Номенклатура реальное определение. Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство. Основные цели введения номенклатуры

от латинского слова nomenklatura - список) - список должностей, утверждаемых сверху; господствующий класс в тоталитарных обществах коммунистической окраски, состоящий из партийно-государственной бюрократии.

Сталинский марксизмленинизм как моноидеология тоталитарного общества отвергал любые разговоры о бюрократическом перерождении правящего в странах "реального социализма" слоя номенклатуры в особый "новый класс", называл подобные разговоры ревизионистскими выдумками известного югославскою политика и политолога Милована Джиласа (см.: Новый класс. Анализ коммунистической системы. Нью-Йорк, 1957). Однако, в противоположность этим утверждениям ни К.Маркс (см. азиатский способ производства), ни Ф.Энгельс не отрицали возможности возникновения новых классов при посредстве исполнения общих управленческих функций.

Так, Ф.Энгельс в работе "Происхождение семьи, частной собственности и государства" (1884), говоря о возникновении отношений господства и подчинения, классового деления, подчеркивал, что "они возникают двояким путем" (Соч., т.20, с. 183). В данном случае особое значение имеет первый путь. Он заключается в том, что необходимое для существования любого общества, в том числе и первобытного, осуществление общих функций, сосредоточиваясь в руках отдельных лиц, все более обособляется от общества, превращаясь в функции, передаваемые и используемые в корыстных целях, что приводит к противопоставлению господствующих групп и подчиненных масс. "Нам нет надобности, - писал Ф.Энгельс, - выяснять здесь, каким образом эта все возрастающая самостоятельность общественных функций по отношению к обществу может со временем вырасти в господство над обществом; каким образом первоначальный слуга общества, при благоприятных условиях, постепенно превращается в господина над ним; каким образом господин этот выступает, смотря по обстоятельствам, то как восточный деспот или сатрап, то как греческий родовой вождь, то как кельтский глава клана и т.д.; в какой мере он при этом превращении применяет в конце концов и насилие и каким образом, наконец, отдельные господствующие лица сплотились в господствующий класс" (Соч., т.20, с. 184). Развивая свою мысль, он добавлял: "Нам важно только установить здесь, что в основе политического господства повсюду лежало отправление какой-либо общественной должностной функции и что политическое господство оказывалось длительным лишь в том случае, когда оно эту свою общественную должностную функцию выполняло" (там же).

Милован Джилас, рассматривая партийно-государственную бюрократию, номенклатуру как "новый класс", надолго утвердившийся в качестве господствующего в странах "реального социализма", рассуждал в рамках истинно марксистских традиций. Тем более, что Ф.Энгельс прямо называл бюрократию "классом". Как же утверждалась в странах "реального социализма" власть номенклатуры, каковы цели и исторические судьбы этого "нового класса"? Ключевое значение для ответа на эти вопросы имеет вопрос о номенклатуре в СССР - "первой стране социализма", ибо случившееся в других странах "реального социализма" шло уже проторенным путем, но со своими особенностями.

В СССР номенклатура утвердила свою власть и реализовала свой социальный идеал в рамках Советов и под руководством И.Сталина. Дело в том, что в реальном процессе, посредством которого утверждались и развивались Советы, с самого начала содержалась опасность постепенного угасания в них черт народовластия и признаков самоуправления. Речь идет об общих ограниченностях представительной демократии, которые были присущи и Советам. Когда, используя представительную демократию, говорят: властвует народ, правит пролетариат и т.д., то все сведущие люди прекрасно понимают, что это не совсем так, хотя бы потому, что ни весь народ, ни даже весь класс не могут усесться в правительственное кресло. Поэтому на деле "от имени" народа или класса власть вершат их представители, которые могут при этом действовать только от имени народа, осуществляя по сути свои собственные интересы, а могут и действительно вершить власть народа, реализуя его интересы, осуществляя его цели. В том и состоят диалектические качества представительной демократии, что она, делая причастными к власти, к общественному управлению миллионы людей, выбирающих и посылающих в органы власти своих представителей, вместе с тем посредством представительных органов маскирует, чья действительная власть (какого класса или слоя) на самом деле реализуется в том или ином демократическом государстве. Длительный опыт функционирования представительной демократии в ряде стран позволил выработать механизмы контроля, позволяющие классу или общественнополитической силе, пришедшим к политической власти, осуществлять через представителей свои интересы.

Таким опытом не обладали рабочие трудящиеся Страны Советов, впервые пришедшие к власти при отсутствии в стране демократических традиций. Это в огромной степени способствовало бюрократии, возникавшей номенклатуре постепенно оттеснить рабочий класс, трудящихся от политической власти. Если Ленин, указывая на существующие здесь сложности, подчеркивал, что "низкий культурный уровень делает то, что Советы, будучи по своей программе органами управления через трудящихся, на самом деле являются органами управления для трудящихся через передовой слой пролетариата, но не через трудящиеся массы" (ПСС, т. 38, с.170) и намечал пути реализации программной задачи Советов, то И.Сталин повел развитие в сторону узурпации власти создаваемой им партийно-государственной бюрократией - номенклатурой. Идя по этому пути, Советы постепенно превратились в безвластную демократическую ширму, прикрывавшую реальное господство в стране номенклатуры.

Что же собой представляет номенклатура? Каково ее историческое место, ее социальный идеал и перспективы?

Говоря о номенклатуре как новом угнетательском и эксплуататорском классе партийно-государственной бюрократии, сразу же следует подчеркнуть, что этим термином обозначаются вовсе не все государственные чиновники и не все члены правящей монопартии, а только высший корпоративный слой администраторов и функционеров, оторвавшихся от трудящихся, от народа и использующих управленческие функции, свое господствующее положение в своих корыстных интересах, чем этот класс и тормозит общественный прогресс, препятствует ему. В основе формирования и развития партийно-государственной бюрократии как нового класса лежит номенклатурный принцип, т.е. назначение и перемещение руководящих кадров по воле "верхов" партийно-государственной иерархии, а чаще всего и прямо по воле "вождя и учителя". Это и есть главный антидемократический стержень командно-административной системы управления, ибо этот принцип обеспечивает личную зависимость назначаемых кадров от верха управленческой пирамиды и полную неподотчетность этих кадров трудящимся, тем, кем они управляют. Это, если можно так выразиться, та самая покрытая позолотой власти и глазурью привилегий палочка-выручалочка, которую обсиживают все жаждущие власти и благ, готовые взамен быть беспрекословными исполнителями, бездумно подчиняющимися верхним эшелонам власти, молящимися на "вождя и учителя", от желания и каприза которого зависит не только их благополучие, но также карьера, а то и сама жизнь.

В историческом процессе для всевластья номенклатуры нет законного места. Поэтому и ее собственный социальный идеал наполовину если не украден, то позаимствован: это - "казарменный псевдосоциализм" - общество-монстр, двуликий Янус, клянущийся в своей верность людям труда, но служащий интересам партийно-государственной бюрократии. Создаваемая номенклатурой экономика - "мобилизационная экономика" - антигуманна, ибо ее цель - не удовлетворение насущных потребностей населения, а решение внеочередных чрезвычайных задач правящей номенклатуры, причем ценой разрушения самих механизмов общественного прогресса, что шаг за шагом заводит тоталитарное общество, управляемое номенклатурой в социально-экономический тупик. Господство номенклатуры обречено: дело в том, что господство партийно-государственной бюрократии в любой стране "реального социализма" содержит в себе неразрешимое противоречие. Его суть заключается в глубоком разрыве сущности и формы, слова и дела. Реализуя свои корыстные интересы (при обещании улучшить жизнь всех трудящихся), номенклатура вынуждена постоянно изобретать все новые и новые приемы, способы, методы сокрытия своего фактического всевластия и своей корысти. Именно это неразрешимое противоречие между обещаемым народу и делаемым для себя, противоречие политического и фактического господства бюрократии и порождает постоянные взрывы недовольства на обеих сторонах противоречия: со стороны масс, где накапливается критическое напряжение, и внутри номенклатуры, где периодически появляются лидеры типа Н.Хрущева и М.Горбачева, приближающиеся к тому, чтобы в борьбе с засильем партийно-государственной бюрократии встать на сторону народа и в противоречивом союзе с ним повести борьбу за свержение всевластья номенклатуры, за разрушение общества-монстра и возвращение на общечеловеческий путь прогрессирующей цивилизации.

Номенклатура. Вождь революции Ленин изобрел организацию профессиональных революционеров. Глава аппарата Сталин изобрел номенклатуру. Изобретение Ленина было рычагом, которым он перевернул Россию, оно, как писал Шульгин, сдано в музей революции. Изобретение Сталина было аппаратом, при помощи которого он стал управлять Россией, и оно оказалось гораздо более живучим.

Латинское слово "номенклатура" обозначает буквально перечень имен или наименований. Этимологический смысл термина в общем соответствует его содержанию в странах реального социализма.

Первоначально этим термином обозначали распределение функций между различными руководящими органами. Но постепенно этот смысл утрачивался и вытеснялся другим. Поскольку при распределении функций были расписаны между руководящими органами и те высокопоставленные должности, на которые эти органы должны были производить назначения, именно этот кадровый аспект, оказавшийся исключительно важным, и вместил в себя все содержание термина "номенклатура".

Номенклатура - это: 1) перечень руководящих должностей, замещение которых производит не начальник данного ведомства, а вышестоящий орган, 2) перечень лиц, которые такие должности замещают или же находятся в резерве для их замещения.

В 1937 г. - через 20 лет после Октябрьской революции - ленинская гвардия профессиональных революционеров была весьма немолода. Но до естественного ухода ей оставалось еще примерно полтора десятка лет, если не больше. Этихто лет жизни ей и не хотели давать обосновавшиеся в разных звеньях номенклатуры карьеристы, метившие на занятые постаревшими революционерами высшие посты. Помните пророчество Шульгина: "Их, конечно, скоро ликвидируют", как только под ними "образуется дружина, прошедшая суровую школу. Эта должна уметь властвовать..."?

Номенклатурная дружина образовалась, прошла суровую школу и научилась властвовать. Осталось ликвидировать "двурушников" - ленинскую гвардию.

Опыт истории показывает, что господство каждого класса всегда было властью незначительного меньшинства над огромным большинством. Обеспечение устойчивости такой системы требует многочисленных тщательно продуманных мер. Тут - прямое насилие над недовольными и угроза его применения в отношении потенциальных противников, экономическое давление и поощрение, идеологическое одурманивание и не в последнюю очередь - маскировка подлинных отношений в обществе.

Так было всегда. Власть класса феодалов маскировалась как освященная Богом власть короля и тех, кому он ее делегировал. Господствующий класс стремился скрыть факт своего господства.

"Новый класс" идет в своей маскировке еще дальше: он скрывает самое свое существование. В области теории выдвигается с этой целью сталинская схема структуры советского общества; в области практики класс "управляющих" употребляет все свое искусство мимикрии, чтобы представить себя частью нормального - хотя при реальном социализме всегда патологически раздутого - государственного аппарата, армии обычных служащих, которые есть во всех странах мира.

Номенклатура и есть пресловутый "один из отрядов интеллигенции", "профессионально занимающийся управлением" и поставленный "в несколько особое положение по отношению к тем, кто занят исполнительским трудом". Ей принадлежит "особое место в общественной организации труда при социализме". Зачисленные в номенклатуру и есть "лица, которые от имени общества... выполняют организаторские функции в производстве и во всех других сферах жизни общества". Номенклатура - та организованная Сталиным и его аппаратом "дружина", которая научилась властвовать, а в годы ежовщины перегрызла горло ленинской гвардии. Номенклатура и есть господствующий класс советского общества. "Управляющие" - это номенклатура.

Она знает это и окружает себя завесой секретности. Все данные о номенклатурных должностях хранятся в строгой тайне. Списки номенклатуры считаются совершенно секретными документами. Только крайне ограниченному кругу лиц рассылаются отпечатанные типографским способом в виде книжки с заменяющимися листами "Списки руководящих работников", хотя, казалось бы, что в них секретного?

Номенклатура возникла как историческое продолжение организации профессиональных революционеров, сделавшихся после победы революции профессиональными правителями страны. Номенклатура - это "управляющие". Функция управления - стержень номенклатуры. С точки зрения исторического материализма, речь идет об управлении общественным производством. Во всех формациях господствующий класс осуществляет такую функцию. Но было бы неверно игнорировать существенную разницу в этом отношении между классом номенклатуры и классом буржуазии - управляющим общественным производством при капитализме.

Буржуазия руководит в первую очередь именно экономикой, непосредственно материальным производством, а уже на этой основе играет роль и в политике. Так пролег исторический путь буржуазии от ремесла и торговли, от бесправия третьего сословия к власти.

Иначе проходит исторический путь номенклатуры. Он ведет от захвата государственной власти к господству и в сфере производства. Номенклатура осуществляет, в первую очередь, именно политическое руководство обществом, а руководство материальным производством является для нее уже второй задачей. Политическою управление- наиболее существенная функция номенклатуры.

В своей совокупности номенклатура обеспечивает всю полноту власти в обществе. Все действительно подлежащие выполнению решения в стране реального социализма принимаются номенклатурой. Эта особенность делает необходимым четкое разделение политико-управленческого труда в номенклатуре.

Четкое осознание номенклатурой принципа разделения в ее рамках политико-управленческого труда нашло отражение и в номенклатурном жаргоне. На этом косноязычном, но всегда точно выражающем понятия волапюке принято говорить, что вышестоящие в номенклатуре не должны "подменять" нижестоящих.

Каждый номенклатурщик имеет свой отведенный ему участок властвования. Здесь заметно сходство режима номенклатуры с феодальным строем. Вся номенклатура является своеобразной системой ленов, предоставляемых соответствующим партийным комитетом - сюзереном его вассалам - членам номенклатуры этого комитета. Известно, что на заре средневековья эти лены состояли не обязательно из земельных наделов, но, например, и из права собирать дань с населения определенных территорий. Не кто иной, как Маркс, писал о "вассалитете без ленов или ленах, состоящих из дани". Номенклатурный "лен" состоит из власти.

Даже термин, применяемый в партжаргоне к номенклатуре, соответствует средневековому русскому термину, применявшемуся по отношению к вассалам: "посадить". О князе говорили в феодальной Руси, что сам он "сел на княжение", своих же ленников "посадил" в различные города и области; отсюда и термин "посадник" /княжеский уполномоченный/. В сегодняшней советской номенклатуре вы тоже то и дело слышите, что товарища такого-то "посадили на министерство", "посадили на область", "посадили на кадры".

Главное в номенклатуре - власть. Не собственность, а власть. Буржуазия - класс имущий, а потому господствующий. Номенклатура - класс господствующий, а потому имущий. Капиталистические магнаты ни с кем не поделятся своими богатствами, но повседневное осуществление власти они охотно уступают профессиональным политикам. Номенклатурные чины - сами профессиональные политики и, даже когда это тактически нужно, боятся отдать крупицу власти своим же подставным лицам. Заведующий сектором ЦК спокойно относится к тому, что академик или видный писатель имеет больше денег и имущества, чем он сам, но никогда не позволит, чтобы тот ослушался его приказа.

Отличное определение

Неполное определение ↓

Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

В своей работе любое предприятие имеет дело с массой документов и бумаг. Четкая их классификация необходима для систематизации, контроля, а также для эффективного принятия решений. Ведь, если бы бухгалтерия или кадровая служба просто составляли документы, не присваивая им номер и дату, то разобраться в приказах и отчетах было бы просто невозможно. А для того, чтобы быстро найти в архиве то или иное дело, нужен единый справочник, которым является номенклатура дел. Номенклатура - это составленный определенным образом перечень всех пронумерованных дел.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос. Поскольку номенклатура - это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение.

Виды номенклатуры

Номенклатура дел может быть представлена в трех видах: типовой, примерной и индивидуальной.

Типовую используют все однотипные предприятия, например, из одной отрасли. При этом она на распространяется на все эти предприятия и является нормативным документом.

Эти два вида разрабатываются государственными службами по делопроизводству и являются обязательными для применения. Чаще всего это касается заголовков, шапок документов. Лишь изредка в них можно вносить некоторые коррективы с учетом специфики предприятия.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается исключительно в границах организации. Ее используют только для документации внутреннего назначения.

Составление классификационного списка

Если на новообразованном предприятии отсутствует номенклатура учреждения, то рекомендуется поскорее заняться построением книги и классификационного списка. Это можно сделать двумя основными путями: поручить выполнение кадровой службе или посторонней организации, специализирующейся на делопроизводстве.

В первом случае существенное преимущество - это то, что можно разработать номенклатуру исключительно под предприятие, учитывая специфику производства и индивидуальные особенности. Но большой минус в том, что не все специалисты кадровой службы знают, как правильно организовать эту работу. В процессе можно сделать много ошибок, которые приведут к потере важных документов.

И второй вариант - пригласить профессиональных делопроизводителей и заплатить им гонорар за составление номенклатуры. Минус - придется тратить деньги. Плюс - работа будет выполнена качественно и быстро.

Этапы формирования

В процессе построения списка документов необходимо пройти несколько главных этапов, без которых номенклатура организации не будет качественно выполнена и ее нельзя будет использовать.

1. На первом этапе номенклатура визируется ответственным за архив сотрудником.

3. Потом собирается экспертная комиссия предприятия, для согласования номенклатуры. По итогам заседания составляется протокол.

4. После этого готовая номенклатура отправляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующей архивной организации. Делать это нужно раз в 5 лет (данный этап не касается организаций, которые не передают друментацию на государственное хранение).

5. И последний штрих - подпись руководителя организации на грифе утверждения.

После успешного завершения всех пяти пунктов, номенклатура готова к использованию.

Пример составления номенклатуры

Поскольку номенклатура - это определенным образом составленный список документов, он имеет типичную структуру. Рассмотрим на примере, как должна выглядеть классификация в бумажном или электронном формате:

Общий вид номенклатуры представлен на рисунке:

В конце года в отдельной графе заполняется запись об общем количестве заведенных дел, переданных в архив, уничтоженных.

лат. nomenclatura – перечень, список) – сводка терминов, названий, осн. понятий, употребляемых в к.-л. отрасли знания. В основе любой правильно построенной Н. всегда лежит определ. система классификации.

Отличное определение

Неполное определение ↓

НОМЕНКЛАТУРА

лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - правящий слой социалистического общества, обладающий определенными привилегиями социальными. Представления о номенклатуре развивались в русле концепций нового класса. Еще Н. А. Бердяев констатировал, что диктатура пролетариата, усилив государственную власть, создает колоссальную бюрократию, новый привилегированный класс, который может жестоко эксплуатировать народные массы. Политическая бюрократия, констатировал М. Джилас, есть новый класс коммунистического общества. Некоторое сходство между номенклатурой и усиливающей свои позиции западной политической, административной, производственной бюрократией (концепции «революции менеджеров», разделения собственности и контроля) побуждает ряд теоретиков и политиков (Б. Рицци и др.) усматривать в формировании номенклатуры проявление всеобщей тенденции к бюрократизации общества.

По мнению М. С. Восленского, номенклатура - господствующий класс социалистического общества, которое, как и все предшествовавшие классовые общества, является антагонистическим. В этот класс входят лица, состоящие в штатной номенклатуре партийных органов: ответственные работники парторганов, руководители государственных органов и негосударственных организаций и учреждений. Принадлежность к выборной номенклатуре (члены выборных партийных органов, депутаты Советов), не подкрепленная принадлежностью к штатной номенклатуре, означала включение в элиту, но не в правящий класс.

В качестве правящего класса номенклатуру иногда рассматривают как коллективный субъект собственности, формально именуемой общенародной или государственной (Джилас, Вселенский). При коммунистических режимах, считает Джилас, общественно-политические отношения и собственность (тоталитарная власть и монополия на собственность) сопрягаются сильнее, чем где-либо еще. При этом понятие собственности переводится из юридической в «фактическую» плоскость в духе концепций «реальной собственности» (собственник тот, кто обладает контролем, фактически распоряжается). В действительности, однако, номенклатура получает возможность неограниченного распоряжения государственной собственностью не потому, что сама является собственником, а в силу институционального, безлично-субъектного характера представляемого и персонифицируемого ею государства как юридического (и фактического) субъекта права собственности в отношении основной массы средств производства (см. Институт социальный).