Главная » Семейное право » Приказ о назначении ответственного за больничные листы. Как правильно заполнить больничный лист? Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Приказ о назначении ответственного за больничные листы. Как правильно заполнить больничный лист? Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Регистрационный N 5573

Информация об изменениях:

Приложение

Инструкция
о порядке обеспечения их учета и хранения
(утв. приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29)

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.

2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд).

3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.

4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.

5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй - остается в региональном отделении Фонда.

Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.

6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности.

8. Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом:

8.1. Региональными отделениями Фонда - в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение N 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

8.2. медицинскими организациями - в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).

Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.

9. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее - ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях - фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (приложение N 4).

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 5).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3 лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 6).

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.

Лечащие врачи (в отдельных случаях - фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

17. Региональные отделения Фонда осуществляют контроль за организацией учета, хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности.

Дата получения бланков

Отчет-заявка

Реквизиты бланков

Количество полученных бланков

Остаток бланков от предыдущей партии

Общее количество бланков

Получатель

Доверенность

наименование организации

должность

* Для структурных подразделений медицинской организации (участковая больница, ФАП).

Приложение N 4
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек

п.12 приказом Фонда социального страхования Российской Федерации и Минздрава России от _____________ N ___________/_____________, комиссией в составе: ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. произведено уничтожение корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек.

Перечень уничтоженных корешков бланков листков нетрудоспособности

					Количество

Всего уничтожено путем сожжения ______________ штук корешков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек. Председатель комиссии: Члены комиссии: Печать

Приложение N 5
к Инструкции о порядке учета и хранения
листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности

_____________________________________________________ __________ ________ наименование организации ОГРН ИНН

медицинского работника	Кол-во бланков
		испорченных	утерянных, похищенных
		реквизиты	реквизиты

Приложение N 6
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности

От ______________________ N _______________ __________________________________________________________ ______________ наименование организации ОГРН В соответствии с п.13 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утвержденной приказом Фонда социального страхования Российской Федерации и Минздрава России от ____________ N ____________/____________, комиссией в составе: ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. ____________________________ ____________________ _______________________ должность подпись Ф.И.О. произведено уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности.

Перечень уничтоженных бланков листков нетрудоспособности:

Всего уничтожено путем сожжения ___ штук испорченных бланков листков нетрудоспособности. Председатель комиссии: Члены комиссии: Печать

Приложение N 7
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Отчет-Заявка
на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией

Дата________________ N ___________ ________________________________________________ ____________ ___________ наименование организации ОГРН ИНН Лицензия N ________ дата ______________ Срок действия с ______ по ______


Остаток на начало отчетного периода	Заказано на......кв. 20..... г. (отчетный период)	Получено в...... кв. 20...... г (отчетном периоде)	Израсходовано в......... квартале 20..... г.			Остаток на конец отчетного периода	Заказано на........ кв. 20..... г.
				испорчено	утеряно (похищено)

______________________________

* Лицензия на медицинскую деятельность в части права на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.

__________________________ ___________________________ __________________ руководитель организации подпись Ф.И.О. __________________________ ___________________________ __________________ гл. бухгалтер организации подпись Ф.И.О.

Приложение N 8
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Заявка
на бланки листков нетрудоспособности на 20_____г.
медицинской организации или регионального отделения ФСС РФ

С изменениями и дополнениями от:

________________________________________________ _____________ __________ наименования организации ОГРН ИНН Просит обеспечить бланками листков нетрудоспособности на 20_________год в количестве _____________________ штук (прописью).

Количество бланков листков нетрудоспособности
заказано на предыдущий год	остаток на 01.01.20__ г	потребность на 20__ г.	в том числе по кварталам
заказано на предыдущий год	остаток на 01.01.20__ г	потребность на 20__ г.	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал

_________________________ _________________ _____________________________ руководитель организации подпись Ф.И.О. _________________________ _________________ _____________________________ главный бухгалтер подпись Ф.И.О. Дата Печать

Как оформить приказ "О назначении ответственного за прием, оформление и внесение данных листка нетрудоспособности в пилотный проект" ?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что унифицированной формы данного приказа законодательство не содержит. Следовательно, Вы можете оформить данный приказ в свободной форме. Образец см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

Ситуация: Как выплачивать пособия в регионах, которые участвуют в пилотном проекте ФСС России по особому порядку назначения и выплаты социальных пособий

Для того чтобы сотрудник смог получить полагающееся ему больничное пособие, все необходимые документы он должен прежде подать своему работодателю.

Если нетрудоспособность сотрудника не связана с несчастным случаем на производстве, в организацию он представляет:

заявление на выплату пособия по , утвержденной ;

листок нетрудоспособности;

Полученные от сотрудника документы передайте в течение пяти календарных дней в отделение ФСС России по месту своего учета. К ним приложите опись передаваемых документов. описи утверждена .

Способ передачи комплекта документов зависит от среднесписочной численности сотрудников организации. Так, если она не превышает 50 человек, документы представляются на бумажных носителях. Когда среднесписочная численность - 51 человек и более, нужно использовать электронные каналы связи. В этом случае сведения, необходимые для начисления пособий, подаются в виде электронного реестра. реестра и его заполнения утверждены .

Получив документы, отделение ФСС России рассматривает их в течение 10 календарных дней и выносит решение о выплате пособия либо об отказе в нем. При положительном решении деньги перечисляются сотруднику по тем реквизитам, которые он указал в своем заявлении.

Такой порядок установлен пунктами , Положения, утвержденного .

Обратите внимание : пособие по болезни оплачивается фондом в общеустановленном порядке. То есть в случае заболевания самого сотрудника по причинам, не связанным с несчастным случаем на производстве, фонд начисляет пособие начиная с четвертого дня болезни. Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за счет собственных средств. Это разъяснено в Положения, утвержденного .

В ситуации, когда болезнь сотрудника связана с несчастным случаем на производстве либо обусловлена профессиональным заболеванием, действует аналогичный порядок оформления документов для ФСС России. Расширен лишь их перечень. Дополнительно в фонд нужно либо и копии материалов расследования.

Отделение ФСС России, получив документы, в течение 10 календарных дней проводит экспертизу страхового случая, назначает и выплачивает пособие. Если по результатам экспертизы признано, что болезнь связана с несчастным случаем либо обусловлена профзаболеванием, пособие назначается по правилам, установленным .

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Пилотный проект ФСС России «Электронный листок нетрудоспособности»

Уже скоро компании начнут получать электронные больничные вместо бумажных. В 15 регионах стартует пилотный проект ФСС России. В пилотном проекте будут участвовать Москва, Санкт-Петербург, Астраханская, Курганская, Липецкая, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Самарская, Тамбовская области, Башкортостан, Карачаево-Черкесия, Татарстан, Хабаровский край и Ханты-Мансийский АО.

В каждом регионе ФСС России выберет участников эксперимента среди компаний и медицинских учреждений. Предполагается, что когда сотрудник обратится в поликлинику, она будет сразу заполнять электронный листок нетрудоспособности, далее информация будет храниться в единой базе ФСС, воспользоваться которой смогут как работники, так и работодатели. А работнику поликлиника выдаст бумажный листок. Проверять его подлинность будет не нужно, потому что все данные о настоящих листках будут в базе фонда, доступной работодателю. Рассчитывать и выплачивать пособие страхователи по-прежнему будут сами. После того как эту систему опробуют в пилотных регионах, на нее планируют перевести все компании страны. Правда, по словам сотрудников фонда, случится это никак не раньше 2015 года.

«Переход на электронный больничный, в первую очередь, позволит упростить процедуру получения пособий. Самое главное, это разгрузит деятельность врача в части заполнения бумаг, и освободившееся время он сможет потратить на более качественное обслуживание пациента», - отметил председатель ФСС России Андрей Кигим.

Внедрение системы электронных больничных не только сократит количество бумажных документов и расходы на производство бланков, но и позволит полностью исключить из оборота поддельные больничные листы.

Напомним, что сейчас используют бумажный бланк листа нетрудоспособности, который заполняет медицинское учреждение и затем сотрудник передает работодателю для оплаты.

Подробную информацию о том, какую форму больничного листка работодатели используют сейчас, а также как его заполнить и выплатить пособие, вы найдете в материалах КСС «Система Кадры»:

Образец оформления приказа

ПРИКАЗ № 256
о назначении должностного лица, ответственного за прием, оформление и внесение данных листка нетрудоспособности в пилотный проект

г. Москва 10.01.2014

В связи с участием в пилотном проекте (Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 "Об особенностях финансирования, назначения и выплаты в 2012, 2013 и 2014 годах страхового обеспечения, иных выплат и расходов, предусмотренных частью 4 статьи 6 Федерального закона "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов", частью 4 статьи 7 Федерального закона "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов", частью 4 статьи 7 Федерального закона "О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов", особенностях уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (вместе с "Положением об особенностях назначения и выплаты в 2012, 2013 и 2014 годах застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта", "Положением об особенностях назначения и выплаты в 2012, 2013 и 2014 годах застрахованным лицам пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, а также оплаты отпуска застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта", "Положением об особенностях возмещения расходов страхователя в 2012, 2013 и 2014 годах на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта", "Положением об особенностях уплаты страховых взносов в 2012, 2013 и 2014 годах в Фонд социального страхования Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта")

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за прием, оформление и внесение данных листка нетрудоспособности инспектора по кадрам Иванову Ольгу Ивановну.

2. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам прием, оформление и внесение данных листка нетрудоспособности возлагается на руководителя отдела кадров Петрову Марию Николаевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ М.Н. Петрова
10.01.2014

Инспектор по кадрам ______________ О.И. Иванова
10.01.2014

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Ольга Сергеева, эксперт «УНП»

По новым правилам сокращенное наименование компании в можно сократить как угодно. Главное довести это сокращение до сотрудников и согласовать с филиалом Фонда соцстраха . Как мы выяснили в РФ, для этого надо издать специальный приказ

Особых требований к приказу нет. Составляют его в произвольной форме (см. образец). В приказе надо привести, в каких целях компания использует принятое сокращенное наименование и с какого периода времени, а также само сокращенное наименование компании. Оно, по словам ФСС РФ, должно быть в одном варианте. Несколько равноценных сокращений не допускается. Можно также назначить за то, чтобы эта информация была доведена до сведения всех сотрудников – ведь именно от них зависит, как врач напишет название работодателя.

Сокращая название компании, как правило, экономят место за счет кавычек, точек, тире и запятых. Вместе с тем порядок заполнения больничного листка не запрещает использовать в названиях кавычки, точки, тире и запятые приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н). Так что если наименование компании, включая кавычки и тире, умещается в отведенные для него 29 клеток, то можно ничего не исключать – выбор за компанией. Но урезанное наименование надо будет согласовать с фондом. Это нам подтвердили и в ФСС РФ.

Чтобы согласовать принятое сокращенное наименование компании с ФСС, копию приказа надо направить в фонда, в котором она зарегистрирована в качестве Срок – любое удобное для компании время, но безопаснее не затягивать.

Подтвердить тот факт, что компания представила копию приказа в фонд, можно его отметкой на втором экземпляре приказа. При отправке документа почтой – описью вложения с отметкой почтового отделения. Дожидаться письменного согласия фонда не требуется. В ФСС нам подтвердили, что такое согласование носит уведомительный характер.

Общество с ограниченной ответственностью
«Дорожно-строительный комбинат-1»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП 770101001
127138, г. ул. Басманная, д. 25

О принятом произвольном сокращении наименования компании

В связи с необходимостью единообразного заполнения наименования компании при оформлении сотрудниками листков нетрудоспособности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В качестве сокращенного наименования ООО «Дорожно-строительный комбинат-1» использовать наименование ООО ДСК-1.

2. Применять принятое сокращенное наименование при оформлении всех выданных начиная с 15.08.11.

3. Руководителям подразделений ознакомить всех сотрудников с принятым произвольным сокращением наименования компании в целях оформления листков нетрудоспособности.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела по работе с персоналом Клюеву А. А.

Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)

" № 29/2011

По новым правилам сокращенное наименование компании в больничном листке можно сократить как угодно. Главное довести это сокращение до сотрудников и согласовать с филиалом Фонда соцстраха . Как мы выяснили в ФСС РФ, для этого надо издать специальный приказ руководителя.

Особых требований к приказу нет. Составляют его в произвольной форме (см. образец). В приказе надо привести, в каких целях компания использует принятое сокращенное наименование и с какого периода времени, а также само сокращенное наименование компании. Оно, по словам представителей ФСС РФ, должно быть в одном варианте. Несколько равноценных сокращений не допускается. Можно также назначить ответственных за то, чтобы эта информация была доведена до сведения всех сотрудников – ведь именно от них зависит, как врач напишет название работодателя.

Чтобы согласовать принятое сокращенное наименование компании с ФСС, копию приказа надо направить в филиал фонда, в котором она зарегистрирована в качестве страхователя. Срок – любое удобное для компании время, но безопаснее не затягивать.

Общество с ограниченной ответственностью
«Дорожно-строительный комбинат-1»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25

О принятом произвольном сокращении наименования компании

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Применять принятое сокращенное наименование при оформлении всех листков нетрудоспособности, выданных начиная с 15.08.11.

Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)

Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение. Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности. Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.

Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

Внесения данных в табель учета рабочего времени.
Начисления пособия в составе заработной платы.
Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
Наличие случаев нарушения больничного режима.
Статистику заболеваемости совместителей.

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Состав данных	Пояснения
Наименование учетного журнала	Название позволяет идентифицировать назначение журнала
Название предприятия	Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала
Страховой номер	Указывают номер страхователя в ФСС
Даты ведения журнала	Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи
Ответственное за ведение информации лицо	При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет
Срок хранения журнала	Заполняется после внесения последней записи
Номер по номенклатурному учету	Вносится при условии ведения номенклатурных дел

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Состав информации журнала учета

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Данные	Пояснения
Порядковый номер	Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением
Номер документа	Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности
Учреждение	Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ
Период действия документа	Даты начала и окончания периода нетрудоспособности
Дата поступления листа	Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности
Данные работника	Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер
Категория места работы	Основной договор или совместительство
Основание выдачи листа	Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН
Количество дней	Число дней нетрудоспособности по документу
Ответственное лицо	Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов
Примечание	Заполняется по необходимости

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

Подразделение, табельный номер работника.
Основания выдачи листа нетрудоспособности.
Сведения о медицинском учреждении.

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

Прием листка нетрудоспособности у работника.
Внесение данных о документе в журнал учета.
Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

Продолжение фрагмента:

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

Порядок хранения журнала регистрации больничных листов

Документооборот и ответственное лицо должны быть закреплены в учетной политике предприятия. Срок хранения журнала устанавливается руководителем из расчета внутренних потребностей. Целесообразным является установление срока хранения журнала учета равным периоду хранения листков нетрудоспособности.

Согласно требований законодательства о страховых взносах и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ срок хранения листков нетрудоспособности составляет не менее 6 лет. Период исчисляется с года, следующего за оплатой пособия по временной нетрудоспособности.

Хранение журнала необходимо осуществлять одновременно с листками нетрудоспособности. Документы, подтверждающие нетрудоспособность, не являются для предприятий бланками строгой отчетности, требующих соблюдения особого порядка хранения.

Ответственность за неведение журнала

Законодательно закрепленные требования к ведению журнала учета отсутствуют. Руководители каждого предприятия или лица, ответственные за учет, самостоятельно определяют потребность систематизации информации по учету листов нетрудоспособности.

Соответственно, административная или иная ответственность за отсутствие на предприятии журнала регистрации отсутствует. Инспекторы ФСС не имеют законодательной возможности запрашивать журнал к предъявлению или применить санкции.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Нужно ли сшивать журнал регистрации листов нетрудоспособности?

Необходимость прошивки журнала учета устанавливается по условиям внутреннего делового оборота. Данные используются для внутреннего учета, что определяет свободный характер порядка оформления в соответствии с решением руководителя. Порядок делового документооборота прописывается в учетной политике.

Вопрос №2. Как производится корректировка данных при внесении ошибочных записей?

При допущении ошибок неверная запись подлежит зачеркиванию. Корректоры и ретушь не допускаются. Верные данные вносятся сверху или ниже на отдельной строке. Исправление заверяется ответственным лицом с расшифровкой данных и указанием даты корректировки.

Вопрос №3. Используются ли записи журнала регистрации больничных листов при утере документов?

Предприятия могут утратить учетный документ. При получении дубликата требуется иметь данные листка, внесенные в журнал – номер и серию бланка, период нетрудоспособности, основание выдачи.

Вопрос №4. Вносится ли информация в журнал учета ЛН при утере и получении дубликата?

Данные о полученном дубликате вносят в примечание к строке.

Вопрос №5. Может ли руководитель вменить в обязанности ведение журнала учета листков нетрудоспособности после трудоустройства?

В практике ведения деятельности возникают случаи необходимости открытия журнала после достижения определенной численности, роста заболеваемости на предприятии, фактов нарушения дисциплины. Если потребность в журнале возникла после утверждения требований по должностям кадровика или бухгалтера, вменение обязанности по ведению формы производится на основании приказа. Расширение функций не является изменением условий труда, требующих заключения дополнительного соглашения.

Звонок в один клик

Просмотров