Главная » Пенсии и пособия » Бланк заявления на копию трудовой книжки образец. Дубликат трудовой книжки. Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Бланк заявления на копию трудовой книжки образец. Дубликат трудовой книжки. Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
Трудоустройство по совместительству.
Обращение в посольство.
Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

подпись уполномоченного работника (обычно директора);
его фамилия и инициалы;
его должность (полное название);
виза «копия верна»;
синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец заявления 2017 — 2018

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

Количество не ограничено.
Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

оформление определенных социальных выплат;
оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

Стоит разобраться, какие существуют правила оформления копии трудовой книжки и куда работнику нужно обращаться за получением этого документа.

Копия трудовой книжки: для чего нужна

Трудовая книжка – важный документ каждого человека, данные из которого могут понадобиться во множестве ситуаций. Однако не всегда есть возможность получить на руки оригинал, ведь по закону книжка должна храниться у работодателя. Узнайте, в каких случаях выдают трудовую книгу на руки — в . Для большинства органов и структур достаточно лишь правильно оформленной копии этого документа.

Копия трудовой книжки – это документ, созданный при помощи технических средств (ксерокса или сканера с принтером) со страниц оригинала. Важным моментом при этом является правильное оформление, то есть наличие на документе всех необходимых надписей, печатей и подписей. Копия трудовой может понадобиться в следующих ситуациях:

оформление кредита в банке, особенно если его сумма велика;
трудоустройство на дополнительную работу;
оформление пенсии в Пенсионном фонде (если гражданин еще работает и не может предоставить оригинал);
предоставление документов в посольство (для оформления визы), в числе которых есть и копия трудовой;
оформление различных социальных выплат.

Это только наиболее распространенные случаи, в которых нужна копия трудовой. На практике список может быть значительно шире – копию можно предоставлять вместо трудовой книжки всегда, когда она нужна. Также наличие правильно заверенной копии поможет в тех случаях, если оригинал документа будет утерян. На основании нее записи можно будет восстановить.

Существует документ, схожий с копией трудовой книжки – это выписка из нее . Создается он тем же способом (то есть при помощи ксерокопии), однако содержит не все страницы книжки, а лишь некоторые из них, необходимые работнику. Подробнее про выписку — .

Выписку можно использовать точно так же, как и копию, и к ее оформлению предъявляются такие же требования.

Как оформить копию?

на предприятии, на котором работает сотрудник, поэтому обращаться за копией можно к одному из следующих лиц:

руководитель предприятия;
главный бухгалтер;
сотрудник кадрового отдела предприятия.

Конкретное лицо, к которому можно обратиться, зависит от размеров предприятия и организации кадровой работы на нем (подробнее ). Для получения копии сотруднику необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

Обратиться в подразделение предприятия, на котором хранятся трудовые книжки.
Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
Ожидать получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

После окончания установленного срока работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.

Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

После снятия копий со всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы . Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.

Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия. Его продолжительность зависит от того, кто оформлял документ:

Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник. Основные требования к оформлению копии:

На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и .
На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны . Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.

Стоит учесть, что печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.

Только в случае соблюдения всех этих требований копия трудовой будет считаться юридически действительной – до того момента, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Ксерокопия трудовой книжки — как выглядит:

Особенности копии трудовой книжки для банка

Одной из ситуаций, при которых может понадобиться копия трудовой книжки, является оформление кредита в банке. Чаще всего она нужна при займе на крупную сумму или при покупке дома, квартиры, имущества. Записи из трудовой книжки подтверждают, что заемщик по-прежнему работает на своей должности и получает соответствующий доход.

При оформлении копии трудовой книжки для банка стоит учитывать такие моменты:

Документ должен быть оформлен с соблюдением всех законодательных требований.
Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Для того чтобы оформление кредита прошло успешно, нужно серьезно отнестись к оформлению копии.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным.

При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право. Срок действия копии трудовой книжки для банка неограничен.

Как заверить у нотариуса и сколько это стоит?

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

паспорт;
трудовая книжка;
генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Когда нужна справка 2-НДФЛ?

За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя . Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников.

Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Сделать 2 НДФЛ будет гораздо проще, если вы скачаете:

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

Для того чтобы документ был принят в необходимых органах, он должен быть правильно оформлен и обязательно заверен уполномоченным лицом, его подписью и печатью предприятия.

После внесения изменений в трудовую книжку копию нужно оформлять заново, поскольку полученный ранее документ в таком случае становится недействительным.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
Утеря книжки, либо ее кража.
Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
Название документа (заявление), указывается в центре листа.
Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
Подпись сотрудника, который подает заявление.
Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки? Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.

Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа. Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.

Копия ТК

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия:

При устройстве на вторую работу
Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
Комплект документов на визу
Социальные льготы по закону
оформление пенсионных выплат;
процедура усыновления;
получение загранпаспорта

И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.

Не путайте копию и выписку из трудовой . По факту, выписка – это тоже копию, но лишь частичная, отдельных страниц. Хотя выписка тоже может быть использована и востребована.

Оформление копии

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

Директору
Главбуху
Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Порядок ваших действий:

Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
Написать заявление на получение копии трудовой . Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
Ждете получения копии . Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки

В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.

Срок действия копии книжки

Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
Документ, заверенный нотариально , не имеет ограниченного срока действия.

Делаем копию правильно!

На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна» . Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи , не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты . В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны . Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
Печать, проставленная на страницах копии , не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец, пример)

Не всегда требуется полная копия трудовой книжки . Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников . Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки . Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Для сторонней организации

на документе ставится отметка “Верно”;

указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

указывается дата заверения;

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить . Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Копия для банка (особенности)

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

место работы;
стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
уровень платежеспособности и кредитоспособности;
подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Важные моменты:

Если последняя запись расположена внизу страницы , обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке . Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

для оформления ипотеки;
для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням.

Заверяем у нотариуса

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

паспорт;
трудовая книжка;
генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Справка 2-НДФЛ

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов. За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников . Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Оформление копии трудовой для УФМС

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды профессиональной деятельности работника, его стаж, сведения об его наградах и заслугах.

В законодательстве РФ предусмотрены нормы, которые определяют форму документа, правила заполнения всех его граф, ведение и хранение.

Основная информация

Трудовая является официальным документом строгой отчетности. Как важный элемент она должна храниться у работающего на протяжении всей жизни.

В настоящее время в нашей стране действуют трудовые документы двух образцов: советского и нового. Оба образца имеют одинаковое юридическое значение. Новый бланк книжки и вкладыша к ней предусмотрен, заполняется и хранится на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

Основными реквизитами документа являются:

данные о работнике, которые включают: ФИО, дату рождения, сведения об образовании и профессии;
данные обо всех периодах работы сотрудника, включая переводы;
сведения о награждениях, поощрениях;
данные об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

Данные о взысканиях, кроме увольнения, в книжку не заносятся.

В период, когда гражданин РФ работает в компании, этот документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии данной организации. При увольнении он выдается лицу на руки. Согласно кадровому законодательству, на предприятии ведется учет трудовых и вкладышей к ним.

Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео:

В каких случаях может потребоваться выдача?

Трудовые книжки являются серьезным официальным документом, за который в период трудоустройства гражданина полную ответственность несет уполномоченное лицо кадрового отдела или бухгалтерии. На основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225, документ отдается на руки рабочему только в случае его увольнения.

Изменения в трудовом законодательстве в редакции ФЗ от 21.04.2014 года №216-ФЗ предоставили право сотруднику требовать выдачу трудовой для оформления пенсии или для подтверждения своего стажа работы в других инстанциях. С 01.01.2015 года при наличии уважительных причин работник может обратиться с письменным заявлением о выдаче оригинала книжки до увольнения.

Выдается документ как после увольнения, так и по требованию под подпись в журнале движения трудовых.

Как уже говорилось, самой распространенной причиной, по которой возможна временная выдача книжки, является оформление пенсии лицом, которое продолжает работать. Как единственный документ, который подтверждает профессиональный стаж, трудовая является основанием для оформления любого вида пенсии или страхования.

Как правильно составить заявление?

Главным основанием выдачи оригинала документа является заявление работника. Только на основании этого обращения руководством или уполномоченным лицом может приниматься решение о выдаче. Нормами не предусмотрена определенная форма заявки. Ее можно написать в произвольной форме, но как официальный документ заявление должно содержать обязательные реквизиты.

Ими являются:

адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения);
должность и основные данные заявителя (ФИО);
название документа;
дата написания;
подпись заявителя.

В идеальном варианте в нем необходимо указать причину, по которой работнику понадобилась трудовая.

Законодательством не предусмотрено обязательное указание цели , но для объективности рассмотрения заявки руководителю или уполномоченному лицу нужно знать причину требования книжки. Поэтому кадровикам или работникам бухгалтерии лучше попросить заявителя указать цель, для которой ему необходим документ.

Специалисты советуют после получения оригинала трудовой под подписью заявителя прописать дату ее получения.

Все заявления на выдачу работающему лицу книжки должны быть подшиты в отдельную папку.

Предоставление дубликата

В кадровой практике встречаются случаи, когда работник обращается с просьбой о выдаче дубликата трудовой. Причин, которые способствуют данному требованию, может быть две:

Утеря документа.
Серьезное повреждение, когда документ приходит в негодность.

В первом случае дубликат выдается руководством последнего места работы заявителя. Процедура выдачи такая:

Работник, потерявший или повредивший документ, должен обратиться сразу же после фарс-мажорной ситуации к администрации соответствующего предприятия или организации.
Заявление на выдачу новой трудовой рассматривается до 15 календарных дней.
Книжка выдается под подпись заявителя с пометкой «дубликат» вместе с вкладышем.

Выдача дубликата усложняется тем, что документ можно восстановить только на основании существующих приказов, зарплатных ведомостей и других официальных бумаг. Часто для восстановления необходимо обращаться в госархив за нужными справками и выписками.

Среди списка доказательств самими распространёнными являются:

Приказы и постановления о работе заявителя, включая переводы и перемещения.
Справки из госархивов в тех случаях, когда предприятие или учреждение уже не существует.
Договоры.
Справки о продолжительности профессиональной деятельности.
Ведомости о выдаче зарплаты или лицевые счета сотрудника, на которые начислялась оплата труда.
Решения суда по спорным вопросам, которые касаются стажа.

В том случае, если потеря или повреждение трудовой произошло по вине работника, то все документы он должен восстанавливать самостоятельно, а если по вине сотрудников компании – все заботы о восстановлении и сборе информации возлагаются на руководство.

Просмотров