Письмо о проведении зачета денежных средств. Как оформить взаимозачет между организациями

Проведение взаимозачета в одностороннем порядке разрешается ст. 410 ГК РФ. Законодатель для этого предусмотрел порядок реализации процедуры через письменное заявление одной из заинтересованных сторон. Для инициации таких действий необходимо убедиться в соответствии сумм задолженностей нескольким критериям, установленным гражданским правом:

• у субъектов предпринимательства, заинтересованных в сделке, имеются договорные отношения, они могут их подтвердить документально;
• по данным бухгалтерского учета оба участника по разным соглашениям выступают по отношению друг к другу одновременно в роли кредитора и дебитора;
• обязательства имеют единый измеритель (могут быть признаны однородными);
• по встречным задолженностям наступил срок выплаты или он не был зафиксирован в договорах.

Односторонний зачет невозможен, если причиной возникновения долга стало взыскание алиментов или сумм компенсационного характера при возмещении ущерба, нанесенного здоровью физического лица. Процедуры нельзя инициировать в ситуациях, когда срок исковой давности прошел, один из участников сделки находится в процессе банкротства. Запрет установлен и для случаев с наступившим сроком погашения обязательств только у одной из сторон соглашения.

Односторонний зачет встречных требований: правила документального оформления

Инициатор операций взаимозачета направляет контрагенту письменное заявление с описанием предстоящих мероприятий по взаимному погашению задолженностей. Бланк документа законодательно не установлен, каждый субъект предпринимательства составляет его в произвольной форме с соблюдением требований к документации Закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (п. 2 ст. 9):

• односторонний взаимозачет предполагает оформление заявления с указанием наименования формы документа и даты его составления;
• в бланке должны указываться названия хозяйствующих субъектов, которые признаются участниками сделки;
• прописывается суть операции;
• приводятся измерители сформированных задолженностей с обязательным перечислением сумм показателей и оснований образования долгов с обеих сторон;
• выделяется размер НДС в суммах долгов;
• ответственные лица проставляют свои подписи с расшифровками.

Односторонний зачет взаимных требований происходит через отражение в учете положений, закрепленных заявлением одной из сторон на взаимное погашение долгов. Чтобы заявление приобрело юридическую силу, необходимо наличие у инициатора подтверждений факта получения документа вторым участником сделки:

• уведомление почтовой или курьерской службы о доставке письма с заявлением;
• квитанция о приеме документа в электронном формате;
• проставленный входящий номер на втором экземпляре бланка, если он был передан лично в руки представителю компании, участвующей в процессе взаимозачета.

Взаимозачет в одностороннем порядке при отсутствии таких подтверждающих документов судебными инстанциями может быть признан недействительным. Дата проведения операции по взаимному погашению задолженностей между контрагентами считается день, в который было получено заявление вторым участником сделки. Если в тексте заявления указывается конкретная дата вступления в силу договоренностей, то в бухгалтерском учете проводки должны быть осуществлены именно этой датой.

Для предотвращения вопросов от контролирующих органов во время проверки достоверности и обоснованности такого способа устранения задолженностей, необходимо предварительно проверить и утвердить объем долгов. Односторонний зачет должен инициироваться только после оформления акта сверки расчетов. Акт пописывается обоими контрагентами и составляется в двух экземплярах.

Взаимозачет между организациями — весьма удобный способ прекращения взаимных обязательств. О том, в каких случаях взаимозачет возможен и как правильно его оформить, вы узнаете из этой статьи.

Когда возможен зачет взаимных требований

Зачет встречных требований возможен в ситуации, когда между сторонами существует как минимум 2 обязательства, при этом каждый контрагент является должником по одному из обязательств и кредитором — по другому. Чаще всего такой зачет происходит между двумя контрагентами, хотя закон не запрещает проводить и многосторонний зачет требований.

Гражданский кодекс содержит условия, при наличии которых допускается использование взаимозачета между организациями:

1. Требования сторон являются встречными.
2. Обязательства имеют однородный характер (например, выражаются в денежной задолженности).
3. Срок выполнения всех подлежащих зачету обязательств уже наступил.
4. Возможен также зачет обязательств, срок исполнения которых вообще не оговорен или определен моментом востребования.

Величина задолженности сторон может быть как равной, так и различной. В последнем случае зачет совершается в размере наименьшего обязательства.

Кроме того, в ст. 411 ГК РФ перечислены случаи, когда проведение взаимозачета между организациями не допускается (к примеру, по требованиям о возмещении вреда здоровью). При этом в законодательстве отмечено, что соглашением сторон могут быть предусмотрены и другие ситуации, при которых зачет невозможен.

Как оформить соглашение о зачете. Образец соглашения

Закон допускает оформление зачета 2 способами:

1. Односторонним зачетом — направлением другой стороне письменного заявления о проведении зачета.
2. Подписанием соглашения о зачете.

Второй вариант является более надежным: если у стороны, направившей одностороннее заявление о зачете, не окажется доказательств его получения контрагентом, суд может признать такой зачет несостоявшимся.

Строго установленной формы соглашения о взаимозачете не существует, однако на практике сложились определенные требования к его содержанию. Так, в соглашении о взаимном зачете должны быть указаны:

• дата и место его заключения;
• наименования организаций, должности и Ф. И. О. их представителей, основания их полномочий;
• сведения о каждом обязательстве, погашаемом путем зачета (реквизиты договора, суть обязательства, размер долга и т. д.); при этом следует четко отразить, кем является каждый из контрагентов по каждому обязательству — должником или кредитором;
• условие о полном или частичном прекращении обозначенных обязательств (в последнем случае указывается, на какую именно сумму или в отношении какой части неденежного обязательства они погашены);
• момент вступления в силу соглашения о зачете;
• реквизиты и адреса сторон.

Образец соглашения о зачете можно посмотреть на нашем сайте.

Трехстороннее соглашение о взаимозачете долгов между организациями

Отдельно стоит упомянуть такую форму договора, как трехстороннее соглашение о зачете взаимных требований. Он применяется, если:

• организация А выступает как дебитор для фирмы Б и в то же время как кредитор для компании В;
• фирма Б является дебитором компании В и кредитором организации А;
• компания В — дебитор организации А и кредитор фирмы Б.

Для того чтобы урегулировать свои отношения, они могут использовать взаимный зачет. Здесь применяются те же правила, что и в случае двустороннего. Возможно составление как 3 отдельных договоров, так и одного, но уже трехстороннего. При этом важно проследить, чтобы образец трехстороннего соглашения о зачете взаимных требований, взятый для подготовки такого документа, предусматривал наличие в готовом соглашении следующей информации:

• списка организаций, участвующих в соглашении;
• списка задолженностей каждого из участников;
• перечня актов проведенных сверок.

В конце соглашения должно указываться, какой размер будет иметь задолженность каждого из участников после проведения зачета. В остальном же этот документ полностью аналогичен тому, который используется для оформления взаимозачета между двумя организациями.

Законодательство допускает производить взаимозачет между организациями (ст. 410 ГК РФ). При этом Зачет взаимных требований, как и любая хозяйственная операция, должен быть оформлен документально. Одни из вариантов оформления зачета встречных обязательств – составление акта взаимозачета (См. « »). Однако составлять акт совсем не обязательно. Стороне договора вполне достаточно направить своему партнеру заявление о проведении взаимозачета. О таком заявлении и его составлении рассказано в этой статье.

Когда возможен взаимозачет

Односторонний зачет возможен, в общем случае, при одновременном выполнении трех условий.

При соблюдении перечисленных условий для зачета достаточно заявления одной из сторон (ст. 410 ГК РФ).

Оформление документов

Как мы уже сказали, для проведения взаимозачета можно составить акт взаимозачета. См. « ». Однако можно поступить иначе. Дело в том, что в статье 410 Гражданского кодекса РФ указано, что для проведения взаимозачета достаточно заявления одной из сторон. То есть, погасить встречные требования можно в одностороннем порядке, предварительно известив об этом контрагента в письменном виде.

Образец заявления о проведении взаимозачета

Особых требований к оформлению взаимозачета гражданское законодательство не предъявляет. Нет никакого типового образца заявления о взаимозачете. Поэтому можно составить в произвольной форме. Приведем пример такого заявления.

Вы можете заявление на взаимозачет в формате Word и поправить его «под себя».
В составляемом заявлении будет логичным подробно описывать следующее:

• какие именно обязательства сторон погашаются зачетом;
• основания возникновения обязательств (ссылайтесь на подтверждающие документы: договоры, накладные, акты, счета-фактуры);
• суммы взаимозачета.

Важно: в заявлении обязательно отдельно выделяйте сумму НДС по каждому обязательству. В таком случае, организации, проводившие взаимозачет, смогут правильно отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете. Это, в свою очередь, обезопасит от споров с налоговиками.

Отправляем заказным письмом

Организация, направившая заявление о зачете встречных однородных требований, должна получить подтверждение, что документ получен контрагентом и у него нет возражений по процедуре взаимозачета. При этом если организация, направившая заявление, укажет конкретную дату, с которой обязательства сторон считаются исполненными, то зачет произойдет именно с этой даты. Если дате не будет указана, то зачет будет считаться проведенным со дня получения заявления контрагентом.

В связи с этим, заявление о взаимозачете имеет смысл отравлять заказным письмом с уведомлением. Тогда у вас будет подтверждение отправки и получения. И, в случае спора, вы сможете доказать, что ваш партнер получил письмо и не имел каких-то возражений.

Ситуация, когда долговые обязательства двух, трёх, а то и большего количества организаций взаимны, встречается практически повсеместно. Ведь при выборе контрагента предпочтение, как правило, отдаётся проверенному партнёру, а сотрудничают компании в различных направлениях. Если же один должен другому, а другой, в свою очередь - первому, переводить деньги «туда-сюда», затрачивая при этом время, трудовые ресурсы и денежные средства на комиссию банка, абсолютно не выгодно никому. Вполне логичным, и в то же время законным выходом из такой ситуации представляется взаимозачёт требований.

Что такое взаимозачёт, какова законодательная основа акта

Нормы ст. 410 ГК РФ содержат общие положения о зачёте взаимных требований, под которым подразумевается один из способов погашения обязательства. Другими словами, обязательство считается исполненным по заявлению одной из сторон или по обоюдному согласию если перекрывается встречным однородным обязательством.

Взаимозачёт может быть произведён между любыми участниками гражданских отношений - юридическими лицами, ИП, физическими лицами - в различных вариантах их соотношения в сделке.

Зачёт взаимных требований может быть как двухсторонним, так и многосторонним (второе его название «круговой», так как обязательство проходит по своеобразному кругу от одного кредитора к другому).

Условия проведения

Рассматриваемая статья ГК приводит и несколько обязательных условий взаимозачёта:

1. Обязательства являются встречными, то есть дебитор по одному из них является кредитором по другому.
2. Обязательства должны быть однородными, то есть выраженными в одной и той же форме (например, денежной). При этом совершенно естественно, что сделки, в рамках которых появились эти обязательства, могут быть совершенно различны. Примером может послужить взаимозачёт обязательства по оплате оказанных услуг и обязательства по возврату займа. Закон не запрещает зачитывать даже штрафные санкции по договору (суммы неустойки, пени и пр.). Кроме того, по соглашению сторон (с учётом согласованного ими курса) возможен зачёт обязательств в разных валютах.
3. По общему правилу, срок исполнения всех подлежащих взаимозачёту требований должен наступить. Однако статья называет сразу несколько исключений из правила:
   • зачёт может быть произведён если срок выполнения одного или обоих обязательств не определён договором;
   • зачёт возможен, если срок обязательства определён, как момент, когда будет заявлено требование об исполнении;
   • зачёт возможен без учёта наступления сроков исполнения в установленных законом случаях.

На практике редки случаи равенства встречных обязательств. Однако не следует полагать, что они оба погашаются полностью случае неравенства. Полному погашению подлежит меньшее из обязательств. Большее же погашается в части, соответствующей размеру меньшего. Оставшаяся же часть обязательства подлежит исполнению на условиях, определённых в соглашении, его установившем.

Случаи, когда договор между организациями невозможен

Обстоятельства, при которых зачёт взаимных требований запрещён, приводит ст. 411 ГК. Среди них:

• одно из обязательств представляет собой возмещение ущерба, причинённого жизни или здоровью;
• одно из обязательств состоит в пожизненном содержании;
• одно из обязательств - алименты;
• по обязательству истекли сроки исковой давности (по общему правилу они составляют три года);
• случаи, когда взаимозачёт запрещён соглашением сторон;
• случаи, когда зачёт запрещён законом (например, взаимозачёт обязательств по договорам внешнеэкономической деятельности запрещает Закон №173-ФЗ от 10.12.2003).

Правильное оформление взаимозачёта между компаниями

Взаимозачёт может быть однгсторонним (оформляется путём направления письма контрагенту) или основанным на соглашении, подписанном всеми сторонами расчётов

ГК предлагает два способа оформления взаимозачёта:

• односторонний - на основании письма-уведомления от одного из участников взаимных обязательств;
• двух- или многосторонний - на основании подписанного всеми сторонами соглашения.

Для взаимозачёта, в котором участвует три и более организаций, наиболее предпочтительным является второй способ оформления - он позволяет наиболее точно зафиксировать не только зачитываемое обязательство и «остатки» долгов, но и согласие каждого контрагента.

На момент произведения зачёта взаимных требований в компании должны иметься все «базовые» документы, подтверждающие наличие обязательств:

• договоры, которыми определяются условия сделки;
• акты о приёмке выполненных работ (оказанных услуг);
• накладные;
• счета-фактуры и пр.

Односторонний взаимозачёт, образец

Перед проведением взаимозачёта любым из способов рекомендуется составить с контрагентом акт сверки расчётов. Этот документ в процедуре не обязателен, однако поможет точно определить сумму долга по каждому из подлежащих зачёту обязательств, сверить имеющиеся сведения со сведениями, которыми располагает партнёр. В дальнейшем это позволит избежать разногласий, а, соответственно, судебных тяжб.

Акт сверки расчётов составляется в форме таблицы, разделённой на две части, каждая из которых содержит данные о долгах по версии одного из партнёров

Акт сверки расчётов содержит следующие сведения:

• дата, по состоянию на которую сверяются долги;
• наименования организаций-партнёров;
• сведения о соглашениях, на основании которых появились обязательства;
• сведения о размере обязательств;
• сальдо по состоянию на отчётную дату;
• подписи (с расшифровкой) уполномоченных лиц от каждой организации;
• печати обеих организаций.

Акт сверки расчётов в конечном счёте должен отразить общую сумму долга каждой организации перед другой

За сверкой расчётов в процедуре одностороннего взаимозачёта следует уведомление одним партнёром другого о взаимозачёте. Основанием для того чтобы считать зачёт требований состоявшимся считается получение соответствующего письма контрагентом, поэтому к фиксации факта его вручения следует подойти особенно ответственно (например, оправить заказным письмом с уведомлением о вручении).

Письмо-заявление о зачёте взаимных требований лучше отправить заказным письмом с уведомлением о вручении

• реквизиты организации-получателя:
  • Ф. И. О. руководителя или другого уполномоченного лица;
  • наименование компании;
  • адрес;
• название документа - «Уведомление», «Заявление» или др.;
• тема обращения - «О взаимозачёте»;
• сведения об обязательствах, существующих между партнёрами (основания, размер) - можно со ссылкой на акт сверки расчётов;
• сообщение о взаимозачёте с указанием даты, на которую он будет произведён (если дату не указать, взаимозачёт должен произойти в день получения партнёром письма-заявления);
• сведения об оставшихся непогашенными после проведения зачёта обязательствах одной из сторон.
• подписи уполномоченных лиц (руководителя и главного бухгалтера) с расшифровкой;
• дата составления документа.

Односторонний взаимозачёт считается состоявшимся по состоянию на дату, указанную в письме-заявлении, или на дату получения этого письма контрагентом. Тогда же следует совершить соответствующие бухгалтерские проводки.

Документ на основании соглашения (двухсторонний или многосторонний)

Взаимозачёт на основании соглашения, подписанного всеми его участниками обязателен:

• при зачёте неоднородных требований (например, денежных обязательств, выраженных в разных валютах - сторонами должен быть согласован курс зачёта);
• при зачёте обязательств, сроки хотя бы одного из которых не наступили или не были обозначены в договоре.

Важно! Перед проведением взаимозачёта на основании соглашения также рекомендуется составить акт сверки расчётов (правила оформления документа приведены в предыдущем пункте).

Основной документ процедуры - акт взаимозачёта. Типовой формы документа не существует - он составляется произвольной форме, однако должен включать ряд существенных условий, без присутствия которых может быть признан недействительным:

• основания возникновения обязательств (договоры, счета-фактуры и т. д.);
• суммы обязательств;
• сроки исполнения каждого обязательства.

В целом соглашение о зачёте встречных обязательств составляется по правилам оформления договоров, а значит, включает в себя следующие элементы:

• название документа - «Соглашение»;
• тема документа - «О взаимозачёте требований (обязательств)»;
• место и дата составления документа;
• шапка, представляющая собой перечисление участников соглашения:
  • наименование каждой компании;
  • лицо, действующее от её имени;
  • основание, на котором действует уполномоченное лицо (устав или доверенность);
• основная часть документа - договорённости, к которым пришли стороны:
  • прекращение встречных обязательств (их основания и размер следует обязательно перечислить);
  • дата прекращения обязательств;
  • условия исполнения оставшихся непогашенными требований;
• заключительные положения:
  • условия вступления в силу соглашения;
  • количество экземпляров соглашения;
  • приложения (как правило, акт сверки расчётов);
  • реквизиты и подписи сторон;
  • печати компаний-участников.

Трёхсторонее или многосторонее (более трёх участников) соглашение составляется по тем же правилам, что и двухсторонее

Соглашение о взаимозачёте должно быть надлежащим образом зарегистрировано в каждой из организаций-участников. Пункт 3.12 ГОСТ в качестве регистрационного номера документа призывает проставлять его порядковый номер для данной организации. Поэтому каждый регистрационный номер (от каждого участника) проставляется через косую линию в порядке перечисления участников в документе.

Бухгалтерское оформление: проводки

В бухгалтерском учёте взаимозачёт отражается как погашение соответствующих обязательств, не приводящее к образованию новых доходов или расходов. Отразить исполнение обязательств следует на соответствующих контрагенту субсчетах по счетам:

• 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»;
• 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Проводка будет выглядеть следующим образом:

Дебет 60 (76) / Кредит 62 (76) - «отражено прекращение встречного обязательства по оплате товаров (работ, услуг) зачётом взаимных требований».

http://www.assessor.ru/vzaimozachet/#4

Примеры взаимозачёта

На практике чаще всего происходит взаимозачёт между двумя контрагентами, оформленный двухсторонним соглашением. Тем не менее односторонний зачёт, а также взаимозачёт между тремя и более организациями - тоже не редкость.

Пример 1 - односторонний зачёт обязательств между двумя компаниями

ОАО «Комбат» 15 января 2017 года поставило 10 комплектов спецодежды ЗАО «Пересвет» (стоимость поставки - 52 000 р., сроки исполнения обязательства по оплате - после успешной приёмки товара, но не позднее 15 февраля 2017 года). В свою очередь, ЗАО «Пересвет» 17 января 2017 года оказало ОАО «Комбат» услуги по ремонту нескольких систем обеспечения функционирования здания (стоимость работ - 63 000 р., срок оплаты - не позднее 15 февраля 2017 года).

1 февраля 2017 года компании составили двухсторонний акт сверки расчётов по всем заключённым договорам. 2 февраля 2017 года ОАО «Комбат» направило в адрес ЗАО «Пересвет» письмо-уведомление о взаимозачёте на сумму 52 000 р. без указания даты проведения зачёта. Письмо было получено ЗАО «Пересвет» 6 февраля, о чём свидетельствует уведомление о вручении. В этот же день в бухгалтерском учёте компании был отражён взаимозачёт.

Пример 2 - зачёт требований между тремя компаниями путём заключения соглашения

1 февраля ЧП «Рассвет», ОАО «Альбина» и ООО «Веста» провели трёхстороннюю сверку расчётов с составлением соответствующего акта. По результатам сверки выяснилось:

• ЧП «Рассвет» 31.01.2017 поставило ОАО «Альбина» партию товара на сумму 150 000 р. (сроки оплаты - в течение 1 месяца с момента поставки);
• ОАО «Альбина» произвело ремонтные работы в офисных помещениях ООО «Веста» на сумму 200 000 р., при этом «Веста» нарушила сроки оплаты, за что к сумме договора добавилась сумма неустойки размере 10 000 р. (3 года с момента окончания сроков оплаты на день сверки не прошло);
• ООО «Веста» оказало услуги по организации корпоративного праздника ЧП «Рассвет» на сумму 170 000 р. (сроки оплаты - до 10 февраля 2017 года).

В тот же день три стороны подписали соглашение о взаимозачёте 150 000 р. По итогам соглашения за компаниями участниками остались следующие долговые обязательства:

• ОАО «Альбина» погасила своё обязательство полностью;
• ЧП «Рассвет» осталось должно 20 000 р. ООО «Веста» с прежними сроками оплаты;
• за ООО «Веста» сохранился долг в 60 000 р. перед ОАО «Альбина», на сумму 50 000 р. согласно договору за каждый день просрочки продолжает начисляться неустойка.

Пример 3 - многосторонний взаимозачёт обязательств разной валюте

По данным сверки расчётов между четырьмя организациями установлено:

• ОАО «Один» в соответствии с заключённым между ними договором поставки должно уплатить ЗАО «Два» 200 000 р.;
• ЗАО «Два» обязано оплатить в пользу ЧП «Три» (нерезидент) 10 000 долларов США по договору купли-продажи автомобиля;
• ЧП «Три» обязано к уплате в пользу ООО «Четыре» 1 500 долларов по договору купли-продажи;
• ООО «Четыре» должно в пользу ОАО «Один» 300 000 р. по договору оказания услуг.

Организации решили провести взаимозачёт по указанным обязательствам 16 февраля 2017 года. Курс доллара по соглашению сторон составит 57,15 р. (в соответствии с курсом ЦБ на 16.02.2017). Самая меньшая сумм долга в рамках приведённых договоров - 1 500 долларов США (или по курсу - 85 725 р.) - она и подлежит зачёту.

16.02.2017 компании составили соглашение о взаимозачёте, в результате которого:

• ОАО «Один» должно ЗАО «Два» 114 275 р.;
• ЗАО «Два» должно ЧП «Три» 8 500 долларов США;
• ЧП «Три» перед ООО «Четыре» своё обязательство погасило;
• ООО «Четыре» должно ОАО «Один» 214 275 р.

Сроки исполнения обязательств сохранились в соответствии с условиями ранее заключённых договоров.

Взаимозачёт - удобное средство упрощения процедур проплаты по договорам для организаций-партнёров. Правила произведения встречного зачёта достаточно просты, к тому же существует несколько вариантов проведения процедуры. Тем не менее субъектам хозяйствования, планирующим зачёт обязательств, следует помнить о соблюдении законодательно установленных условий процедуры, а также о том, что взаимозачёт возможен не всегда.

(0 голосов, среднее: 0 из 5) Поделитесь с друзьями!

Согласно Гражданскому кодексу, между компаниями возможно прекращение обязательств сторон. Одним из самых распространенных способов является зачет сумм задолженности. При каких условиях возможно осуществить взаимозачет, по какой форме составить письмо на взаимозачет между организациями , в каком случае провести процедуру невозможно – давайте разберемся подробнее.

Условия проведения взаимозачета

Чтобы долговые обязательства были погашены зачетом взаимных требований, должны соблюдаться определенные условия:

• Требования должны быть встречными, то есть участники зачета должны одновременно иметь долги друг перед другом;
• По общему правилу требования должны быть действительными (в зависимости от сроков их погашения) и бесспорными;
• Требования должны быть однородными. Под однородностью в данном случае подразумевается одинаковый способ погашения обязательств. Однако стоит иметь ввиду, что по соглашению сторон в договоре может быть оговорено прекращение обязательств и с неоднородными требованиями (например, обязательства могут быть выражены в разной валюте);
• Требования, которые планируется зачесть, не должны относиться к тем требованиям, зачесть которые невозможно. Требования, которые не могут быть зачтены: о возмещении вреда, который был причинен жизни или здоровью, о взыскании алиментов, о содержании пожизненно, и в иных случаях, предусмотренных законом или договором.

Зачет долговых требований признается действительным в зависимости от сроков их погашения, которые:

• либо уже наступили согласно условиям договора;
• либо никак не указаны в условиях договора;
• либо определены моментом востребования.

Письмо о проведении взаимозачета (образец)

Согласно гражданскому законодательству, возможность прекращения обязательства зачетом встречного однородного требования возникает при направлении соответствующего документа одной из сторон. Данный документ может быть оформлен в виде письма контрагенту, соглашения о проведении взаимозачета, заявления о проведении взаимозачета или в иной форме.

Форма данного документа не имеет утвержденной унифицированной формы, не определена Гражданским кодексом РФ. Письмо на взаимозачет (образец мы приведем ниже, вы можете использовать его при составлении письма самостоятельно) разрабатывается в компании собственными силами.

Обычно письмо имеет следующую форму. В правом верхнем углу необходимо указать реквизиты организации, в которую направляется письмо о взаимозачете. Письмо отправляется на имя генерального директора, поэтому целесообразно указать реквизиты следующим образом: «Генеральному директору ООО «Название организации» (ФИО директора) от…». Можно указывать название организации, место нахождения и иные реквизиты полностью или указать реквизиты в сокращенном виде.

Затем необходимо указать название документа и переходить к основной части письма. В теле письма необходимо указать, что на основании статьи 410 Гражданского Кодекса РФ компания просит о проведении зачета взаимных требований и перечислить подробно, о каких долгах друг перед другом идет речь. При перечислении необходимо указать подробно номера договоров, даты их заключения, стороны, сумму сделки, срок исполнения обязательств, какая сумма подлежит зачету.

Целесообразно сделать это следующим образом: сначала указать долг одной компании перед другой в следующем формате: «По договору поставки №3 от 10.08.2017 на сумму 20 000 рублей, по которому поставщиком является ООО «Дельта», а покупателем ООО «Людмила». Поставка состоялась 12.08.2017 (указание подтверждающих документов). Срок исполнения обязательств – 30.08.2017».

Стоит отметить, что несмотря на то, что письмо составляется в свободной форме и на первый взгляд не имеет сложностей в заполнении, необходимо быть предельно внимательным при его составлении, указании реквизитов договоров, сроков и т.д. Допущение ошибок, неточностей, пропуск реквизитов может привести к недействительности взаимозачета.