Главная » Трудовое право » Примеры ecm систем. ECM: рынок, технология и границы понятия. Со стороны инфраструктуры

Примеры ecm систем. ECM: рынок, технология и границы понятия. Со стороны инфраструктуры

Какую проблему бизнеса решает: в наши дни объем генерируемых документов растет в геометрической прогрессии, поэтому становится важным выстроить потоки документации в единую цепочку и организовать их централизованное хранилище.

Для каких компаний предназначено ИТ-решение: необходимость внедрения системы электронного документооборота определяется, в первую очередь, объемами документации, генерируемыми в рамках компании, организационной структурой предприятия и сложностью решаемых задач при обмене документами. Как правило, системы ЕСМ эффективны при штате от 15 человек, наличии работающих из дома сотрудников и территориально удаленных подразделений (филиалов).

Сложность: за короткий промежуток времени необходимо большую часть персонала перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде подписей руководства и т.д.). Как следствие, неизбежны сложности в обучении и сопротивление таким организационным изменениям со стороны наиболее консервативных сотрудников.

О решении

Чтобы оценить, нужна ли Вашей организации система управления контентом, достаточно ответить на следующие вопросы:

Вы можете разыскать нужный документ пока разговариваете по телефону с важным клиентом?
Вы можете знать наверняка, каков текущий статус выданных Вами поручений?
Вы уверены, что скорость согласования документов внутри Вашей организации устраивает внешних контрагентов?
Вас устраивает объем бумаг, лежащих на столе?

Если на 3 или более вопроса вы ответили отрицательно – значит, пора всерьез задуматься о приобретении ECM системы.

ЕСМ (от англ. – Enterprise Content Management) переводится как «управление корпоративными информационными ресурсами» или «управление корпоративным контентом» и является зонтичным термином, объединяющим в себе стратегию, метод и инструменты, используемые для создания, управления, хранения и передачи контента и документов, связанных с организационными процессами.

ECM – это технология, позволяющая взять под контроль и упорядочить бизнес-критичную информацию в Вашей организации, содержащуюся в документах, письмах, счетах, договорах и многих других средах. Эффективное ЕСМ решение может упростить доступ, устранить узкие места, оптимизировать сохранность данных и свести к минимуму накладные расходы. В долгосрочной перспективе применение ЕСМ обеспечивает использование всей корпоративной информации для достижения целей компании.

История ECM

Технологии, которыми оснащены современные ECM системы, являются потомками систем электронного документооборота (СЭД) конца 1980-х – начала 1990-х годов. Первые СЭД были автономными программными продуктами, обеспечивавшими функциональность в одной из четырех областей: изображения, документооборот, управление документами и управление взаимоотношениями между пользователями.

Первые автономные СЭД-технологии были разработаны, чтобы сэкономить время и облегчить доступ к информации за счет сокращения обработки бумажных документов и их хранения. СЭД смогли обеспечить онлайн-доступ к информации, ранее доступной только на бумаге и снизить процент потерянных документов. Усилив контроль за документами и документ-ориентированными процессами, СЭД значительно ускорили течение трудоемких бизнес-процессов.

В конце 1990-х годов индустрия систем электронного документооборота продолжала неуклонно расти. Постепенно пришло понимание, что различные категории продукции СЭД являются взаимодополняющими. Организации все чаще хотели использовать несколько продуктов СЭД. Движение в сторону интегрированных решений СЭД отражает лишь общую тенденцию в отрасли программного обеспечения. Например, до начала 1990-х годов обработка текстов, электронные таблицы, программные продукты по созданию презентаций являлись автономными продуктами. И только потом появился пакет приложений Microsoft Office.

Начиная с 2001 года, для определения интегрированных решений в области документооборота в широкое употребление вошел термин ЕСМ. В 2006 году корпорации Microsoft (с семейством продуктов SharePoint) и Oracle (с продуктом Oracle Content Management) присоединились к ранее признанным лидерам индустрии, таким как Newgen Software, EMC Documentum, OpenText и образовали сегмент ЕСМ решений базового уровня.

Российский рынок ЕСМ зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные системы электронного документооборота. Сегодня он представлен многочисленными игроками, в числе которых: Directum, DocsVision, EMC Documentum, Дело (ЭОС), ELMA BPM Suite, 1С: Документооборот, Е1 Евфрат, ТЕЗИС.

Мощным фактором развития систем СЭД и ЕСМ в России и мире стало принятие государственных стандартов в области электронного документооборота.

Преимущества ECM для Вашего бизнеса

После внедрения ECM системы в Вашей организации, Вы и Ваша команда будете наслаждаться многочисленными преимуществами. В их числе:

Прозрачность бизнес-процессов и повышение исполнительской дисциплины. Система ECM обеспечивает процесс безопасного документооборота полного цикла, с момента создания документа до его уничтожения. Документы упорядочены, их легко найти и автоматически связаться с автором или текущим пользователем. Например, при заключении договора с новым подрядчиком можно разместить договор на согласование с юридическим и финансовым департаментами и в онлайн-режиме отслеживать статус работ и сроки обработки договора. Если процесс согласования затянулся – легко понять, какой именно сотрудник «тормозит» процесс и поторопить его.
Сокращение операционных расходов. Использование ECM на предприятии сводит к минимуму расходы на печать, отправку и хранение бумажных документов, потому что весь корпоративный контент хранится в электронной форме. Благодаря оцифровке данных Вы получаете мгновенный доступ к информации и процессам, происходящим с ней, в любом месте, в том числе с мобильных устройств. Такие возможности гарантируют, что Ваша компания повысит производительность без увеличения штата сотрудников.
Контроль версий документа. ECM решение предоставит Вам управление документами и контроль версий, поэтому потеря контроля над важными документами останется в прошлом. Ваша команда может совместно работать с одним документом, оставляя заметки и комментарии в теле документа, с возможностью в любое время вернуться к предыдущей версии.
Улучшение качества обслуживания клиентов. ECM система поможет восстановить время, затрачиваемое на поиск документов в нескольких местах. Мгновенный доступ дает возможность отслеживания статуса заявок и сделок в режиме реального времени. Кроме того, Ваши клиенты смогут заполнять формы и делать запросы в режиме онлайн, тем самым, ускорится процесс их обслуживания.
Минимизация риска. ECM решения позволяют легко соответствовать корпоративным политикам безопасности благодаря функции отслеживания за движением всех документов, правами доступа к ним и действиями, производимыми с документами. Это облегчает отчетность и аудит уже имеющейся информации, а также информации, которая может Вам понадобиться. Нет необходимости беспокоиться и о процессе и сроках хранения документации, поскольку они автоматизированы.
Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых отечественными компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Классификация ECM

На основе количества выполняемых функций системы электронного документооборота делятся на:

системы делопроизводства;
электронные архивы;
workflow-системы (управление потоками работ);
комплексные или ECM системы.

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы. СЭД и ECM системы в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней задач другого типа будут малоэффективны.

Выбирая ИТ-решение по управлению документооборотом, нужно также учитывать, что система должна иметь возможность расти вместе с ростом организации.

Сроки внедрения:

План работ: Выбор производителя ECM системы – это лишь первый шаг на пути построения системы электронного документооборота в организации. Прежде чем система пройдет опытную эксплуатацию и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения, который состоит из следующих этапов:

организация проекта, создание рабочей группы;
документирование: а) всех типов контента, который генерируется и используется в организации; б) бизнес-процессов, связанных с жизненным циклом документов;
проектирование решений по использованию ECM системы;
настройка и адаптация ECM системы;
обучение сотрудников;
опытная эксплуатация.

Обязательным для успешного внедрения является соблюдение следующих правил:

активное участие руководства в процессе внедрения и дальнейшего использования ECM системы;
выделение и обучение пула сотрудников, которые станут «драйверами» развития ECM системы в Вашей компании;
организация обучения всех пользователей и разработка инструкций по работе с системой.

Вы можете выбрать и внедрить подходящую систему документооборота своими силами. В таком случае потребуется больше времени и усилий со стороны сотрудников компании, сроки внедрения, скорее всего, затянутся. Либо Вы можете пригласить консультантов, располагающих опытом в сфере систем по управлению корпоративным контентом. В этом случае потребуется понести дополнительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но проект будет гарантированно реализован в срок, и результаты использования вскоре окупят вложенные инвестиции.

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

ECM система для крупных компаний. Содержит полный набор инструментов для управления любым контентом, документооборотом, бизнес-процессами. Предоставляет веб-интерфейс с широкими возможностями для совместной работы и социального взаимодействия.

Корпоративная веб-ориентированная ECM система для управления контентом и совместной работы. Предоставляет пользователям персонализированный Web 2.0 интерфейс и безопасные Enterprise 2.0 инструменты: блоги, вики, форумы, тэги для разметки, опросы... Доступ с мобильных устройств

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

Топ 10: ECM системы

Web система совместной работы, использующая электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров. WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint.

Web-ориентированная ECM система для управления бизнес-процессами. Включает конфигурацию для управления документооборотом. Содержит рабочие группы, задачи, форумы, галлереи, базу знаний инструменты управления записями. Есть SaaS версия

ECM система на базе SharePoint предоставляет веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами. Есть облачная версия на платформе Azure

Система электронного документооборота на SharePoint. Веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.

Комплексное решение для управления корпоративным контентом. Обладает мощным инструментарием для автоматизации бизнес процессов. Автоматизирует управление документооборотом, архивами и облегчает контроль за соблюдением нормативных требований. Тесно интегрирована с системами IBM для совместной работы: Lotus Notes, Quickr, Connections

Система bb workspace относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В комплексной системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса).

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

Облачная СЭД на платформе bpm’online. Способна выдерживать высокие нагрузки при работе в облаке, что обеспечивается использованием современных промышленных СУБД (MS SQL, Oracle или PostgreSQL – на выбор заказчика). Единое хранилище документов. Гибкое согласование документов. Контроль выполнения задач.

Комплексное решение по управлению договорным документооборотом компании, реализованное на базе open source платформы Alfresco ECM. Есть бесплатная версия

Свободная система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами.

наверх

Компания Eleaf не забывает свою самую массовую серию, и всего через несколько месяцев после презентации iJust 3 она анонсировала пополнение линейки - iJust ECM.

Как и прежде, это стартер кит формата «купил и пари», максимально дружелюбный к новичкам и тем, кто хочет простое и надёжное устройство.

Набор назван так в честь новых испарителей EC-M и EC-N, которые являются «фишкой» iJust ECM. В остальном серьёзных нововведений в моде и клиромайзере нет, это просто в очередной раз «подтянутая» под современные требования версия популярного у новичков устройства.

Кит состоит из батарейного блока iJust ECM и одноимённого клиромайзера ёмкостью 4 или 2 мл.

Парильщики отмечают, что iJust ECM можно назвать скорее потомком iJust S , а не iJust 3, так как в плане технических характеристик новинка уступает последнему. Зато и стоит iJust ECM меньше, чем «номерная» версия.

Отдельно можно почитать о сравнении моделей iJust S / iJust 3 / iJust ECM между собой.

Внешний вид

наверх

Дизайн iJust ECM имеет черты как от «классических» версий, так и от iJust 3. Это всё такая же ровная «труба», но с более смелыми расцветками.

Есть пять возможных цветов: «бензиновый», золотой, серебряный, голубой и чёрный. Каждый цвет имеет свой собственный геометрический рисунок.

Примерно четверть высоты батарейного блока занимает треугольная кнопка Fire. Она заметно возвышается над корпусом, благодаря чему её можно жать как угодно - по центру, с углов или даже боков.

Кнопка хорошо реагирует, но такая чувствительность может стать причиной случайного срабатывания, если не отключить устройство и положить кнопкой вниз на стол.

Габариты iJust ECM составляют 137 х 25 мм, причём высота одинакова и в версии на 4 мл, и на 2 мл.

Для европейского рынка Eleaf решили использовать вогнутое стекло, что позволило и соблюсти условия действующего законодательства, и избежать мелкой путаницы с размерами, которая неизбежно возникает при наличии двух версий.

Размеры не позволяют использовать модель для незаметного парения, так как она не полностью скрывается в ладони.

Корпус создаётся из цинкового сплава, в руку мод ложится хорошо и не выскальзывает. Качество сборки хорошее, но может немного дребезжать кнопка.

Функциональность

наверх

Как и все представители серии iJust, версия ECM имеет автоматический вариватт. Максимальная мощность составляет 40 Вт, с падением уровня заряда она будет понижаться - примерно так же работает режим Bypass в модах.

На парообразовании это практически не скажется, так как iJust ECM хорошо показывает себя на любом уровне заряда.

Точность платы, сабом

От 0.1 до 3 Ом. На сегодняшний день это новый стандарт. Посадочное место имеет диаметр 25 мм, поэтому на мод хорошо встанут многие современные клиромайзеры и дрипки.

Плата iJust ECM работает «как часы» в силу своей простоты. Заявленную мощность она выдаёт, сопротивление поддерживает, защиты работают без нареканий.

Аккумулятор

В iJust ECM установлен классический для iJust аккумулятор ёмкостью 3000 мАч. Зарядить его можно через USB-порт на стандартном токе 1 А.

Уровень заряда мод показывает свечением LED-подсветки кнопки Fire:

зелёный цвет - от 100 до 30%;
синий цвет - от 29 до 10%;
красный цвет - от 9 до 0%.

Неравномерность интервалов даёт о себе знать, и «синяя фаза» на практике означает, что «красная» наступит уже через пару десятков затяжек. Из-за этого при парении складывается впечатление, что цветов у кнопки всего два - зелёный и красный.

Минимальный заряд батарейки составляет 3.3 В. Функция пастру (passtrough) официально не заявлена, поэтому парить во время зарядки можно только на свой страх и риск.

Коннектор

Стандартный стальной 510 коннектор с латунным подпружиненным пином.

Защиты

iJust ECM имеет полный набор защит, актуальных для своего функционала:

от короткого замыкания;
от перезаряда/переразряда;
от низкого/высокого сопротивления;
от перегрева;
от перегрева испарителя (отсечка на 15-й секунде);
вентиляционное отверстие для отвода газов от аккумулятора.

Клиромайзер

наверх

Главным нововведением набора является клиромайзер, а точнее представленные вместе с ним испарители. Сам же клир стандартен для своего времени и имеет все существующие на сегодняшний день полезные функции.

Его ёмкость составляет 4 мл или 2 мл для Европы. Заправка у клира верхняя со сдвижной крышкой. В комплекте имеется дополнительная проставка, создающая «мембрану» для защиты от протечек. По желанию эту проставку можно заменить обычной открытой.

Обдув регулируется поворотным кольцом в нижней части клиромайзера. Отверстия для обдува очень широкие, кольцо имеет стопор.

Клиромайзер iJust ECM полностью разборный, можно заменить стекло или поменять дрип-тип на любой другой под 810 о-ринговый коннектор.

Цветовая гамма клиров соответствует батарейным блокам из набора, материалы изготовления стандартные - нержавеющая сталь и стекло Pyrex.

Новые испарители EC-M и EC-N, которые дали название набору, представляют собой интересный гибрид испарителей iJust S и iJust 3.

Это стандартные по форме испарители серии EC, то есть они подойдут к более ранним версиям клиромайзеров от Eleaf, и, соответственно, полюбившиеся и широкодоступные испарители вроде EC Head 0.3 Ом подойдут к iJust ECM.

При этом их «начинка» соответствует более продвинутым испарителям от iJust 3 - HW-M и HW-N. Вместо привычной спирали в них «сеточка», вырезанная лазером, что позволяет увеличить впитывание жидкости и площадь испарения. Как результат - лучший вкус и парообразование.

Для своего функционала испарители HW требовали определённой формы, но инженерам Eleaf удалось поместить «сеточку» в привычный корпус испарителей EC.

На момент публикации есть только два новых испарителя: EC-M и EC-N. Сопротивление обоих составляет 0.15 Ом, поэтому их можно установить, к примеру, в iJust S. Материал «спирали» - кантал.

По сравнению с серий HW испарители EC-M и EC-N немного проигрывают по вкусопередаче, но это, видимо, было платой за универсальность.

Управление

наверх

iJust ECM управляется кнопкой Fire. Пять нажатий на неё включают и выключают устройство.

Параметры

наверх

Размеры мода: 87.5 х 25 мм
Размеры мода с клиромайзером: 137 х 25 мм
Вес: 159 г (99 г мод, 60 г клиромайзер)
Ёмкость клиромайзера: 4 мл или 2 мл

Характеристики

наверх

Коннектор: 510 разъём (подпружиненный латунный пин)
Ёмкость аккумулятора: 3000 мАч
Поддерживаемое сопротивление: 0.1 - 3 Ом
Максимальная рабочая мощность: 40 Вт
Минимальное напряжение батареи: 3.3 В
Максимальный ток зарядки: 1 А
Время зарядки: 4 часа

Комплектация

наверх

iJust ECM поставляется в таком наборе:

батарейный блок iJust ECM;
клиромайзер iJust ECM 2 мл или 4 мл по выбору;
испаритель EC-M 0.15 Ом;
испаритель EC-N 0.15 Ом;
запасное стекло;
запасные о-ринги;
запасные проставки для клиромайзера;
USB-кабель;
инструкция;
фирменная упаковка.

(законодательство, ЭЦП)

ECM – это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли Вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
сканирование документов и управление образами бумажных документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

системы делопроизводства
электронные архивы
workflow-системы
комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.

Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте

Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Полезными для изучения этой темы будут материалы:

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .

Внедрение ECM системы

Эффект от внедрения

Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.

Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
настройка и адаптация ECM-системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :

нарушение сроков проекта;
нарушение бюджета проекта;
неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
четкие директивы и личный пример руководства;
обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .

Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.

Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.

Просмотров