Если больничный испорчен. Больничный лист утерян: что делать, как восстановить и получить дубликат документа, если потерял оригинал? Когда медучреждение должно выдать справку к дубликату больничного листа

Алгоритм выплат по больничному прост: выздоровевший сдаёт непосредственному начальнику или в бухгалтерию больничный, бухгалтер его обсчитывает и отправляет в соцстрах . Далее в зарплату сотрудник получит пособие, а сумма из ФСС вернётся на счёт фирмы. А что если больничный потеряется? В таком случае нужно выяснять, как получить дубликат больничного листа и какая ответственность лежит на потерявшем, если пособие ФСС не выплатит.

Общие сведения

В России действует закон о соцстраховании №255, который регулирует порядок получения больничных . По норме его 13-й статьи пособие по болезни выплачивается только на основании оригинала больничного, выданного врачом. При этом его можно сдать работодателю в течение полугода с момента выздоровления.

важно

А вот порядок заполнения больничных регламентируется Приказом №624н . 56-й пункт приказа говорит о том, что наличие ошибок, приписок или корректировки в листке даёт основание для его замены .

Если оригинал больничного потерян или испорчен, его копию ФСС не примет, нужно брать дубликат .

Дубликат больничного листа

По заявлению переболевшего сотрудника или представителя организации больница или поликлиника, выдавшая больничный, оформляет его дубликат . Оформляется он на таком же бланке, как и сам листок (форма утверждена Приказом №347н). Дубликат больничного листа образец которого представлен на картинке, также, как и оригинал, содержит уникальный номер.

Однако дубликат отличается от оригинала : на лицевой стороне листка ставится отметка в виде галочки в ячейке «дубликат» (место на рисунке указано красной стрелкой). Рядом расположены ещё две ячейки:

• «первичный» (то есть оригинал);
• «продолжение больничного».

В дубликате не обозначаются даты обращения больного к врачу, весь период болезни записывается одной строкой . Дата выдачи в дубликате проставляется фактическая, а не та, что была указана в оригинале. Больше отличий от оригинала нет.

Выдача дубликата больничного листа производится:

• по просьбе болевшего ему лично;
• по требованию представителя фирмы.

Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного

По правилам 624-го Приказа Минздрава дубликат больничного выдаётся, если оригинал был заполнен:

• с ошибками;
• не по инструкции (Приказа №624н);
• с описками и исправлениями.

1-я и 4-я статьи вышеупомянутого приказа говорят о том, что дубликат выдаётся лично застрахованному, то есть переболевшему сотруднику на основании его паспорта. При этом к заявлению о выдаче дубликата у сотрудника нельзя требовать каких-то справок о порче или пропаже.

важно

Дубликат может получить только работник . При этом он не несёт никакой ответственности за потерю больничного, если только не принесёт повторный листок в течение полугода: он просто лишится пособия.

Если же листок потерян или испорчен по вине другого работника (бухгалтера, кадровика или непосредственного начальника выздоровевшего), развитие событий может идти по трём путям:

• по просьбе администрации выздоровевший сотрудник получает в больнице дубликат;
• если листок пропал при форс-мажорных обстоятельствах, дубликат выдаётся представителю организации;
• если виной халатность, то пособие работнику выплачивается за счёт фирмы, но его сумма взыскивается с виновного (дубликат не выдаётся).

важно

Испорченный бланк нужно вернуть в больницу, его выдавшую .

Форс-мажор

Листок, как бланк строгой отчётности, должен храниться в сейфе ответственного специалиста . Однако могут случиться обстоятельства, при которых в порче больничного ничьей вины не будет. При наступлении обстоятельств нужно создать комиссию, которая расследует ЧП, составит опись утраченных документов, выяснит причину утраты и составит акт.

При этом к документам комиссии должны прилагаться материалы:

• акт о пожаре;
• справка службы МЧС (если имело место влияние стихии);
• справка от коммунальщиков (если произошло затопление при аварии);
• справка МВД (если документы украдены).

На основании акта комиссии с приложенными материалами и заявления от имени руководителя фирмы больница обязана выдать дубликат.

Образец заявления

Дубликат больничного листа выдаётся по заявлению, написанному в свободной форме, с приложением нужных документов. Заявление нужно писать на фирменном бланке или с проставлением углового штампа, где имеются реквизиты фирмы. Можно подготовить заявление с таким текстом:

Главному врачу городской больницы №1 г.Арзамаса

Горбункову Ф.Ф.

Заявление .

В связи с утратой по причине пожара больничного листа №23456 от 18.09.2016г.,

выданного слесарю-сантехнику Мякину В.В., прошу выдать дубликат.

Приложения:

1. Справка из бухгалтерии о невыплате пособия.

2. Акт о пожаре.

Генеральный директор _______/Ф.Ф.Горбунков

Нюанс

Как показывает практика, лично сотруднику дубликат выдаётся в течение дня, а по заявлению фирмы выдача может затянуться . Да и не выдадут повторный листок, если первичный потерялся из-за халатности ответственного специалиста. В этом случае лучше договориться с работником, а на время его похода за дубликатом предоставить ему выходной .

В заключение напоминание о том, как получить дубликат больничного листа:

• по заявлению и при личном участии выздоровевшего сотрудника;
• по заявлению директора с приложением материалов об утрате.

Официально трудоустроенным гражданам государство гарантирует выплату пособия в период болезни. Его размер зависит от многих факторов: среди них — стаж работы, сумма уплаченных работодателем в фонд социального страхования взносов, времени, пока сотрудник был нетрудоспособным и т.д. Чтобы получить компенсацию, работник обязан представить свой больничный лист в бухгалтерию предприятия, где он работает. Как поступить, если бюллетень потерялся? Как получить дубликат больничного листа? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.

Оформление больничного листа

Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.

Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.

Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.

В больничном есть три раздела для заполнения:

• В первый информацию вносит доктор или работник регистратуры лечебного учреждения. Здесь указывают данные пациента, организацию, тип трудовой деятельности (основное/совместительство), даты приёма у доктора. Когда время закрыть листок ещё не настало, а места для вписывания дат приёма уже нет, то медработник выписывает ещё один бюллетень, что указывается в основном документе. В первой части также указывают коды заболевания (их значение есть на обратной стороне бланка) и первый день выхода на работу.
• Во второй раздел данные вносят представители работодателя после закрытия бюллетеня. Это информация об организации, вид трудовой деятельности, ИНН и СНИЛС работника, трудовой стаж, дата возврата на работу, средний размер дневной зарплаты, размер начисленного пособия, которое складывается из двух частей – средств нанимателя и бюджета соцстраха. Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, при наличии ставится печать организации.
• Третий раздел представляет собой отрывную часть, которую заполняет представитель медицинской организации. Она нужна для внутренней отчетности.

Допускаются ли внесение изменений при заполнении листка нетрудоспособности?

Их разрешено вносить только работодателю при обнаружении ошибок, например, при указании неправильных реквизитов компании, погрешностях в рассчитанном стаже работника, неверных расчётах компенсации. Недостоверная информация вычеркивают, верную указывают на обратной стороне, затем делается запись «исправленному верить», ставится печать и подпись ответственных лиц. Когда обнаружены неверные данные в разделах, наполняемых лечебным заведением, то бюллетень всегда возвращают в поликлинику, чтобы аннулировать и выдать дубликат. Иначе фонд иногда отказывает в возмещении затрат на выплату пособия, тогда вопрос решается в судебном порядке.

Судебная практика

Во-первых, компания не отвечает за неправильно оформленный больничный и ошибки, допущенные в нем лечебной организацией. В одном из судебных споров ФСС не компенсировал нанимателю денежные средства на основании ошибки в документе, подтверждающем временную нетрудоспособность: врач освободил сотрудника от работы с 16 по 29 сентября, а день выдачи листка — 25 сентября. Суды 4 инстанций подтвердили, что недочеты в оформленном документе незначительны и легко устраняются, а доказательства отсутствия заболевания у работника фонд не привел (определение Верховного суда РФ №306-КГ18-3498 от 19.04.2018).

Во-вторых, потеря больничного листа не лишает организацию права на возмещение расходов соцстрахом. Во время выездной проверки предприятия специалисты фонда не нашли листок нетрудоспособности одного из работников, поэтому частично отменили возмещающие выплаты. Три судебные инстанции установили, что в страховую организацию были представлены все документы, кроме больничного, согласно справке полиции, утерянного бухгалтером. Компания обращалась с запросом в больницу о выдаче дубликата, но безуспешно. Тем не менее, поликлиника выдала справку, где подтвердила выдачу листка и его содержание. Суды встали на сторону компании: она подтвердила иными документами свои права на возмещение расходов.

Оформление дубликата бюллетеня

Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:

• пропаже или краже оригинала;
• допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д.), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
• правках в документе;
• неверно заполненном бюллетене;
• повреждении работником.

Важно! Если пациенту выдали несколько листков – основных и дополнительных — заменяется только испорченный бланк. Он возвращается в клинику.

Схема выдачи нового больничного документа зависит от того, кто его лишился или испортил. При обнаружении неточностей, сделанных медицинским учреждением, пропаже или порче документов по вине сотрудника инициирует оформления дублета он сам. Второй экземпляр выдаётся в том же учреждении здравоохранения, что и первоначальный.

Алгоритм получения дубликата

1. Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
2. Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
3. В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
4. На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
5. Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.

Дубликат больничного листа - оформление в 2017 году зависит от того, кем был утерян или испорчен этот документ. Не всегда медицинское учреждение выдает больничный лист повторно.

Как получить дубликат взамен испорченного больничного?

Оформление дубликата больничного в 2016 году производилось только в случае порчи бланка медучреждением или утери оформленного листка нетрудоспособности физлицом до момента передачи его работодателю. Ситуация не изменилась и в 2017 году.

Если документ теряет работодатель, то получить новый листок не удастся. В качестве подтверждения пособий по болезни выступят справки лечебного учреждения с данными сотрудника, а также копии корешков больничных листов. Эти документы выдаются по запросу организации. Такая практика подтверждается судебными решениями (например, определение Верховного суда РФ от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521).

Можно ли оформить запрос о выдаче дубликата больничного от лица работника и как выглядит заявление на дубликат (правила оформления и образец)?

Мы выяснили, что дубликат больничного может быть выдан физлицу, только если оно само его потеряло. Причем некоторые медицинские учреждения требуют справку с работы о том, что больничный не предоставлялся. Несмотря на то что в законе эти требования не прописаны, подобная практика существует. Поэтому сама организация не имеет права обратиться за дубликатом, но если больничный потерялся до его оплаты, то можно попросить сотрудника самостоятельно заполнить заявление на дубликат больничного в свободной форме. Примерный образец заявления вы можете скачать на нашем сайте:

Если больничный не потерялся, а был испорчен, что привело к невозможности прочитать важную информацию, то к заявлению необходимо приложить испорченный оригинал.

Если выдан дубликат, сопровождается ли он справкой, и когда она нужна?

Законом не предусмотрено сопровождение выданных дубликатов какими-либо справками. Но если реквизиты листка нетрудоспособности, взамен которого выдается дубликат, были указаны в период больничного при длительной болезни, то такой дубликат может сопровождаться справкой медучреждения, подтверждающей факт замены документа и содержащей номер старого листка нетрудоспособности.

Но кроме того, как уже было указано, если работодатель теряет больничный лист, то в ответ на его запрос медицинское учреждение выдаст справку, где будут указаны данные утерянного больничного листа. Такая справка является заменой дубликата больничного.

Итоги

Получить дубликат больничного может только физическое лицо, на которое был оформлен потерянный листок. А организация либо делает запрос на получение справки с данными листка нетрудоспособности, либо вносит исправления в первичный документ, руководствуясь нормами законодательства.

При порче или утере документа, подтверждающего временную нетрудоспособность, закон предусматривает возможность получения дубликата больничного листа. Об этом говорится в Приказе Минздравсоцразвития 29.06.2011 №624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» .

Основания для выдачи дубликата больничного

Возможность получения повторного листа о нетрудоспособности предполагается в двух случаях:

• наличие в документе каких-либо ошибок, опечаток, исправлений или некорректной информации, нарушение ;
• утеря больничного.

Единственная ошибка, которая допустима во врачебном поле, это некорректное название организации, где устроен работник. Данная информация может быть дополнена и исправлена самим работодателем на своем поле.

Утеря больничного листа возможна и со стороны работника, и со стороны работодателя.

Внешний вид дубликата и его отличия от оригинала

Оформление дубликата больничного листа в 2019 году практически не отличается от оригинала. Как и оригинал, дубликат заполняется на том же специальном бланке. Медучреждение обязано корректно записать информацию о пациенте, причине, по которой он отсутствовал на рабочем месте и о своей организации.

Основное различие с оригинальным документом будет состоять в изменении место положении галочки на поле «подлинник/дубликат». Теперь она будет располагаться у второго пункта.

Также необходимо учитывать, что датировка выдачи больничного не останется прежней: она изменится на тот день, когда была выдана именно копия.

Порядок получения дубликата в случае утери

Рассмотрим, как получить дубликат больничного листа по двум видам утерь:

• утеря работником;
• утеря работодателем.

В ситуации, когда работник потерял или испортил листок до передачи оного на место работы, он имеет все права для обращения второй раз в медучреждение, дабы ему выдали дубликат. В учреждении будут рассматривать заявление только в том случае, если будет предоставлена справка о том, что работодатель не получал на руки больничного.

Ответственности за утерю неоплаченного больничного листа работник не несет. Однако, стоит помнить, что право получить пособие по листку нетрудоспособности сохраняется за работником в течение полугода. Если за это время он не получит и не предоставит в бухгалтерию дубликат, то не только не получит компенсацию за время болезни, но также может быть уволен за прогулы. Больше о том, в какой срок оплачивается больничный лист, читайте .

После просьбы работника о предоставлении дубликата должна быть созвана специальная комиссия, на которой будет вынесено соответствующее решение. Комиссия установит все данные листка о нетрудоспособности, включая номер и личные данные больного, после чего передаст дело лечащему врачу.

Вторая ситуация подразумевает утерю больничного документа работодателем. Здесь возможны два варианта:

• потеря больничного по причине форс-мажора;
• утрата листка по вине ответственного за сохранность важных бумаг.

Форс-мажорные обстоятельства также рассматриваются комиссией и предполагают наличие следующих материалов:

• справка МВД при краже документа;
• оформленный коммунальной организацией акт в случае наводнения;
• справка из МЧС при стихийных бедствиях;
• подтверждение органов пожарной безопасности при возникновении пожара.

Комиссия выносит особый акт об утрате, после которого работодателю будет выдан дубликат больничного.

В случае потери или порче листка по вине сотрудника, отвечающего за целостность документов, ответственность несет сама компания, которая обязана выплатить пособие по нетрудоспособности работнику. Финансовые потери при этом возмещает ответственный за утерю сотрудник.

Обратите внимание: работник, получивший выплату по больничному, не несет ответственности за утерю больничного листа другим лицом. Также он не обязан возвращать пособие по временной нетрудоспособности в случае выполнения всех требований по оформлению больничного: получения в больнице оформленного листка нетрудоспособности и предоставления его работодателю.

Как сделать дубликат больничного листа в случае порчи

Также законодательством предусмотрены случаи выдачи дубликата больничного листа из-за его порчи.

Печать на больничном листе

ФСС может отказать в компенсации также по причине того, что на больничном листе отсутствует печать медучреждения или оттиск печати нечеткий и не читается. Также ошибкой считается, когда печать медицинской организации попала на ячейки информационного поля и из-за этого плохо читается текст. Какие печати должны стоять на больничном листе и в каком месте, узнайте .

Порча больничного листка предполагает наличие каких-либо ошибок, опечаток, исправлений или некорректной информации в поле, которое заполняет лечащий врач. Если работодатель нашел что-либо из вышеперечисленного в документе или у него возникли подозрения о наличии ошибок, по причине которых ФСС может не принять документ, то первым делом он обязан:

• связаться с региональным отделением ФСС;
• проконсультироваться с сотрудниками по поводу наличия ошибок и корректности информации в бланке.

Если Фонд социального страхования установил хоть одну ошибку в документе, работодатель вправе обратиться в медучреждение за выдачей дубликата. Сделать это может и бухгалтерия, и сам сотрудник, на имя которого был выдан больничный.

Смотрите в видео, какие ошибки могут быть в больничном листке и по каким причинам придется оформлять дубликат больничного

Возможность отказа в выдаче дубликата

Несмотря на возможность получения дубликата в ряде случаев, и работник, и работодатель должны понимать важность такого документа и относится к нему с соответствующей бережностью и аккуратностью. Сотрудники должны быть особенно внимательны к той информации, которую они предоставляют врачу, чтобы тот не допускал ошибок.

Существуют ситуации, когда в выдаче дубликата медицинское учреждение вправе отказать. В первую очередь, поликлиника не обязана выдавать дубль, если оригинал был утерян уже после передачи листка в организацию по вине ответственного за хранение важных документов. В таких случаях ответственность за утерю несет сам сотрудник.

Также медучреждение не выдаст дубликат сотруднику, если он не предоставит справки с места работы о том, что там не был получен больничный лист.

Вопросы о получении дубликата больничного листа можете задавать в комментариях к статье