Федеральный закон о делопроизводстве в рф. Делопроизводство и документооборот - что это такое? Доставка, поступление и регистрация актов

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот - что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• движения документов;
• карточки документов;
• электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое судебное делопроизводство, и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

• Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
• Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
• Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

• сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
• нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

Приложение. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477
"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

С изменениями и дополнениями от:

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. N 356 пункт 26 дополнен подпунктом "в"

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью , служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс - значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

• Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ

У всех организационно-правовых документов одна цель - регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» .

■ Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция - правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил - конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции. Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац. А самостоятельные правила ведения электронной переписки - это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше. Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Вид ЛНА	Назначение ЛНА	Пример
Положение	Определяет статус структурного подразделения	Положение о Службе документационного обеспечения управления
	Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида	Положение о хранении документов
	Определяет статус коллегиального совещательного органа	Положение об экспертной комиссии
Инструкция	Регулирует одну из сторон деятельности организации	Инструкция по делопроизводству
Регламент бизнес-процесса	Последовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операций	Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам»
	Конкретизируют уже регламентированный процесс	Правила отправки и получения почтовой корреспонденции
	Фиксирует решение, принятое по процессу	Приказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по делопроизводству - центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства. Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима. В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее - Методические рекомендации для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331; далее - Инструкция для ФТС). Она обязательна только для ФТС и подведомственных ей организаций, но другие организации могут использовать ее в качестве основы для собственной инструкции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 начинает действовать с 1 июля 2017 года. А Методические рекомендации для ФОИВ и Инструкция для ФТС составлены на основе прежнего стандарта по оформлению документов - ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему . С 01.07.2017 оба этих документа перестают быть актуальными в части, посвященной оформлению реквизитов. Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть внимательными - новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 меняет не только правила оформления реквизитов, но и их состав.

Структура инструкции

Состав, порядок расположения и содержание разделов инструкции могут варьироваться. Все зависит от того, как выстроена система делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в организациях, которые активно используют систему электронного документооборота (СЭД) и электронную цифровую подпись (ЭЦП), и в организациях, где процветает бумажный документооборот, будут очень разными.

Тем не менее, можно составить базовое универсальное содержание инструкции по делопроизводству, чтобы разработчикам этого ЛНА «на местах» было от чего оттолкнуться (Таблица 2).

Таблица 2

Базовая структура инструкции по делопроизводству

Номер раздела	Раздел инструкции по делопроизводству	Утверждаемые разделом формы / образцы документов
	Общие положения
	Термины и определения
	Требования к оформлению документов	Бланки документов (общий бланк для документов, бланк письма, бланки отдельных видов документов, другие бланки). Форма журнала учета и выдачи бланков (если организация ведет учет бланков). Образцы оформления каждого из реквизитов (приводятся сразу в тексте при описании правил оформления реквизитов документов).
	Организация работы с документами
	Система электронного документооборота
	Особенности работы с электронными документами
	Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции	Форма журнала регистрации входящих документов. Образец акта о недостаче документов. Образец акта о повреждении документов. Оттиск штампа о регистрации входящего документа.
	Организация исполнения документов и поручений	Образец оформления резолюции. Форма справки-отчета об исполнении документов.
	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов	Образец приказа. Образец распоряжения. Образец акта (например, о возврате неполного пакета документов) Образец доверенности (например, на получение почты).
	Порядок оформления и исполнения решений, принятых на совещаниях	Образец краткого протокола совещания. Образец полного протокола совещания.
	Оформление и отправка исходящих документов	Образец сопроводительного письма. Форма журнала регистрации исходящих документов. Форма журнала почтовых отправлений. Форма списка для отправки партионных почтовых отправлений.
	Порядок работы с обращениями граждан	Форма заявки (обращения) гражданина. Форма журнала регистрации обращений граждан (если организация учитывает обращения граждан отдельно).
	Порядок передачи документов на хранение	Форма сдаточной описи.
	Организация и учет документов в архиве	Форма номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел структурного подразделения. Форма описи дел постоянного хранения; Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Форма описи дел по личному составу. Форма описи электронных дел и документов постоянного хранения. Форма описи электронных дел и документов временного (свыше 10 лет) хранения.
	Использование документов в архиве	Образец акта о выдаче дел во временное пользование.
	Уничтожение документов с истекшими сроками хранения	Форма акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Порядок хранения документов по инструкции

Порядок архивного хранения документов описывается в разделах инструкции на основе:

• Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкульта России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015);
• Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: КАК ВЫБРАТЬ?

Для небольшой организации инструкции по делопроизводству будет вполне достаточно, тем более, если она описывает все процессы делопроизводства, от создания до уничтожения документа.

Регламенты по делопроизводству чаще всего «вырастают» в самостоятельные ЛНА из инструкции. Это происходит естественным путем - по мере развития организации. Если на определенном этапе появится необходимость регламентировать бизнес-процессы, тогда могут быть разработаны:

• регламент бизнес-процесса «Создание документа»;
• регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документа»;
• регламент бизнес-процесса «Архивное хранение документа»;
• другие регламенты, в зависимости от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и регламентировать.

Еще один вариант развития событий: в организации накопилось множество документов, и для них был создан архив. В этом случае необходимо сразу регламентировать процесс их хранения, иначе работников архива завалят документами. Решить проблему поможет инструкция по оформлению и передаче дел на архивное хранение.

Впрочем, если архив пока невелик и находится в стадии становления, это могут быть правила или даже приказ по основной деятельности. Выбор видов документов для регламентирования процессов делопроизводства, как мы уже выяснили, довольно велик.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждены Росархивом).

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». В первом регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком раздел 11 «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти». Его первый же пункт указывал, что «делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее − типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством». Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: «При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации».

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 № 7418. На основе типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, что нового внесли Правила.

В отличие от типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (раздел 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:

– «делопроизводство» − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– «номенклатура дел» − систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– «дело» − совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным. Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же, узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм − левое, 10 мм − правое, 20 мм − верхнее, 20 мм − нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа», исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте, пока еще несвоевременно.

Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

1. Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
2. Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
3. Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
4. Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».
5. Передача документов службой делопроизводства.
6. Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
7. Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовке дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке».

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличаются от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что «в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах».

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводст

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.