Общественно опасное деяние виды и признаки. Преступное деяние. Сложность и конкретность правонарушения
Передача-прием и оформление телефонограмм
Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.
Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.
Оформить телефонограмму можно на:
— общем бланке учреждения здравоохранения;
— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);
— трафаретном бланке (Дополнение 2);
— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:
Название учреждения здравоохранения;
. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);
. регистрационный индекс документа;
. адресат;
. текст документа;
. подпись;
. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).
Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.
Дополнение 1
Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.
Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».
Дополнение 2
Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.
Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев
Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:
Представиться и назвать номер своего служебного телефона;
. назвать вид документа;
. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);
. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;
. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.
О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.
Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.
Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).
Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.
Особенности оформления и передачи факсограмм
Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала " Медична практика: організаційні та правові аспекти "
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Примеры текстов телефонограмм
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
- – наименование организации;
- – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
- – дата документа;
- – время передачи-приема телефонограммы;
- – регистрационный номер документа;
- – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- – место составления или издания документа;
- – адресат;
- – заголовок к тексту;
- – текст документа;
- – подпись;
- – отметка об исполнителе;
- – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
- – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- – идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата се передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Пример оформления принятой телефонограммы
Факсограммы
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.
Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.
Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.
Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
- 1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
- 2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
- 3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
- 4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
- 5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
Пример оформления факсограммы
- 6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
- 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и т.д.).
- 8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается "Проект".
- 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
- 10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
- 11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:
- а) абонентские факсимильные службы – Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
- б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс;
- в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием – с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс – Телефакс, Телефакс – Бюрофакс).
Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.
Клиентская служба "Бюрофакс" предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба "Бюрофакс" обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба "Бюрофакс" обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:
- – подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
- – подачу документа с факсимильной установки отправителя;
- – доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
- – доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
- – доставку факсимильного сообщения средствами почты;
- – выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
- – выдачу факсимильного сообщения получателю но предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
- – различные категории срочности передачи и доставки сообщений.
Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.
Абонентская служба "Комфакс" – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:
- – передачу сообщений в заранее назначенное время;
- – многоадресную и циркулярную передачу;
- – автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
- – получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
- – организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
- – уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
- – повторную передачу.
Создание абонентской службы "Комфакс" связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе "Комфакс" промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.
Порядок оформления телефонограммы.
Введение
Делопроизводство в учреждениях,
организациях и на предприятиях (далее
- организации) осуществляется, как
правило, специальным структурным
подразделением (или назначенным
за делопроизводство лицом), на которое
возложены функции документационного
обеспечения управления. В целях
совершенствования работы с документами,
обеспечения высокого качества их подготовки
контроля исполнения разрабатываются
и утверждаются приказом руководителя
организации инструкция по делопроизводству
(далее – инструкция), должностные
обязанности лиц, ответственных
за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается
в соответствии с действующими нормативно-правовыми
документами по делопроизводству и
устанавливает порядок его ведения,
в том числе обязательные для
всех работников основные правила, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования),
контроля за исполнением, хранением и
использованием документов.
В данном реферате предметом
является телефонограмма, объектом формы
ее применения в делопроизводстве,
законность её использования в судебной
исполнительной деятельности на практике.
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.
Телефонограмма
– обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в отдельную категорию в связи
с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают
для срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях и других случаев,
когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным
вопросам, передаваемый по телефону и
записываемый получателем. Телефонограммы
оформляются на специально разработанных
бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм
целесообразно иметь при большом
количестве этих документов в организации.
Допускается оформление телефонограмм
на чистых листах бумаги. Составляется
телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты
телефонограммы следующие: название учреждения-автора
документа, должность, фамилия сотрудника,
передавшего телефонограмму, номер его
телефона, наименование организации -
получателя, должность и фамилия сотрудника,
принявшего телефонограмму, номер его
телефона, дата и номер телефонограммы,
текст (не более 50 слов), наименование должности
лица, подписавшего документ, его личная
подпись, фамилия инициалы.
Примеры заполнения телефонограмм:
ООО «Оптима»
сеть магазинов
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
15.01.14 г. № 15.
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами.
Начальник управления
А.И. Иванов.
При составление телефонограмм
следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы
необходимо проверить правильность записи
повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые
на слух, требуется передавать, разбивая
по буквам.
Если телефонограмма направляется
по нескольким адресам, то к ней составляется
список на рассылку с указанием номеров
телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная
информация.
Использование телефонограмм
в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе, посредством телефонограммы
предусмотрено всеми процессуальными
кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст.
113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила
оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах
отсутствуют какие-либо специальные
требования к телефонограмме. Часть 1 ст.
25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным
средствам связи и доставки, обеспечивающим
фиксирование извещения или вызова и его вручение
адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма,
равно как телеграмма, электронная почта,
факс либо иное средство связи, используется
для вызова или извещения участников арбитражного
процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм
встречаются в отдельных ведомственных
нормативных актах и документах рекомендательного
характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает
телефонограмм. Однако в методических рекомендациях
по его внедрению, утв. Росархивом (без даты,
не опубликованных), имеется соответствующая
рубрика, интересная тем, что по логике
Росархива получателем данного вида извещения
может быть только организация (должностное
лицо). Например, указано, что текст телефонограммы
записывается (печатается) получателем,
а юридическая сила поступившей телефонограммы
определяется:
-
исходящим регистрационным номером;
должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Одна из самых лаконичных - Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе посредством
телефонограммы
Инструкция по делопроизводству
в арбитражных судах РФ предусматривает
ведение в секретариате председателя суда
журнала приема-передачи телефонограмм,
поступивших на имя председателя и его заместителей,
а также некоторые правила обработки входящих
телефонограмм. Другие нормы, касающиеся
данного вида извещений, в том числе в отношении
участников судопроизводства, в Инструкции
отсутствуют. Инструкция Верховного Суда
РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному
делопроизводству в районном суде предусматривает
вызов телефонограммой участников уголовного
судопроизводства. Требования к оформлению,
а также иные варианты использования оповещений
данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные
для мировых судей в субъектах Федерации,
регламентируют оформление, прием и отправку
телефонограмм.
Судебная практика показывает,
что передача телефонограмм судом в адрес
физических лиц широко распространена.
Данное обстоятельство наряду с другими
часто используется при подаче жалоб на судебные
постановления: граждане утверждают, что извещений
не получали, ссылаются на их неправильное
оформление или же ставят под сомнение законность
оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется,
всегда признают правомерность телефонограммы
как способа извещения, при этом обращая
внимание на оформление такого извещения
и поведение извещенных.
Требуется подтверждение получения
телефонограмм в ряде случаев, так как
вопрос о допустимости телефонограммы
в каждом конкретном деле всегда решается
по усмотрению суда со ссылкой на применяемый
процессуальный кодекс и никогда - на инструкцию
по делопроизводству. Касается это и технических
ошибок, не влияющих на исход дела. Главной
проблемой остается подтверждение получения
извещения адресатом, особенно физическим
лицом, которое не ведет журнал регистрации,
письменно не фиксирует и не подшивает полученные
сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются
учесть любые косвенные свидетельства
факта получения телефонограммы, например:
не отрицание или не опровержение лицом
получения извещения; согласие с правильностью
телефонного номера, указанного в телефонограмме;
распечатку детализации разговоров по мобильному
телефону; явку на заседание иных участников,
извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально
выполнившего требования к составлению
и отправке телефонограммы, но не располагающего
объективными свидетельствами ее получения,
может вызвать сомнения, особенно в ситуации,
когда принимающая сторона в процессе
заявляет о неполучении телефонограммы.
К сожалению, ситуация держится исключительно
на авторитете суда. В известных нам случаях
она всегда разрешалась в его пользу, хотя
более прочной опорой мог бы служить продуманный
механизм фиксации отправки и получения
сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую
является единственным способом довести
информацию до сведения лица, участвующего
в деле. Следует признать, что с юридической
и организационной стороны этот вид извещений
все еще далек от совершенства. Но выход
есть.
Самым надежным и прозрачным
способом фиксации телефонограммы, объективно
подтверждающим ее получение, могла бы стать
аудиозапись разговора в памяти телефона.
Данная функция сегодня реализована во многих
мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение
полученного файла на жесткий диск компьютера
также не является сколько-нибудь сложным
и затратным делом. В будущем все полученные
таким образом телефонограммы было бы целесообразно
выкладывать на специальном судебном сервере
для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне
решаема, главное идти в ногу со временем.
Заключение
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного можно сделать вывод, что телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать более 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы могут быть использованы для быстрого извещения участников судопроизводства.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п.6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при примении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в целях соблюдения установленных ст.29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте рассмотрения дела. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.
Литература
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
-
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
И. Иванов статья: «Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы» ht tp://juristmoscow.ru/ arbitrazhnyjj-protsess/9633/
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
-
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
Составление и оформление телеграмм
Телеграмма - это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телефонной связи.
Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта.
Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Он излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Формуляр-образец телеграммы состоит из реквизитов:
- 1. служебный заголовок;
- 2. указание категории телеграммы;
- 3. отметка о виде телеграммы;
- 4. телеграфный адрес получателя (условный или полный);
- 5. текст (содержание телеграммы);
- 6. подпись;
- 7. регистрационный делопроизводственный номер;
- 8. дата регистрации;
- 9. адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.
Составление и оформление телефонограмм
Телефонограмма - это документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи (см. прилож. 7).
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об".
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Она излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Формуляр-образец телефонограммы состоит из реквизитов:
- 1. наименование учреждений адресанта и адресата;
- 2. реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;
- 3. номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
- 4. должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
- 5. номера телефонов;
- 6. текст и подпись.
