Акт приемки передачи образец. Что содержится в акте приема-передачи? Дел при увольнении

В России, согласно законодательству, все сделки между субъектами экономики должны быть оформлены договорами и сопутствующей документацией, одним из видов которой является акт приема-передачи. Давайте выясним, в чем суть этого документа и когда его составляют.

В процессе хозяйственной деятельности возникают операции, связанные с передачей услуг, товаров, имущества или документов. Такое событие оформляется составлением первичного бухгалтерского документа - акта приема-передачи (бланк ниже). Это двустороннее свидетельство о сделке раскрывает информацию о характере передаваемых или принимаемых объектов, их описание, стоимость за единицу.

Акты составляют при совершении операций:

• купля-продажа;
• поставка товара, работ, ;
• или оборудования в аренду;
• дарение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• передача на ответственное хранение чего-либо.

Документ составляется в момент совершения сделки в нескольких экземплярах, соответствующих количеству сторон.

Для товаров

Правила заполнения документа регламентируются статьей 9 Федерального Закона № 402 от 06.12.2011 года, содержащей требования. Акт приема-передачи товара, образец:

• дата оформления и фактической приемки ТМЦ или услуг должны совпадать;
• стоимость объектов указывается в рублях;
• когда товар исчисляется в штуках, вес брутто и нетто не указывают;
• подписи сторон сопровождаются расшифровкой;
• если документ визирует доверенное лицо, вписывают номер, период действия доверенности.

Законодательно не закреплена форма, но составление должно выполняться с учетом определенных правил. Для признания документа действительным отображают такие данные:

• Название. Важный пункт, поскольку первичка без наименования не может подтвердить статью расходов, что приведет к доначислению налога на прибыль.
• Дата и место составления. Строго в день оказания услуги или передачи товара.
• Идентифицирующие данные участников сделки. Если операция совершается ИП, то указывают ФИО и паспортные данные, для организаций - наименование и реквизиты.
• Ссылка на договор. В тексте обязательно прописывают, на основании какого соглашения состоялась сделка.
• Полная характеристика передаваемого объекта : его качество, количество.
• Информация об изъянах, обнаруженных при приемке.
• Пункт, содержащий претензию, возникшую в момент оформления акта. Включение этого раздела обязательно, он предназначен для защиты прав принимающей стороны. Если поставка осуществлена не в полном объеме, можно потребовать компенсацию.
• Подписи и сторон соглашения.

Акт можно составить на единицу товара или партию, на одну услугу и комплекс.

Пример акта приема-передачи ТМЦ, документов

Хотя официальных распоряжений, касающихся оформления акта приема-передачи нет, его заполнению стоит уделить тщательное внимание. Это основной документ, подтверждающий факт передачи или получения ценностей, объектов, услуг, а также легитимность учета изменения показателей, возникших в результате хозяйственных отношений.

Является обоснованием формирования налоговой базы или других бухгалтерских показателей, необходим к предъявлению при проведении налоговой проверки.

Для документов

Визирование подтверждает наступление или окончание прав и обязанностей участников контракта. Если подписан не уполномоченным лицом, то признается недействительным. Право на подпись подтверждается приказом директора учреждения или доверенностью.

Все выписанные акты регистрируются в специальном журнале и имеют сквозную нумерацию.

Виды актов приема-передачи

В зависимости от типа сделки, различают несколько актов приема-передачи:

• Товаров. Любая поставка сопровождается выдачей товарной накладной, но если при приемке возникли несоответствия, тогда только акт раскрывает и подтверждает эту информацию. В нем содержатся данные о фактическом количестве и качестве продукции.
• Имущества. Оформляется в случае передачи движимого или недвижимого объекта по договору купли-продажи, аренды, лизинга или дарения.
• Выполненных работ. Составляется по факту окончания, содержит информацию о заказчике и исполнителе, объеме услуг и периоде.
• Документов. Подписывается при обмене пакетами документов между контрагентами. В случае утраты можно требовать компенсацию с виновного лица.

Также есть акты приема-передачи основных средств, оборудования, денег, автомобиля и прочих объектов. Их цель - идентификация контрагентов и подробное описание передаваемого предмета.

Заключение

В заключение ответим на вопрос, который часто возникает у начинающих предпринимателей: является договор актом приема-передачи или нет? Любой вид контракта определяет намерения провести сделку и ее условия.

Заключение соглашения о купле-продаже или выполнении работ не означает факта поставки или оказания услуги. А как мы знаем, актом фиксируют фактическое совершение хозяйственной операции, поэтому договор ни в коей мере нельзя отождествлять с актом приема-передачи. Последний является подтверждением договора и относится к сопроводительной документации.

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи.
Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п. Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным .

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ. Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

Гражданин РФ Одинцов Дмитрий Валерьевич, паспорт серия 56 14 номер 1684325, выдан 04.11.2012 г. Отделом УФМС России по Ульяновской области в Октябрьском районе г. Ульяновска, адрес регистрации: Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Кирова, 79 – 14, именуемый в дальнейшем Продавец, и

гражданин РФ Петросухов Семен Аркадьевич, паспорт серия 79 86 номер 4684215, выдан 08.02.2002 ТОМ Железнодорожного района г. Омска, адрес регистрации: Омская область, г. Омск, ул. Московская, 49, именуемый в дальнейшем Покупатель, а вместе именуемый Стороны,

составили настоящий акт приема-передачи о нижеследующем:

1. Во исполнение п. 3.4 Договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г. Продавец передал, а Покупатель принял следующее имущество:

• Жилой дом, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 215 кв.м., этажность: 2, кадастровый номер: 29/725/798-81/5652, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.
• Земельный участок, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 556 кв.м., назначение земель: под индивидуальное жилищное строительство, кадастровый номер: 29/795/451-13/5614, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.

1. Имущество Покупателем осмотрено, в результате осмотра недостатков не выявлено. Качество имущества соответствует условиям договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г., претензий к состоянию имущества Покупатель не имеет.
2. Одновременно с имуществом Продавец передал Покупателю 3 (три) комплекта ключей, а также оригиналы правоустанавливающих документов на жилой дом и земельный участок, документы о техническом состоянии.
3. Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого дома и земельного участка переходит на Покупателя с момента подписания настоящего акта.
4. Настоящий Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Продавец: Одинцов Дмитрий Валерьевич

Покупатель: Петросухов Семен Аркадьевич

Что включить в акт приема-передачи

Законом обязательные реквизиты такого документа не установлены. В то же время, чтобы использовать акт приема-передачи в бухгалтерских и иных юридически значимых целях, он обязательно должен содержать следующие сведения:

• наименование сторон. Если договором предусмотрена обязанность вручить имущество третьему лицу, акт подписывается с третьим лицом. В большинстве случаев составляется акт приема-передачи теми же сторонами, что и договор. Помните, что от имени юридического лица без доверенности может действовать только тот, кто прямо указан в учредительных документах (директор, генеральный директор). Поэтому при приемке товара работником, необходимо убедиться в наличии доверенности или полномочий осуществить прием товара.
• сведения о реквизитах договора, в рамках которого осуществляется передача и прием товара.
• индивидуальные признаки передаваемой вещи, количество, ассортимент, качество.
• наличие (отсутствие) претензий к внешнему виду вещи, качеству по результатам визуального осмотра.
• передача принадлежности к вещи, документы к ней.
• подписи сторон, дата составления.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.

Но иногда условия поставки могут требовать иного передаточного документа, доказывающего факт перемещения ценностей, их цену и характеристики. В подобных ситуациях формируется акт приема-передачи товара. Каковы его особенности?

Общие аспекты

Принятие товаров на основании накладной подразумевает, что все указанные в ней ценности доставлены и соответствуют заявленному количеству.

Но объем товаров по факту может отличаться от показанного в накладной, может прийти другой вид товаров либо товары окажутся бракованными.

Для возможности предъявления претензий к поставщику требуется зарегистрировать все наличествующие отступления от условий договора поставки. Для этого создается акт приема-передачи товара с отображением всех неточностей.

Некоторые типы ценностей могут передаваться исключительно по акту, поскольку процедура их приема предполагает обязательный осмотр, испытание работоспособности и прочее. Например, оборудование принимается только после тщательного осмотра.

Что это такое

Акт приемки-передачи товара является документом, удостоверяющим факт передачи ценностей и их получения.

Используется акт в самых разных ситуациях, когда предполагается передача ценностей, в том числе и при передаче товара на хранение с одного склада на другой в пределах одной организации.

Типовой бланк акта заключает в себе:

• наименование;
• дату составления и место;
• данные о взаимодействующих сторонах с указанием реквизитов, точных адресов и контактов;
• сведения об уполномоченных представителях, их паспортные данные и основание представления стороны;
• номер и дату договора поставки, к какому прилагается акт;
• перечисление передаваемых товаров с отображением количества и ассортимента;
• качественные параметры ценностей;
• итоговую стоимостную сумму;
• наличие/отсутствие дефектов;
• перечень выявленных недостатков;
• возникшие претензии по итогам приема.

По желанию сторон акт может содержать и дополнительные аспекты, в частности:

• условия оплаты поставки;
• период окончательного расчета;
• составление отдельного акта на определенную группу товаров.

Назначение документа

Создаваться акт приема-передачи может как для одной товарной единицы, так и для большой партии. Основным предназначением акта является отображение вероятных претензий относительно качества и численности товара.

Если при передаче ценностей обнаруживаются изъяны или дефекты, то получатель может требовать от поставщика денежного возмещения или замены товара.

Возможны ситуации, когда в процессе доставки некоторые товары повреждаются или теряются. Целесообразным считается включение в договор поставки условия о компенсировании убытков, касающихся неполучения товара.

Решение о необходимости формирования принимается по согласованию сторон, поставщика и получателя.

Для продавца акт приема-передачи важен с бухгалтерской точки зрения. Он становится основанием для списания с учета переданных ценностей.

На основании акта приема-передачи получатель оформляет , где детально описываются выявленные недостатки, и указывается причина обратной отгрузки. Особую роль акт играет при передаче ценностей на ответственное сохранение.

Как правило, условия сохранения, стоимость и количество передаваемых товаров и прочие значимые моменты определяются договором. Но истинное количество ценностей, переданных на сохранение, подтверждает акт.

Действующие нормативы

Акт приема-передачи товаров относится к первичным, непременно в нем наличествуют обязательные реквизиты, предписанные .

Кроме того прописываются:

• порядковый номер акта;
• виды деятельности по ОКПО и ;
• итоговые показатели товара;
• условия сохранения и транспортировки.

В российском законодательстве не регламентируется строго установленной формы акта приема-передачи. Стороны могут самостоятельно разрабатывать шаблон, соблюдая требование о наличии обязательных реквизитов.

Но вместе с тем, если позволяют обстоятельства сделки лучше использовать унифицированные формы. Утвержденный бланк предотвратит возникновение претензий со стороны налоговых форм по поводу правильности учета.

Так для учитывания товаров, сдаваемых на ответственное сохранение, употребляется форма МХ-1.

Нужен ли акт передачи товара

Так ли нужен акт передачи товаров, если используется товарная накладная? В накладной отображается только количество и стоимость товаров, отображение дефектов формой документа не предусмотрено.

В акте передачи подробно описывается состояние передаваемых товаров, и указываются имеющиеся недостатки. Потому наличие/отсутствие акта передачи зависит от конкретной ситуации.

Так при продаже товаров наличия товарной накладной вполне достаточное. Если товар передается на основании или без акта передачи практически не обойтись.

Может ли акт передачи заменить собой накладную? Вполне, можно составить накладную и акт, либо один из этих документов. Но вот сам договор акт заменять не может.

Все основные условия сотрудничества сторон, сроки оплаты, форс-мажорные ситуации описываются в договоре. Акт передачи формируется на основании договора и выступает своего рода закрывающим сделку документом.

С какой целью оформляется

Главной целью создания приемопередаточного акта выступает подтверждение наличия/отсутствия дефектов. По сути, это единственный документ, который фиксирует истинные характеристики товара.

При этом отображенные сведения подкрепляют подписи и печати. Таким образом, при возникновении спорных ситуаций стороны могут отсылаться а этому акту.

Обычная накладная не может служить доказательством несоответствия характеристик товара условиям поставки. Акт не заменяет договор, а составляется на его основании.

То есть если имеется акт, то должен наличествовать и договор. Акт становится подтверждением полного исполнения договора.

По сути, передаточный акт это юридическое подтверждение значимых действий, касающихся движения товаров меж организациями. Потому составлять документ надлежит правильно с указанием всех необходимых данных.

На реализацию

Реализация товаров в основном сопровождается составлением накладной по унифицированной форме ТОРГ-12. При продаже товара покупателю заменять ее актом передачи не желательно.

Однако при отсутствии накладной необходимо составить акт в двух экземплярах, для покупателя и продавца.

Приоритет при реализации товара отдается ТОРГ-12, при этом нужно учитывать определенные особенности заполнения формы, актуальные и для акта:

Отдельно стоит коснуться реализации товара по договору комиссии. В этом случае лучше составить акт передачи, поскольку нереализованный товар может быть возвращен продавцу.

При этом за отсутствием акта доказать несоответствие возвращаемого товара первоначальным характеристикам или наличие дефектов при получении не получится.

Для безвозмездной передачи

Когда одна из сторон желает безвозмездно передать определенные товары другой стороне, составляется .

Акт передачи выступает документальным подтверждением исполнения сделки и удостоверяет, что предмет договора перешел под ответственность принимающей стороны.

В самом договоре прописываются условия, на которых товар может использоваться получателем (безвозвратно, с возращением по истечении определенного времени с указанием должных характеристик и т.д.).

Утвержденной формы акта на безвозмездную передачу не предусмотрено. Составляют его в свободной форме с указанием таких данных как:

• название, номер и дата составления акта;
• реквизиты сторон;
• реквизиты договора;
• перечень передаваемых товаров;
• характеристики товаров (качественные, количественные, стоимостные);
• наличие/отсутствие дефектов;
• подписи сторон.

При безвозмездной передаче акт становится единственным документом, на основании которого получатель принимает товар к учету, а бывший владелец списывает переданное имущество с учета.

На склад

При передаче товар на склад целесообразнее всего использовать унифицированную . Заполняется форма организацией-хранителем при принятии товара на ответственное сохранение.

Основанием для заполнения становятся представленные поклажедателем сведения о ТМЦ и сопроводительная документация. Внешне форма МХ-1 выглядит как документ из трех составных частей.

В первой отображаются реквизиты обязательного характера. Часть вторая содержит данные о передаваемых на хранение товарах, отображенные в виде таблицы. В третьей части дополнительно указываются условия сохранения и подписи ответственных лиц.

Бланк МХ-1 достаточно емкий и позволяет отобразить все необходимые сведения. Необходимость в доработке документа практически отсутствует.

Формируя при сдаче ценностей на сохранение акт передачи товара образец простой формы МХ-1 можно использовать без дополнительных rорректировок.

Особенности работы в 1С

Форма акта приема-передачи в типовой конфигурации программы 1С отсутствует. В связи с этим для составления документа необходимо создание дополнительной формы и сохранение ее в базе данных.

Также можно применять внешние печатные формы. Для создания акта допускается использование унифицированных форм актов:

На основании любой из этих форм можно разработать подходящий вариант акта передачи и добавить его в решения 1С.

Срок хранения

Акт приема-передачи товара выступает доказательством исполнения договора. Необходимо сохранять его в течение определенного времени.

Определить срок хранения можно на основании срока исковой давности, в продолжение какого стороны могут предъявить имущественные претензии.

Видео: акт приема-передачи

Давностный срок соответствует трем годам. Но акт признается и первичным документом, в определенных случаях он подтверждает снятие товара с учета и его оприходование.

Срок хранения первичной документации составляет пять лет. Следовательно, хранить акт приема-передачи товарных ценностей в бухгалтерии необходимо не менее пяти лет.

Акт передачи товара покупателю

При передаче товара покупателю лучше использовать унифицированные формы, например, ТОРГ-12. Но не обязует оформлять сделку каким-то определенным документом.

Потому можно составить акт в произвольной форме. Кроме обязательных реквизитов в акте указываются:

• дата и место создания документа;
• данные сторон (для физлица – паспортные данные, адрес проживания);
• основания составления акта;
• перечень товаров;
• единица измерения;
• стоимость одной товарной единицы;
• общая стоимость;
• данные о качестве товара;
• подписи сторон.

В акте передачи товара покупателю можно дополнительно учесть такие товарные свойства как:

• соответствие свойств;
• целостность;
• количество;
• срок годности;
• укомплектованность и т.д.

По количеству

Если товар принимается по количеству, то договор поставки в обязательно порядке должен содержать условие о названии и количестве поставляемых товаров. В противном случае договор будет считаться незаключенным.

Нарушением договора считается недопоставка товара поставщиком. При этом у покупателя возникает право:

По качеству

При приеме товара по качеству интересы покупателя защищаются положениями . Критерии качества определены в , но в целом гражданское законодательство не устанавливает признаки некачественности товара.

Поэтому исходить следует из судебной практики. Так судами при рассмотрении споров принимаются в качестве доказательств:

• несоответствие переданного товара характеристикам, отображенным в договоре;
• экспертное заключение о ненадлежащем качестве;
• согласие поставщика на замену товара.

Если покупатель обнаружит скрытые недостатки уже после оформления акта приема-передачи, то он может требовать их устранения в продолжении гарантийного срока ( —

Акт приема-передачи — это правоустанавливающий документ, который позволяет закрепить в письменном виде передачу товара от одного лица другому с указанием условий передачи. Это не означает, что передать по акту можно только товар. Помимо товара можно передать услугу, основное средство (например, оборудование), материальные и финансовые ценности, движимое и недвижимое имущество и даже животных.

Что это за документ

Главным условием законности акта является его содержательность. В нем должны быть отражены все характеристики объекта передачи, стоимость объекта и любая другая важная для обеих сторон информация .

Акт составляется в нескольких экземплярах. Согласно общепринятым правилам количество экземпляров должно быть не меньше двух. Однако на практике принято оформлять от трех до пяти экземпляров .

Это связано с тем, что в момент передачи товар может находиться на охраняемой частной территории. Соответственно, при выезде с территории нужно будет предъявить охране документы, подтверждающие право на вывоз товара (или другого объекта передачи). Внутренние службы охраны не нуждаются в сохранении документации на вывоз. А вот если предприятие нанимает охранную организацию для охраны территории, то эта организация считает необходимым документально подстраховать себя от непредвиденных обстоятельств. Еще один экземпляр может понадобиться экспедитору в пути для предъявления его на посту ГАИ. Особенно это касается грузоперевозок на длительные расстояния.

В любом случае, лучше оформить лишний экземпляр, чем позже подписывать недостающий задним числом.

Нередко встречаются ситуации, когда судебное дело было проиграно стороной, которая не уделила должного внимания содержанию акта приема-передачи. Даже незначительные поправки, опечатки или непреднамеренные ошибки могут служить подтверждением незаконности сделки. Если ошибка была замечена только одной стороной, а вторая отрицает существование проблем с документом, то это является достаточным аргументом для открытия судебного разбирательства.

На практике документы заменяются обоими участниками сделки без особых проблем. Конечно, если ошибки не были заранее запланированы.

Акт можно составить как на список товаров, так и на каждый товар по отдельности . Сути документа это не изменит. Также можно составить акт не на определенную передачу товара, а на отрезок времени (например, за месяц, квартал или полугодие). Тогда в строчке рядом с наименованием номенклатуры будет целесообразно указать дату фактической передачи товара.

В акте обязательно должна быть указана следующая информация:

• В первую очередь никак не обойтись без наименования документа. Оно указывается в шапке без строго утвержденного выравнивания по центру.
• Дата составления акта должна соответствовать дате на календаре. Иначе могут возникнуть проблемы с определением законности сделки.
• Обязательно указывается наименование сторон, совершающих сделку. При этом необходимо указать организационно-правовую форму (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), Ф.И.О. представителя организации и основание его подписи.

Пример: ООО «Факел» в лице генерального директора Завьялова Н.Ф., действующего на основании устава общества, и ЗАО «Стимул» в лице директора Панфилова С.С., действующего на основании устава общества, …

• Также в шапке нужно указать место проведения передачи товара. Это важно для беспроблемной перевозки товара до места назначения.
• Количество и стоимость товара должны быть отражены в акте в обязательном порядке.
• Качественные характеристики товара. Указываются замеченные повреждения и соответствие (либо несоответствие) нормам.
• Основанием для составления акта является договор, номер и дата которого должны содержаться в акте.
• В заключительной части акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями (если таковые имеются).

Акт приема-передачи товара от продавца покупателю

Для передачи товара предпочтительнее пользоваться унифицированными формами актов приема-передачи, если они имеют место быть. Именно предпочтительнее, а не необходимо, так как статья № 252 НК РФ не обязывает оформлять сделку строго определенным документом .

При продаже товара продавец оформляет товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. Ее можно заменить шаблоном акта приема-передачи товара только в том случае, если составление накладной по объективным причинам невозможно.

В федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (в редакции от 28.12.2013 года) указан список реквизитов, необходимых для продажи товаров, работ и услуг. Параллельно следует руководствоваться теми требованиями, которые присущи товарной накладной. Например, все цены и итоговая стоимость передаваемых активов должны быть отражены в валюте РФ (в рублях). Штучный товар не нужно пересчитывать для заполнения столбца с весовыми показателями. Достаточно поставить в нем прочерк. Прочерк также должен стоять в любом незаполненном столбце.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение

Для того чтобы передать товар на ответственное хранение, необходимо заполнить унифицированную форму № МХ-1 . Этот акт оформляется поклажедателем (отдающей стороной) и подписывается им совместно с хранителем (принимающей стороной).

Выделяют бытовое и профессиональное хранение. Бытовое хранение товара зачастую носит стихийный характер, то есть сделка не планируется заранее. Иногда так оформляют передачу товара, который выкуплен покупателем, но остается на складе продавца на определенное время. При профессиональном хранении товаров принимающая сторона выбирает хранение основным видом своей деятельности. К профессиональным хранителям можно отнести хладокомбинаты скоропортящейся продукции (мясопродукции, молочной продукции).

При оформлении МХ-1 обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений (заведующие складом или рядовые кладовщики).

Перед тем как оформить акт на ответственное хранение, стороны должны заключить договор хранения. В нем указывается количество траншей передачи товара и количество товара, планируемого к передаче. Иногда последний показатель завышается. Это делается для того, чтобы при передаче дополнительных партий товара не возникало проблем с основанием для передачи. Следует заметить, что законодательством РФ не установлено понятие «ответственного хранения».

Акт приема-передачи некачественного или бракованного товара

Если после подписания акта приема-передачи товара было замечено качественное несоответствие товара указанным характеристикам, то покупатель может предъявить судебную претензию продавцу товара. Это касается тех ситуаций, которые оговорены в договоре купли-продажи в разделе «Возмещение убытков».

Но бывают такие случаи передачи бракованного товара, когда обе стороны знают о его фактическом состоянии. Например, при возврате некачественной продукции или бракованного товара нужно обязательно составить акт возврата товара. Этот акт содержит всю ту информацию, которая перечислена выше и некоторые специфические дополнения:

• Указывается причина возврата товара.
• Причины зачастую связаны с обнаруженным браком, а потому все элементы плохого качества должны быть описаны очень детально.
• К акту можно приложить фотоснимок товара в качестве приложения или заключение независимой экспертной комиссии. Для этого в акте указывается номер приложения, а само приложение подписывается так же, как и акт.

Актом приема-передачи некачественного товара может выступать унифицированная форма № ТОРГ-2 .

С чего начинается процесс заполнения акта?

Прежде всего, стоит уяснить, что это юридический документ, который не терпит исправлений от руки. В случае возникновения ошибки акт нужно перепечатать заново. Поэтому для грамотного заполнения акта требуется внимательное отношение к деталям сделки.

Подписание акта можно разделить на несколько этапов:

1. Подготовительный этап. На этом этапе сделки нужно удостовериться в основании передачи товара и проверить документальное оформление этого основания.
2. Этап подсчета и фактической передачи товара. Складские сотрудники или лица, занимающиеся передачей, должны прийти к единой информационной составляющей передачи (взвешивание, подсчет единиц и прочее).
3. Этап непосредственного подписания акта. Акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями организаций.

Все спорные вопросы, касающиеся передачи товара, должны быть решены до подписания акта. Самым важным и одновременно самым сложным этапом передачи товара является второй этап. Неверные подсчеты одной из сторон могут привести к повторному пересчету всей партии передаваемого товара.

Если прием товара осуществляется водителем-экспедитором (на основании доверенности от руководителя принимающей организации), то он должен знать о своей материальной ответственности за сохранность передаваемых ценностей. Бездумная подпись на акте приведет этого сотрудника к личным финансовым потерям.

Может ли акт заменить договор?

Нет, так как актом нельзя обговорить все возможные варианты развития ситуации. Сроки поставок, условия оплаты, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства и прочее могут быть оговорены в полном объеме только в договоре. Акт - это своего рода подтверждение того, что стороны осуществили действие, прописанное в договоре.

Для передачи товарно-материальных ценностей используется специальная сопроводительная документация – товарная накладная. Однако в некоторых организациях практикуется составление дополнительных приложений, которые относятся к основному договору. Одним из таких приложений является акт приема-передачи товара. В данной статье мы рассмотрим шаблон заполнения этого типа документов и разберемся в юридических тонкостях.

Акт приема-передачи товара – документ, в котором подробно характеризуется передаваемый или получаемый товар или какие-либо материальные ценности, а так же отображается их общая денежная стоимость

Предназначение

Бумаги о приеме и передаче товарно-материальных ценностей являются документальным свидетельством перемещения товара . В этом бланке фиксируются различные параметры товара, включая объем, стоимость и качество. В том случае, когда у заказчика имеется претензия к исполнителю, связанная с количеством, составом или физическими дефектами полученных товарно-материальных ценностей, акт приема-передачи является одним из ключевых документов доказательной базы. Именно эта юридическая особенность документа, объясняет необходимость его наличия во время судебных разбирательств.

Важно обратить внимание, что существует отдельная категория товарно-материальных ценностей, которая поставляется заказчику только в сопровождении с данным документом . К этой категории товаров относятся различные виды техники или высокотехнологическое оборудование. Объяснить необходимость наличия сопроводительных бумаг можно тем, что во время передачи такого товара в неукоснительном порядке проводится проверка качества и физического состояния.

Также необходимость в создании документа возникает в случае с отправкой товаров на длительное хранение у третьего лица. В этой ситуации, в акте фиксируются такие параметры, как технические характеристики, качество, информация о состоянии и внешнем виде товара. Помимо этого, в подобных бумагах указывается длительность хранения и необходимые условия. Также, в организации принимающей товар на хранение, назначается сотрудник, в задачу которого входит дальнейшая сохранность ТМЦ.

Как составить бланк о приеме и передаче ТМЦ

Перед составлением первичной документации, необходимо удостовериться, что должностные лица, представляющие различные стороны, имеют должностные полномочия для составления подобных документов. В качестве подтверждения наличия необходимых полномочий могут выступить служебные приказы, а также доверенности, заверенные нотариусом. Только наличие подобных документов подтверждает, что лицо, участвующее в составление акта, имеет право «говорить» от имени предприятия.

Четкий регламент, ограничивающий форму написания данного бланка, не предусмотрен. Однако, при заполнении бумаг, следует учитывать делопроизводственные стандарты, регулирующие правила оформления первичной документации. Заполненный бланк должен содержать в себе информацию о каждой из сторон, участвующей в процессе передачи ТМЦ. Здесь необходимо указать реквизиты обеих организаций, фамилию и инициалы ответственных лиц, а также занимаемые ими должности. После этого указывается перечень товаров, которые передаются заказчику. В этой графе следует указать такие параметры, как вид ТМЦ, стоимость и количество.

При наличии физических дефектов, информация о повреждении фиксируется в специальной графе.

Документ является двусторонним, в связи с этим акт предполагает составление в двух экземплярах

При наличии нужды дополнить документ, допускается внесение в акт дополнительной информации. К ней относятся такие данные, как условия отправки товара, срок передачи средств, а также дополнительные приложения к основному договору. Важно обратить внимание, что дополнительная информация указывается только после соглашения между обеими сторонами.

Рассматриваемый документ составляется на фирменном бланке организации, выступающей в качестве поставщика или стандартном листе, формата «А4». Важно обратить внимание на то, что акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику . В каждой из копий должны стоять оригиналы подписей ответственных лиц и печати организаций. Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года. Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним.

Инструкция по заполнению акта

Написание подобных бумаг можно разделить на три условных стадии, соответствующих разделам документа.

Данные сторон

В данной части документа фиксируется информация о принадлежности акта к конкретному договору . Для этого, указывается номер приложения, самого договора и дата его заключения. Далее указываются реквизиты компании, выступающей в качестве исполнителя. Здесь требуется указать должностное лицо, ответственное за передачу ТМЦ. В большинстве случаев, в этой графе указываются данные руководителя фирмы, генерального директора или другого сотрудника, имеющего необходимые должностные полномочия. Далее указываются сведения о стороне, что выступает в качестве заказчика.

Акт в обязательном порядке должен содержать необходимые к заполнению реквизиты

Ниже представлен образец акта приемки-передачи товара, содержащий в себе всю вышеперечисленную информацию.

приема-передачи товарно-материальных ценностей

ЗАО «Морской Лев» в лице Исполнительного директора Морозова П.В., действующего на основании Положения №2, именуемое далее, как Продавец, с одной стороны и ОАО «Чистая Вода» в лице Руководителя Леонтьева А.К., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Покупатель, с другой стороны (в дальнейшем вместе именуемые «Стороны» и по отдельности «Сторона»), составили настоящий АКТ о нижеследующем.»

Перечень товарно-материальных ценностей и условия передачи-приема

В этой части документа фиксируются различные данные, связанные с передачей ТМЦ. В первую очередь следует зафиксировать саму передачу товаров и указать документ, который является основанием для данных действий. Здесь следует указать номер договора вместе с датой его заключения.

Далее в акте приводится таблица, содержащая в себе подробный список передаваемых товарно-материальных ценностей. В данной таблице должны содержаться такие параметры, как название товара, количество, цена за одну единицу и общая стоимость. Далее повторно указывается общая цена ТМЦ. Важно обратить внимание, что стоимость товара указывается не только цифрами, но и прописью.

После этого, в бланк вносится пункт, где рассматривается состояние передаваемых товаров. Важно обратить внимание, что в обязательном порядке фиксируются имеющиеся неисправности и дефекты. В случае их наличия, создается приложение, информация о котором указывается в акте. Также следует сделать отметку, что заказчик не имеет претензий, связанных с качеством полученного товара или его объемом. Данная отметка устанавливается только после того, как будет проведена тщательная проверка соответствия качества товара, требованиям, указанным на странице договора.

Акт приема-передачи товара может составляться как для отдельного товара, так и для определенной партии товара

Акт приема-передачи товара образец простой должен содержать в себе информацию о количестве копий документа, а также иметь отметку об их равнозначности перед законом. Давайте рассмотрим вышеперечисленные требования на конкретном примере:

«1. В соответствии с пунктом № 4.1 Договора между Сторонами №24 от «25» февраля 2018 года Продавец передает, а Покупатель принимает Товарно-материальные ценности следующего ассортимента в нижеуказанном количестве:

Стоимость Товарно-материальных ценностей, поставленных на основании условий Договора, составляет 6480,00 руб. (шесть тысяч четыреста восемьдесят рублей 00 копеек), с учетом НДС.

2. Принятые Покупателем товарно-материальные ценности обладают качеством и ассортиментом, соответствующим требованиям, указанным в Договоре. Товар поставлен в установленный срок. Покупатель не имеет никаких претензий к принятому товару.

3. Настоящий Акт составлен в количестве двух экземпляров, обладающих равной юридической силой, по одному экземпляру для каждой Стороны и является неотъемлемой составляющей Договора, заключенного Сторонами».

Завершение составления акта

В самом низу акта приемки-передачи товара, должны находиться подписи руководства предприятий, участвующих в сделке или должностных лиц, имеющих необходимые полномочия. В случае возникновения необходимости, подпись заверяется фирменной печатью.

«Покупатель: ОАО «Чистая вода» в лице Директора Леонтьева А.К.

Продавец: ЗАО «Морской Лев» в лице Генерального Директора Морозова П.В.»

После того как стороны оставят свои подписи, ответственность за сохранность ТМЦ переходит на сторону заказчика. При наличии претензий к организации, выступившей в качестве поставщика, потребуется обратиться в суд.

Указание валюты

Важно обратить внимание на то, что в данном документе в обязательном порядке должна быть указана величина денежного измерения. На сегодняшний день, в текущем законодательстве отсутствует регламент касаемо указания формы валюты. Несмотря на это, следует взять в расчет, что ведение бухгалтерского учета подразумевает отражение доходов, расходов и активов только в рублях. Основываясь на этом факте, можно сделать вывод, что в первичной документации должна указываться цена исключительно в рублях.

В том случае, когда одной из сторон является иностранная организация, и указание иностранной валюты является обязательным условием соглашения, можно сделать несколько пунктов, где будут указаны разные единицы измерения. Также можно составить приложение к договору, который будет содержать информацию об акте, составленном с учетом оплаты в иностранной валюте.

Акт приёма-передачи товара – свободная форма

Юридические аспекты

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. Подписанием актов должны заниматься только лица, имеющие необходимые должностные полномочия. В той ситуации, когда в роли покупателя выступает юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должны подтверждаться доверенностью, заверенной в нотариальной конторе.

При передаче товарно-материальных ценностей с составлением акта, следует отразить факт его оформления на страницах договора. Данный документ должен являться неотъемлемой частью договора. Соблюдение этих правил наделяет приложение той же юридической силой, как и сам договор.

Следует обратить внимание на то, что для юристов имеет важное значение грамотность заполнения первичной документации.

Акт приемки-передачи ТМЦ является одним из важных документов для урегулирования конфликтных ситуаций при помощи органов власти. Этот документ отражает прием и передачу товаров в том количестве и качестве, что указываются на страницах договора. В качестве доказательства отсутствия дефектов и других нарушений могут выступить такие факты, как:

1. Отсутствие расхождений в таких параметрах, как качество и количество.
2. Своевременно осуществленная доставка, не нарушающая условия поставки.
3. Детальный осмотр полученных товарно-материальных ценностей в присутствии лица, представляющего поставщика.
4. Подпись об отсутствии претензий к поставщику.

Заключение

Данный документ может использоваться не только между двумя организациями, но и:

1. Несколькими физическими лицами.
2. Физическим и юридическим лицом.

В том случае, когда одной из сторон выступает физическое лицо, указываются только паспортные данные, фамилия и инициалы. В данном случае, необходимость в заверении документа фирменной печатью отсутствует.

Как правило, у физических лиц, в отличие от крупных организаций, отсутствуют шаблонные бланки первичной документации. В этом случае, можно и заполнить все необходимые строки. Следует обратить внимание на то, что подписание документа должно осуществляться в день приема товара, для того чтобы исключить необходимость заполнения дополнительных приложений.