Как выдать средства подотчет, сдать авансовый отчет. Выдача денег в подотчет

Можно ли выдавать в подотчет не работнику финансы на совершение покупок, нужных для организации? Этот вопрос дается в нормативных указаний и разъяснений, которые были изданы Банком Российской Федерации. Посмотрим подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У сотруднику под отчет могут быть выданы наличные на реализацию расходов, связанных с работой ИП (или юридического лица). То есть, лицо, не считающимся работником компании, подотчетные средства получить не сможет.

При всем при этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «сотрудник» для цели применения порядка ведения кассовых операций: это физическое лицо, с которым у компании существует договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же интерпретационных норм п. 5 указаний 3210-У приводит Банк России в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это означает, что наличные средства под отчет может получить не только сотрудник, выполняющий в этой компании трудовую деятельность, но и подрядчик, к примеру, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее работе.

Как выдать деньги под отчет подрядчику

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче финансов подрядчикам, не считающимся с точки зрения ст. 20 Трудового кодекса России вашими работниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных бумагах. Кроме того, в договор с подрядчиком лучше всего включить разделы, обрисованные графику выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик должен соблюдать все условия, регламентирующие процессы движения выданных ему денежных средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

Кто может получить средства под отчет в безналичной модели

Утверждения предписания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа нету. То есть, порядок совершения операций по выдаче подотчетных финансовых средств в безналичной модели обязан быть зафиксирован в локальных актах организации (или предпринимателя).

Общие моменты

Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их

Приказ и документы

Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.

Распоряжение должно содержать такие данные:

• список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
• должности работников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• сроки использования денежных средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.

Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.

Какие документы необходимы для оформления подотчётных расходов

Законодательством России о ведении кассовых дел установлен список документов, нужных к предоставлению при выдаче финансов под отчёт:

• служебная записка , которая содержит в себе причины выдачи денежных средств, и в том числе информацию об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором считается директор компании);
• распоряжение , который составляет и заверяет работодатель;
• Расходно – кассовый ордер.

Если средства списываются со счёта компании на производственные расходы, связанные с рабочими поручениями, то для получения наличных денежных средств может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• удостоверение командировочное;
• книга регистрации командировочных работников;
• трудовое задание;
• доверенность на уплату расходов от лица организации;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.

Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• уплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья работнику за счёт организации;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для компании;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о всех затратах. Отчётность необходимо подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководитель компании.

Каждая организация индивидуально определяет не только сумму, но и длительность использования финансов под отчёт.

Дело в том, что законодательством не предусмотрены конкретные сроки возврата данных финансовых средств. Компании могут выдать их, например, как на три дня, так и полгода.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законе установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

1. проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
2. составление заявления;
3. оформление расходного ордера;
4. проводка ордера в кассе;
5. проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя компании и лично работником, на которого будут выделяться деньги.

Подведем итог

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка Российской Федерации от 11.03.2014 № 3210-У, можно только сотрудникам выдающей деньги компании (или Индивидуальным Предпринимателям). При этом трактовка понятия «сотрудник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Наличные снимать не запрещено, но оплата наличными выглядит подозрительно. Налоговая и Центробанк думают, что так компания незаконно выводит деньги или обманом снижает налоги. Поэтому первое правило наличных — расплачиваться наличными редко и мало.

По закону индивидуальные предприниматели вправе тратить наличные, как хотят. Но на практике госорганы могут попросить предоставить документы и обосновать траты. Давайте на примерах:

Почему банк блокирует счет

Андрей работает программистом, у него нет сотрудников, офиса и подрядчиков. Всё, что он получает на счет — это его доход, поэтому снятие наличных вопросов не вызывает.

Иван открыл компанию по ремонту квартир, он платит строителям и дизайнерам, закупается в магазинах. Когда он снимает наличные, это выглядит подозрительно. Госорганы хотят убедиться, что он оплачивает услуги партнеров легально, а не в конверте.

Если без наличных работать не получается, держите второе правило — выдавать деньги под отчет. В переводе с бухгалтерского это означает: нельзя просто так открыть сейф и взять деньги на коньяк для клиента, нужно оформить документы.

Требования к выдаче наличных — в постановлении о ведении кассовых операций. За нарушение требований полагается штраф: 40 000-50 000 рублей на компанию и 4000-5000 рублей на руководителя.

Это не все беды. Без документов на наличные налоговая решит, что компания неверно оформила заем или доход. В лучшем случае она выставит штраф за ошибку, в худшем — решит, что это незаконный вывод денег. Придется возиться с проверками.

А теперь обо всех требованиях по порядку.

На что выдавать

Правила для ИП и компаний отличаются: индивидуальные предприниматели тратят наличные на свое усмотрение, ООО — только на нужды компании.

К нуждам компании относится всё, что связано с получением заказа и продажами. Например, для компании по ремонту квартир безопасно оплачивать цемент, обои, плитку. А если покупать телевизор, налоговая заподозрит незаконный вывод денег.

Кому выдавать

Наличные под отчет — для сотрудников с трудовым договором. Формально вы вправе выдавать деньги сотрудникам по договору подряда, но как правильно это делать — тема отдельной статьи. Пока держите совет: выдавать наличные только штатным сотрудникам.

Если работаете с индивидуальными предпринимателями, выдать наличные под отчет не получится.

Допустим, у вас команда дизайнеров и программистов. Дизайнеров вы оформили в штат, а программисты работают по договору услуг.

Дизайнерам полагаются наличные под отчет, а программистам — нет, хотя на практике они ваши сотрудники.

Будьте внимательнее с бухгалтерами-перестраховщиками. Они отказываются выдавать наличные, если сотрудник не подписал договор о материальной ответственности. Мол, договор защищает от растрат: если сотрудник прогуляет деньги, спишем их с зарплаты.

В этом случае перестраховываться бессмысленно. Подотчетные деньги подразумевают ответственность: если сотрудник растранжирит деньги на себя, вычитайте из зарплаты. Это законно и без договора.

Владелец компании может выдать деньги сам себе, но с одним условием: он тоже должен быть в штате. Выдавать наличные учредителю незаконно.

Сколько выдавать

В законе нет требований к сумме, поэтому вы вправе выдавать 50 000 рублей и 500 000. Крупные суммы вызывают подозрения, поэтому налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Надежнее выдавать понемногу.

Чтобы обезопасить себя, соблюдайте лимит для оплаты наличными: 100 000 рублей за сделку. Одна сделка — это один договор или чек.

Вы платите за аренду зала 80 000 рублей, это меньше ста тысяч значит, всё в порядке.

Вы покупаете обои для ремонта и они дороже ста тысяч. Тогда разбивайте оплату на части: покупайте у разных поставщиков или у одного, но в разные дни. Это необязательно спасет от внимания налоговой, но появится шанс доказать, что это разные сделки.

Лимит в 100 000 рублей обязателен для ООО. Индивидуальные предприниматели его выполняют только для рабочих сделок, для личных — платите, сколько хотите. Налоговая строго следит за наличными всех предпринимателей, поэтому не рассчитывайте на послабления.

Кто выдает

Выдавать наличные может директор и бухгалтер. Если вы владелец компании и директор, вы можете выдать деньги самому себе. Это законно.

Если не вернуть деньги

После оплаты может остаться сдача или наличные вовсе не понадобились, тогда деньги надо вернуть. Иногда с возвратом проблемы.

Если не возвращает сотрудник, риска нет. Вы вправе списать долг с зарплаты, но с учетом правила — списывать не больше 20% от зарплаты за месяц. Если долг больше, разбивайте его на несколько месяцев: сотрудник не вернул 50 000 рублей при зарплате в 30 000, вы получите деньги через девять месяцев.

Если вы директор и не возвращаете деньги, вы рискуете: налоговая может решить, что это доход, за который компания не платила налоги. Тогда она начнет проверку, потребует доначислить налоги и выставит штраф.

В законе нет сроков для выдачи наличных — выдавайте на три дня или месяц, главное, указать этот срок в документах.

Как отчитаться за деньги

Компании и индивидуальные предприниматели по-разному отчитываются за наличные.

Если у вас ООО, вы готовите три документа: заявление на выдачу наличных, кассовый ордер и авансовый отчет. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов и налоговой, чтобы убедиться в законности оплаты.

ИП вправе не отчитываться совсем. Но если у вас есть сотрудники и партнеры, лучше отчитываться о наличных, так безопаснее. Возможно, у налоговой или банка появятся вопросы, тогда вы быстро на них ответите.

Срок для отчета — три дня. Срок отсчитывается с даты оплаты: если вы купили обойный клей пятого мая, сдаете отчет восьмого мая. Правила одинаковые для всех сотрудников: не важно, кто получал деньги — директор или секретарь.

Шаг 1. Снять наличные

Если планируете выдавать наличные, а денег на руках нет, обналичивайте счет. Деньги можно снять с корпоративной карты или расчетного счета через кассу банка.

Индивидуальный предприниматель снимает деньги просто так, ничего оформлять или сохранять не надо.

Для компании понадобятся документы. Если снимаете с карты, сохраняйте чек из банкомата, он пригодится бухгалтеру. Если через кассу, наоборот, берите документы с собой. Банк вправе отказать в наличных при подозрениях на незаконные операции, поэтому законность надо доказать. Например, показать заявление о наличных.

Шаг 2. Завести реестр

Реестр — это таблица, в которой вы пишете: кто получил наличные, когда, сколько и на что.

Вести реестр необязательно, но если выдаете наличные сотрудникам, он сэкономит силы. По закону нельзя выдавать новые деньги, если сотрудник не отчитался по старым. Чтобы вам не вспоминать, кому вы дали деньги, пусть об этом помнит реестр.

Требований к реестру нет, поэтому составляйте, как хотите. Реестр может выглядеть так:

Реестр заполняйте полностью от руки или на компьютере, а от руки расписывайтесь за отчет.

Шаг 3. Написать заявление

Если деньги выдавать можно, готовьте заявление. Заявление обычно готовит тот, кому вы даете деньги, но это необязательно.

Требований к форме заявления нет, но есть требования к содержанию. Вот, что надо написать:

• сумму — числом и прописью;
• на какой срок выдаете;
• дату составления заявления и дату выдачи наличных.

Заявление может быть таким:

Заявление подписывает директор или бухгалтер. Если выдаете деньги себе, можете подписать сами.

Есть бухгалтеры, которые советуют не подписывать заявление, если выдаете деньги сами себе. Мол, налоговая на такое косо смотрит. Это не рабочий совет: налоговиков иногда сложно понять, но они не идиоты. Налоговая понимает, что бухгалтер выдает деньги по вашему поручению, так что подписывайте всё сами.

С первого июля 2017 года деньги можно выдавать без заявления, вместо него подойдет приказ. Подготовка приказа тоже занимает время, поэтому решайте сами, что быстрее: заявление или приказ. Как подготовить приказ — тема отдельного материала, рассказывать сейчас не будем.

Шаг 4. Оформить кассовый ордер

Кассовый ордер — это документ, который подтверждает передачу денег. Его можно заполнить самим из шаблона или в программе 1С. Выглядит ордер так:

Подписывает ордер тот, кто выдает деньги, и сотрудник, который их получает. Подписывайте после передачи денег.

Шаг 5. Выдать деньги

Осталось выдать деньги, и всё. Как выдавать деньги, в законе не сказано. Некоторые компании оборудуют отдельный кабинет с решетками и сейфом, на языке бухгалтеров кабинет называется «касса». Если вы редко выдаете наличные, подойдет любое место, хоть коридор.

После того, как выдали деньги, напишите об этом в реестре. Так вы не забудете, когда ждать отчет и сдачу.

Шаг 6. Отчитаться о покупке

Отчет готовите после оплаты покупки, на него есть три дня. Отчет можно составить по форме от госорганов или разработать свой вариант. Главное, написать:

• кто сдает отчет,
• за какую сумму отчитывается,
• какими документами подтверждает оплату,
• на что ушли деньги.

К отчету приложите доказательства покупки: чеки, фотографии с мероприятия, распечатки макетов — всё, что подтверждает реальность сделки. Налоговая такое любит.

Карта вместо наличных

Альтернатива наличным — банковская карта. Банки и налоговая видят, за что вы платите, поэтому оплата по картам не вызывает подозрений.

Заработать на банке: советы, чтобы пользоваться банком по полной

Карта для индивидуального предпринимателя на УСН 6% — это личная карта. Расплачивайтесь картой в магазинах или покупайте в интернете, отчитываться по расходам не придется.

ООО оплачивают только нужды компании: новые блокноты в офис, авиабилеты для командировок, стройматериалы под заказ клиента. Для подтверждения расходов понадобятся чеки и авансовый отчет, а готовить заявления и кассовый ордер не надо.

Карта подходит для компаний с сотрудниками. Карту можно выдать водителям для оплаты бензина и техосмотра или менеджерам для закупки канцтоваров. О тратах по карте банки рассказывают в смс и личном кабинете, так вы контролируете расходы: если менеджер прогуляет деньги, вы увидите это сразу.

Еще картой можно оплачивать регулярные покупки. Если ваша компания пользуется сервисом с ежемесячной оплатой, укажите в нем карту банка. Оплата будет списываться автоматически в нужную дату, и вам не придется запоминать самому или ставить напоминания об оплате.

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег .
   

   Примечание : Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642

2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об . Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите " "

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание : Скачать приказ руководителя.doc 38 Кб

ООО «Гаспром»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 1984

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров.... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

Е.В. Иванов

А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок . Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет?

1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками - не более 100000 рублей по одному договору.

к меню

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 .

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой "на исполнение такого-то договора". В Указании () не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 : расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других - расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Примечание : Пример заполнения авансового отчета при командировке.docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза - это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Excel (48 кб)

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014 согласно проекта Указания ЦБ РФ №3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

При увольнении сотрудник не отчитался по суммам, которые были выданы в подотчет, и не вернул их в кассу. Директор дал распоряжение юридической службе подготовить иск в суд на взыскание этих сумм. Как бухгалтеру правильно оформить справку 2-НДФЛ такому уволенному сотруднику?

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. НК РФ датой получения дохода признается день списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации. В силу указанной статьи датой возникновения дохода в денежной форме, отличного от зарплаты, считается день его выплаты или перечисления на счет физлица.

В рассматриваемой ситуации сотрудник получил деньги под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Соответственно, в момент выдачи денег они доходом сотрудника не являлись (ст. НК РФ). При этом факт расходования полученных средств на цели, определенные организацией при их выдаче, сотрудник не подтвердил. Но и полученные средства не вернул, что может свидетельствовать об их присвоении, а значит, о получении дохода.

Однако в рассматриваемой ситуации работник не признал, что присвоил данную сумму, а организация не планирует прощать сотруднику данную задолженность, что подтверждается решением руководителя об обращении в суд. При этом срок давности по задолженности не истек; данное обязательство не прекращено в связи с невозможностью исполнения или на основании акта государственного органа.

Соответственно, доход в виде данной суммы в рассматриваемой ситуации у сотрудника еще не возник. Более того, он может возникнуть, только если суд откажет организации в удовлетворении заявленных требований о взыскании средств, выданных под отчет, и при этом из решения будет явно следовать, что данная денежная сумма осталась в распоряжении работника, а не была им истрачена (например, в интересах работодателя).

Таким образом, при выдаче справки 2-НДФЛ увольняющемуся сотруднику «подотчетные средства» в ней не будут указаны как его доход. В дальнейшем, если суд признает, что данные средства остаются у сотрудника, организации необходимо будет подать в налоговые органы уточненную справку 2-НДФЛ, а также отдельную справку с признаком 2.

Неиспользованный подотчет — на зарплату

Можно ли возврат подотчетных неиспользованных средств в кассе выдать на погашение долгов по заработной плате?

Действующее законодательство не содержит положений, которые запрещают организации, принявшей от подотчетного лица неиспользованные им наличные денежные средства, направить их на выплату заработной платы, в том числе задолженности (указания Банка России и ). Таким образом, факт использования средств, принятых от подотчетного лица, для выплаты задолженности по заработной плате не является нарушением кассовой дисциплины.

Подотчет у ИП

Может ли быть подотчет у ИП самому себе?

Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не имеет смысла. По правилам (ст. ГК РФ) у предпринимателей личное имущество не отделено от имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Поэтому и вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами, и ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. и ГК РФ).

Проще говоря, если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу), то никаких документов для того, чтобы взять деньги со счета (из кассы), ему оформлять не нужно в принципе. Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». При этом составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю не потребуется (письмо Банка России ).

В ситуации, когда предприниматель на данные деньги приобрел какое-либо имущество для бизнеса и это нужно учесть при налогообложении, достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в книге учета доходов и расходов.

Нужно ли оформлять приказ на выдачу денег подотчет ИП на ЕВНД и УСН (доходы), если авансовые отчеты составляются только на самого ИП и деньги выдаются ему по РКО после, либо в день составления авансового отчета.

Ответ

Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Вы вправе тратить деньги из бизнеса на любые цели. Можете купить материалы или оборудование, турпутевку или подарок родственнику. Приказ о выдаче денег составляют только, когда ИП выдает деньги под отчет работникам (п. 6.3 Указания от 11.03.2014 № 32310-У). Коммерсант не является в отношении самого себя работником. Поэтому если ИП берет деньги для себя, составлять приказ о выдаче денег не нужно. Писать какие-либо заявления и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег тоже не нужно.

Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. То есть составлять авансовые отчеты вам тоже не нужно.

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Чтобы взять деньги из кассы вам достаточно оформить расходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-2 из постановления Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов».

Если вы ведете бухгалтерский учет, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

Выданы деньги из кассы бизнесмену.

А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76

Оприходованы ценности.

Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.