Универсальный передаточный документ в строительстве. Универсальный передаточный документ. Можно ли использовать бланк УПД вместо товарной накладной
Образец заполнения УПД
В практике хозяйственной деятельности все большее распространение получает универсальный передаточный документ (УПД). Образец заполнения этого документа, правила его применения и составления мы приведем в этой статье.
Официальная форма УПД
Форма этого документа разработана налоговиками. ФНС довела ее Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Как разъяснили налоговики, официальная форма УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, имущественных прав, результатов работ. Ее особенность состоит в том, что в ней содержатся все необходимые сведения, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов. Это позволяет применять УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, оформляя вместо двух документов только передаточный акт.
Передаточный документ может быть двух видов:
В статусе один передаточный документ заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. В зависимости от вида сделки или операции его могут оформить вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и т.д. Все необходимые реквизиты для отражения сведений об этих операциях в нем содержатся. Кроме того, в официальной форме передаточного документа предусмотрена часть для заполнения счета-фактуры. Таким образом, правильно оформленный передаточный документ со статусом один может приниматься для получения вычетов по НДС и в качестве оправдательного документа для совершения расходов.
В статусе два передаточный документ выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактуру в этом случае он не заменяет и ее нужно выставлять отдельно.
Скачать образец заполнения УПД в Excel
Как заполнить УПД?
Рекомендации по заполнению УПД приведены в приложении к указанному письму ФНС России. Здесь следует обратить внимание на то, что правила заполнения УПД различны в зависимости от того, каким образом этот документ будет использоваться.
Если компания будет применять УПД со статусом один, то должны заполняться все обязательные поля и для счета-фактуры, и для первичного документа. При заполнении такого УПД нужно учесть правила заполнения счетов-фактур, приведенные в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Если же передаточный документ будет использоваться только как первичный документ, то заполнить нужно только сведения, обязательные для таких документов. Обратите внимание, что некоторые из этих сведений содержатся в разделе УПД для счета-фактуры и должны быть там заполнены (в том числе сведения о покупателе (строка 6), продавце (строка 2), валюте (строка 7), наименовании (столбец 1), количестве товара, объеме работ, услуг (столбец 3), валюте, единице измерения (столбец 2, 2а), стоимости (столбец 9)). При этом все поля формы счета-фактуры заполнять не нужно (например, налоговую ставку).
Изменение официальной формы УПД
Официальная форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию. При этом следует учесть, что при доработке официальной формы должны быть:
- Сохранены все обязательные реквизиты. Для первичных документов набор таких реквизитов приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Для счетов-фактур перечень обязательных сведений указан в ст. 169 НК РФ.
- Сохранена форма счета-фактуры. Это требование вытекает из п. 9 Приложения № 1 Постановления Правительства РФ N 1137.
При условии выполнения указанных требований изменение формы передаточного документа допустимо. Независимо от того, какую форму (официальную или самостоятельную) компания решит использовать для оформления своих операций, такое решение должно быть отражено в учетной политике, а сама форма утверждена руководителем.
Как заполнить универсальный передаточный документ
УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность назрела давно, но получила правовую поддержку только после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Необходимость применения передаточного документа
В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).
УПД — это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.
Реквизитами первичного учетного документа являются:
УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ .
Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.
Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.
Образец заполнения УПД универсального передаточного акта
Итак, УПД - универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):
Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.
Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:
Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.
О чем пойдет речь
УПД - это универсальный передаточный документ, который объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на 2018 год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).
Как это работает
Ранее действовал более сложный алгоритм.
Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.
Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.
Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».
Бланк универсального ПД
Правила и образец заполнения УПД
Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:
Образец УПД с 1 октября 2017
Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11.
Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.
Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.
Скачайте образец заполнения УПД:
Изменения в УПД с 1 июля 2017 года
Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.
Подробнее о заполнении строки 8 здесь >>
Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.
Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года
С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:
- графа 1а «Код вида товара». Здесь указывается код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательна для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС: Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Код нужно выбирать из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Если у вас нет данных для этой графы, ставится прочерк. Распространяется на счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД.
- поле для дополнительной подписи. Здесь ставится подпись уполномоченного лица, которое подписывает счет-фактуру вместо предпринимателя. Раньше в форме были только поля для подписи руководителя, главного бухгалтера и индивидуального предпринимателя или их представителей.
- название строки 8. Здесь c 1 октября 2017 года указывается, что строка заполняется только при наличии данных.
- название графы 11. С 1 октября она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется для товаров не российского производства. Его заполняем, если товар не российского производства.
- 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
- 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).
- В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
- В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.
- В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.
Скачать новый образец УПД с 01.10.2017 здесь >>
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Правила заполнения УПД по новому образцу
Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:
Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.
УПД со статусом 1
Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).
Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.
Табличная часть 
А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).
Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.
Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.
Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».
УПД со статусом 2
Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).
Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.
Остальные поля заполняются как описано выше.
Часто задаваемые вопросы
При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?
Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.
Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.
Где взять код товара в УПД?
Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Кто подписывает УПД?
Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны продавца:
Подписи в УПД со стороны покупателя:
Какие документы заменяет УПД?
УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.
Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?
Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.
Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?
Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.
Можно ли выписывать УПД на услуги?
Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.
УПД на услуги: нужен ли акт?
Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.
Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?
Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).
Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?
Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.
С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?
Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.
Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.
УПД (универсальный передаточный документ): образец заполнения
УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения
Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.
Причины разработки УПД
Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.
Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.
Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:
Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.
Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.
УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.
Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
название документа;
число, месяц, год, когда был оформлен документ;
полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;
наименование продукции или услуг;
размеры или стоимость полученной продукции и услуг;
должность ответственного за сделку лица;
ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.
Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.
Использование УПД
УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.
Когда выставляется УПД:
при приеме/передаче продукции;
при отгрузке продукции посредником;
при оказании разного рода услуг;
при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.
Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.
Какие реквизиты включены в документ
Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:
Точное название документа (универсальный передаточный документ).
Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.
В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.
Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).
Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.
Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.
Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.
Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?
Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.
Статус 1 и 2 в УПД
В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.
УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.
Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.
Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:
сумма акциза;
налоговая ставка;
штрих-код страны, из которой прибыл товар;
к платежно-расчетному документу (№... от…);
страну происхождения товара;
№ таможенной декларации.
У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.
Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.
В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.
Номер универсального передаточного документа
Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.
Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:
если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;
если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.
Заполнение даты
В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.
Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:
нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;
если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;
если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.
В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:
все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;
дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.
Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.
Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.
Подписи в УПД
Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.
Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.
В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.
В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.
В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).
В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.
В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив
Нужно ли ставить печать на УПД
Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.
Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.
Поля необязательные для заполнения
В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:
Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.
Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.
Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.
Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.
Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).
Заполнение УПД в 1С
Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.
Как выписать УПД в 1С 8.3:
Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).
Вводим номер документа реализации.
Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.
Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.
Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.
Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.
Хранение и регистрация документации
Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.
Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.
Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.
Преимущества и недостатки использования УПД
Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.
Преимущества:
Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.
Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.
При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)
Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.
Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.
Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:
По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.
Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.
Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.
На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.
Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.
Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.
03.08.2018
Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.
Как правильно подписать УПД?
Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:
- В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
- В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
- В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
- В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
- В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.
Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.
Для продавца (исполнителя, подрядчика):
- В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
- При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
- При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.
Для покупателя (заказчика):
- В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
- В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.
Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.
Образец подписания УПД
В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.
Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.
Использование новых универсальных документов последнее время стремительно растет. Но еще не все хозяйствующие субъекты на них перешли. Хотя УПД был разработан не так уж недавно, но с его заполнением все еще много вопросов.
При составлении документа нужно учитывать всегда конкретные цели для чего он заполняется и специфику каждой ситуации. Реквизитов в документе довольно много и в разных ситуациях, они заполняется по-разному. Но сама форма документа довольно проста и действительно универсальна.
Разберем подробно, типовые варианты, правила заполнения и поговорим о важных тонкостях.
Общее понятие УПД
Универсальный документ - это унифицированная форма, она может заместить комплект первички, при перемещении и передаче другому экономическому субъекту различных материальных ценностей. Этот документ не является пока обязательным к повсеместному применению, но все больше хозяйствующих субъектов его используют.
Форма документа по внешнему виду похожа на стандартную типовую счет-фактуру и часто используется взамен нее. Также она может использоваться вместо стандартных форм первички: ОС-1, ТОРГ-12, М-15, ТТНк, передаточного акта. В документе содержатся все нужные реквизиты для перечисленных стандартных форм и поэтому, например вместо двух бумаг, например, накладной и счет-фактуры, можно выписать один УПД.
Назначение универсального документа
Приведем хозяйственные операции для документирования, которых можно использовать УПД:
- отгрузка товаров;
- передача активов (кроме недвижимого имущества);
- передача прав;
- оформление выполненных работ или услуг (т.е. УПД здесь заменяет акт выполненных работ).
Использование универсального документа официально разрешено ФНС для следующих целей:
- Документирование хозяйственных операций экономического субъекта для целей бухучета;
- Подтверждение произведенных экономическим субъектом затрат для расчета базы налогообложения и определения размера уплачиваемых в данном периоде налогов;
- Подтверждение права на вычет за текущий период по НДС.
Заполнение УПД
Рассмотрим, как заполнить форму УПД построчно:
- «Статус» документа - здесь возможно два значения «1» или «2». Статус бумаги определяют исходя из назначения документа, если данный УПД выписывается взамен счет-фактуры и акта передачи - ставим статус «1». Если данный УПД выписывается в качестве одного акта, как первичный документ - ставим статус «2».
- Для документа со статусом «1» реквизиты организаций (строки 1-7) должны быть полностью заполнены. Здесь указывается полная информация о продавце материальных ценностей или активов и покупателе, отправителе и получателе груза. Если хоз.субъекты в некоторых строках совпадают, то можно указать «он же». Также нужно полностью заполнить графы табличной части документа (столбцы 1-11), указав в них данные о передаваемых активах или материальных ценностях.
- Для документа со статусом «2» нужно обязательно заполнить реквизиты о продавце и покупателе (стр. 1, 2, 6, 7), а также данные о передаваемых активах (графы 1, 2, 2а, 3, 9).
- Затем заполнить и другие строки и графы документа, нумерацию и числовые коды активов и работ (графы А и Б). В качестве кода товаров обычно указываются артикулы производителя или продавца. Если идет речь о сдаче заказчику выполненных работ или услуг, в качестве кодов вписываются статистические коды ОКВЭД/ОКУН.
- В качестве основания передачи активов и сдачи работ (стр.8) обычно указывается договор, заключенный между сторонами, который и является основанием данной хозяйственной операции. При указании документа-основания хоз.операции необходимо указать его полные реквизиты - вид документа, его дата, номер (например, соглашение или договор купли-продажи, концессии, поручение).
- Затем указать данные о доставке и перевозимом грузе (стр.9) - здесь обычно прописывают реквизиты транспортных бумаг (тов.-трансп. накладная, путевой лист и др., их номера и даты), иногда и вес груза.
- Далее документ делится на две половины, где надо прописать данные о том кто передает материальные ценности, активы, работы, услуги, права (стр. 10), четко указав ответственных лиц и их подписи с полной расшифровкой.
- Необходимо поставить фактическую дату передачи, сдачи активов, работ, услуг, прав (стр.11).
- Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 12), например реквизиты лицензии, сертификатов, паспортов.
- Отдельной строкой можно прописать информацию о лицах, отвечающих за данную сделку, операцию и ее оформление (стр. 13).
При указании ответственных лиц за хозяйственную операцию, если один человек является приемщиком и ответственным за хозяйственную операцию или передающим и ответственным, его подпись второй раз уже не требуется, просто указать должность с ФИО (стр. 13). Если лицо было уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хоз. операцию несколько, то для них делают дополнительную строку (13а).
- При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.14), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны продавца, исполнителя (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
- Далее необходимо прописать данные кто принимает материальные ценности,активы, работы, услуги, права (стр. 15), с указанием ответственного и его подписи с расшифровкой.
- Необходимо поставить фактическую дату приемки активов, работ, услуг, прав (стр.16).
- Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 17), например наличие претензий к продавцу - исполнителю или их отсутствие. Если есть претензии, то надо указать реквизиты документа-приложения с описанием причин (например, составленный при приемке акт о дефектах).
- Отдельной строкой можно прописать лица, которые отвечают за данную хозоперацию и ее правильное оформление (стр. 18).
При указании лиц, отвечающих за хоз. операцию, если это одно лицо, является приемщиком и ответственным за оформление или передающим и ответственным, то вторую подпись можно уже не ставить, просто указать должность с ФИО (стр. 18). Если лицо является уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хозоперацию несколько, то для них делают дополнительную строку (18а).
- При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.19), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны покупателя, заказчика (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
Внизу документа ставятся печати сторон хозяйственной операции.
Строки, указывающие составителя документа допускается не заполнять, если проставляются печати организаций, где четко видны все ее необходимые реквизиты. И напротив, если заполнены все реквизиты сторон полностью, то отсутствие печати является допустимым фактом.
Применение УПД
Универсальный документ можно использовать вмести двух документов (статус 1) и только как один первичный документ (статус 2), например, вместо накладной ТОРГ-12 и др.
При использовании в качестве первичного документа, строки «для счет-фактуры» можно не прописывать:
- Реквизиты платежного документа (строка 7);
- Акцизы (графа 6);
- Налоговые ставки (графа 7);
- Наименование и код страны производителя (графа 10, 10а);
- Реквизиты таможенной декларации (графа 11).
Если вы составили УПД статус 1, то оформлять отдельную бумагу как счет-фактуру уже больше не требуется.
После заполнения первичных документов они рано или поздно попадают на проверку к налоговикам, рассмотрим, на что сотрудники чаще всего обращают внимание при проверке таких документов:
- Для УПД, которые оформляются взамен счет-фактуры, проверяются все реквизиты, данные об НДС. Также налоговиков интересуют подписи ответственных лиц. Для ИП обязательно нужно указать полные данные его свидетельства о госрегистрации рядом с подписью. В противном случае, если реквизиты не в порядке, не позволяют однозначно идентифицировать стороны и предмет хоз.операции - документ и сделанные налоговые расчеты забракуют, вычет по НДС не дадут.
- Для УПД при проверке налогообложения с полученной прибыли, тоже проверятются все реквизиты, а также сверят все даты.
Поэтому будьте внимательны при заполнении этих документов, данные в форме довольно просты, но требуют аккуратности и внимания при заполнении.
Примеры заполнения УПД для различных случаев
Чтобы не было путаницы с заполнением УПД, рассмотрим наглядно типовые примеры заполнения этого документа. Ведь его популярность все больше, и чтобы избежать массовых ошибок, нужно четко во всем разобраться, как должен заполняться документ в различных случаях. Итак, рассмотрим:
- УПД вместо двух бумаг - накладной и счет-фактуры
В данном случае наша бумага будет иметь статус 1 и в ней заполняем все строчки и табличные графы полностью, указываем реквизиты как для ТНК и счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)
- УПД вместо двух бумаг - акта и счет-фактуры
Такой документ подойдет для передачи товаров, но и сдачи выполненной работы или услуг. Этот универсальный документ будет со статусом 1 и в нем заполняются почти все строки и графы полностью, указываем реквизиты для акта и для счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)
Но здесь нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В случае работ и услуг, в строках указания отправителя и получателя груза надо ставить прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, значит, если стандартные единицы есть - заполняем, если нет - прочерки. Но бывает, что единицы измерения отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.
Если вы выписываете один универсальный документ вместо комплекта первички, то есть вместо накладной, акта и счет-фактуры, то ваш универсальный документ должен быть в соответствии со всеми требованиями налоговиков для расчетов по НДС и для признания налоговиками расходов с целью расчета налогов с полученной прибыли. Такой документ всегда имеет статус «1» и передавать его онлайн по электронке нельзя. Это замечание относится к рассматриваемым примерам 1 и 2.
- УПД взамен накладной
В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем).
- УПД взамен акта
В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем). В строках реквизитов продавца указываем исполнителя работ, услуг, вместо покупателя - данные заказчика.
Здесь тоже нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В строках указания грузоотправителя и грузополучателя - прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, если данные есть - заполняем, если нет - прочерки. Если единицы измерения работ, услуг отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.
Если вы составляете универсальный документ вместо накладной, акта - бумага должна отвечать требованиям налоговиков для признания понесенных экономическим субъектом расходов в данном налоговом периоде, для расчетов по налогообложению полученной за период прибыли. Здесь всегда помимо реквизитов важны еще и указанные даты. Такие документы имеют статус «2» и их можно передать онлайн по электронке. Это замечание актуально для наших примеров 3 и 4.
Эти универсальные документы в зависимости от своего статуса затем регистрируются в книге продаж и покупок, а также журнале учета счет-фактур.
Заключение
Мы рассмотрели подробно назначение и использование УПД, правила его заполнения, а также важные тонкости и нюансы. Как вы могли убедиться, сама форма документа довольно проста и очень универсальна. Она действительно может заменить несколько наиболее часто используемых форм.
Но при заполнении формы нужно быть внимательным и точно указать все данные по реквизитам сторон, предмету хоз.операции, данные и подписи ответственных лиц. Особо отметим, документы, заполняемые ИП, рядом с его подписью, должны обязательно быть указаны реквизиты его регистрационного свидетельства. Если налоговики обнаружат, что какие то данные не точные, то могут забраковать документ, не дать положенный налоговый вычет, пересчитать налоговую базу, потребовать доначислить и уплатить налоги сверх ваших расчетных сумм. Заполнить универсальную форму просто, но нужно знать важные аспекты, мы постарались основные из них сегодня осветить и разъяснить.
Если использовать один этот документ вместо комплекта из двух документов, то в большинстве случаев документооборот сократится сразу вдвое, сильно снизит время на оформление и затраты различных ресурсов. Заметим, что эти документы можно еще и передавать контрагента онлайн по электронке, что значительно удобнее и сокращает время документооборота. Поэтому, переходите на эту универсальную форму - скорее ее осваивайте, и ваш документооборот значительно сократится.
Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.
Назначение УПД
Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.
Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:
- акт выполненных работ (услуг);
- накладную на отпуск материалов на сторону.
Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.
Когда УПД заменяет накладную?
Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:
- при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
- при передаче имущественных прав;
- при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).
Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.
Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?
- При получении аванса.
- При начислении НДС с полученного аванса.
- Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
- Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
- При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
- При исправлении ошибок в документах.
Что лучше – накладная или УПД?
Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:
- упрощение документооборота;
- сокращение архива бухгалтерских бумаг;
- оформление документов в едином стиле;
- сокращение ошибок при составлении документов;
- экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.
УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15 . Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.
Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование юридического или физического лица;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величина натурального или денежного измерения;
- должность ответственного лица, совершившего сделку;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).
У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.
Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).
Статус УПД
При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.
Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль .
УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.
Использование УПД при оказании услуг
Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):
- к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
- УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».
УПД на услуги оформляется в двух вариантах:
- как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
- только как первичный документ (указывается статус «2»).
В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки. Если были оказаны «простые» услуги - в этих строках указывают исполнителя и заказчика. Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции - тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.
Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) - часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:
- графа 1;
- графа 2, 2а;
- графа 3;
- графа 9;
- строки 1, 1а;
- строки 2 и 6;
- строка 7.
В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете .
