Оформление и порядок учета банковских платежных документов. Первичные документы

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

То, что является основанием для операции отражения в учете банка;

То, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

То, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

Расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

Кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

Документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование - поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;

Основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

При проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

Дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);

Номер документа;

Наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

Наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

Сумму (числом и прописью);

Контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

Назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);

Коды технической обработки;

Подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

Подписи работников банка, проверивших документ .

Все документы должны быть оформлены на пишущих или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий .

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

4. Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.

5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов - денежно-расчетные документы . Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы делятся на приходные и расходные . К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера

Мемориальные документы - это документы по безналичным расчетам , которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. В настоящее время, основная масса документов оформляются на ЭВМ

Все документы имеют следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.

Банковская документация представляет собой совокупность документов являющаяся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете. К банковской документации относят следующие виды документов:

Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры) они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

Кредитно-плановые документы (кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога и страхования).

Операционно-расчетные документы, на основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции (платежные поручения, авизо, мемориальные ордера).

Кассовые документы, т.е. документы связанные с приемом и выдачей наличных денег.

Документы по внутрибанковским операциям (ведомости по заработной плате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Они поступают в банки от предприятий и учреждений, от других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций. Это позволяет проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые. Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявления клиентов на взнос денег в кассы банка, приходные кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Мемориальные кассовые ордера используются для безналичных перечислений по счетам. В их состав входят расчетные документы, представленные банку клиентами (платежные требования, поручения, расчетные чеки).

К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются приемы выдачи ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии. Все формы банковских документов включены в унифицированную систему денежно-расчетной документации. Для составления документов используются стандартные бланки, установленной формы, изготовленные типографским способом. Основные реквизиты документов, применяемых в банках регламентированы положением о расчетных документах. Все документы на основании которых совершаются бухгалтерские записи должны иметь контировку, т.е. обозначение балансовых, внебалансовых и лицевых счетов по которым проводятся суммы. Все документы содержат четкое изложение сущности операции с указанием суммы платежа. Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа должны иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или шариковой ручкой. В документах обязательно проставляется дата выписки документа и дата сдачи его в банк. Документы связанные с приемом и выдачей денег и ценностей, в том числе квитанции о приеме денег и ценностей должны иметь кроме указанных выше подписей, также подпись кассира принявшего или выдавшего деньги и ценности. Недопускаются в прием к исполнению документы имеющие какие-либо исправления. Определенный порядок должен соблюдаться и при хранении банковских документов. Бухгалтерские, мемориальные документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов.

Документы длительного хранения подшивают в отдельные папки:

По вкладам физических лиц.

Кассовые документы.

По операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой.

По внутрибанковским операциям.

По ссудам индивидуальным заемщикам.

Хранятся документы:

В кладовой и несгораемых шкафах: отчетные балансы, сводки оборотов и остатков, проверочные ведомости, действующие лицевые счета по вкладам граждан, кассовые документы за последние 12 месяцев, мемориальные ордера за текущий месяц и балансовые журналы.

В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении: картотеки действующих лицевых счетов, операционные журналы, карточки с образцами подписей, карточки учета средств выданных на заработную плату, ведомости по исчислению процентов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагают на руководителя и главного бухгалтера банка.

Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Οʜᴎ предназначены для руководителœей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

2. Кредитно-плановые документы . К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, к примеру, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

4. Кассовые документы , ᴛ.ᴇ. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денеᴦ.

5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы . Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы делятся на приходные и расходные . К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денеᴦ. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера

Мемориальные документы - ϶ᴛᴏ документы по безналичным расчетам , которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. Сегодня, основная масса документов оформляются на ЭВМ

Все документы имеют следующие реквизиты: название документа͵ № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счёт плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, ᴛ.ᴇ. ставят дату, подпись и штамп.

Специфика банковских операций, их отличие от деятельности нефинансовых агентов экономики требует использования специальной документации. Она разрабатывается Банком России, обязательна к применению всеми юридическими и физическими лицами при их работе с банками.
По методике ЦБ РФ банковские документы делятся на кассовые и мемориальные, которые могут быть клиентскими и внутрибанковскими. Есть и другие методики - из мемориальных в отдельные группы выделяются расчетные документы, внебалансовые и др.
Кассовыми документами оформляются кассовые операции банка по приему-выдаче наличных денег в рублях и инвалюте: объявления на взнос наличными, денежные чеки, приходные и расходные кассовые ордера.
Мемориальные документы служат для отражения в бухгалтерском учете безналичных операций: платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, расчетные чеки, аккредитивы, а также клиентские документы, оформленные и подписанные самими клиентами. С их помощью происходит зачисление и списание безналичных средств со счетов клиентов.
Внутрибанковские мемориальные документы: платежный ордер, платежный мемориальный ордер и мемориальный внебалансовый ордер. Первым оформляются частичная оплата документов из картотеки «Расчетные документы, не оплаченные в срок»; вторым - такие внутрибанковские операции, как поступление и выбытие основных средств, начисление амортизации, заработной платы, некоторых расходов и доходов и др. Мемориальным внебалансовым ордером отражаются внебалансовые операции: гарантии выданные; обеспечение выданных ссуд; аккредитивы, выставленные на имя клиентов банка, и др.
Все банковские документы должны иметь обязательные реквизиты и корреспонденцию счетов, т.е. обозначение счетов по дебету и кредиту.
Документооборот - путь (схема) движения документов с момента поступления в банк или выписки внутрибанковских документов до сдачи их в документы дня. Как правило, банковские документы в своем документообороте проходят 4 интервала:
проверка оформления документа, наличия и правильности подписей, т.е. прием документа, или подготовка внутрибанковского документа;
подписание документа ответственными банковскими работниками;
занесение документа в учетные регистры; контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.
Разные экземпляры одного документа могут совершать разный документооборот. Первый экземпляр платежных документов попадает в документы дня; второй - возвращается клиенту после подписания его исполнителем; электронная копия передается по средствам связи в РКЦ ЦБ РФ и служит основой для списания денег с корсчета банка.
Составляется график документооборота, іде указывается время проведения тех или иных бухгалтерских операций. В частности, предусматривается время, необходимое для оформления документов; время прохождения и обработки, в том числе поступающих в банк в послеоперационное время; время закрытия баланса и др.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и на основе Правил бухгалтерского учета, установленных Банком России, кредитная организация самостоятельно разра-
зв
батывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Под технологией обработки понимается последовательность действий бухгалтерских работников от приема документов до сдачи их в документы дня. Учет и обработка бух-галтерской документации, составление выходных форм осуществляются с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах.
Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.
Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.
Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее аналоги, применяемые в соответствии со ст. 160 ГК РФ.
. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
По тому, какие и сколько учетных регистров используются при организации бухгалтерского учета и в какой последовательности ведутся записи в них, различают формы учета.
В банках используется мемориально-ордерная форма учета. Это означает, что до группировки однородных операций на счетах они оформляются платежным мемориальным ордером, в ко- тором указываются: содержание операции, сумма, корреспон-денция счетов. Если эти реквизиты имеются в самом документе, например в платежном поручении, то платежный мемориальный ордер не выписывается.
К основным регистрам относятся:
кассовые журналы по приходу и расходу - для регистрации операций, соответственно, по приему и выдаче наличности;
ведомость остатков - ведется по всем лицевым счетам с выделением итогов по разделам, счетам первого и второго порядка;
баланс банка, где отражаются входящие и исходящие остатки;
баланс в форме сальдо во-обороти ой ведомости, где кроме остатков показаны обороты по счетам.

Еще по теме 1.3.1. Первичная документация банков, документооборот и учетные регистры:

1. III. Первичные учетные документы, регистры, инвентаризация
2. (2) Бух. документы и учетные регистры порядок их составления, проверки и обработки.
3. Лекция 9. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, ФОРМЫ И ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
4. 8.2. Бюджетная классификация, счета и контроль отчетности о кассовом исполнении государственного бюджета, записей на счетах и первичной документации
5. 5.2.2. Принципиальная схема организации работ и документооборота в бухгалтерии коммерческой фирмы свыделением отдельных функциональных групп и бухгалтерий (учетных групп) коммерческих направлений
6. 5.2.2. Принципиальная схема организации работ и документооборота в бухгалтерии коммерческой фирмы с выделением отдельных функциональных групп и бухгалтерий (учетных групп) коммерческих направлений
7. §4. Государственный банк в 1861-1917 г.г.- Два периода в его деятельности. - Слабое развитие учетно-ссудных операций в течение первого периода. - Причины этого.-Ликвидация долгов старых банков. - Накопление золотого фонда.
8. Критерии выбора учетной политики. Порядок изменения учетной политики

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений -