Управление корпоративным контентом. Управление корпоративным контентом: спрятать то, что внутри. Системы управления контентом - взгляд снизу

Какие тенденции движут сегодня развитием систем управления контентом? Управление контентом - это просто возможность работать с неструктурированными данными, и в масштабах предприятия оно должно высвобождать потенциал бизнес­приложений и процессов, а не служить самоцелью. Ряд экспертов считает, что управление контентом лучше всего работает тогда, когда находится за кулисами - и не рассматривается как самостоятельное бизнес­приложение. Больше всего в таких проектах следует заботиться о том, чтобы облегчить бизнес­пользователям операции по управлению электронными документами или даже полностью снять с них это бремя. Именно это, а также новые технические идеи движут развитием систем управления контентом.

Краткая история

Предшественниками ECM­систем (enterprise content management -управление корпоративным контентом) были традиционные технологии управления документами. Первые основанные на них решения предназначались для двух типов задач:

• работа с относительно небольшими объемами сложноструктурированных документов, таких как результаты испытаний лекарственных средств или техническая документация;
• работа с очень большими объемами простых документов, например заявлений на открытие счета или на возмещение ущерба, которые в типичном случае сканировались, а затем использовались в рабочем процессе.

Логика применения отдельных систем подобного рода начала рассыпаться, когда поставщики решили, что могут выйти за границы этих специализированных подразделений и распространить автоматизацию работы с документами на всё предприятие. Ведь в доцифровую эпоху те, кто создавал документы, редко сталкивались с задачей их хранения - для этого существовали секретари и делопроизводители. Когда же в 1990­е годы электронные документы сделались стандартом, многие из ранних систем управления документами оказались непригодными для работы, так как требовали громоздких процедур архивирования и имели плохо спроектированный интерфейс, который пользователи не могли - да и не пытались - освоить.

Вторая важная проблема - объединение различных функциональных задач в единую систему. Практически у каждой крупной организации сейчас есть внушительного размера Web­сайт или несколько сайтов, для которых нужны инструменты управления веб­контентом. Большинство банков и страховых компаний работают со значительными объемами транзакционных документов, для чего традиционно применяются продукты IBM, FileNet, а также (особенно на предприятиях среднего размера) Hyland Software и EMC. В производственном секторе, для которого характерна сложная документация с соответствующими процессами коллективной подготовки, популярны такие системы, как EMC/Documentum, Open Text и Stellent.

Пройдя шквал слияний и приобретений (а также определенный цикл внутреннего развития), сегодняшние поставщики ECM­систем сумели объединить устоявшиеся технологии в составе «пакетов». Там вы найдете управление документами, записями, рабочим процессом и (с неодинаковым качеством) Web­контентом, а иногда, кроме того, порталы и среды коллективной работы. Естественно, о простоте и удобстве системы в таких случаях говорить не приходится.

Тенденция - стремление к простоте

В наши дни некоторые поставщики ECM­систем позиционируют свои продукты как полноценные бизнес­приложения, ошибочно считая, что обыкновенные бизнес­пользователи будут уделять управлению контентом по 15-20 минут своего рабочего дня. Безусловно, в определенных компаниях есть специалисты, для которых управление документами, декларирование записей, очистка очередей рабочих заданий и создание Web­страниц являются повседневным занятием. Однако основная масса конечных пользователей предпочитает более прозрачное и автоматизированное управление контентом.

Чтобы достичь этой цели, разработчики стремятся максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей. Одновременно такой подход позволяет гарантировать правильное, непротиворечивое и эффективное выполнение операций по хранению и администрированию информации, что никогда не достигалось при ручной обработке.

Кроме тенденции к упрощению на развитие ECM­систем влияют еще три фактора.

1. Затраты: при стоимости лицензии 300-600 долл. за рабочее место инсталляция на сто и на десять тысяч пользователей различается очень существенно. Для того чтобы базовые функции документооборота распространить на большое количество работников, необходимо существенное удешевление лицензий - путь, по которому идут Oracle и Microsoft.
2. Практичность: если сотрудникам, скажем, нравится работать с контентными папками в Outlook и обращаться к документам из привычных бизнес­приложений, таких как ERP­ или CRM­система, то продукты, обеспечивающие именно такие возможности, и надо делать.
3. Простота поддержки: для масштабного внедрения система электронного хранения документов (не забывайте, что в данном случае всё управление контентом фактически сводится к одной этой задаче) должна быть легко расширяемой, обслуживаемой и администрируемой - в противном случае ею быстро перестанут пользоваться, по крайней мере по назначению.

Конечно, в большинстве организаций (в особенности если они прошли через слияния и приобретения) системы имеют лоскутный характер, и применительно к ним невозможно говорить о стратегии, основанной на критериях экономичности, дружественности к пользователю или простоты. Однако положение начинает меняться. Замаскировать сложность внутренних систем и максимально скрыть сложные процессы от конечных пользователей помогают несколько технологических направлений - интеграция с рабочими столами пользователей, интеграция систем управления контентом и Web­сервисы, а также появление систем управления контентом от поставщиков инфраструктурных решений.

Всё на стол!

Интеграция с рабочим столом - почти синоним доступа к контенту через Microsoft Outlook. Чтобы удовлетворить спрос на простые системы, поставщики традиционных ECM­решений улучшают интерфейс своих продуктов и добавляют возможности интеграции с почтовой системой и бизнес­приложениями, стараясь таким путем завуалировать беспорядочные детали управления контентом. Почти во всех ECM­системах сейчас присутствует некая форма интеграции с Outlook, одно из лучших таких решений (кстати, оно было первым) принадлежит компании Interwoven. С точки зрения конечного пользователя это ненамногобольше, чем просто дополнительный набор папок, в которые можно самостоятельно складывать письма, вложения и документы. Иногда при перемещении документа в одну из таких папок Outlook активизирует разметку контента или рабочие процессы. Это гладкий и ненавязчивый способ предоставить возможности управления контентом множеству пользователей.

Однако данный подход не лишен серьезных недостатков. Во­первых, он страдает близорукостью - то, что происходит в Outlook, хорошо (может быть, даже слишком хорошо) видно, а весь контент, расположенный вокруг, попросту игнорируется. Во­вторых, в некоторых относительно пассивных вариантах интеграции с Outlook легко можно пропустить (по невнимательности или намеренно) определенные шаги, необходимые с точки зрения управления контентом. Тем не менее Microsoft Exchange во многих организациях на деле служит хранилищем контента, и если ваши процессы включают много задач, связанных с административной деятельностью и перепиской, то описанный подход - один из лучших.

Управление корпоративным контентом и российские реалии

Александр Дубина, директор управления профессионального сервиса компании «АйТи» Авторы статьи предпочли рассмотреть «скрытое» управление корпоративным контентом через призму существующих технологий. А как эти проблемы решаются на российских предприятиях в зависимости от их исторически сложившегося ИТ­оснащения? Первый подход скорее применим к предприятиям среднего масштаба, основной объём документов которых генерируется в ERP­системе. К этому типу относятся компании, у которых фиксированы формы договоров, а сами они обслуживают большое число частных клиентов. К примеру, это могут быть торговые организации. Как правило, система электронного документооборота в таких компаниях работает только с административными документами, лежащими вне ERP. В таком случае в настраиваемой карточке документа одним из его атрибутов должна быть URL­ссылка, которая открывает соответствующий файл. На некоторых предприятиях развитие ERP­системы либо изначально несколько отставало от развития средств workflow, либо проходило параллельно с ним. В подобных организациях огромное количество документов, в том числе и имеющих отношение к данным ERP­решения, если и не создаются в workflow­системе, то хранятся в ней. При этом они часто появляются на рабочих местах пользователей, а хранятся в общих базах данных. Такое положение дел имеет существенный недостаток: между транзакционной ERP­системой и документами в большинстве случаев нет прямой связи. Тогда ИТ­специалистам приходится что­то придумывать, к примеру, расставлять ссылки на сами документы. Что же касается приведенного авторами решения проблемы управления корпоративным контентом с помощью Oracle Content Services, то оно подходит преимущественно для хранения документов - когда доступ на чтение нужно предоставить множеству пользователей, а число авторов в разы меньше «читателей». В этом случае потребуется очень мощное и масштабируемое решение. Необходимо также предусмотреть использование Web­интерфейса, при этом доступ к документу может быть организован через внутренний портал предприятия. Соглашусь, что Microsoft SharePoint - самое «легкое» средство ЕСМ. Но расплатой за легкость является тот «структурированный» бардак, который эта система образует и который понятен только сотрудникам, работающим с этим хаосом. Конечно, мириться с этим было бы неверно. Один из наименее затратных выходов из такой ситуации - структурирование данных и правильное их «складирование», то есть следует как минимум изменить представление документов.

Со стороны инфраструктуры

Как альтернатива дорогостоящим и длительным миграционным проектам с полным искоренением устаревших решений сейчас все больше начинает выступать интеграция систем управления контентом. Она позволяет связать друг с другом разрозненные хранилища, обеспечив для всех них единый интерфейс поиска в рамках системы или портала. Не так давно в процесс включились крупные игроки - за последние два года ведущие независимые поставщики средств интеграции контента фирмы Venetica и Context Media были приобретены соответственно IBM и Oracle.

Вообще в наши дни самые крупные сдвиги в управлении контентом исходят от поставщиков инфраструктурных решений. Ключевые приложения здесь - Microsoft SharePoint (в конце 2006 года Microsoft выпустила Office ShareРoint Server 2007 - более солидную, чем предыдущая версия, систему ECM­уровня с возможностями документооборота, управления записями и рабочим процессом) и Oracle Content Services 10g. Оба направлены на то, чтобы сменить сам подход и вместо того, чтобы управлять контентом, находящимся в хранилищах (отдельных от базы метаданных), поместить в одну и ту же базу и метаданные, и контент. Несколько лет назад это не было разумным, но сейчас использование общей базы практически не сказывается на быстродействии.

Однако оба предложения имеют свои проблемы. SharePoint - жертва собственного успеха: этот продукт молниеносно распространился по множеству предприятий и сотворил массу трудноуправляемых контентных «завалов». Oracle Content Services функционально полнее SharePoint, н главное его преимущество - в способности поддерживать тысячи пользователей. Так, одна американская финансовая фирма заменила имевшееся у нее решение на Oracle Content Services 10g, в значительной мере для того, чтобы распространить доступ к функциональности управления контентом более чем на 30 тыс. сотрудников. Конечно, масштабируемость продукта Oracle выглядит привлекательно, но большинство компаний пока заботится только о нуждах определенных отделов, а масштабные внедрения пока ещё редки.

Контент как сервис

Идея использования обычных бизнес­приложений для работы с контентом не нова. Она заключается в том, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к необходимым документам из повседневно используемых приложений. Такие связи создаются давно, но это делается с помощью хрупких интеграционных решений на уровне API, которые либо требуют значительного времени на разработку, либо должны настраиваться, даже если по утверждению продавца они сертифицированы и готовы к работе «прямо из коробки». Вдобавок при каждом обновлении приложения существует риск потери связей. Поэтому основным подходом по­прежнему остается переключение между интерфейсами.

В то же время многие поставщики ECM­систем сейчас разрабатывают Web­сервисы, способные гладко и без усилий встраивать в бизнес­приложения функциональность управления контентом. Чуть ли не все участники рынка заявляют о применяемом ими в той или иной форме сервисно­ориентированном подходе (SOA) или о доступности сервисов, но у большинства из них разработки находятся лишь на ранней стадии, а некоторые представляют собой не более чем кусочки пластыря для склеивания продуктов, приобретенных независимо друг от друга.

Тем не менее, несмотря на относительную незрелость Web­сервисов с точки зрения сообщества ECM­поставщиков, многие корпоративные пользователи планируют их внедрение, в том числе и широкомасштабное. Сейчас успешно развертывается немало ECM­ре­­шений с использованием «готовых для SOA» серверов приложений, баз данных и средств уровня бизнес­процессов от поставщиков инфраструктурных решений. И опять основным стимулом развития выступает простота для пользователя. Подход на основе сервисов способен заметно улучшить взаимодействие приложений друг с другом и с труднодоступными хранилищами данных, но для фирм, уже принявших его на вооружение, главным выигрышем стала возможность встроить функциональность управления контентом в испытанные и проверенные временем старые системы.

Надо сказать, что компании, внедрившие у себя управление контентом на основе Web­сервисов, по большей части являются технологическими или производственными, т. е. относятся к секторам, где давно была необходима интеграция между разными приложениями. В этих отраслях так же активно применяются программные инструменты, родственные ECM, например системы управления жизненным циклом продукции (product lifecycle management, PLM) или изменением конфигурации (configuration change management, CCM). И PLM­системы вполне созрели для основанной на сервисах интеграции с функциональностью ECM.

Существует немало недорогих и хорошо себя зарекомендовавших специализированных систем по управлению контентом, которые хорошо решают определенные задачи на уровне подразделений. Но есть одна проблема, которой большинству организаций лишь предстоит заняться, - приведение в порядок огромных массивов контента, в данный момент никак не управляемых. Хотя поставщики ECM говорят о проектах внедрения масштаба предприятия, лишь очень немногие из них делают что­либо в этом роде.

Растущие требования к простоте и выход на рынок таких гигантов, как Microsoft и Oracle, должны изменить облик управления контентом. Тогда мы сможем замаскировать рутинные операции, связанные с хранением, отслеживанием и извлечением документов, а бизнес­пользователи получат более быстрый и простой доступ к содержанию этих документов в контексте своей работы. Это добрая новость, но ожидаются и трудности. Прежде всего - с выбором правильного подхода к упрощению и определением верной стратегии управления контентом, охватывающего все предприятие.

Алан Пельц­Шарпе
Директор по стратегии и руководитель по консалтингу
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Гириш Ийер
Архитектор решений и технический консультант
в области ECM компании Wipro.
С ним можно связаться по e­mail: [email protected]

Современные системы электронного документооборота агрегируют и хранят в себе огромное количество информации, которая как правило не вся открыта для пользователей. Визуализация скрытых данных в рамках построения отчетов позволяет не только, контролироваться текущую деятельность, но и выйти на качественно новый уровень принятия решений. Какую бы сферу деятельности мы не выбрали всегда есть показатели, отражающие реальное состояние дел. Предлагаем вам расссмотреть анилитические возможности современных решений в области управления документами.

К 2008 году специалисты разрабатывающие "Логика СЭД" столкнулись с запросами на бизнес-аналитику от компаний, которые наработали большие объемы данных. В ECM-решениях компании «Логика бизнеса» средства бизнес-аналитики представлены следующим образом:

• Отчеты по работе с документами, встроенные в решения.
• Генератора отчетов.
• Средства инфографики, позволяющие вывести информацию на портал, в отчет руководителю или на рабочее место сотрудника.
• Инструменты Abbyy Compreno, которые позволяют автоматически классифицировать документы и позволяют реализовать следующий сценарий: в организацию поступает документ, его содержание автоматически анализируется, документ классифицируется и отправляется на обработку по надлежащему маршруту.

Аналитика в СЭД CompanyMedia , разработанной компанией «ИнтерТраст», ориентирована на сбор, обработку и предоставлении данных, основанных на фактической информации, содержащейся в системе. Отчеты предоставляются в режиме реального времени, и существует возможность выгрузить данные из СЭД CompanyMedia. Предметом анализа являются атрибуты различных документов, обрабатываемых в CompanyMedia: количественные, стоимостные, временные, сезонно-географические и другие показатели, а также события жизненного цикла, регистрирующиеся в системе.

Аналитика закупок в разрезе экономии средств в СЭД CompanyMedia

В СЭД Docsvision можно выделить два уровня аналитики. Первый – это собственные средства платформы.
Среди которых, стоит отметить встроенные инструменты по сбору KPI бизнес-процессов и средства настройки агрегированных представлений данных, которые позволяют отображать данные из различных приложений, выгружать их во внешние расчетные системы (например, в Exсel), производить операции с данными – группировки, сортировки, фильтрации и пр. С этими инструментами могут работать настройщики, не владеющие специализированными инструментами бизнес-аналитики и программированием. Вторая группа инструментов потребует специфических знаний: технологий OLAP, SQL сервера и, возможно, программирования. Эти средства позволяют правильно подготавливать данные для выгрузки или отображения в тех или иных специализированных инструментах бизнес-аналитики, развернутых в корпоративной информационной системе.

Рабочее место руководителя проекта – инструмент анализа хода проектов и процессов в модуле Docsvision «Менеджер задач» Средства бизнес-анализа используются во всех проектах внедрения СЭД ДоксВижн. Если используются готовые решения ДоксВижн, то обычно хватает по умолчанию встроенных отчетов, но в большинстве случаев, когда речь идет о создании комплексных решений, используются как встроенных инструменты, так и внешних инструменты бизнес-аналитики. Все зависит от масштаба проекта, разнообразия процессов и требований бизнес-заказчиков

ECM-решения M-Files позволяют легко структурировать любой корпоративный контент (документы, изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы и др.) при помощи метаданных, которые могут быть проанализированы и представлены в удобном для восприятия графическом виде. Для анализа и визуализации данных используются инструменты популярной аналитической платформы Power BI от компании Microsoft. Технологии Power BI позволяют пользователям быстро и просто создавать интерактивные отчеты и панели мониторинга ключевых показателей, делиться выводами, тенденциями и прогнозами. Данные могут быть доступны в любом месте и с любого устройства (ПК/планшеты/смартфоны). Функционал бизнес-аналитики был задействован, к примеру, в проекте автоматизации закупочной деятельности крупной строительной компании с разветвленной организационной структурой. Все важные для руководства показатели в области закупок (объемы, бюджеты, сроки) были сведены в единую информационную панель мониторинга, доступную в режиме реального времени.

Другой пример – автоматизация службы клиентского сервиса многопрофильной ИТ-компании. В рамках проекта был разработан набор ключевых показателей деятельности службы поддержки и соответствующие информационные панели для их постоянного мониторинга.

Компания Директум также уделяет серьезное внимание аналитике. Как обычно, в СЭД Директум есть встроенные отчеты по исполнительской дисциплине, но для полноценного анализа этого бывает не достаточно. Встроенные отчеты не показывают динамику, не позволяют видеть общей картины, что важно для понимания того, становится ситуация лучше или хуже. Требуется дополнительный удобный интерактивный инструмент аналитики. В системе DIRECTUM, инструменты аналитики реализованы в модуле для руководителей среднего и высшего звена «Управление показателями эффективности». Для каждого из них настраивается состав необходимых показателей и удобный способ представления значений, данные могут быть получены не только из СЭД, а будут «подтягиваться» из любых других систем. Для наиболее популярных бизнес-решений определен выверенный на опыте состав показателей, которые могут контролироваться с помощью системы и отслеживаться по результатам внедрения. В облачной системе DirectumRX инструменты анализа эффективности уже встроены в базовую функциональность и входят в стандартную поставку. Панель «Мониторинг и анализ» позволяет руководителям взглянуть «сверху» на деятельность компании. По ней можно отслеживать исполнительскую дисциплину, своевременность выполнения задач, оценивать загруженность сотрудников и подразделений. Все это позволяет выявлять «узкие места» в работе подразделений и отдельных людей и своевременно принимать меры.

Панель «Мониторинг и анализ» в Директум

Отслеживаются такие показатели как:

• «Процессы с нарушением срока» в виде круговой диаграммы, долями которой являются разные процессы. Быстро определяем «проблемные» типы процессов.
• «Сотрудники с высокой загрузкой» в виде двух полосок по каждому: зеленая – это количество заданий без нарушения срока, красная – число просроченных заданий. Быстро определяем сотрудников, которые являются «бутылочными горлышками»: количество заданий высокое в сочетании с большим количеством «красного».
• «Динамика работы с заданиями» в виде графика с двумя линиями: общее число активных заданий на каждую дату и число заданий с нарушением срока (красным).
• «Коэффициент исполнительской дисциплины» со значением от 0 до 100%. Отличной исполнительской дисциплиной считается значение выше 90%, хорошей – выше 70%. Низкие значения говорят о том, что большая часть заданий не выполняется в срок.

При выборе значения показателя на стартовой странице мы можем перейти к странице с расширенными данными по нему. Например, выбрав конкретного сотрудника с высокой загрузкой перейти к странице, которая покажет из чего сложилась такая загрузка. Конечно каждый показатель нужно правильно интерпретировать. Например, по загрузке сотрудника можно отследить динамику числа получаемых им заданий, доли просроченных среди них, определить тип задач, которые вызывают затруднения и попытаться выявить причину задержек. Среди причин может быть замыкание всех процессов компании на себя. Но возможна ситуация, когда нагрузка на сотрудника постепенно возрастает и приводит к его перегрузке. Тогда он просто физически не может справиться со своим объемом работ. Кроме того каждый сотрудник может настроить область виджетов – контрольную панель с информацией по заданиям, документам, исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников. Виджеты – еще один инструмент для оперативного отслеживания текущего объема работ.

Область виджетов в DirectumRX

Набор виджетов для каждого сотрудника определяется его ролью в компании. Так, например, сотрудник юридического отдела сможет посмотреть статистику по договорам, а руководитель проекта – по проектам.

Системы управления корпоративным контентом (Content Management Systems, ECM) с каждым годом становятся всё более востребованными. Аналитические компании пытаются количественно оценить рынок программного обеспечения в области ECM и описать его структуру.

Хорошо известна склонность западных ИТ-аналитиков к применению аббревиатур. Различные источники говорят о том, что ECM-рынок включает программные решения в области DMS, WCMS, RMS, DAMS, BPMS и ряда других компонентов. Проблема не в том, что сходу запомнить все эти аббревиатуры нелегко - толкование каждого из вышеперечисленных терминов можно найти в энциклопедии; проблема в том, что все эти определения не создают целостной картины. Во­первых, перечисленные технологии частично перекрывают друг друга; во-вторых, термины быстро эволюционируют; в­третьих, появляются новые технологии, которые внедряются в существующие. Поэтому без сравнительного толкования и наглядных структурных схем разобраться в таксономии очень трудно. В настоящей статье мы постараемся не только привести количественные оценки мирового рынка ECM, но и пояснить его структуру на графических схемах, а также дать сравнительное толкование основных терминов, обозначающих сегменты данного рынка.

Системы управления контентом - взгляд сверху

Под «взглядом сверху» в данном случае мы подразумеваем рассмотрение категории ECM по отношению к более общим понятиям. Прежде всего следует сказать, что термин «ECM» используется для обозначения не только класса программного обеспечения, но и концепции организации управления контентом на предприятии.

Согласно рис. 1, ECM можно представить как комбинацию стратегий, методов и инструментов, находящуюся на пересечении средств управления информацией и ИКТ-инструментария, как средство повышения эффективности HR и управления знаниями на предприятии.

Рис. 1. Соотношение понятий KM (Knowledge Management)
и ECM (Enterprise Content Management)

ECM имеет отношение к организационному обучению (Organizational learning) - области знаний, которая изучает, как организация получает новые знания и адаптируется к изменениям окружающей среды. Организационное обучение включает такие аспекты, как обучение сотрудников общим принципам управления информацией, конкретным инструментам ECM и использованию этих инструментов таким образом, чтобы соблюдать политики и процедуры, регламентируемые HR-отделом. ЕСМ-системы (ECMS) призваны обеспечить управление информационными активами с учетом прав собственности, адаптировать лучшие практики, способствовать изменению поведения сотрудников, эффективному обмену информацией между инстанциями и управлению знаниями, применению передового опыта в области управления информацией на предприятии.

Системы управления контентом - взгляд снизу

Под «взглядом снизу» мы понимаем анализ ключевых элементов, входящих в ECM. Прежде всего рассмотрим условную схему ECM (по данным AIIM) - рис. 2 .

Таким образом, CMS/WCMS - это технология, которая поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и может интегрироваться с системой управления документами. CMS-cистемы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.

ПО для управления веб­контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации в веб;
• доставку и администрирование информации для наполнения веб­сайта;
• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации.

Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare)

ПО для совместной работы - это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• применение социального ПО для совместной работы;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент - это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент - это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform - гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления веб­контентом по своей направленности на мультимедиаресурсы - изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Управление записями (Records Management)

Запись - это документ или набор данных, который считается законченным и неизменяемым, в то время как документ - это единица контента, которая может быть доработана или изменена. Записи - это свидетельства о событиях и политиках, действующих в данной организации. Запись может существовать на бумаге, в виде сканированного изображения или другого электронного файла. Если управление документами обычно осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла: создание, коллективная работа с документами, управление версиями, контроль доступа и архивирование, - то управление записями предполагает их сохранение без изменений и предоставление доступа к ним. Управление записями направлено на обеспечение работы с архивами документов длительного хранения и связано с процессами архивирования, возвращения или удаления.

Как правило, записи имеют жесткие требования относительно их сохранения и уничтожения. Обычно необходимо, чтобы записи хранились в их оригинальном формате на тот случай, если они понадобятся в ходе юридического разбирательства.

Таким образом, RM-приложения предназначены в первую очередь для идентификации, хранения и управления данными, которые используются для описания событий в технологическом цикле организации, связанных с соблюдением нормативных или финансовых правил или оперативной деятельностью. Данное ПО позволяет компаниям специфицировать правила хранения электронных архивных материалов, которые могут основываться на государственных законах или бизнес-требованиях компании.

Среди функций Records Management обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Типовое ЕСМ-решение

Схема, представленная на рис. 2 , отражает траекторию движения информации в ECM-системе. Для того чтобы лучше представить технологическую схему типового ECM-решения, обратимся к рис. 3. Как следует из этой схемы, решения по управлению документами и контентом могут иметь общие элементы. То есть из отдельных модулей может строиться то или иное ECM-решение.

Рис. 3. Схема построения типового ECM-решения

Рис. 4 подтверждает то, что системы документооборота и управления веб­контентом имеют области пересечения.

Управление ИТ-сервисами и контентом
Лекция 4
Тема лекции: «Управление корпоративным информационным контентом предприятия»
1.Системы управления корпоративным контентом (ECM - Enterprise Content Management).2.Получение, хранение и предоставление контента в ECM.3.Измерение и оценка контента.
1.СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ КОНТЕНТОМ (ECM - ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT).
1.1.Понятие ECM (Enterprise Content Management).
Управление невероятно быстро растущими объемами информации и извлечение из них необходимых знаний является одной из наиболее сложных задач, стоящих перед современными организациями. При этом управление структурированной информацией (такой как финансовые счета и складские номера) является более развитой сферой деятельности и считается критически важным процессом для работы бизнеса. Как правило, управление такой информацией осуществляется при помощи систем управления базами данных (СУБД), а используется она бизнес-приложениями и инструментами (к примеру, хранилищами для функций интеллектуального анализа данных и бизнес-аналитики). Но истинная ценность этой информации для организации проявляется при возможности ее соединения и совместного использования с другой информацией, не имеющей четко определенной структуры - неструктурированной информацией. К неструктурированной информации относят документы, электронные таблицы, презентации, электронные письма, аудио- и видеофайлы, отсканированные документы, CAD-файлы и другие функционально-графические документы. В наши дни мы все чаще сталкиваемся с такой неструктурированной информацией («контентом»). Дело осложняется тем, что не весь контент является электронным — многие организации все еще утопают под грудами бумажных документов.
Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на:
- формализованные,
- неформализованные, - специальные.
В формализованных документах заранее определена форма — расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные. ПРИМЕР. Формализованными документами, например, являются бланки, накладные, анкеты, картотеки. К неформализованным документам относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев. Эти документы печатаются, публикуются, пересылаются, отправляются по факсу и хранятся в картотечных шкафах и хранилищах по всему миру.
Современное общество уже не просто потребляет контент, а превратилось в его создателя. Контент создается в огромных объемах. Интернет породил одновременно унификацию и фрагментацию. Благодаря использованию общего протокола мир стал компактнее, а старые организационные барьеры рухнули. Благодаря широте охвата, Интернет превратился в источник знаний и взаимодействий (рисунок 1).
Корпорации поощряют персонал создавать высококачественный контент, чтобы можно было быстро и обоснованно принимать управленческие решения. Вызовы, с которыми сталкиваются компании, связаны с тем, как лучше повторно использовать информацию или сделать ее более доступной. При этом компании решили использовать те каналы, которые ранее были освоены обществом.

Рисунок 1. Люди, организации и Интернет.
В то же время Интернет не лишен и недостатков, таких как недостоверность источников и неэффективность или несфокусированность поиска. Интернет остается неструктурированным, небезопасным и неконтролируемым.
Все эти недостатки неприемлемы для корпораций, от которых, в соответствии со стандартами корпоративного управления, требуется прозрачность. Их источники информации должны поддаваться аудиту, а за точность информации компании отвечают перед акционерами.
Самой важной задачей является сохранение внутрифирменной информации под контролем. Вопросы понятны:
Куда поместить множество электронных писем?
Что делать с электронно-подписанной бизнес-корреспонденцией?
Куда помещать данные по налогам?
Как передавать информацию из неорганизованной файловой системы?
Как консолидировать информацию в репозитории, который могут использовать все?
Как получить один логин для всех систем?
Как создать единообразный входной лоток для всей входящей информации?
Как быть уверенным, что никакая информация не теряется и не игнорируется?
Документные технологии играют важную роль во всех этих вопросах. Документные технологии, подобные управлению корпоративным контентом, делают традиционную обработку данных завершенной. Они сводят вместе структурированную, слабо структурированную и неструктурированную информацию. Каждая компания, каждое правительственное учреждение и каждая организация сталкивается с этой проблемой. И малая величина бизнеса не защитит от неё.
Дисциплина ECM (Enterprise Content Management) включает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение и предоставление сотрудникам организации корпоративного контента.
ЕСМ позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы. Для малого предпринимательства также актуальны современные решения в сфере управления информационно-технологическими сервисами и контентом, так как они являются источником экономической эффективности функционирования предприятий.
Создание, обработка и использование контента осуществляется сотрудниками в масштабах всего предприятия. Решения ECM являются необходимыми базовыми компонентами для многих приложений. Организации начинают включать ECM-технологию в состав уже используемой модели сервисов общего доступа, что позволяет распределять связанные с контентом расходы по различным отделам предприятия. Это дает возможность более эффективно осуществлять управление и уменьшать общий уровень затрат при помощи многократного использования настроек и процессов, а также концентрации наборов навыков. Кроме того, благодаря модели сервисов общего доступа, ИТ-отделы могут внедрять согласованные политики и сервисы, контролирующие безотказность работы и выполнение соглашений об уровне обслуживания (SLA), создание и восстановление резервных копий систем и контента, равномерное внедрение политик архивирования, правил безопасности и установку программных патчей.
ECM — это область, которая, согласно классификации Gartner, включает несколько направлений, в том числе, управление Web-контентом. Эксперты Gartner отмечают, что потребности заказчиков (как бизнеса, так и государственных структур) и возможности программных продуктов сейчас уже выходят за традиционные рамки WCM-публикации контента в область использования методов интерактивного взаимодействия как с внешними контрагентами и потребителями, так и внутри своих организаций. Понимая перспективы малого бизнеса как клиента, разработчики ECM подстраиваются под его потребности: выпуск версий эконом-класса, введение совместных низких тарифов с хостинговыми компаниями и многое другое.
Можно считать, что ЕСМ - дисциплина зрелая и развитая. За тридцать лет ее существования и развития накоплен значительный объем международных стандартов и эффективных практик, связанных с разработкой, внедрением и использованием ЕСМ-решений. Главный двигатель эволюции ECM - развитие информационных технологий и изменение потребностей бизнеса. Сам факт существования организации - коммерческой или государственной — означает, она получает, обрабатывает и генерирует информацию с использование систем, процессов и персонала. Т.е. работа с информацией, управление ею — это естественное состояние любой организации.
Современное общество в целом, в значительной мере живущее в Интернете и социальных сетях, - не только потребитель информации, но ее создатель. Так что масштаб, в рамках которых должны работать ЕСМ-системы, охватывает все информационное общество.
Поскольку управление контентом - явление общественное, сталкивается с ним каждый из нас. И по много раз на дню. Что-то найти в Интернете, собрать и просмотреть папку с документами, разархивировать старые почтовые ящики, чтобы найти сообщения по вопросам прошлогоднего совета директоров, — постоянно приходится, что называется, работать с документами. Несмотря на это, термин ЕСМ популярным не назовешь. Разговоры с топ-менеджерами и даже с некоторыми ИТ-директорами компаний о ECM часто приходится предварять объяснениями, что понимается под этим термином и как его можно интерпретировать. Термин ЕСМ и все, что скрывается за этой аббревиатурой, настоятельно нуждается в популяризации.
Принято считать, что 70-90% корпоративной информации - это неструктурированная информация. Также признается, что основная часть этой неструктурированной информации никак не управляется. Зачем же тогда ECM? Затем, что наш мир стремится стать цифровым. К этой цели, какой бы она ни была мифической, в меру сил стремятся все компании. Разумеется, реальная задача при этом не решается: вся «соль» подхода к неструктурированной информации не в переходе от бумажной документации к цифровой, а в управлении расширяющимся спектром разных типов информации.
Вследствие глобализации деловой мир становится все более «плоским». Мультинациональные компании становятся действительно международными, отказываясь от модели сети с единым центром. Они переходят на работу по модели «непрерывной связанности», когда для успеха компании требуется совместная работа сотрудников по всему земному шару. Такие структурные перемены привели к определенным трудностям: новое поколение персонала нуждается в методах работы, позволяющих формировать небольшие, но быстро адаптируемые группы для решения проблем, создания продуктов и генерации идей. Персонал все больше нуждается в инструментах, позволяющих сотрудникам самостоятельно создавать модель работы, вместо использования корпоративного шаблона, не способствующего совместной работе. На организации оказывает влияние приток новых сотрудников, привносящих методы работы, выработанные на основе своего личного опыта, что приводит к изменению запросов бизнес-пользователей. Сотрудникам нужна возможность постоянной связи с любого устройства. Они заинтересованы во внедрении социального программного обеспечения и в переходе на новые методы совместной работы над контентом в рамках бизнес-процесса. Для соответствии запросам эволюционирующей рабочей силы, организациям необходим переход на модель «социального предприятия».
Информация представляет собой реальную интеллектуальную собственность организации. Наряду с капиталом и персоналом она относится к числу важнейших активов, которыми компании необходимо грамотно распоряжаться, принимая повседневные решения, стремясь обрести понимание рынков, потребителей и рисков. Как важнейший актив информацию необходимо использовать по максимуму. Но этого не происходит. К информации, зачастую, относятся как к чему-то второсортному. В большинстве случаев она создается в результате действий, совершаемых нами и нашими системами.
Одним словом, ECM — это важно. Контент или неструктурированная информация имеет особое значение. Сбор, хранение, понимание, описание, совместное использование и управление контентом в течение его жизненного цикла требуют специальных технологий. Усилия должны быть направлены на то, чтобы разгрести максимум информационных «завалов», добиваясь четкого понимания, что необходимо сохранить, а с чем можно расстаться. Кроме того, организациям необходимо понять, что все это стоит денег. Бремя администрирования колоссально, а технологии (которые пока несовершенны, что затрудняет внедрение и чревато негативным воздействием на корпоративную культуру) ранее были сосредоточены в разрозненных функциональных департаментах, но теперь социализуются, а то и коммодитизируются. Это, возможно, позволит, наконец, использовать ранее упускавшиеся возможности.
Новые возможности позволят гораздо полнее использовать неструктурированную информацию. Они создадут предпосылки глубокого анализа всего контента, чтобы выявить тенденции и решить сложные проблемы. Поначалу в центре внимания будет пользователь, но ползущая автоматизация позволит принимать решения и инициировать события на основе неструктурированной и структурированной информации. В будущем контент потеряет особое значение. В конце концов, решения принимаются исходя из имеющейся информации, вне зависимости от ее формы или типа. Компании все больше будут искать общие подходы к организации, описанию и реализации политики в отношении всей совокупности информации. Информация будет пользоваться доверием: мы начнем понимать, как именно она обрабатывается, и сможем охватывать огромные массивы данных, благодаря автоматизированной классификации и отношениям, создаваемым при приобретении и использовании информации. Доступность информации станет такой, что вместо необходимости искать и действовать наугад, достоверное представление информации и ее контекста будет автоматически предоставляться в точке принятия решения. Информация очень важна.
1.2.Краткая история ECM.
ECM представляет собой развитую дисциплину, где за тридцать лет накоплен значительный объем международных стандартов и оптимальных практик. Данная концепция эволюционировала параллельно с изменениями ИТ и потребностями бизнеса.
Дисциплина эволюционировала вместе с изменениями технологий и бизнес-условий.
При широком распространении телевидения в 60-е годы прошлого века возник огромный спрос на информацию и контент, а удовлетворять его могли лишь немногие. В 90-е годы XX века развитие Интернета еще больше увеличило этот спрос. Технологии совместной работы возникли как средство, позволяющее сторонним участникам принимать участие в работе организаций и решать существующие внутри них проблемы. Возможны различные форматы совместной работы (например, выработка политик, форумы, поддержка, управление проектами и встречи). С точки зрения организации они зависят от управления участием заинтересованных сторон. Совместная работа требует широкого доступа к участникам. Контент, используемый при совместной работе, также должен быть широко доступен в масштабе всей организации. Так, информацию на бумажном носителе трудно распространить множеству сторон без затрат и усилий по репродуцированию. При этом использование компьютеров для хранения отсканированных бумажных документов и их распространения позволяет уменьшить затраты.
Через какое-то время подход к управлению документами изменился с учетом двух тенденций — вытеснения бумажных носителей электронными документами и носителями и использования Интернета как инструмента публикации.
Затем, чтобы облегчить управление и распространение информации, ECM вобрала в себя управление бизнес-процессами. Кроме того, дисциплина все больше ориентируется на совместную работу посредством Интернета. Это позволяет пользователям собирать и создавать контент безопасным и управляемым образом и эффективно его распространять.
В перспективе ECM стремится решать следующие задачи:
- способствовать превращению хранилищ контента в Интернете и в организациях в интегрированные, доступные для поиска и совместного использования, проверяемые и постоянно поддерживаемые источники;
- превращать идеи в ценное и исполнимое знание посредством совместной работы;
- защищать идеи организаций, одновременно обеспечивая распространение и продвижение тех из них, которые заслуживают широкого общественного внимания.
Первоначально системы управления контентом представляли собой специализированные приложения, предназначенные для конкретных видов хозяйственной деятельности, которые создавались на основе разобщенных прикладных программ и платформ. Кроме того, эти приложения служили для управления только определенными видами контента. Например, одно приложение использовалось для управления документами, второе - для управления Web-сайтами, третье - для управления цифровыми активами, еще одно - для управления электронными записями. Это приводило к возникновению таких ситуаций, когда, например, предприятия, создающие онлайновый отдел кадров для просмотра резюме, политик и процедур, покупали сначала системы управления документами. А затем, когда им требовалось добавить, например, функционал хранения записей или создать новые Web-приложения, - им приходилось покупать еще один дополнительный программный пакет уже на другой сервер от совсем другого производителя, специализирующегося в данном приложении.
В процессе взросления систем управления контентом требования заказчиков к их функциональным возможностям постоянно возрастали, и производители стали приобретать дополнительные технологии, которые включали в свои собственные программные продукты. Такая стратегия была выгодна для компаний, обслуживающих конечных пользователей, поскольку они могли объединить несколько приложений от различных поставщиков в единую платформу, что позволило бы управлять всеми типами контента на предприятии. Так родилась ECM. Хотя такой метод оптимизации решений и устраивал заказчиков, поскольку позволял работать с одним поставщиком программного обеспечения, им приходится вкладывать больше средств в консалтинг и внедрение. Это происходило потому, что для решения своих задач предприятия хотели получить приложения с более широкими функциональными возможностями, а имеющиеся функциональные приложения по управлению контентом не были интегрированы между собой. Чтобы решить эту проблему производители создали стандартные интеграционные компоненты между приложениями, созданными на одной платформе (интегрированная ECM), что позволило быстрее внедрять приложения для управления контентом. Вернее, интегрированная ECM предоставляла некоторые преимущества; однако проблемы оставались, и для их решения потребовались дополнительные усилия. Например, слабая интеграция, различия в поддержке операционных систем и языков программирования, сложная система обновлений, дублирование контента из различных приложений, трудоемкое обучение различным интерфейсам: все это усложняло внедрение интегрированных ECM.
Исторически сложилось так, что приложения по управлению контентом, которые изначально предназначались для отдельных подразделений, со временем вышли на уровень всего предприятия. Хотя многие внедрения ECM происходили как интеграционные проекты, только в последние годы возникли тенденции для реализации единого подхода к проблеме управления неструктурированным контентом. Предприятия осознали необходимость единой платформы с единой кодовой базой и единым интерфейсом, что привело к созданию единой платформы ECM. Единая платформа и единый интерфейс для различных приложений позволяют многократно использовать один и тот же контент, быстро и просто обновлять и тестировать решения, легко обучать пользователей. Как уже отмечено ранее, приложения для управления контентом исторически создавались для управления лишь одним типом контента в конкретных, отдельно взятых приложениях (например, управления записями, Web-контентом, цифровыми активами, документами изображениями). Рассматривая эти различные программы для управления контентом, можно заметить, что все они имеют одинаковый набор функциональных возможностей, например, возможность контроля версий, безопасность и контроль доступа, поиск, управление метаданными, а также функции поддержки бизнес-процессов.
Имеется общий набор служб, которые используются совместно в рамках независимых приложений по управлению контентом. Каждый тип контента требует отдельного функционала, например,
-управление файлами или хранилищем цифровых или физических записей;
-надежное преобразование видео файлов или цифровых активов (например, преобразование файлов Adobe Photoshop в различные форматы с изменением разрешения и размеров);
-WYSIWYG редакторы, схемы и шаблоны или модели динамической и статической публикации для Web-сайтов - все эти независимые системы управления контентом используют общий набор служб и функционала.
Единая система ECM предоставляет такой набор возможностей в одном решении для всех типов контента. Любые другие функции управления контентом можно добавлять или удалять в рамках этой единой платформы, в зависимости от требований бизнес-приложения. Единая ECM предоставляет полный набор функций по управлению контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, записями и хранением. Все это осуществляется в рамках единой платформы, что устраняет необходимость интеграции различных ECM-компонентов. Единая платформа ECM предлагает полный набор функциональных возможностей для управления контентом, включая управление документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, а также записями и хранением - и все эти функции возможны на единой платформе. Интегрированный подход подразумевает значительно больший возврат инвестиций (ROI) всего лишь за несколько лет, в особенности в случаях, когда использовалось более одного приложения. Консолидация всей архитектуры на базе одного кода, единой модели безопасности и одного программного интерфейса не требует интеграции. При этом используется общая ИТ-инфраструктура, сокращаются затраты на разработку и поддержку приложений, что упрощает работу и позволяет легко обновлять и сопровождать систему, обучать пользователей.
Пользователям неважно, создавался ли контент в Microsoft Word, Visio или Adobe Photoshop. Вне зависимости от того, добавляют ли они контент к Web-сайту или общаются на презентации, необходимые им возможности остаются теми же - возможность легко находить контент, эффективно с ним работать, безопасно хранить контент и контролировать его версии, преобразовывать контент из одной формы в другую и использовать там, где он требуется. Единая архитектура предоставляет удобный графический пользовательский интерфейс, что упрощает обучение и эксплуатацию. Преимущества единой системы ECM для пользователей следующие.
- Простота использования, связанная с тем, что функции управления документами и изображениями, цифровыми активами, Web-контентом и записями доступны через интуитивно понятный Web-интерфейс. - Более высокая производительность, поскольку пользователи могут совершать все связанные с контентом операции в одном и том же месте. - Более быстрая адаптация, что повышает ценность системы для всех пользователей. 1.3.Преимущества Enterprise Content Management (ECM).
Использование ECM дает предприятию ряд преимуществ.
ECM позволяет контролировать доступ к контенту, проводить аудит и отслеживать данные аудита, автоматизировать процесс публикации контента на основании согласованных политик, что сводит к минимуму риски и позволяет управлять контентом в течение его жизненного цикла. Помимо этого, одним из ключевых аспектов ECM является совместное использование контента. У предприятий нет проблем с созданием контента, а есть проблемы с совместным использованием этого контента. ECM позволяет доставлять нужный контент нужным людям на нужное устройство и в нужном формате. И наконец, ECM - это автоматизация процессов управления контентом: устранение ненужных шагов и автоматизация ранее ручных этапов, таких, например, как преобразование документов в Web-формат или поиск документов. Как результат, использование ECM позволяет сократить затраты и увеличить прибыль предприятия. ECM помогает предприятию: - Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия, а также улучшить связь с Веб-сайтами, внутренними сетями и учетными системами. - Обеспечить соответствие требованиям нормативных и регламентирующих документов.
- Многократно использовать один и тот же контент на предприятии и за его пределами для повышения эффективности работы сотрудников и сокращения затрат на доставку, печать и хранение.
2. ПОЛУЧЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОНТЕНТА В ECM.
2.1.Определение ECM.
Простейшее определение управления контентом предприятия (ECM) таково:
ECM — это управление всеми формами информации в организации. ECM призвано обеспечить сбор информации, ее хранение и предоставление в качестве корпоративного актива в соответствии с такими критериями, как систематичность, естественность и возможность повторного использования.
Все это позволяет компании сохранять, увеличивать и трансформировать свои инвестиции в знания.
Все бизнес-приложения содержат в своей основе сочетание структурированной и неструктурированной информации. ECM предоставляет компаниям платформу для хранения неструктурированного контента и доставки его в подходящем формате многочисленным корпоративным приложениям. ECM позволяет эффективно многократно использовать контент и интегрировать сотни сервисов по управлению контентом (например, учет контента, поиск контента, вывод результатов поиска или подтверждение рабочего процесса) с другими бизнес-приложениями предприятия. Все это дает возможность предприятиям превратить неструктурированный контент в активы и использовать стратегию безопасного управления контентом. Помимо управленческих аспектов, ECM также охватывает соответствующие стратегии, методики и инструменты. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять любой неструктурированной информацией компании (рисунок 2).

Рисунок 2. Жизненный цикл управления контентом (Content Management Lifecycle).
ECM — это и стратегия, и методология. Как показано на рисунке 3, данная аббревиатура ECM включает три взаимосвязанных понятия:
Рисунок 3. Охват ECM.
Перспектива предприятия дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в систему) и доступа к ней. Перспектива предприятия определяет, где и как работает ECM.
Понятие «контент» охватывает все многофункциональные компоненты, информацию, данные (структурированные или неструктурированные), записи, правила, структуры, темы и шаблоны. Понятие «контент» определяет, что составляет ECM.
Управление включает коммуникации, процессы, потоки работ, совместную работу, взаимодействие и обмен с широким кругом контрагентов. Здесь определяется, кто задействован в ECM, а также, почему и когда они вступают во взаимодействие.
Ключевым элементом базовой модели процесса ECM, представленной выше, является жизненный цикл контента. В него входит управление получением, хранением и предоставлением контента в масштабе организации. Все эти действия имеют три измерения: предприятие, контент и управление (рисунок 4).

Рисунок 4. Жизненный цикл контента.
Данный процесс называется жизненным циклом информации, потому что платформы и условия, в которых контент получается или возникает, часто становятся инструментами его предоставления.
Настольные, Интернет- или многофункциональные устройства (факс/электронная почта/принтер/сканнер) служат тому примерами.
Рассмотрим все три составляющие — получение, хранение и предоставление контента, взяв за минимальную единицу контента один объект.
2.2.Получение контента в ECM.
Контент может быть получен путем сканирования, преобразования, передачи через Интернет и сбора информации.
Рассмотрим получение контента с точки зрения предприятия, самого контента и управления — измерений жизненного цикла контента.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Получая информацию с помощью различных механизмов, предприятие может при этом иметь центральное хранилище для сбора, что помогает решать задачи эффективности и хранения. Помимо традиционных форм получения контента возможно создание цифровых документов на компьютерах компании, посредством интернета, куда материалы добавляются с помощью web-приложений, или сканирования в специальных центрах, занимающихся сканированием и индексированием больших объемов данных. Получение контента предприятием также может происходить путем сканирования с помощью многофункциональных устройств, которые способны распространять изображения посредством электронной почты или центрального хранилища файлов, к которому реализован совместный доступ.
К полученному таким образом контенту затем предоставляется доступ тем, кто имеет представление о его контексте, что важно для успешной каталогизации или индексирования.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Формат, приобретаемый контентом в процессе накопления и каталогизации, может быть различным. Контент может сохранить свой оригинальный формат (бумажный или электронный) или может быть преобразован при поступлении в соответствии с теми форматами, которые используются предприятием для хранения, приема и просмотра.
УПРАВЛЕНИЕ ПОЛУЧЕНИЕМ КОНТЕНТА.
Управление сбором подразумевает каталогизацию контента квалифицированным персоналом, сосредоточенным в различных подразделениях предприятия. Для этого используется информационный центр по передаче массивов данных, выполняющий сканирование больших объемов документов и каталогизацию в соответствии с заданным протоколом или принципами индексирования. Кроме этого, обычно используется электронная форма заявки, в которую можно ввести информацию для категоризации, что обеспечивает повторный поиск контента.
Управление также подразумевает, что преобразование, выполненное при получении, может быть улучшено путем анализа на более поздних этапах. По мере того как в рамках документооборота создается контент, уточняются атрибуты, используемые при индексировании. В начале получения или создания контента барьеры, связанные с индексированием или каталогизацией для включения в систему, незначительны. После анализа контент «обрастает» опорным индексом, четкими атрибутами и контекстом.
2.3. Хранение контента в ECM.
ECM не сводится только к электронным механизмам хранения. Рассмотрим, как осуществляется хранение контента в рамках его жизненного цикла.
ХРАНЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
У предприятия есть несколько вариантов того, каким может быть хранилище — распределенным, объединенным или виртуальным, т.е. реализованным в облаке. Также имеются инструменты управления доступом к виртуальному хранилищу и большим пулам устройств хранения данных (часто именуемым «storage farms»). И склад со шкафами для оригинальных документов, и удаленное хранилище файлов, доступное через Интернет, где находятся электронные изображения, — все это разновидности корпоративного хранилища.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Контент влияет на то, каким образом сохраняется объект: преобразуется ли он или распределяется на элементы. Также возможно хранение нескольких версий объекта, приложений, содержащих анализ, или слоев объекта, фиксирующих изменения, произошедшие с ним.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Управление хранением строится на процессном управлении и обеспечивает контроль версий контента и лиц, имеющих право вносить изменения в контент и направлять его тем, кто занимается анализом и оценкой контента. В долгосрочной перспективе этот аспект также может включать цифровую защиту прав, позволяющих инкапсулировать контент и защищать его от изменений или маркировать его с помощью фоновых изображений («водяныхзнаков»), фиксирующих принадлежность контента.
В техническом отношении данный аспект также может включать инструменты, расширяющие возможности хранения или позволяющие управлять продолжительностью хранения контента, что обеспечивает его корректное уничтожение в соответствующие сроки.
2.4. Предоставление контента в ECM.
К числу механизмов предоставления относятся поиск и публикация. Поиск считается механизмом предоставления контента, потому что при этом объем выводимой информации заметно сокращается.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Интернет, обеспечивающий доступ к приложениям посредством браузеров, предоставляет широкий спектр возможностей распространения информации. В настоящее время существуют способы распределенной публикации в точках продаж или эффективного создания специализированных медиа в больших объемах. Предприятие оценивает затраты на определенный канал предоставления контента и устанавливает критерии, по которым это предоставление будет происходить.
Многие системы управления контентом берут за отправную точку управление предоставлением контента одному департаменту (например, департаменту маркетинга, финансовой отчетности или обработки платежных требований).
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА.
Информация может быть представлена на web-странице, включена в доступные для скачивания электронные файлы или распространяться в печатном виде. При предоставлении каждая единица контента может браться из хранилища в целостном виде или автоматически конструироваться.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Управление предоставлением включает технологии поиска: с его помощью пользователи могут быстро находить контент для публикации или демонстрации. Управление потоками работ или бизнес-процессами (BPM) создает возможность управлять предоставлением нужных объектов тем, кто вносит в них изменения или просто использует при работе.
Успех предоставления в ECM зависит от внимания, уделенного каждому из вышеперечисленных девяти аспектов получения, хранения и предоставления контента, а также ресурсов и механизмов, используемых в каждом из этих случаев.
3.ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА КОНТЕНТА.
3.1.Проблемы управления контентом. Перейдя в век цифровой информации, предприятия столкнулись с некоторыми задачами создания, управления и распространения контента - как бумажного, так и электронного. Многие предприятия используют различные системы для хранения неструктурированного контента, созданного в процессе деловой деятельности. В число этих документов входят файлы Microsoft PowerPoint, сканы, электронные таблицы, графики, видео, электронная почта и ZIP-файлы, которые обычно хранятся на совместно используемых сетевых дисках, Web-сайтах, ноутбуках отдельных пользователей, и все эти данные используются для работы специальных приложений, FTP-серверов или для работы собственных серверов и приложений. Эти разрозненные системы приводят к дублированию контента и практически не позволяют эффективно использовать один и тот же контент в различных целях. Кроме того, хранение контента в различных местах чрезвычайно усложняет задачу его совместного использования на предприятии и за пределами корпоративной сети - например, при встрече с заказчиками, партнерами и поставщиками. Ранее многие предприятия пользовались подручными средствами, например, FTP-сайтами для совместного использования контента, однако в таком случае пользователи не могут контролировать доступ или безопасность, нет возможности проверки версий документов или «блокировки» файлов. В результате пользователи создают и обмениваются различными версиями одного и того же документа, что вызывает сложности и противоречия. Затраты на доставку и печать - еще одна проблема, связанная с контентом. На многих предприятиях сотрудники печатают сотни и тысячи страниц технической документации, руководств и отчетов, а затем отправляю их в различные подразделения и на склады. Более того, ожидание печати контента и его доставки отнимает время. Контент может устареть за то время, пока он будет перемещаться в новое местоположение. Поиск в сотнях файлов на сетевых хранилищах или получение устаревшей информации может привести к тому, что решения будут приниматься на основании не самой точной информации. Все это в итоге приводит к дорогостоящим, отнимающим время неавтоматизированным процессам.
Другим фактором, связанным с управлением контентом, является управление рисками и обеспечение соответствия нормативным требованиям. Цифровой контент, например, все больше и больше используется в судебных разбирательствах, и официальным органам необходимо обеспечивать соответствие контента нормативным актам и требованиям. Точная информация также требуется организациям для принятия решений, тогда как в Интернете информация часто носит достаточно неопределенный характер. Успеха добиваются те, кто осознает ценность информации, поддерживает надежные источники, стремится обмениваться идеями, создает бизнес-предложения и защищает свои знания, сочетая меры предосторожности c взаимодействием.
Это лишь часть движущих факторов, играющих роль при распространении систем класса ECM.
Корпорации представляют собой благоприятную среду для управления изменениями и инновациями. Они часто выступают создателями новых приложений, принимаемых Интернет-сообществом. В связи с усложнением задач по управлению контентом предприятия начали активно использовать для этого ECM. Технология ECM «понимает» весь жизненный цикл контента, включает достаточный уровень контроля и дополнительную поддержку пользователей в течение каждой фазы работы с контентом. Это означает, что управление контентом происходит в течение всего цикла его существования: во время создания, использования и хранения. Технология ECM включает в себя такие функции, как контроль версий, индексация поиска, очистка контента для снижения рисков, поддержка метаданных и безопасность. Имеются дополнительные функции по распространению, публикации, классификации, хранению и удалению контента (рисунок 2). ECM помогает компаниям понять, как задействовать мощные ресурсы коллаборативного контента, предоставляемые глобальной сетью, не утрачивая при этом полноты контроля.
Информационному обществу необходимо двигаться к реализации недостижимых пока идеалов хранилищ истинного знания и автоматизированных «брокеров идей».
Внедрение ECM дает компании возможность войти в нарождающийся мир, где информация и ее хранилища становятся доступной частью глобального Интернет-сообщества, причем сделать это, выбрав правильное время и обеспечив необходимые механизмы защиты интересов компании.
Перечисленные выше факторы существенно влияют на широкое распространение систем управления контентом. Технология ЕСМ позволяет предприятиям преобразовать неструктурированный контент в активы и реализовать единую стратегию для безопасного управления контентом. Исторически сложилось так, что многие предыдущие внедрения и решения ECM были реализованы на основе интегрированного метода, однако сейчас предприятия двигаются в сторону единого ECM для большей экономии средств, более удобной работы пользователей, простой системы обновлений, технической поддержки и обучения. Единая система ECM предоставляет полный набор ECM-функций, включая управление документами и изображениями, Web-контентом, цифровыми активами, а также хранением информации. Единый подход позволяет всего лишь за несколько лет получить гораздо больший возврат инвестиций, в особенности, если используются различные функции управления контентом. Объединение всей архитектуры на базе одного кода, модели безопасности и API устраняет необходимость интеграции, позволяет использовать общую ИТ-инфраструктуру, а также сводит к минимуму разработки и затраты на техническую поддержку. 3.2.Оценка ценности информации.
Одной из сложных задач ECM является оценка ценности информации как актива для бизнес-плана. Важно оценивать ценность в течение жизненного цикла и обеспечивать механизмы оценки общего уровня активов. Модель жизненного цикла информации стимулирует оценку контента в системе ECM (рисунок 5).

Рисунок 5. Оценка жизненного цикла контента.
При переходе от получения к хранению технологии совместной работы дают два показателя этого периода: количество создаваемых постоянных объектов контента и количество взаимодействий для каждой версии объекта. Все вместе это задает срок, в течение которого элемент контента (в сравнении с компанией и всем ее контентом в целом) сохраняет свою полезность.
На стадии от предоставления до получения ценность контента можно оценить, определив полноту атрибутов для определенного класса контента. Исторические отчеты о ключевых словах, использованных при предоставлении, позволяют понять и оценить, насколько эффективна схема индексирования. Благодаря этому можно модифицировать схему, чтобы усовершенствовать предоставление или уменьшить трудоемкость категоризации или затраты на нее. Для упрощения предоставления полезны статистические данные о том, сколько раз осуществлялся поиск объекта контента, и о количестве обращений к нему. Они также могут отражать степень связанности с другими объектами, чтобы прояснить связи между контентом.
Напомним следующее определение.
Ключевой Показатель Эффективности (КПЭ) (Key Performance Indicator (KPI)). Метрика, которая используется для управления ИТ-услугой, процессом, планом, проектом или другой деятельностью. Ключевые показатели эффективности используются для измерения реализации ключевых факторов успеха.
Только важнейшие из всех измеримых метрик определяются как ключевые показатели эффективности и используются для отчётности и управления процессом, ИТ-услугой или деятельностью. Организации, которым понятны отношения между объектами контента, видят, какие из них побуждают заинтересованные стороны обращаться к хранилищу. Это повышает привлекательность всего контента в целом и его способность удерживать пользователей. Для разработки показателей для корпоративных отчетов необходимо создать соответствующие ключевые показатели эффективности (KPI).
ВЫВОДЫ.
1.ECM — дисциплина, обеспечивающая всеобъемлющее, многофункциональное и интерактивное управление корпоративной информацией. Это зрелая концепция, учитывающая потребности бизнеса и ИТ. Она предоставляет организациям преимущества, принесшие успех Интернету: доступность, возможности совместной работы и многообразие контента.
2.ECM охватывает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение, сохранение и предоставление контента. Данная дисциплина позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы.
3.Объяснены три ключевых процесса для ECM: получение, хранение и предоставление. Каждый из них может быть описан с точки зрения предприятия, контента и управления. Для создания непротиворечивой и полной модели предоставления для ECM компании необходимо найти решение в каждой из этих девяти сфер.
4. Применение оценки стоимости контента является важным элементом сохранения и оценки преимуществ, а также реагирования на изменения рынка.
5.Для измерения оценки общего уровня активов предприятия необходимо создавать ключевые показатели эффективности (KPI). Ключевые показатели эффективности (KPI) должны быть выбраны таким образом, чтобы обеспечить управление эффективностью, результативностью и эффективностью затрат.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
Долженко А.И. Управление информационными системами. Курс лекций. Ростов-на-Дону, 2007.
Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем. Монография. Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. - 270 с.
Кириченко А.А. Разработка электронного портала (Создание Web-представительства. Контент-инжиниринг). Учебное пособие. М.: МЭСИ, 2005. - 104 с.
Кэмерон C. Управление контентом предприятия. Вопросы бизнеса и ИТ. Пер. с англ. А. Кириченко. — М.: Логика бизнеса, 2012. — 176 с.
Ланкин В.Е., Бричеева Н.Н., Макарова И.В. Управление ИТ-сервисами и контентом. Учебное пособие. Таганрог, 2012. - 100 с.

Какую проблему бизнеса решает: в наши дни объем генерируемых документов растет в геометрической прогрессии, поэтому становится важным выстроить потоки документации в единую цепочку и организовать их централизованное хранилище.

Для каких компаний предназначено ИТ-решение: необходимость внедрения системы электронного документооборота определяется, в первую очередь, объемами документации, генерируемыми в рамках компании, организационной структурой предприятия и сложностью решаемых задач при обмене документами. Как правило, системы ЕСМ эффективны при штате от 15 человек, наличии работающих из дома сотрудников и территориально удаленных подразделений (филиалов).

Сложность: за короткий промежуток времени необходимо большую часть персонала перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде подписей руководства и т.д.). Как следствие, неизбежны сложности в обучении и сопротивление таким организационным изменениям со стороны наиболее консервативных сотрудников.

О решении

Чтобы оценить, нужна ли Вашей организации система управления контентом, достаточно ответить на следующие вопросы:

• Вы можете разыскать нужный документ пока разговариваете по телефону с важным клиентом?
• Вы можете знать наверняка, каков текущий статус выданных Вами поручений?
• Вы уверены, что скорость согласования документов внутри Вашей организации устраивает внешних контрагентов?
• Вас устраивает объем бумаг, лежащих на столе?

Если на 3 или более вопроса вы ответили отрицательно – значит, пора всерьез задуматься о приобретении ECM системы.

ЕСМ (от англ. – Enterprise Content Management) переводится как «управление корпоративными информационными ресурсами» или «управление корпоративным контентом» и является зонтичным термином, объединяющим в себе стратегию, метод и инструменты, используемые для создания, управления, хранения и передачи контента и документов, связанных с организационными процессами.

ECM – это технология, позволяющая взять под контроль и упорядочить бизнес-критичную информацию в Вашей организации, содержащуюся в документах, письмах, счетах, договорах и многих других средах. Эффективное ЕСМ решение может упростить доступ, устранить узкие места, оптимизировать сохранность данных и свести к минимуму накладные расходы. В долгосрочной перспективе применение ЕСМ обеспечивает использование всей корпоративной информации для достижения целей компании.

История ECM

Технологии, которыми оснащены современные ECM системы, являются потомками систем электронного документооборота (СЭД) конца 1980-х – начала 1990-х годов. Первые СЭД были автономными программными продуктами, обеспечивавшими функциональность в одной из четырех областей: изображения, документооборот, управление документами и управление взаимоотношениями между пользователями.

Первые автономные СЭД-технологии были разработаны, чтобы сэкономить время и облегчить доступ к информации за счет сокращения обработки бумажных документов и их хранения. СЭД смогли обеспечить онлайн-доступ к информации, ранее доступной только на бумаге и снизить процент потерянных документов. Усилив контроль за документами и документ-ориентированными процессами, СЭД значительно ускорили течение трудоемких бизнес-процессов.

В конце 1990-х годов индустрия систем электронного документооборота продолжала неуклонно расти. Постепенно пришло понимание, что различные категории продукции СЭД являются взаимодополняющими. Организации все чаще хотели использовать несколько продуктов СЭД. Движение в сторону интегрированных решений СЭД отражает лишь общую тенденцию в отрасли программного обеспечения. Например, до начала 1990-х годов обработка текстов, электронные таблицы, программные продукты по созданию презентаций являлись автономными продуктами. И только потом появился пакет приложений Microsoft Office.

Начиная с 2001 года, для определения интегрированных решений в области документооборота в широкое употребление вошел термин ЕСМ. В 2006 году корпорации Microsoft (с семейством продуктов SharePoint) и Oracle (с продуктом Oracle Content Management) присоединились к ранее признанным лидерам индустрии, таким как Newgen Software, EMC Documentum, OpenText и образовали сегмент ЕСМ решений базового уровня.

Российский рынок ЕСМ зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные системы электронного документооборота. Сегодня он представлен многочисленными игроками, в числе которых: Directum, DocsVision, EMC Documentum, Дело (ЭОС), ELMA BPM Suite, 1С: Документооборот, Е1 Евфрат, ТЕЗИС.

Мощным фактором развития систем СЭД и ЕСМ в России и мире стало принятие государственных стандартов в области электронного документооборота.

Преимущества ECM для Вашего бизнеса

После внедрения ECM системы в Вашей организации, Вы и Ваша команда будете наслаждаться многочисленными преимуществами. В их числе:

1. Прозрачность бизнес-процессов и повышение исполнительской дисциплины. Система ECM обеспечивает процесс безопасного документооборота полного цикла, с момента создания документа до его уничтожения. Документы упорядочены, их легко найти и автоматически связаться с автором или текущим пользователем. Например, при заключении договора с новым подрядчиком можно разместить договор на согласование с юридическим и финансовым департаментами и в онлайн-режиме отслеживать статус работ и сроки обработки договора. Если процесс согласования затянулся – легко понять, какой именно сотрудник «тормозит» процесс и поторопить его.
2. Сокращение операционных расходов. Использование ECM на предприятии сводит к минимуму расходы на печать, отправку и хранение бумажных документов, потому что весь корпоративный контент хранится в электронной форме. Благодаря оцифровке данных Вы получаете мгновенный доступ к информации и процессам, происходящим с ней, в любом месте, в том числе с мобильных устройств. Такие возможности гарантируют, что Ваша компания повысит производительность без увеличения штата сотрудников.
3. Контроль версий документа. ECM решение предоставит Вам управление документами и контроль версий, поэтому потеря контроля над важными документами останется в прошлом. Ваша команда может совместно работать с одним документом, оставляя заметки и комментарии в теле документа, с возможностью в любое время вернуться к предыдущей версии.
4. Улучшение качества обслуживания клиентов. ECM система поможет восстановить время, затрачиваемое на поиск документов в нескольких местах. Мгновенный доступ дает возможность отслеживания статуса заявок и сделок в режиме реального времени. Кроме того, Ваши клиенты смогут заполнять формы и делать запросы в режиме онлайн, тем самым, ускорится процесс их обслуживания.
5. Минимизация риска. ECM решения позволяют легко соответствовать корпоративным политикам безопасности благодаря функции отслеживания за движением всех документов, правами доступа к ним и действиями, производимыми с документами. Это облегчает отчетность и аудит уже имеющейся информации, а также информации, которая может Вам понадобиться. Нет необходимости беспокоиться и о процессе и сроках хранения документации, поскольку они автоматизированы.
6. Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых отечественными компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Классификация ECM

На основе количества выполняемых функций системы электронного документооборота делятся на:

• системы делопроизводства;
• электронные архивы;
• workflow-системы (управление потоками работ);
• комплексные или ECM системы.

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД и ECM системы в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней задач другого типа будут малоэффективны.

Выбирая ИТ-решение по управлению документооборотом, нужно также учитывать, что система должна иметь возможность расти вместе с ростом организации.

Сроки внедрения:

План работ: Выбор производителя ECM системы – это лишь первый шаг на пути построения системы электронного документооборота в организации. Прежде чем система пройдет опытную эксплуатацию и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения, который состоит из следующих этапов:

1. организация проекта, создание рабочей группы;
2. документирование: а) всех типов контента, который генерируется и используется в организации; б) бизнес-процессов, связанных с жизненным циклом документов;
3. проектирование решений по использованию ECM системы;
4. настройка и адаптация ECM системы;
5. обучение сотрудников;
6. опытная эксплуатация.

Обязательным для успешного внедрения является соблюдение следующих правил:

• активное участие руководства в процессе внедрения и дальнейшего использования ECM системы;
• выделение и обучение пула сотрудников, которые станут «драйверами» развития ECM системы в Вашей компании;
• организация обучения всех пользователей и разработка инструкций по работе с системой.

Вы можете выбрать и внедрить подходящую систему документооборота своими силами. В таком случае потребуется больше времени и усилий со стороны сотрудников компании, сроки внедрения, скорее всего, затянутся. Либо Вы можете пригласить консультантов, располагающих опытом в сфере систем по управлению корпоративным контентом. В этом случае потребуется понести дополнительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но проект будет гарантированно реализован в срок, и результаты использования вскоре окупят вложенные инвестиции.