Что такое регламент исследования. Как разработать регламент общения с клиентами. Организация разработки и внедрения регламентов

Прежде чем отвечать на этот вопрос, следует выяснить, что это за документ. Регламент работы подразумевает под собой некий свод документов, в котором указан порядок действий или правил, которые регулируют определенный рабочий процесс. При этом все действия должны регламентироваться специальными, заранее установленными сроками.

Как написать регламент работы - образец

Следует назначить соответствующего квалифицированного человека, который будет осуществление определенных работ, которые будет определять руководитель организации в регламенте. Поэтому эту работу должен выполнять ответственный сотрудник.

Необходимо обязательно обозначить определенный предмет регламента для формирования специального бизнес-проекта. При этом нужно обратить внимание, чтобы это касалось самих работ, которые будут напрямую связаны с созданием, а также выпуском товаров для клиентов компании и для получения прибыли.

Затем нужно провести небольшое собрание. Это очень важно, когда рабочий процесс, который подробно описан в регламенте сталкивает одинаковые интересы разных подразделений и ведомств. При этом важно, чтобы представители структурных подразделений пришли на собрание. В свою очередь ответственное лицо по регламенту должно объяснить всем более подробно о значении и важности рабочего процесса. Именно поэтому нужно внимательно выслушать мнение всех заинтересованных в этом лиц и после чего учтите все мнения.

Правильно написать регламент работы значит, нужно как можно подробнее описать бизнес-процесс. При этом будет хорошо если рабочий процесс не столь сложный, а за него отвечает сотрудник, который может довольно четко представлять всем окружающим этапы производственной деятельности. После этого вместе со всеми сотрудниками нужно обсудить регламент. Но если бизнес-проект является более сложным, тогда все работники должны подробно расписать производственную деятельность на определенных участках работы.

Соберите все нужные материалы (документально подтвержденную информацию), а после чего обсудите их с другими сотрудниками.

Предоставьте всем сотрудникам предварительно написанный регламент. В будущем это может положительно повлиять на правильное ведение диалога и разработку корректировок. При этом каждый сотрудник должен высказать свое мнение по этому поводу.

Передайте откорректированный текст регламента руководству организации для его утверждения.

Как написать регламент работы – это достаточно интересный вопрос, который требует тщательного рассмотрения, и детализации информации, ведь это достаточно важный документ для дальнейшей работы компании.

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, определение дефицита производства, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент является документом, который состоит из следующих разделов:

1. Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
2. Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
3. Список документов;
4. Список регистрационных журналов;
5. Обязанности действующих лиц;
6. Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
7. Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
8. Описание оперативной формы отчетности о выполнении регламента;
9. Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.

Регламент - это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов . Например, результатом применения регламента по подготовке производства является список инструмента, который необходимо изготовить для обеспечения работ по производственной программе, результатом применения регламента по регистрации брака является документ о количестве брака, его номенклатурном составе, причинах его возникновения и т.д.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

• согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;
• пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;
• утверждение регламента как стандарта предприятия (СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как СТП формируется административная структура предприятия, штатное расписание и должностные инструкции.

Процедура

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Например, регистрация или архивация документа, отбор пробы или образца для анализа, маркировка материалов, переданных на складское хранение и т.д. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой. Например, в регламенте входного контроля отбор пробы представлен одним действием, в то же время отбор пробы – это процедура, которая включает в себя последовательность нескольких шагов: выбор объекта взятия пробы; пометка объекта взятия пробы, отбор необходимого количества вещества для анализа, размещение образца в контейнере, оформление сопроводительного документа, маркировка контейнера.

Инструкция.

Применение процедуры описывается в инструкции , которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена. Например, в процедуре отбора пробы инструкция описывает заполнение и применение документа, сопровождающего образец от места отбора пробы к месту выполнения анализа.

Схематично связь между регламентом и процедурой показана на следующей схеме

В состав регламента может входить описание инструкций по оформлению и применению отдельных документов или процедур. Например, в регламент по обороту мерителя входит инструкция по ведению журнала ИРК (инструментально-раздаточная кладовая)и инструкция по раздельному хранению поверенного и отбракованного инструмента.

Документ

Применение любого механизма управления предполагает использование документов , на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Совокупность запускающих и результирующих документов, применяемых в очередности описанной в регламенте или процедуры, образует систему документооборота . Регламент или процедура описывает систему документооборота, использование которой решает заранее поставленную задачу и приводит к заранее предсказуемым последствиям. Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет гарантировать достоверность выполнения контрольных операций. При этом регламент начинается с графика поверок и закачивается списками поверенного и отбракованного инструмента. В свою очередь список отбракованного инструмента порождает документы процедуры бухгалтерского списания, документы процедуры формирования плана инструментального производства, документы формирования финансового плана и т.д.

Каждый документ, применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

• принадлежность документа регламенту или процедуре;
• документ, на основании которого появляется данный документ;
• документ, который необходим для появления данного документа как условие;
• документ, который появляется на основании данного документа;
• место возникновения документа;
• условие регистрации документа;
• траектория движения документа;
• место архивации документа.

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются. Например, график поверки мерителя появляется на основании документа, в котором содержится планируемый объем и номенклатура годового производства и т.д.

Документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

Способы описания механизмов управления

Любой механизм управления содержит в качестве составных элементов документы, процедуры или регламенты. Наиболее общим способом описания механизмов управления является процедурная карта , которая представляет собой графическое изображение последовательности применения документов, действий и процедур, направленных на получение определенного результата. Например, процедурная карта процесса регистрации финансовых действий может иметь такой вид:

Регистрации финансовых действий в системе финансового учета

Для описания любого бизнес процесса, как процедурной карты, использует стандартизованных набор следующих обозначений:

	– обозначает административное место, например финансовый отдел, бухгалтерия, ПДО и т.д.
	– обозначает документ, номер в скобках, порядок возникновения документа в данной последовательность, например, банковская выписка (1) означает, что этот документ появляется первым в данной процедурной карте
	Любой документ возникает в каком то административном месте и передается в какое то место, стрелка обозначает адресацию передачи документа, т.е. откуда и куда. Например, банковская выписка (1) передается из банк в финансовый отдел, в данной карте сама процедура передачи не описана
	Действия, которые выполняются в связи с документом в данном административном месте обозначаются прямоугольником с углом, например, действия по регистрации данных и действия с самим документом
	Связь между административным местом и списком действий обозначена линией, округлая часть которой указывает на место, где указанные действия должны осуществляться
	Если документ проходит через административное место без каких либо изменений, т.е. на нем не ставится отметка о регистрации, номер, дата и т.д., то его прохождение обозначается пунктиром. Например, выписка с отметками отдела регистрации передается в бухгалтерию через финансовый отдел без изменений

2. Система документооборота

На основании выверенной процедурной карты составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена в виде таблицы:

Система документооборота процедуры учета финансовых действий.

Для каждого механизма управления должна быть составлена таблицы систем документооборота каждой процедуры. Совокупность систем документооборота образует целевые системы документооборота – финансовые, управленческие, административные и т.д.

Словарь Ушакова

Регламент

регла мент , регламента, муж. (от франц. règlement) (офиц. ). Устав, свод правил, устанавливающий порядок работы или деятельности. Парламентский регламент. Духовный регламент Петра I.

| Порядок ведения заседания. Установить регламент. Соблюдать регламент. По регламенту ораторам было положено по десяти минут.

Политическая наука: Словарь-справочник

Регламент

(франц. reglement , от regle правило)

1) совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации;

2) порядок ведения заседаний, конференций, съездов;

3) название некоторых актов международных конгрессов и конференций (напр., Венский регламент 1815).

Современный экономический словарь. 1999

РЕГЛАМЕНТ

(франц. reglement, от regie - правило)

1) правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией;

2) название некоторых актов международных конгрессов и конференций.

Справочный Коммерческий Словарь (1926)

Регламент

постановление, устав, определяющие порядок работ, распорядок какого-нибудь собрания и пр.

Словарь экономических терминов

Регламент

(от франц. reglement, от regle - правило)

1) правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией;

2) название некоторых актов международных конгрессов и конференций.

Энциклопедический словарь

Регламент

(франц. reglement, от regle - правило),

1. совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.
2. Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.
3. Название некоторых актов международных конгрессов и конференций (напр., Венский регламент 1815). См. также Регламенты Петра I.

Словарь Ожегова

РЕГЛА МЕНТ, а, м.

1. Правила, регулирующие порядок какойн. деятельности. Р. заседания. Р. работы комиссии. Соблюдать р. Нарушение регламента.

2. Время, отведённое на собрании для речи, выступления. Р. для выступающих десять минут.

| прил. регламентный, ая, ое.

Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.

Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы. Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.

Регламент как порядок деятельности

Другое определение регламента сводится к обозначению порядка проведения определенных коллективных мероприятий: собраний, заседаний, съездов, конференций. Подобные регламенты принимаются внутри государственных органов и организаций, могут действовать временно или применяться на постоянной основе.

Так, одноразовые мероприятия часто проводятся на основании предварительно утвержденного регламента, который устанавливает особенности поведения и взаимодействия их участников. Ежегодно проводящие съезды политических партий обычно утверждают постоянно действующий регламент, положения которого применяются лишь при наступлении соответствующих событий.

Регламент как свод правил

Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.

Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия. Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.

Источники:

• О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Совет 2: Что в себя включает технический пожарный регламент

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

Регламент , с одной стороны, понимается как правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.

С другой стороны, так называются некоторые акты международных конгрессов и конференций. В Большом Энциклопедическом словаре эти два определения выглядят следующим образом: 1) регламент – это совокупность правил, определяющих Порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.

2) это Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.

Термин на английском языке: "regulations, time limit"

Разновидности регламента

Некоторые авторы детализируют общие определения регламента, включая в эту детализацию особенности деятельности, структурные параметры регламентируемого «организма» или регламентируемых функций и т.д. Для бизнес-структур предлагается, к примеру, следующие разновидности регламента:

1. Регламентирующая документация.