Главная » Права инвалидов » Новые правила для подотчета приема выдачи наличных. Сумма, которую можно выдать подотчет. Какие операции могут заинтересовать контролеров

Новые правила для подотчета приема выдачи наличных. Сумма, которую можно выдать подотчет. Какие операции могут заинтересовать контролеров

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

сам приходный кассовый ордер;
отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

С 19 августа компании могут выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудников. Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в 2017 году - в этой статье.

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет - подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату - кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подотчет в 2017 году изменения претерпел существенные. Рассмотрим алгоритм выдачи подотчетных сумм и основные законодательные преобразования в части регулирования подотчета в 2016-2017 годах.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье .

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. - для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника – достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Алгоритм выдачи средств под отчет

Основным документом, который регулирует алгоритм выдачи подотчетных сумм сотрудникам предприятия, является указание № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного нормативного акта предусмотрена следующая последовательность действий по подотчету:

Работник должен предоставить бухгалтеру (кассиру) завизированное руководителем заявление на выдачу средств под отчет в произвольной форме с указанием даты, а также данных о сумме и сроках, на который выдаются деньги. Либо выдача денег под отчет осуществляется без заявления, но на основании приказа руководителя, содержащего аналогичную информацию: срок, сумму, назначение подотчета, а также дату и регномер документа, подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Работник в таком случае знакомится с приказом под подпись. Если в течение дня планируется выдать деньги нескольким подотчетникам, то приказ может быть для них общий – с пофамильной детализацией.
Перед выдачей новой суммы подотчетнику бухгалтеру следует проверить сальдо расчетов с данным работником. Если имеется непогашенная задолженность по ранее выданным авансам, выплачивать новую сумму законодательство не запрещает. Для контроля за возвратом подотчетных сумм руководство предприятия может все же зафиксировать в запрет на выдачу новых сумм, если у подотчетника есть задолженность перед фирмой.
В срок до 3 рабочих дней после даты, утвержденной руководителем в заявлении, работник обязан предоставить с приложенными к нему корректно заполненными первичными документами, а неизрасходованные средства вернуть предприятию.
Проверка правильности заполнения авансового отчета и соответствия приложенной к нему первички осуществляется бухгалтерией в срок, установленный локальными актами предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работнику можно выдавать под отчет любую сумму - правило 100-тысячного лимита здесь не действует. Однако если сотрудник рассчитывается с контрагентом от имени компании, то платеж наличными средствами по 1 договору не может превышать 100 000 руб.

С порядком бухгалтерского учета подотчетных сумм можно ознакомиться в публикации .

Кому можно выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм возможна лишь работникам предприятия. Согласно нормам трудового законодательства, работником признается только тот сотрудник, с которым у работодателя заключен трудовой договор (ст. 15 ТК РФ). Однако п. 5 указания № 3210-У в понятие «работник» включает и иные физлица, с которыми у компании заключены договоры гражданско-правового характера (далее - ГПХ). Такие пояснения дал ЦБ РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, подотчетником может выступать как штатный сотрудник предприятия, так и подрядчик, действующий по договору ГПХ. Однако лицо, не являющееся штатным сотрудником, не обязано предоставлять авансовый отчет, а заказчик не имеет возможности удержать аванс из его заработной платы, как в случае со штатным работником (ст. 37 ТК РФ). Чтобы избежать неприятностей с невозвратом подотчетных сумм, при заключении договора ГПХ следует прописать соответствующие штрафные санкции.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные средства на зарплатную карту сотруднику или на корпоративную карту предприятия. Однако подобный порядок перечисления подотчетных средств безопаснее утвердить в учетной политике предприятия и Положении о расчетах с подотчетными лицами. Кроме этого, бухгалтерии не помешает разработать новый бланк авансового отчета, так как стандартный предусматривает лишь обращение с денежной наличностью.

В ситуации с безналичным подотчетом работнику также необходимо предоставить утвержденное руководителем заявление с указанием всех обязательных сведений, а также реквизитов карты. Такое требование чиновники изложили в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Либо руководитель может издать приказ о перечислении подотчетных сумм конкретному работнику на банковскую карту. При перечислении аванса в платежном поручении в поле «Назначение платежа» следует указать, что деньги подотчетные.

Минфин подтверждает, что подотчетные суммы можно перечислять на зарплатную карту работника (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Какими документами подтвердить командировочные, оплаченные картой, см. .

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы – либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Работник потратил свои деньги - это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету. Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств. Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

ВАЖНО! Чтобы принять возмещаемые работнику расходы к налоговому учету, следует тщательно проверить предоставленные им первичные документы. В идеале они должны быть оформлены на компанию. В случае если первичка будет оформлена на работника, проверяющие могут посчитать действия сотрудника и предприятия сделкой купли-продажи и доначислить ему НДФЛ. Но, по мнению Минфина, подобные действия налоговиков неправомерны, поскольку сотрудник не получает экономической выгоды, а значит, отсутствует база для обложения налогом (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Итоги

Изменения по подотчету в 2016 году в основном касаются порядка учета подотчетных средств в бюджетной сфере. В 2017 году в порядок выдачи и расходования подотчетных сумм внесены изменения: под отчет можно выдавать деньги на основании или заявления, или приказа руководителя. А еще перестало действовать правило, согласно которому следующую подотчетную сумму можно выдать только после полного закрытия всех долгов подотчетника.

Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017

С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.

Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.

Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У .

Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:

1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.

2. Заявление на выдачу денег можно не писать.

Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.

Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.

Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.

До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.

Заявление на выдачу денег можно не писать

Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.

До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.

Чеки старого образца можно принять

С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.

Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.

Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.

Выдача под отчет: новый порядок

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Просмотров