Образец составления графика отпусков на. Порядок оформления дополнительных отпусков в графике. Какие работники вправе взять отпуск вне графика

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

• Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
• Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
• Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
• График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
• Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
  • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
  • Оформляется отдельный . Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

• При нахождении на отдыхе работник заболел;
• У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

• Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
• Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
• Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют ;
• В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

• Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
• Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
• Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
• В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Руководители и кадровики в некоторых компаниях до сих пор не считают нужным составлять графики отпусков либо относятся к процессу формально. Но по этому вопросу существуют жёсткие требования законодательства, есть потребность в графике у сотрудников отдела кадров, да и управление персоналом с этим распоряжением становится проще. Разберёмся, как грамотно, учитывая все нюансы, составить график очерёдности выхода в отпуск трудящихся, как скорректировать его, внести дополнения.

Обязательно ли делать график отпусков

Обратимся за решением вопроса к определённым разделам трудового права. Так, статья 122 ТК РФ регламентирует, что трудящийся обязан ежегодно отдыхать в течение двадцати восьми дней за каждый отработанный на предприятии год (с момента его трудоустройства). Единственное, что может ограничить человека в этом праве - это работа в компании менее шести месяцев.

Следующая статья кодекса напрямую связана с подготовкой и утверждением графика по отпускным периодам для всех сотрудников компании. Статья 123 ТК РФ указывает, что все служащие должны уходить в отпуска строго по определённой очерёдности, которая как раз и устанавливается в соответствующем документе.

График отпусков - распоряжение, обязательное для исполнения как нанимателем, так и сотрудником. Вышеуказанная статья строго регулирует срок, в который распоряжение утверждается руководством организации - за 2 рабочих недели до окончания года. Соответственно, график на 2019 год должен быть подготовлен и ратифицирован до 17 декабря 2018 года. Свёрстано это распоряжение должно быть в начале декабря.

Нужно принимать во внимание ещё один момент: если в компании работает профсоюзная организация, то график по отпускам должен быть утверждён с учётом её мнения. Отметим, что скоординированный и утверждённый документ, где для каждого трудящегося организации определены конкретные даты отпуска, должен быть у каждого работодателя. Этот закон един для всех.

Исключение предоставлено микропредприятиям, которые с 2017 года имеют право не использовать в работе график отпусков. Стоит напомнить, что к микробизнесу по классификации причисляются частные предприятия, причём штат ИП не должен превышать 15 человек.

Уход в отпуск по графику выгоден и сотруднику, и работодателю

Для чего нужен график отпусков

Наличие графика обеспечит компании ряд весомых преимуществ, которые зключаются в:

1. Выполнении формальных требований контролирующих органов. Не соблюдая законодательство, работодатель рискует попасть на штрафы (30–50 тыс. руб. для юрлиц, 1–5 тыс. руб. для ИП).
2. Систематизации рабочего процесса на предприятии. Подготовив такой документ, компания отчасти страхует себя от несанкционированных уходов в отпуск. Так как работник не имеет права нарушать по своей воле установленную очерёдность (за несколькими исключениями по определённым категориям служащих). И сотрудник, и наниматель должны понимать, что для изменения запланированного в распоряжении отпускного периода нужны серьёзные причины. Когда же человек просто отказывается идти отдыхать по установленной очерёдности, наниматель имеет право оценить этот шаг как нарушение трудовой дисциплины со всеми вытекающими отсюда последствиями.
3. Упрощении текущего контроля, а также планирования отпускных компенсаций работникам. Поскольку человек должен получить отпускные не позднее чем за 3 дня до выхода в отпуск (статья 136 ТК РФ), годовой график поможет сделать всё своевременно. Кроме того, организация может в спокойном режиме подготовить и уведомить сотрудника, который будет заменять отдыхающего работника.
4. Возможности чётко отслеживать количество отпусков и отгулянных работником дней, владеть информацией о переносах неиспользованного отпуска и т. п., а также не собирать с сотрудников заявления о предоставлении отпуска.

Отслеживая график отпусков, наниматель обязан за 14 дней до наступления отпускного периода у сотрудника в письменном виде уведомить его. Это требование регулируется частью 3 статьи 123 ТК РФ. Работник должен завизировать уведомление, даже если он не хочет идти отдыхать в срок, установленный в графике. Законодательство позволяет перенести отпуск только при условии согласия обеих сторон трудовых отношений. Когда кадровая служба не предупредила работника о предстоящем отпуске, он может потребовать сдвинуть отпускной период на количество дней просроченного уведомления. Это установлено в статье 124 ТК РФ. И работодатель не имеет права препятствовать этому.

После согласования графика работодатель не имеет права вносить коррективы в документ в одностороннем порядке. Это можно сделать только при согласии сотрудника. И то в случае, если прошлогодний отпуск уже был отгулян работником.

Все моменты, отражённые в графике отпусков, жёстко контролируются инспекцией, регулирующей трудовые взаимоотношения. Когда правомочность действий нанимателя в отношении соблюдения очерёдности в отпусках на предприятии вызывает подозрения, нужно ждать официальную комиссию. В первую очередь будет проверено, как ведётся график отпусков (и ведётся ли документ), существуют ли в кадровом документообороте надлежащие приказы, нарушались ли права работников по этому вопросу.

Если факты срывов графика будут подтверждены, руководство ответит по статье 5.27 КоАП РФ . И только штрафом здесь не отделаться. Регулятор, опираясь на нормы законодательства, обяжет нерадивого работодателя немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которым время отдыха должно было быть представлено по графику. Если работодатель не нарушал прав своих сотрудников, напротив, они ходят в отпуска ранее графика и все довольны, санкций не последует.

В ходе проверки, осуществляемой специалистами Трудовой инспекции, вопрос о соблюдении графика отпусков возникнет обязательно

Нюансы, которые нужно учитывать

При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).

Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, - льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения. Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:

• несовершеннолетние (статья 267 ТК РФ);
• беременные работницы до ухода их в декрет, а также сразу после него (статья 260 ТК РФ);
• совместители - им работодатель должен дать отпуск в то время, когда они идут отдыхать с основного места работы (статья 286 ТК РФ);
• работники, усыновившие малыша до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ);
• мужья, у которых супруга находится в декрете (статья 123 ТК РФ);
• родители, у которых несовершеннолетний ребёнок поступает в колледж или вуз, находящийся в другой местности. И отпуск при этом берётся, чтобы сопроводить абитуриента (статья 322 ТК РФ);
• лица, получившие инвалидность при выполнении воинского долга, и ветераны;
• жёны военнослужащих - этой категории отпуск положен одномоментно с отпуском мужей (статья 11 закона № 76-ФЗ);
• почётные доноры РФ (статья 23 закона № 125-ФЗ);
• чернобыльцы и лица, подвергшиеся облучению при ликвидации аналогичных катастроф.

В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.

Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:

• попросить поставить визу на обратной стороне утверждённого графика;
• завести отдельный регистр, в котором фиксировать процедуры ознакомления служащих с основными внутренними документами компании, куда внести и график отпусков.

Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск

Правильно составляем график отпусков

Оптимальный вариант при подготовке графика - воспользоваться унифицированной формой № Т-7 . Да, законодательство не обязывает применять этот шаблон при оформлении графика, можно разработать бланк и самостоятельно (главное, чтобы он был). Но зачем изобретать велосипед, если есть удобный универсальный документ, который используется практически всеми работодателями с момента его утверждения Госкомстатом РФ под номером 1 в январе 2004 года.

В графике отпусков должны быть отражены:

1. Перечень всех работников, с которыми у предприятия заключены трудовые контракты.
2. Ко­ли­че­ство дней от­пус­ка по каждому сотруднику. Здесь нужно суммировать все положенные работнику виды отпусков: основной, неотгулянный за предыдущий период, дополнительный, удлинённый. А также и те, которые утверждены внутренними локальными актами или коллективным договором.
3. Месяц, дата на­ча­ла от­пус­ка - нормативные документы не регламентируют, чтобы в блоке была указана конкретная дата, но в этом варианте сотрудник обязан писать заявление, где будет указан точный день. Если же дата проставлена, этого делать не придётся. Если в графике кадровики используют только месяц (без даты), рекомендуется закрепить локальным документом (к примеру, «Положением об отпусках») требование к работнику предоставлять заявление в отдел кадров не позднее 14 дней до даты отпуска. В этом случае наниматель будет иметь возможность, во-первых, должным образом уведомить служащего, а во-вторых, спокойно, без авралов подготовить приказ, насчитать и выплатить положенную компенсацию.
4. Деление отпускного периода на части. Отказ работодателя согласовать минимально гарантированный трудовым правом непрерывный отпуск, равный четырнадцати дням, а также принуждение к делению периода отдыха на несколько частей или требования написать заявление на предоставление отпускных дней в выходные являются неправомочными. Поэтому лучше подстраховаться и, если в графике не стоит конкретное деление на несколько частей, добиться подписи сотрудника о том, что он согласен на дробление отпускного периода.

Кроме того, из общих данных в документе должны быть отмечены:

• полное название организации (как в учредительных документах);
• номер (первый или корректировочный);
• год, на который составляется график;
• блок «Утверждаю» с указанием, кто и в какую дату согласовал документ.

По горизонтали/по каждому сотруднику должны быть проставлены:

Видео: как составить график отпусков

Алгоритм утверждения графика

Издавать отдельный при­каз, который утверждал бы гра­фи­к от­пус­ков, не нужно. Это обусловлено тем, что виза ру­ко­во­ди­те­ля юрлица или предпринимателя, ратифицирующая документ, проста­вляется непосредственно на гра­фи­ке.

Но в целях подготовки к разработке такого графика директор компании может:

После этого с графиком нужно ознакомить всех работников, причины и необходимость этого шага уже упоминались выше.

Собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков можно как на отдельном листе, так и прямо на оборотной стороне документа

Изменение в графике отпусков

В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5-7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.

Рассмотрим самые распространённые:

• До начала отпуска или во время него работник берёт больничный лист. В этом случае наниматель должен перенести отпуск сотрудника на другое время. Рекомендации экспертов гласят, что нужно в обязательном порядке отразить перенос отпуска, используя документально оформленные основания, к примеру, заявление сотрудника.
• Работодатель вынужден отозвать сотрудника по производственной необходимости. Здесь понадобится не только согласие человека на отрыв от отдыха, но и соответствующий приказ об отзыве. Есть категории работников, которых ни при каких обстоятельствах нельзя отозвать из отпуска, даже в случае, когда сотрудник и сам не отказывается от выхода на рабочее место. К таким категориям причисляются, например, беременные сотрудницы.
• Когда человек меняет отражённый в графике полный период (28 дней) на части. Тогда нужно зафиксировать в графике данные о разделе отпуска на несколько частей. Основаниями здесь могут быть также 2 документа: заявление от сотрудника, где он просит дать ему не полный период отдыха, а также приказ о согласовании определённой части, что должно быть отражено в графике отпусков. Главное - не нарушить требования ТК РФ, регулирующие момент, что хотя бы одна часть отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней.
• Вносятся корректировки в график и когда человек хочет взять отпуск в другое время (вне графика). Здесь также основанием должны быть заявление работника и приказ.
• Иногда приходится заменить часть отпуска денежной компенсацией, тогда все данные в обязательном порядке отражают в графике отпусков. Для этого в примечаниях графика нужно проставить отметку о том, какая часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсирована деньгами, и дать ссылку на реквизиты приказа. Это важно, так как работодатель не имеет права компенсировать обязательные для отдыха 28 дней, часть можно взять только из дополнительного или удлинённого отпусков, и это должно быть отмечено в документе.
• Если перенести отпуск, спланированный по графику, просит совместитель, работодатель не имеет права отказать ему. Следует также уточнить этот момент в графике.

Небольшой совет, который касается вновь принятых в коллектив сотрудников: если в компанию уже после согласования графика приходит несколько человек, составьте под номером 2 дополнительный график отпусков. Так будет проще контролировать новичков. Заметим, что ТК РФ не принуждает менять или корректировать уже утверждённый график, но и не запрещает дополнить документ данными об отпусках поступивших на работу людей.

График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

• По унифицированной форме Т-7;
• По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

• графа 1 - наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
• графа 2 - должность согласно штатному расписанию;
• графа 3 и 4 - фамилия, имя, отчество сотрудника;
• графа 4 – табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 - данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха - запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
• графа 10 - примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

1. Собрать пожелания сотрудников
2. Заполнить график отпусков на 2018 год
3. Согласовать с профсоюзом (при наличии)
4. Подписать у руководителя кадровой службы
5. Утвердить у руководителя компании
6. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

• работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
• лица, с которыми заключены договора ГПХ.

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

1. Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
2. Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

1. Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
2. Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.

Что будет если не составить график отпусков

За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):

• для директора фирмы – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для компании – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:

• для директора – дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет или штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для компании – штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.

Вы еще не составили график отпусков на 2019 год? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте пример заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в документе:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Смотрите видео по теме. Узнайте ответы на свои вопросы! - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

27.11.2017, 15:35

Что такое умный график отпусков и зачем он нужен? Имеет ли смысл перейти на такой современный способ кадрового учета или лучше, как и прежде, продолжать применять привычную форму графика в Word. Зачастую кадровые работники и бухгалтеры, занимающиеся учетом зарплаты, используют форму графика отпусков, доставшуюся им по наследству от предшественника. Насколько оправдан такой подход? Расскажем в статье про умный график отпусков на 2018 год в Excel. Скачать бланк бесплатно можно по прямой ссылке в конце статьи.

Зачем нужен график

Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако дело на безделье не меняют, поэтому очередность отпусков работников устанавливается специальным графиком отпусков. Такой подход позволяет соблюдать и интересы организации, и интересы работников. Ведь для бизнеса будет губительным, если все работники одновременно захотят уйти в отпуск. График отпусков является обязательным для работодателя и сотрудников организации (ст. 123 ТК РФ).

Во избежание недоразумений, связанных с временем предоставления отпусков, после составления графика, лучше ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой подход позволит избежать возможных споров. Для этого имеет смысл приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый работник поставит свою подпись и укажет дату ознакомления с документом.

На практике для оформления графика используют унифицированную форму № Т-7. Также не возбраняется использовать самостоятельно разработанный бланк. В любом случае график должен быть завизирован руководителем отдела кадров и утвержден директором организации.

Заполнять график можно вручную, предварительно распечатав форму, или вести учет отпусков в электронном виде, используя текстовый редактор Word или таблицы Excel. Однако стоит попробовать умный график отпусков на 2018 год.

График отпусков составляется на календарный год. Сделать это нужно заранее. В соответствии с трудовым законодательством документ должен быть подготовлен за две недели до Нового года. Таким образом, последний день составления графика отпусков на 2018 год – это 15 декабря 2017. Дело в том, что 16 и 17 декабря – это выходные нерабочие дни. Если в эти дни компания отдыхает, то лучше составить график не позднее 15 декабря 2017 года (пятница). Однако, заметим, что ничего не мешает работодателю утвердить график и в выходные дни.

Вновь созданные фирмы могут составлять график отпусков с года, следующего за их созданием (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно обязанность по подготовке графика отпусков возложена на отдел кадров (службу персонала). Если же такого подразделения в компании нет, то наделить полномочиями по заполнению этого документа можно любого сотрудника организации. Например, бухгалтера или секретаря.

Усовершенствованный график

В целях оптимизации кадровой работы разработан умный график отпусков на 2018 год в Excel (скачать документ можно в конце статьи). Этот документ поможет кадровому специалисту осуществлять текущий мониторинг ситуации с отпусками в организации. Ведя учет отпусков в электронном документе, можно, например, видеть:

• начало ближайших отпусков;
• пересечение отпусков работников.

Начать нужно с того, что бесплатно скачать в Excel и включить макросы (включить содержимое).

Затем, перемещаясь по вкладкам таблицы, нужно сделать следующее:

Вкладка Умного графика отпусков 2018	Действие
«Планировщик»	Не копируя из других документов, вручную заполнить данные по отпускам работников, заполнив ВСЕ ячейки в списке сотрудников
	Заполнить наименование организации, информацию о руководителе организации и о начальнике отдела кадров
«Ближайшие отпуска»	Чтобы получить список сотрудников, чей отпуск начнется через 21 день и раньше, нужно нажать кнопку
«Сформировать график»	Чтобы перенести информацию об отпусках в унифицированную форму, нужно нажать соответствующую кнопку в данной вкладке
«Пересечение отпусков»	Чтобы увидеть, как пересекаются отпуска сотрудников, нужно нажать кнопку «показать пересечения отпусков» во вкладке «Сформировать график». С полученным графиком можно ознакомиться во вкладке «Пересечения отпусков»