвующие в деле, извещаются о времени и месте заседания, однако их неявка не является препятствием к разрешению вопроса о выдаче дубликата. При рассмотрении заявления о выдаче дубликата исполнительного документа суд выясняет обстоятельства, свидетельствующие об утрате исполнительного документа, и исследует доказательства, подтверждающие его утрату.

4. На определение суда о выдаче дубликата исполнительного документа или об отказе в его выдаче может быть подана частная жалоба.

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

1. Личные данные.
2. Данные о выполняемой работе.
3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

• утерю сотрудником;
• утерю работодателем;
• порчу документа;
• внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

• при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
• при неверном заполнении титульного листа;
• при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки - образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

• причина утраты;
• просьба о выдаче повторного документа;
• дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

• содержать номер;
• содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
• издаваться только в печатном виде;
• передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
• иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

1. Личное дело.
2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
3. Удостоверения гражданина.
4. Трудовые договора.
5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

• фамилия, имя и отчество гражданина;
• дата рождения;
• наличие и вид образования;
• профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения титульного листа:

Следом заполняются все графы по порядку:

• дата поступления на работу;
• информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
• сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

• данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
• после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек . Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ . Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель , а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии , а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной , ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати . Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления .

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание , по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно . Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ , согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней . В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. .

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи . Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):

Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку . Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .

Полезное видео

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Заключение

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.