Расписка о приеме документов. Образец расписки в получении официальных документов

Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

Пример 1

Свернуть Показать

Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения - 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги . И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.

Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

Пример 2

Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

Свернуть Показать

Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка , без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации - так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

Что творят!

Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

Пример 3

Свернуть Показать

Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну - с регистрационным номером и датой, вторую - с подписью должностного лица:

Пример 4

Свернуть Показать

Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

Пример 5

Свернуть Показать

С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

• если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
• часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

• слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
• личный росчерк должностного лица организации-адресата;
• его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
• полное указание должности, включая наименование организации;
• дата получения документа.

Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.

Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

Доставка по «обычной» почте

Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.

Рисунок 1

Доставка по «обычной» почте

Свернуть Показать

Доставка по электронной почте

Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.

В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

Свернуть Показать

Елизавета Добренко , юрист

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов - это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация - подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

Пример 6

Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

Свернуть Показать

7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.

Современный документооборот предполагает передачу документов как внутри организации, так и за ее пределы. Во втором случае важно зафиксировать факт передачи или получения информации на бумажном носителе, для чего служит расписка о получении документов. Строго регламентированной формы для расписки не установлено, но при ее составлении необходимо придерживаться определенных правил.

От корректности такого документа может зависеть судьба важной сделки, исход судебной тяжбы и пр. Рассмотрим, на что следует обратить внимание при составлении расписки.

Обязательные реквизиты расписки

Для того, чтобы составленная при передаче документов расписка имела силу и могла быть использована как доказательство при судебном разбирательстве в ней обязательно указываются следующие данные:

• точное наименование, подтверждающее, что это именно расписка или акт приема-передачи;
• подробные сведения о каждой из сторон, включая анкетные данные, номер, дату и место выдачи паспорта, сведения о месте регистрации;
• дату передачи и ее место;
• целевое предназначение документов и дату возврата (например, при передаче в государственные органы);
• указание на характер переданных документов, их номера и даты создания;
• если передаются копии – то их вид (нотариальная, заверенная, простая);
• подписи обоих участников передачи с расшифровкой.

Как правильно написать расписку

Расписка, образец которой приведен ниже, составляется в определенной последовательности. Сначала указывается название документа, то есть «Расписка», и цель ее составления – передача документов.

Затем необходимо указать кто и кому передает документы. Для наиболее точной идентификации каждой из сторон используются фамилия, имя и отчество каждой из сторон, серия и номер паспорта, адрес постоянного проживания, иногда дата и место рождения.

После указания сведений о принимающей и передающей стороне следует перечень документов с наименованием каждого из них, номером и датой создания, обозначением общего количества документов и числа листов в них. Завершают расписку подписи сторон.

Некоторые важные моменты

Если речь идет о передаче информации от одного физического лица другому, то лучше, если расписка в получении документов будет оставлена от руки. При возникновении споров или каких-либо недоразумений, это позволит быстрее установить авторство текста и подлинность подписи.

В идеале расписка не должна занимать более одного листа. Но если перечень передаваемых документов достаточно велик, допустимо составить расписку и большего объема. Необходимо лишь проследить, чтобы подпись принявшего документы лица не оказалась на отдельной странице. Это может стать причиной сомнений в подлинности всего документа.

Исправления в подобном документе не приветствуются, но все же допустимы. Однако каждое исправление обязательно необходимо заверить подписью автора расписки или обеих сторон.

Составить расписку в получении документов самостоятельно довольно несложно. Необходимо лишь правильно ее составить и не забыть заверить подписями сторон.

Процедура увольнения сопровождается оформлением большого объема документации. Часть ее остается в организации, а другая часть передается работнику. Работнику важно собрать полный комплект документов для последующего трудоустройства. Но важно, чтобы подтвердить действительную выдачу документов, поэтому необходимо правильно организовать эту процедуру. Рассмотрим, что может быть подтверждением о выдаче документов при увольнении.

Нормативное регулирование выдачи документов при увольнении

В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.

Пакет документов, выдаваемых при увольнении

Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
• Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)

Документы, выдаваемые при увольнении по запросу

При этом работник может получить дополнительные документы по письменному запросу. К ним относятся:

• Расчетный лист
• Справка по форме 2-НДФЛ
• Справка для пособия по безработице
• Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью

Расписка о получении документов при увольнении

Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе. Получение трудовой книжки сопровождается следующим образом: работник расписывается в приказе (распоряжении) об увольнении, получает трудовую, ставит подпись в журнале (книге) регистрации трудовых книжек и непосредственно в трудовой книжке, а также в личной карточке работника.

Выдача справок, обязательных к выдаче, сопровождается подписью в журнале заявок о выдаче справок (если он имеется), но в связи с тем, что они являются обязательными, то заявку на нее делать не нужно. А подтверждение о получении справок необходимо организовать посредством разработки локального документа (на усмотрение работодателя), где отражаются все документы, подготовленные к увольнению.

Работнику необходимо написать от руки расписку разборчивым почерком без помарок и исправлений. В дальнейшем эта расписка подшивается к личному делу работника.

Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):

• наименование организации, где составлена расписка
• наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
• дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
• текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
• подпись и расшифровка подписи работника

Пример расписки о получении документов при увольнении

Расписка защитит руководителя в ситуации, если работник заявит о том, что документов не получал посредством предоставления ему расписки, а также при проверках со стороны государственной инспекции труда. Также можно в расписке указать информацию о том, что работник получил документы и претензий не имеет.

Типичные ошибки

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

Расписка является официальным юридическим документом, подтверждающим факт передачи денег от одного лица другому, а также выполнение определенных обязательств. Она всегда должна быть составлена в письменной форме с указанием всех важных сведений. Иногда расписка может быть удостоверена нотариально. Это требуется в тех случаях, когда заемщику предоставлена крупная сумма денежных средств.

Определение

Расписка считается официальным документом, который подтверждает возложенные на другого человека обязательства. Составляется она только в письменном виде. Удостоверение ее нотариусом законом не предусмотрено, потому что по своему назначению она выполняет все условия договора займа. Тем не менее в некоторых случаях юристы советуют обратиться к нотариусу, чтобы в будущем не возникло проблем с исполнением обязательств. Образцы расписок не предусмотрены законом, но тем не менее следует придерживаться определенной формы при их составлении. При этом документ должен содержать всю информацию о лице, которое приняло на себя обязательство. То же касается того человека, для которого данная расписка предназначается.

Обязательным и важным условием и реквизитом является подпись на документе. Также иногда необходима ее расшифровка. Образцы расписок, существующие на сегодняшний день, позволяют сделать вывод, что наличие информации о дате и месте заполнения документа также является обязательным.

Оформление

О том, как составить расписку, задумывается почти каждый второй человек, который передает другому гражданину в долг денежные средства или какие-то документы. При этом многие думают, что она требует нотариального удостоверения или обязательной подписи двух свидетелей. На самом деле это необязательные условия при составлении расписки, потому что она и без этого считается официальным документом. Главным здесь является ее простая письменная форма с указанием конкретных данных того человека, кто ее предоставляет.

Образцы расписок

Разновидностей таких документов существует несколько:

О передаче определенной суммы (например, алиментов);

О передаче документов.

Каждая из указанных расписок должна быть составлена только письменно. По желанию лиц возможно ее заверение у нотариуса. Расписка в получении денежных средств составляется следующим образом:

00.00.00 года город ___________

Я, гражданин(гражданка) Ф.И.О _____________, паспортные данные и дата выдачи _________, зарегистрированный (ая) по адресу: __________, получил(а) от гражданина ___________, данные документа, подтверждающего личность, проживающего по адресу: __________ (город) _________ улица, дом, квартира, денежные средства в счет оплаты алиментов на ребенка в сумме ________ (цифрами и прописью) рублей.

Никаких финансовых претензий к __________(Ф.И.О.) не имею.

Дата ________

Подпись_________

Из вышеизложенного видно, что расписка в получении денежных средств составляется с использованием всех персональных данных лиц, которые принимают на себя определенные обязательства. Данный документ официально подтверждает факт того, что денежные средства были переданы. Поэтому бывшие супруги используют его в качестве доказательств выплаты алиментов на детей второму родителю.

Долговая расписка

00.00.00 город (край, область)

Я, гражданин __________ (паспорт с указанием всех данных), проживающий по адресу: ______________, взял у гражданина ________________, паспорт_____________ выдан __________, зарегистрированного по адресу: __________ деньги в сумме _______ (прописью) и обязуюсь вернуть их через три месяца ________(дата) с процентами.

Дата__________

Подпись_________

Где применяется

Расписка о передаче денежных сумм считается необходимым документом, который используется в гражданских правоотношениях. Кроме того, она является самым верным способом выполнения обязательств. Юридическая сила расписки заключается в том, что если одна из сторон не выполнит условия данного документа, то спор можно будет разрешить путем обращения в суд. Кроме того, если человек будет отказываться от того, что он давал другому лицу обязательство и не исполнил его, но оно зафиксировано письменно и есть его роспись, то этот факт сможет подтвердить почерковедческая экспертиза.

Основные условия

Многие из граждан, передавая деньги в долг другому человеку, задумываются над тем, как составить расписку. Потому что сумма, превышающая тысячу рублей, обязательно должна быть зафиксирована на бумаге - так гласит ГК. В противном случае возврата денег можно и не дождаться, при этом испортить отношения с друзьями и близкими людьми. Образцы расписок в данном случае различные, стандартных форм не существует, законом они не установлены. Поэтому нужно составлять данный документ самостоятельно, но с соблюдением конкретных условий. В расписке нужно указать:

Дату составления;

Сумму, переданную и полученную другим человеком (цифрами и прописью);

Период времени, если речь идет о выдаче денег в долг;

Проценты за просрочку и использование средств;

Данные граждан полностью с указанием паспорта и места проживания.

В том случае если все условия будут соблюдены, есть вероятность того, что долг будет возвращен полностью и в нужное время. Кроме того, оформленная в соответствии с нормами закона расписка будет являться весомым доказательством того, что другой человек взял денежные средства в долг и не вернул их. И если дело дойдет до судебного разбирательства, то можно будет провести экспертизу, подтверждающую почерк гражданина, ее составившего.

Общая характеристика

Расписка - это очень важный документ, подтверждающий обязательство одного человека перед другим лицом. Составляется только в письменной форме. В случае, когда сумма денег особо крупная, можно заверить расписку у нотариуса. Как правило, один документ никто заверять не будет. Поэтому расписка должна быть приложением к договору займа. Хотя юридическая сила у такого документа появляется и в том случае, когда он заполняется в письменной простой форме. Кроме того, расписка должна быть составлена в обязательном порядке, если размер занимаемой суммы превышает 1000 рублей. При этом она будет подтверждением того, что деньги будут возвращены. Если, должник не захочет возвращать полученную сумму добровольно, то это можно будет сделать в принудительном порядке через суд. В этом случае можно требовать еще и компенсацию за просрочку.