Если приложение одно надо ли его нумеровать. Как оформить приложение на нескольких листах. Требования к оформлению приложений к диплому

Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе. Решите вы заказать курсовую или же выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.

Оформление приложения в курсовой работе

Правила оформления курсовой и дипломной работы во многом совпадают. Например, придется следовать все тем же рекомендациям ГОСТ.

Правила оформления нескольких приложений

Если планируется несколько приложений (графики, рисунки, таблицы, графические изображения), то располагаться каждый из них должен на отдельном листке.

Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.

Правила оформления заголовков

Каждый новый лист с приложением должен иметь свой заголовок. Вверху в центре страницы пишется слово «Приложение», а затем следует его нумерация (согласно порядку использования в тексте).

Правила оформления нумерации приложения

Нумерация приложений идет не арабскими цифрами, а заглавными буквами русского алфавита (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). В названии приложений можно пользоваться и латинским алфавитом.

В этом случае не допускаются к использованию буквы I. В качестве нумерации можно использовать любые буквы русского алфавита, кроме: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.

Если приложений настолько много, что были использованы уже все буквы алфавита (русского или латинского), нумерацию можно продолжить при помощи арабских цифр.

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на

Правила оформления одного и нескольких листов приложения

Если приложение включает в себя всего 1 документ (лист), оно обозначается следующим образом: Приложение А.

Если в одном приложении предполагается разделить информацию на блоки, то составные части документа можно разделить. Разделение происходит путем добавления к названию индекса № (например, Приложение А №1 и т.д.).

В случае, если приложений в курсовой работе несколько, у каждой страницы должна быть своя нумерация (сквозная).

Всегда обращайте внимание на методические указания. В них будут указаны особенности оформления приложений конкретно вашего вуза. Например, некоторые высшие учебные заведения рекомендуют оформлять приложения следующим образом: Приложение 1, Приложение 2…Приложение 7.

Правила оформления ссылок на приложения в курсовой

При написании основного текста в конце фразы, которую будет пояснять приложение, необходимо делать знак о том, где искать пояснение к вышесказанному. Например:

Или вот так:

Теперь вы знаете, как оформить приложение в курсовой работе. В общем, если не хотите разбираться в море информации, обратитесь в профессиональный студенческий сервис . А если нет, то просто следуйте вышеприведенным правилам, и будет вам счастье. Кстати, чтобы расширить кругозор или просто быть в курсе студенческой жизни, подписывайтесь на наш

Что нужно знать для того, чтобы правильно оформить не только основную часть диплома, но и не забыть такие структурные элементы, как приложения?

Для чего они нужны? Как правильно оформить приложение в дипломе? Теперь обо всём этом подробнее.

Назначение

Диплом, или, как ещё говорят, содержит результаты исследования, которое проводит студент - будущий специалист в определённой сфере. Предполагается, что с заданием он справляется самостоятельно. Однако на случай возникающих вопросов есть руководитель. Он может не только сориентировать по выбранной теме, но и ответить на вопрос о том, как оформить приложение в дипломе.

Заметим, что это одна из частей пояснительной записки, которая не всегда является обязательной. Дело в том, что есть ряд дисциплин или тем, который имеют преимущественно теоретический характер. Они могут не содержать в себе такой информации, которую следовало бы вынести в приложения.

Назначение их состоит в том, чтобы предоставить более полную информацию о проведённом в работе исследовании. Здесь могут содержаться различные данные, которые имеют отношение к теме. В основной части диплома их не располагают по той причине, что они могут загромождать работу. Поэтому большие таблицы или громоздкие схемы, отчётная документация или какие-либо другие материалы помещаются в конце диплома в виде отдельного раздела, который так и называется.

Структура диплома и место в нем приложений

В дипломе есть несколько составных частей. Поскольку в наши задачи не входит их подробное рассмотрение, остановимся на них кратко.

1. Титульный лист - здесь содержится информация об авторе, руководителе, наименовании организации, в которой она выполнена и т. д.
2. Реферат - обязательное краткое сопровождение пояснительной записки, которое содержит краткие сведения о проведённом студентом исследовании.
3. Задание - иногда называется техническим, здесь приводятся некоторые данные об объекте исследования, такая форма используется на технических специальностях. Этой части может отсутствовать.
4. Содержание - оглавление пояснительной записки, которое включает наименования всех структурных элементов. Здесь указываются номера страниц, на которых располагаются названия. В последнем пункте, как правило, находятся приложения.
5. Условные обозначения, аббревиатуры или сокращения. Содержит список этих элементов с пояснениями.
6. Введение - вводит в курс представленного к защите исследования на основе выделения актуальности, цели, задач, объекта, предмета, методологии и т. д.
7. Основная часть - состоит из разделов и других составляющих частей. Здесь последовательно излагаются результаты проведённого студентом исследования. Как правило, она включает три раздела с соответствующим разбиением на подразделы, а в ряде случаев - на параграфы.
8. Заключение или выводы. Иногда сюда могут включать и практические рекомендации.
9. Список использованных источников — содержит литературы.
10. Приложения - своеобразное продолжение исследования. Они представляют собой отдельный раздел, включающий материалы, необходимые для более глубокого раскрытия темы. Он иногда может отсутствовать. В случае присутствия следует обратить внимание на то, как оформить приложение в дипломе.

Какого характера информация может содержаться в приложениях? Решение в этом случае студент должен принимать совместно с научным руководителем. Как правило, рекомендации по этому разделу определяет выпускающая кафедра, принимающая решение исходя из специфики своей научной деятельности.

Однако здесь следует помнить о том, что необходимо оформление приложения в дипломе по ГОСТу. Поэтому следует обратиться к изложенным в нём правилам. Для такого вида работ используется ГОСТ 7.32-2001. Здесь в пункте 5.12 есть информация о том, что приложения могут содержать те материалы, которые связаны с выполненным исследованием, но по ряду причин не включены в разделы основной части.

Традиционное содержание

Пользуясь общепринятыми правилами написания диплома, заметим, что в приложения включаются материалы, выходящие за рамки предложенного формата изложения, которые позволяют лучше понять содержание работы и смысл всех действий, произведённых автором.

Как правило, сюда включают:

• большие таблицы и громоздкие расчеты - к ним относятся те, которые превышают формат стандартной страницы;
• графические материалы - сюда помещают рисунки, модели или диаграммы, которые выходят за рамки формата А4;
• справочную информацию: финансовую или бухгалтерскую отчётность предприятия, внутреннюю документацию, характеризующую определённые стороны деятельности организации (приказы, кодексы, договоры, уставы и т. д.);
• материалы, отражающие используемые в исследовательской части методики и подходы (опросники, анкеты, ответы и пояснения к ним и т. д.).

Формальный аспект. Общие положения

Здесь следует обратить внимание на то, как правильно оформить приложение в дипломе. Этому вопросу посвящён пункт 6.14 вышеупомянутого ГОСТа, который содержит ряд правил.

1. Приложение может быть оформлено как продолжение диплома. В этом случае информация располагается на последующих листах. Иногда может понадобиться отдельное издание. Для дипломной работы, как правило, бывает достаточно нескольких, но не более 10.

2. Обязательным является наличие в основной части работы ссылок на соответствующие приложения. На основе порядка упоминания их в пояснительной записке строится последовательность их расположения.

3. Каждое следующее приложение должно начинаться с новой страницы. Даже если приведённая схема или таблица занимают совсем немного места. Начинается оно со слова «Приложение», за которым следует его обозначение и название.

Далее на основе предложенных примеров можно будет лучше разобраться в том, как оформить приложение в дипломе. Перефразируя пословицу, скажем так: лучше хоть один раз увидеть, чем бесконечно слушать одно и то же.

Нормативный аспект

Теперь несколько слов о тонкостях. Итак, как оформлять приложения в дипломе? По ГОСТу каждое из них имеет свой заголовок, который начинается с указания вида информации, представленной в нём. То есть если будет таблица или схема, то следует это слово, а за ним соответствующее название. Если размещаются другие материалы, то тогда с абзаца просто указывается заголовок.

Материалы приложений должны быть непосредственно связаны с положениями, изложенными в работе. Чтобы связать все воедино, необходимо знать, как оформлять ссылки на приложения в дипломе. Здесь нужно помнить следующее:

• приложения должны иметь обозначения, которые будут связывать их с текстом работы - для этой цели используют заглавные буквы алфавита, как правило, русского;
• начинают с «А» и далее по порядку;
• исключения из этого правила составляют буквы: Ь, Ы, Ъ, гласные: Ё, О и согласные З, Й, Ч;
• иногда допускается использование латинского алфавита;
• в ряде случаев обозначение возможно при помощи арабских цифр.

Все материалы оформляются в единой системе: слово «приложение» пишется одинаково на всех его листах. Делается это в полном соответствии с той кафедры, на которой будет защищаться диплом (Приложение А; ПРИЛОЖЕНИЕ А; ПРИЛОЖЕНИЕ 1 и т. д.). Таким же образом подаются и заголовки. Само слово «приложение» может располагаться по центру верхней строки или с правой стороны. Точка после него не ставится.

Оформление таблиц, рисунков и схем

Несколько слов про расположение и обозначение этих элементов. Известно, что в ряде случаев без них обойтись невозможно.

Итак, если необходимо предоставить статистические данные, а таблица большая, то мы уже знаем, где следует её размещать. Поскольку уже есть некоторое представление о том, как оформлять приложения в дипломе.

Пример: «Приложение Г». Со следующей строки с абзаца «Таблица Г.1 - Результаты финансовой деятельности ООО «Заря» за 2014-2015 гг.». Если она большая, то на следующей странице указывают: «Продолжение таблицы Г.1», и делают так до её окончания. На том листе, где она заканчивается, нужно написать: «Окончание таблицы Г.1». В приведённом в примере приложении, обозначенном буквой «Г», могут быть не только табличные данные, но и сведения иной формы. В этом случае указывают: «Рисунок Г.2» или «Диаграмма Г.2».

Иногда требуется обозначение каждой страницы. Если, к примеру, приложение К имеет несколько рисунков, таблиц или схем, то нужно на первом указать, что это «Приложение К». На следующем - «Продолжение приложения К», на последнем - «Окончание приложения К».

Примеры оформления

Как уже было отмечено, все данные, представленные в работе, должны быть взаимосвязаны. Поэтому не будет лишним ещё раз напомнить, как правильно оформить приложения в дипломе.

Пример подается в кавычках, которые не нужно использовать в тексте: «Схема организационно-управленческой структуры ООО «Восток» находится в Приложении Б». На основе этого получаем следующее. ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Следующей строкой - «Схема Б.1, которая имеет название «Организационно-управленческая структура ООО «Восток»». Учитывая, что такие изображения занимают немало места, их лучше разместить в соответствующем разделе. Тем более что расположить их там можно как в книжном, так и в альбомном формате.

Понятно, что наглядный пример позволяет получить более полное представление о том, как оформить приложение к диплому. Образец, приведённый ниже, позволит ещё раз убедиться в этом.

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Таблица Д.1 - Расчёт показателей, касающихся использования ресурсов ООО «Заря» за 2013-2015 гг.

Показатели	2013-2014 гг.	2014-2015 гг.	, %
1. Выручка от реализации продукции в сопоставимых ценах, тыс. р.	79705	83615	104,9
2. а) производственный персонал предприятия, чел.	383	384	100,3
б) оплата труда, тыс. р.
3. Материальные затраты, тыс. р.
4. а) основные производственные фонды предприятия, тыс. р.
б) амортизация, тыс. р.
5. Оборотные средства предприятия, тыс. р.
6. а) производительность труда (п.1: п.2а), тыс. р.
б) продукция на 1 рубль оплаты труда (п.1: п.2б), р.
7. Материалоотдача (п.1: п.3), р./р.
8. а) фондоотдача (п.1: п.4а), р./р.
б) амортизация (п.1: п.4б), р./р.	9,592	9,881	103,1
9. Оборачиваемость оборотных средств (п.1: п.5), количество оборотов или р./р.	4,978	5,147	103,3

Роль приложений в оценке

Учитывая, что это заключительная часть диплома, все же не стоит легкомысленно относиться к ней. Ведь именно здесь содержится неоспоримое подтверждение умений студента - и как исследователя, и как практика.

Материалы, размещённые в приложениях, разъясняют отдельные положения разделов и могут служить подтверждением того, что автор работы, используя те или иные методики анализа, владеет ими и как будущий специалист заслуживает отличной отметки и присвоения ему соответствующей квалификации.

Качество оформления приложений в дипломе играет огромную роль. Правильно оформленные приложения дипломной работы резюмируют вашу работу, делают ее более понятной. В приложение дипломной работы входят:

• рисунки,
• таблицы,
• графические наглядные материалы.

Однако у многих студентов постоянно возникают проблемы с тем, как оформить приложение в дипломе правильно. Давайте разбираться.

Оформление приложений в дипломе

Приложения являются последним и вполне самостоятельным разделом дипломной работы. В них входят не только рисунки и графические объекты, но и тексты, любая важная дополняющая информация, которую вы считаете нужным поместить в проект. Эта информация является естественным продолжением диплома.

Перед тем как оформить приложение в дипломе, помните: нумерация среди разных приложений будет не цифровая, а буквенная. Для нумерации используются заглавные буквы русского алфавита (А, Б, В и пр.).

При оформлении приложений не следует использовать буквы ъ, ь, ё, й и им подобные.

По ГОСТу каждое приложение дипломной работы соответствует определенной ссылке внутри текста работы. Каждая ссылка должна совпадать с номером соответствующего приложения, то есть нумерация должна быть понятной и последовательной.

У комиссии или преподавателя не должно возникать вопросов по поводу того, какое приложение идет первым, вторым и т.д. При этом раздел приложений всегда возглавляет то, на которое работа ссылается в первую очередь.

Требования к оформлению приложений к диплому

Существуют определенные стандарты, которые необходимо соблюдать при создании приложений к диплому. Вот основные из них:

1. Каждое новое приложение начинается с чистой страницы. Сверху в центре пишется заголовок «ПРИЛОЖЕНИЕ» в причисленным ему порядковым номером, соответствующем ссылке в тексте работы. Под ним идет заголовок таблицы, рисунка или другого графического объекта (начинается с прописной буквы с отдельной строки по центру).
2. Нумерация приложений может быть в качестве букв русского (кроме о, ё, й, з, ь, ч, ъ, ы) или латинского алфавита (кроме букв I, O). Если количество приложений превышает количество букв одного из алфавитов, можно использовать арабские цифры. Если к диплому прилагается лишь одно приложение, оно обозначается заглавной буквой А.
3. Нумерация страниц приложений должна быть сквозной. Нумерация начинается с первой цифры с первой страницы приложения.

Где и как размещать приложение к диплому?

Студент может расположить приложения в качестве дополнения к дипломному проекту. Тогда эта часть работы помещается в самом конце работы. Но если объем приложения довольно большой, можно предоставлять его отдельно от дипломной работы или же вложить диплом внутрь приложений.

Если приложение предоставляется отдельно, нумерация будет обычная – с первой страницы. В этом случае папка с приложениями должна иметь и свой титульный лист, оформлять который следует по аналогии с титульным листом ди пломной (кроме названия темы диплома).

Отдельные приложения необходимо сопровождать и собственным библиографическим списком литературы. Отличие от этой же части диплома состоит в том, что в списке используемой литературы в приложении не указывается страница.

Приложения к дипломной работе необходимы. Именно благодаря им комиссия и руководитель поймут, что вы отнеслись к проведению исследований вполне серьезно. Ну а если вам действительно некогда заниматься этим, обращайтесь к нам . Наши сотрудники помогут правильно оформить приложения в дипломе.

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение , а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений , то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения » расположить в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения» , стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение , то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

   Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

* * *

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Статья посвящена «несовершенствам» ГОСТа Р 6.30-2003. При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений. На каких документах следует оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», а на каких - нет? Где его расположить? Почему слово «Приложение» в этом реквизите ГОСТ рекомендует писать в единственном числе, даже если после него идет перечисление нескольких прилагаемых документов? С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».

Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.

Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 №251

Рисунок 1
Схема расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 углового бланка документа из ГОСТа Р 6.30-2003

На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.

Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления ) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.

Пример 1
Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой)

Пример 2
Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой)

Где располагают отметку о наличии приложения?

Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа . Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) - при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне . С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение - места не хватит.

Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа . Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» - см. Пример 1.

Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений - см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.

Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?

Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (прилагается).

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (приложение 1).

1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (Приложение 1).

1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.

От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. И возникает вопрос: как правильно писать в тексте документа слово «приложение», взятое в скобки (а иногда и без таковых)?

Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос.

Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», в котором слово «Приложение» печатается уже с заглавной буквы. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение.

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1.

* В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).

Фрагмент документа

ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст)

4.3.4. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа...

4.3.6. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного - «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

4.3.9. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа?

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

• гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
• сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

• Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
• В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).

Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:

• для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
• сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).

Пример 7
Гриф утверждения документа руководителем

Пример 8
Гриф утверждения документа другим - распорядительным документом

Пример 9
Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения

Пример 10
Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом

Пример 11
Заверение сшива несколькими лицами

Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.

Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).

ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.

А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа - неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.

Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).