Главная » Административное право » Что делать при утере больничного листа сотрудника

Что делать при утере больничного листа сотрудника

(о выплате больничных), компенсацию по перенесённому заболеванию можно получить на основании предоставленного листка нетрудоспособности. Денежная компенсация будет начислена после выздоровления вместе с заработной платой. Лист нетрудоспособности трудящийся может предоставить в отдел начислений в течение шести месяцев со дня фактического выздоровления.

Ошибки в больничных листах недопустимы. Этот момент разъяснён в Приказе №624н . Наличие ошибок является основанием для оформления и выдачи дубликата листка временной нетрудоспособности.

По запросу трудящегося или сотрудника компании в медицинском учреждении производится выдача дубликата больничного листа. Изготавливают дубликат на таком же бланке.

Главным отличием оригинала от дубликата является отметка в форме галочки на первой стороне документа.

Допускается проставление трёх меток:

Надпись «Дубликат».
«Первичный больничный».
«Продолжение больничного листа».

Каждая отметка ставится в соответствующем месте. В дубликате не отражаются данные о периоде обращения к доктору, а срок нетрудоспособности указывается в одной строке. Дату выдачи дубликата ставят фактическую, а не день, когда был выдан оригинал.

В каких случаях выдается?

При утере листка нетрудоспособности работником

Далее поговорим о том, можно ли получить листок повторно, если он утерян, и как это сделать. Если трудящийся потерял листок нетрудоспособности, то ему необходимо обратиться с просьбой о выдаче дублированной формы в поликлинику, в которой он был под наблюдением.

Однако сделать это возможно лишь тогда, когда с места работы будет получена справка о том, что документ не был получен работодателем. Эту справку необходимо предоставить в медучреждение, где после этого будет собрана медицинская комиссия.

Справка: члены комиссии устанавливают номер ранее выданного листа нетрудоспособности, а также все данные, которые в нём отражались. Вся информация передаётся лечащему доктору, а далее врачом выдаётся дублирующий документ.

При исправлении мед. организацией

Если больничный оформлен с исправлениями и ошибочными данными, то он считается недействительным. Следовательно, взамен такого документа должен быть выдан дубликат.

Лист нетрудоспособности считается ничтожным, если в нём обнаружены следующие ошибочные данные:

Допускается единственная ошибка со стороны медучреждения – это неточность, связанная с правильным наименованием места работы пациента. Это поле врач может оставить свободным, а работодатель позже самостоятельно заполнит данные.

Если больничный заполнен с ошибками, то сотрудники ФСС его не примут и, соответственно, не оплатят. Если руководство получит от трудящегося некорректно заполненный документ, необходимо поступить следующим образом:

Обратиться в региональный отдел Фонда социального страхования.
Получить консультацию у сотрудников социальной службы.

Если уполномоченные лица ФСС подтвердят, что документ является испорченным и принятие его невозможным, то работодателю необходимо обратиться в медицинскую организацию для получения дубликата. Этими вопросами занимаются бухгалтера или специалисты по начислению заработной платы.

Важно. Трудящийся может самостоятельно сделать запрос о выдаче дублирующего документа по личной инициативе. Заставить работника наниматель не имеет права.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

Неверно указано ФИО больного.
Дата рождения.
Некорректно вписан период нетрудоспособности.

При технических помарках выдача дубликата не производится. К таким недочётам можно отнести:

Лишние пробелы.
Занесение прописных букв.
Выходы за пределы границ полей.

В одном листке нетрудоспособности можно прописывать только 30 дней периода заболевания. Если месяц прошёл, а человек не выздоравливает, то врачебная комиссия принимает решение о продлении и выписывает новый бланк документа. При длительном лечении в продолжение второго листка может выписываться третий и далее.

Ниже вы можете посмотреть полезное видео о возможных ошибках и исправлениях при оформлении листка нетрудоспособности и об их последствиях:

Взамен испорченного

Если при продлении документа испорчен только один бланк, то замене подлежит только этот лист. То есть дубликат будет выдан только на тот лист, который признали ничтожным.

При утере, порче или исправлениях со стороны работодателя

Если больничный лист исчез уже на предприятии, и виноват в этом работодатель, то формируется специальная комиссия, которая обязана выяснить обстоятельства пропажи документа.

К таким причинам можно отнести:

Халатное отношение ответственных лиц при принятии документа.
Форс-мажорные обстоятельства.

Справка: если пропажа больничного листа связана с аварией на производстве или стихийным бедствием, комиссия обязана выявить причину и составить необходимую документацию.

После выявления причин комиссия и представители специальных служб должны составить справку, которая подтвердит обстоятельства пропажи. При этом должны быть составлены следующие документы:

При краже предоставляется справка из ОВД.
При затоплении должен быть акт из коммунальных служб.
Когда больничный лист исчез после пожара, необходима справка из органов пожарной безопасности.
При стихийных бедствиях – уведомление из органов МЧС.

Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Поскольку лист нетрудоспособности является первичной документацией, срок его хранения на предприятии составляет пять лет.

Утеря больничного листа ответственными лицами компании считается серьёзным нарушением российского законодательства. В такой ситуации работодатель обязан выплатить трудящемуся все денежные средства, которые полагаются сотруднику в качестве компенсации по утерянному документу.

Сделать запрос на дубликат больничного листа организация не сможет, потому что медучреждение откажет из-за недостаточных оснований. Следовательно, ФСС не произведёт соответствующие выплаты, а фирма понесёт все расходы, связанные с выплатой пособия работнику.

К сведению. Лицо, которое признают виновным в утере больничного, должно компенсировать все затраты.

Принуждать работника к обращению в поликлинику за выдачей дубликата работодатель не имеет права.

Пошаговая инструкция, как получить

Дублирующий документ может быть выдан на основании письменного заявления больного. Дубликат выдаётся исключительно застрахованному лицу.

Документы

Для получения дубликата необходимы следующие документы:

Общегражданский паспорт больного.
Заявление, заполненное в письменном виде.

Некоторое время назад необходимо было предоставлять требование с места работы больного с информацией о том, что пособие по больничному листу не было получено. На сегодня это действие отменено.

Заявление

Заявление формируется в свободной форме. В документе обязательно указывается причина выдачи дублирующего бланка. Если больничный лист не был утерян, то оригинал испорченного бланка в обязательном порядке должен быть сдан.

Когда лист нетрудоспособности был утерян на предприятии, где трудится больной, а причиной являются форс-мажорные обстоятельства, заявление формируется на специальной форме бланка, разработанной работодателем. Документ адресуется на имя главврача медучреждения, в котором наблюдался больной.

Правила выдачи медучреждением

Листы нетрудоспособности, а также дубликаты к ним всегда изготавливаются по установленной форме, в соответствии с нормами действующего законодательства. Заполняя больничные листы, ответственное лицо должно учитывать следующие требования:

Использование только русского языка.
Шрифт должен быть печатным.
Использование чернил только чёрного цвета.
Записи производятся только в соответствующих клетках, выходить за которые нельзя.
Заполнять данные следует с первой ячейки.
Штамп проставляется строго в отведённом месте.
Печать не должна попадать на другие клетки.
Оттиск печати должен содержать чёткое наименование медучреждения.

Если есть возможность, то документ лучше формировать при помощи ПК. После печати документа в свободные поля ставятся прочерки.

Важно. Оригинал больничного листа отличается от его дубликата лишь названием. В специальном поле ставится галочка (подлинник или дубликат).

Для оригиналов и дубликатов используется единая установленная форма. Однако существуют некоторые отличия в заполнении, к ним можно отнести:

Допускается заполнение документа от руки.
Период нетрудоспособности заносится в одну строчку.
В поле «Дата» проставляется день выписки дублирующего документа.
Кроме данных лечащего врача необходимо указывать фамилию и инициалы председателя медкомиссии, а также иных ответственных лиц.
Необходимо заносить информацию в ячейки и указывать тип больничного листа, чтобы было понятно, вместо каких оригиналов выдаётся дубликат (первичный лист нетрудоспособности, продолжение и т.д.)

Образец дубликата больничного листа представлен ниже:

Подводя итоги, отметим, что оригинал больничного листа практически ничем не отличается от его дубликата. Разница состоит лишь в названии типа документа и в некоторых нюансах заполнения.

На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем.

Внимание

Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам. Тогда возникает необходимость в получении его дубликата.

В каких случаях выдается дублирующий бланк

Необходимость в выдаче дубликата больничного листа возникает по двум причинам:

утеря: может произойти по вине как работника, так и работодателя;
некорректное оформление.

При этом потерять бланк могут как сами временно бывшие нетрудоспособными граждане, так и работодатель. При отсутствии бланка больничного бухгалтерия не может начислить деньги, а сотрудник, соответственно, потребовать оплаты. И в первом, и во втором случае гражданин имеет основания для получения дубликата.

Оформление, причины для выдачи и правила заполнения бланков регламентируются нормативными актами Министерства здравоохранения. Дубликат больничного листа имеет аналогичную с оригиналом силу, потому выдается в ограниченных случаях, так как лишь два вышеперечисленных обстоятельства считаются весомой причиной их выдачи.

Утеря по вине работника

Если больничный листок потерял сам работник, ему следует лично обратиться в то медицинское учреждение, в котором он наблюдался во время периода нетрудоспособности и где ему был выдан оригинальный бланк с просьбой о выдаче дублирующей формы.

Но сделать это можно лишь после получения справки с места работы, в которой будет указано, что больничный лист предоставлен не был. С этой справкой нужно прийти в поликлинику, где далее соберут медицинскую комиссию. На ней будет решаться вопрос о том, выдавать дубликат больничного листа или нет, достаточны ли основания.

К сведению

Членами комиссии устанавливается номер ранее выданного оригинала больничного бланка нетрудоспособности, а также вся информация, которая в нем содержалась. Все это передается лечившему работника врачу, и на основании этих сведений он выдает повторный документ.

Дубликат больничного листа при утере работодателем

Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:

халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
форс-мажорные обстоятельства.

Внимание

В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Кроме того, после выяснения всех обстоятельств при участии представителей специальных служб должен быть составлен акт или справка, подтверждающая произошедшее:

если был пожар, должна быт справка от службы пожарной безопасности;
если стихийное бедствие – письменное уведомление от МЧС;
если аварийное затопление архивов – соответствующий акт от коммунальных служб;
если имела место кража, тогда необходима справка от органов внутренних дел.

Так как больничный лист относится к категории первичной документации, он обязан храниться на рабочем месте на протяжении 5 лет. Его утеря сотрудником организации признается грубым нарушением законодательства РФ. И в таком случае компания, потерявшая документ, выплачивает ранее временно нетрудоспособному работнику пособие, причитавшееся тому по утерянному документу.

Запросить дубликат документа в описываемом случае фирма не сможет, медицинское учреждение откажет в его выдаче по причине недостаточных оснований. А это означает, что органы ФСС не обязаны компенсировать и возмещать компании затраты на пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудник, отвечающий за сохранность документов и потерявший больничный лист, обязан компенсировать затраты. Заставлять болевшего сотрудника самостоятельно обратиться к врачу за получением копии утерянного больничного листа, если он не желает этого делать, администрация компании не имеет права.

Дубликат больничного листа при ошибке врача

Больничный лист считается неверно заполненным и, соответственно, недействительным тогда, когда имеются ошибки в части, заполняемой лечащим врачом, а именно:

написание предприятия взято в кавычки;
название предприятия написано не по допустимому торговому, международному, непатентованному или группировочному наименованию;
использована произвольная и не зарегистрированная аббревиатура предприятия;
специальность лечащего врача указана в сокращении;
окончания инициалов врача написаны с использованием переносов.

Единственно допустимой ошибкой при заполнении бланка врачом признается неточность в указании места работы пациента по причине того, что эту информацию впоследствии работодатель дополняет и уточняет сам в своей части больничного листка.

Если бланк оформлен с ошибками, Фонд социального страхования его не примет и, соответственно, никакой компенсации выплат пособия по временной нетрудоспособности сотрудника не будет оказано. В случаях, когда руководство предприятия сочтет принесенный сотрудником документ неверно оформленным, необходимо предпринять такие меры:

обращение в региональный отдел ФСС;
консультация с сотрудницами социальной службы страхования касательно допустимости имеющихся в листке ошибок и исправлений.

Если ФСС подтвердит, что бланк испорчен и принят соцстрахом не будет, уполномоченным руководителем предприятия нужно обратиться в медицинское учреждение для получения его дубликата. Как правило, этим занимается бухгалтерия. Также владелец утерянного больничного листка может сам запросить дубликат и в этом случае, но лишь по собственной инициативе, а не принуждению или приказу.

Оформление дубликата больничного листа

Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:

язык заполнения – русский;
печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
каждой букве - своя ячейка;
ручка с чернилами черного цвета;
выходить за пределы клеток нельзя;
заполнение данных начинается с первой ячейки;
печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
штамм ставится в строго отведенное для него место;
на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.

Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере. После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.

Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат».

Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено. Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом.

Необходимые документы

Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо. Чтобы выдали дубликат больничного листка, потребуется предоставить:

заявление на получение дубликата больничного листа;
подтверждающий личность документ (паспорт).

Ранее было нужно требование с места работы, в котором указано, что сумма пособия по временной нетрудоспособности не была получена. Сейчас эту бумагу предоставлять нет надобности.

Нюансы оформления дубликата

Форма для оригинала и дубликата бланка больничного листа – единая, отдельной не существует. Разница лишь в том, что в соответствующем поле ставится галочка с указанием того, какой именно это тип документа.

Также имеются некоторые различия в заполнении:

писать можно как от руки, так и применяя штампы;
в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
длительность заболевания указывается в одну строку;
помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.

Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.

Алгоритм выплат по больничному прост: выздоровевший сдаёт непосредственному начальнику или в бухгалтерию больничный, бухгалтер его обсчитывает и отправляет в соцстрах . Далее в зарплату сотрудник получит пособие, а сумма из ФСС вернётся на счёт фирмы. А что если больничный потеряется? В таком случае нужно выяснять, как получить дубликат больничного листа и какая ответственность лежит на потерявшем, если пособие ФСС не выплатит.

Общие сведения

В России действует закон о соцстраховании №255, который регулирует порядок получения больничных . По норме его 13-й статьи пособие по болезни выплачивается только на основании оригинала больничного, выданного врачом. При этом его можно сдать работодателю в течение полугода с момента выздоровления.

важно

А вот порядок заполнения больничных регламентируется Приказом №624н . 56-й пункт приказа говорит о том, что наличие ошибок, приписок или корректировки в листке даёт основание для его замены .

Если оригинал больничного потерян или испорчен, его копию ФСС не примет, нужно брать дубликат .

Дубликат больничного листа

По заявлению переболевшего сотрудника или представителя организации больница или поликлиника, выдавшая больничный, оформляет его дубликат . Оформляется он на таком же бланке, как и сам листок (форма утверждена Приказом №347н). Дубликат больничного листа образец которого представлен на картинке, также, как и оригинал, содержит уникальный номер.

Однако дубликат отличается от оригинала : на лицевой стороне листка ставится отметка в виде галочки в ячейке «дубликат» (место на рисунке указано красной стрелкой). Рядом расположены ещё две ячейки:

«первичный» (то есть оригинал);
«продолжение больничного».

В дубликате не обозначаются даты обращения больного к врачу, весь период болезни записывается одной строкой . Дата выдачи в дубликате проставляется фактическая, а не та, что была указана в оригинале. Больше отличий от оригинала нет.

Выдача дубликата больничного листа производится:

по просьбе болевшего ему лично;
по требованию представителя фирмы.

Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного

По правилам 624-го Приказа Минздрава дубликат больничного выдаётся, если оригинал был заполнен:

с ошибками;
не по инструкции (Приказа №624н);
с описками и исправлениями.

1-я и 4-я статьи вышеупомянутого приказа говорят о том, что дубликат выдаётся лично застрахованному, то есть переболевшему сотруднику на основании его паспорта. При этом к заявлению о выдаче дубликата у сотрудника нельзя требовать каких-то справок о порче или пропаже.

важно

Дубликат может получить только работник . При этом он не несёт никакой ответственности за потерю больничного, если только не принесёт повторный листок в течение полугода: он просто лишится пособия.

Если же листок потерян или испорчен по вине другого работника (бухгалтера, кадровика или непосредственного начальника выздоровевшего), развитие событий может идти по трём путям:

по просьбе администрации выздоровевший сотрудник получает в больнице дубликат;
если листок пропал при форс-мажорных обстоятельствах, дубликат выдаётся представителю организации;
если виной халатность, то пособие работнику выплачивается за счёт фирмы, но его сумма взыскивается с виновного (дубликат не выдаётся).

важно

Испорченный бланк нужно вернуть в больницу, его выдавшую .

Форс-мажор

Листок, как бланк строгой отчётности, должен храниться в сейфе ответственного специалиста . Однако могут случиться обстоятельства, при которых в порче больничного ничьей вины не будет. При наступлении обстоятельств нужно создать комиссию, которая расследует ЧП, составит опись утраченных документов, выяснит причину утраты и составит акт.

При этом к документам комиссии должны прилагаться материалы:

акт о пожаре;
справка службы МЧС (если имело место влияние стихии);
справка от коммунальщиков (если произошло затопление при аварии);
справка МВД (если документы украдены).

На основании акта комиссии с приложенными материалами и заявления от имени руководителя фирмы больница обязана выдать дубликат.

Образец заявления

Дубликат больничного листа выдаётся по заявлению, написанному в свободной форме, с приложением нужных документов. Заявление нужно писать на фирменном бланке или с проставлением углового штампа, где имеются реквизиты фирмы. Можно подготовить заявление с таким текстом:

Главному врачу городской больницы №1 г.Арзамаса

Горбункову Ф.Ф.

Заявление .

В связи с утратой по причине пожара больничного листа №23456 от 18.09.2016г.,

выданного слесарю-сантехнику Мякину В.В., прошу выдать дубликат.

Приложения:

1. Справка из бухгалтерии о невыплате пособия.

2. Акт о пожаре.

Генеральный директор _______/Ф.Ф.Горбунков

Нюанс

Как показывает практика, лично сотруднику дубликат выдаётся в течение дня, а по заявлению фирмы выдача может затянуться . Да и не выдадут повторный листок, если первичный потерялся из-за халатности ответственного специалиста. В этом случае лучше договориться с работником, а на время его похода за дубликатом предоставить ему выходной .

В заключение напоминание о том, как получить дубликат больничного листа: