Журнал учёта личных карточек т 2. Журнал учета личных карточек

Артикул 00-00003238

Журнал учета личных карточек работников Т-2.

Личная карточка работника по форме № Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу форма № Т-1 или N Т-1а, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Код формы по ОКУД 0301002.

Все личные карточки подлежат учету и регистрации в Журнале учета личных карточек.

Понятие регистрации определяется как запись данных о документе для учета по стандартной форме, фиксирующая создание документа, его получения или отправки. В момент регистрации организация признает факт наличия документа и придает ему юридический вес.

В кадровом делопроизводстве журнальная форма регистрации наиболее распространена. Благодаря ей легко вести учет документов и выполнять задачу по их сохранности.

Личная карточка имеет большое значение для работника, поскольку при утрате трудовой книжки, она представляет собой единственное прямое подтверждение трудового стажа.

Хранятся личные карточки и журнал учета личных карточек Т-2 в течении 75 лет. При этом отсчет времени ведется с даты последней записи, т.е. фактического закрытия журнала. Длительный срок хранения определен важностью этих документов.

Нельзя делать исправления, подчищать или стирать уже существующие записи в журнале. Существующие многочисленные виды корректоров также не допустимо применять.

Как следует поступить, если исправление внести все же нужно При возникновении такой необходимости запись перечеркивают, сохраняя читаемость. В графе Примечания производится соответствующая запись об исправлении и верный вариант записи.

На титульном листе журнала предусмотрены графы для заполнения основной информации об организации (начало, окончание, название, адрес юридического лица, дата и номер госрегистрации, подпись руководителя и ее расшифровка).

Графы для заполнения

1. № п/п
2. Дата оформления карточки Т 2
3. ФИО работника
4. Табельный номер
5. Должность
6. Подразделение
7. Дата и номер трудового договора
8. Дата и номер приказа о приеме
9. ИНН
10.СНИЛС
11.Дата и номер приказа об увольнении

ВАЖНО: Журнал НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала. Все страницы журнала пронумерованы.

Артикул 00-00003238 Отверстия для прошивания Да Количество страниц 64 Количество листов 32 Год 2016 Формат А 4 Переплет Мягкая обложка (тонкий картон 250 гр.) Ориентация страницы Книжная Нумерация страниц Да

Журнал учета личных карточек работников (Т-2) позволяет регистрировать личные карточки и применяется в кадровом учете. Для целей воинского учета рекомендуем приобрести аналогичный журнал, включающий в себя другие графы: «Журнал учета личных карточек (форма Т-2) граждан, пребывающих в запасе» Вид основного раздела журнала: Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая — заполняются в процессе работы.

Всё об оформлении личной карточки ф. т-2

Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника: 1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);2) трудовая книжка;3) военный билет;4) документ об окончании учебного заведения:5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;7) приказ о приеме на работу.

Личная карточка работника т-2 - образец заполнения

Любые изменения, связанные с трудовой деятельностью работника, повышение квалификации, переводы на новую должность, переводы в другие подразделения, информация об отпусках и другими служебными и рабочими аспектами, вносятся в соответствующий раздел личной карточки. Правильное хранение личных карточек Т-2 Поскольку личная карточка содержит практически все персональные, профессиональные и личные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, семейное положение, профессия, стаж, аттестационные и квалификационные достижения и т.д.), хранению этого документа необходимо уделить особое внимание.
Как заполнить «Шапку» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Личные карточки работающих сотрудников хранятся в кадровом отделе в специально отведенном для этой цели сейфе или шкафу отдельно от личных дел.

Личная карточка работника по форме т-2. образец заполнения

Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.Сведения о состоянии в браке:- никогда не состоял (а) в браке - код 1;- состоит в зарегистрированном браке - код 2;- состоит в незарегистрированном браке - код 3;- вдовец (вдова) - код 4;- разведен(а) - код 5.18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование личного дела

Ордена в названиях учебных заведений не указываются.Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист».

Срок хранения личных карточек т-2

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2 Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит.

Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу. Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто: Использование спецсимволов Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2.

Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо.

Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Журнал учета личных карточек работников (т-2)

Внимание

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника.

Инфо

Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года. Образец и пустой бланк личной карточки работника ФАЙЛЫСкачать образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 .xlsСкачать пустой бланк формы Т-2 .xls Как устроена форма.

Основные особенности Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет.

Личная карточка — правила заполнения

Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска.

Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска.

Личная карточка работника

Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной. Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

• для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
• для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение.

Важно

Подробный пример Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец.

Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров. Как заполнить шапку личной карты работника Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО.

Награды В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла. Раздел 8. Отпуск В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

• очередной ежегодный отпуск;
• отпуск без содержания;
• отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью. Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника».

Если у специалиста есть послевузовское образование, то соответствующие данные надо заполнить в таблице. Далее указывается профессия и ее код в соответствии с ОКПДТР, по которой работник в соответствии с заключенным соглашением будет осуществлять свою трудовую деятельность. Их может быть несколько.

Данная часть представляет собой таблицу, содержащую информацию о дате приема (перевода), названии структурного подразделения, где работает сотрудник, его профессии, размере оплаты труда, Сюда же в «Основание» вносятся реквизиты соответствующих приказов. Каждая запись в разделе должна быть завизирована работником.

Форма Т-2

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Личная карточка работника (форма Т-2) - информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.

Заполнение личной карточки форма Т-2

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

В пункте 8 раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, производится отметка «снят с воинского учета по возрасту», а в личных карточках граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, — «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Как заполнять форму Т-2 личной карточки работника в 2018 году

• приказ о зачислении в штат;
• паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
• документы по воинскому учету;
• документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
• информация, заявленная о себе лично сотрудником.

• общие сведения;
• данные о воинском учете;
• информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
• данные об аттестации;
• сведения о квалификации и ее повышении;
• информация о профессиональной подготовке;
• данные о поощрениях, наградах и т.д.;
• сведения об отпусках;
• положенные по закону льготы;
• дополнительные сведения;
• данные о причине увольнения.

Заполнение формы Т-2

Некоторые поля карточки, где расположены персональные данные, разрешается кодировать, чтобы информация не была доступна никому, кроме ответственного сотрудника. Но это можно сделать только в случае хранения бланка на компьютере. Даты в карточку вносятся только арабскими цифрами.

Разрешается делать только аккуратные зачеркивания, когда происходит смена фамилии работника или паспортных данных, другое событие, подтвержденное документально. Если документооборот предприятия ведется вручную, то карточку для заполнения можно скачать в интернете.

Журнал учета личных карточек (форма Т-2) граждан, пребывающих в запасе

• первый раздел — личные карточки на офицеров запаса;
• второй раздел — личные карточки на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
• третий раздел — личные карточки на военнообязанных запаса женского пола;
• четвертый раздел — личные карточки на призывников.

Военным комиссарам муниципальных образований предоставляется право устанавливать иной порядок построения пятого раздела отдельной картотеки личных карточек военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний, исходя из местных условий.

Личная карточка работника, образец заполнения (форма Т 2)

• Строка «а» будет заполняться в случае, если есть мобилизационное предписание или же проставлен штамп о выдаче и его изъятии (пункт 16, военного билета на страницах 14-21).
• Строка «б» будет заполняться в том случае, если сотрудник имеет бронирование за организацией в случае мобилизации и в том числе на военное время (необходимо занести серию и номер документа удостоверения о предоставлении отсрочки, так же номер перечня профессий и должностей и дату оформления отсрочки, выданную военным комиссариатом).

В случае достижения работником предельного возраста или он признан не годным по состоянию здоровья, необходимо внести данные в пункт 8, ставится отметка – «снят с воинского учета по состоянию здоровья» или же второй вариант – «снят с воинского учета по возрасту»

Форма Т-2: личная карточка как источник сведений о работнике

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Личная карточка работника Т-2

1. Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
2. Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
3. Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
4. ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
5. Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
   • регистрации;
   • проживания.

1. Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
2. Последующие - в процессе работы.
3. Данные необходимо брать из официальных документов.
4. Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.

Внимание: разрешено использовать электронную систему ведения данной формы на начальном этапе (потом ее придется распечатать на картоне, чтобы вносить сведения об отпусках и служебном продвижении).

05 Авг 2018 672

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

• договор о принятии на работу;
• приказ, выписанный работодателем;
• паспорт;
• трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
• свидетельство о пенсионной страховке;
• диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
• для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
• автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

• для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
• для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, . Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и . При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
(номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
– еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

• очередной ежегодный отпуск;
• отпуск без содержания;
• отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/) , двоеточие (:) , знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Журнал учета личных карточек Т-2.

Личная карточка работника по форме № Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу форма № Т-1 или N Т-1а, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Код формы по ОКУД 0301002.

Все личные карточки подлежат учету и регистрации в Журнале учета личных карточек .

Понятие регистрации определяется как запись данных о документе для учета по стандартной форме, фиксирующая создание документа, его получения или отправки. В момент регистрации организация признает факт наличия документа и придает ему юридический вес.

В кадровом делопроизводстве журнальная форма регистрации наиболее распространена. Благодаря ей легко вести учет документов и выполнять задачу по их сохранности.

Личная карточка имеет большое значение для работника, поскольку при утрате трудовой книжки, она представляет собой единственное прямое подтверждение трудового стажа.

Хранятся личные карточки и журнал учета личных карточек Т-2 в течении 75 лет. При этом отсчет времени ведется с даты последней записи, т.е. фактического закрытия журнала. Длительный срок хранения определен важностью этих документов.

Нельзя делать исправления, подчищать или стирать уже существующие записи в журнале. Существующие многочисленные виды корректоров также не допустимо применять.

Как следует поступить, если исправление внести все же нужно? При возникновении такой необходимости запись перечеркивают, сохраняя читаемость. В графе Примечания производится соответствующая запись об исправлении и верный вариант записи.

На титульном листе журнала предусмотрены графы для заполнения основной информации об организации (начало, окончание, название, адрес юридического лица, дата и номер госрегистрации, подпись руководителя и ее расшифровка).

Титульный лист журнала учета личных карточек Т-2
Строки для заполнения

1. Начат, закончен
2. Название юридического лица
3. Дата и номер государственной регистрации
4. Место нахождения юридического лица
5. Руководитель организации, подпись, расшифровка подписи

Графы для заполнения Журнала учета личных карточек Т-2

1. № п/п
2. ФИО сотрудника
3. Дата приема на работу
4. Дата увольнения
5. Примечания

С целью защиты журнала от вложений или изъятий страницы нумеруются (в магазине Сити Бланк нумерация уже включена в форму) и прошиваются. Заказать прошнуровку вы можете дополнительно. Услуга активируется в поле Переплет в карточке товара.

Журнал учета личных карточек от нашего магазина соответствует общим требованиям, предъявляемым к журналам учета. Документ имеет так называемую книжную ориентацию, размер А4, графы и текст четкие.

Личные карточки по форме Т-2 также можно купить у нас. Для консультаций или помощи в оформлении пожалуйста закажите звонок или перезвоните нам сами.