Как поставить документы на контроль. Пример работы с новыми возможностями. Все под контролем

 Выберем в разделе "Законодательство" необходимый документ из списка документов или войдем в текст этого документа.

 Нажмем кнопку "Документы на контроле" на панели инструментов системы и выберем пункт "Поставить на контроль (снять с контроля)".
Второй способ - нажмем правую клавишу мыши и выберем аналогичное действие.
Третий способ - нажмите клавишу "F3".
В результате в списке документов у поставленного на контроль документа появляется надпись "На контроле ". Таким же образом можно снять документ с контроля.
Все документы, которые были поставлены на контроль, включаются в специальную папку "Документы на контроле" , которая уже есть в системе. В ней можно просмотреть список документов, поставленных на контроль, удалить ненужные документы и совершить другие операции, предусмотренные для работы с папками пользователя в системе КонсультантПлюс.
Проверка документов на контроле будет проводиться системой автоматически после каждого пополнения.

Изменения, которые проверяются системой:

 документ утратил силу

 документ вступил в силу

 появился документ, вносящий изменения в документ на контроле

 появилась новая редакция документа

 появилась новая редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

 ранее созданная редакция документа с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей

Как узнать про изменения в документах?
Во-первых , появится специальное сообщение, которым система сама проинформирует об изменениях в документах на контроле.
Во-вторых , кнопка изменит свой вид - "молния" на кнопке "Документ на контроле" изменит свой цвет с зеленого на красный, сигнализирующий, что в документах на контроле произошли изменения.
Документы на контроле, в которых произошли изменения, автоматически копируются в папку "Последние изменения в документах на контроле" , которая тоже имеется в системе. Открыв эту папку, можно увидеть, в каких документах произошли изменения. Можно также указать системе, накапливать в этой папке все измененные документы или сохранять в ней только те документы, которые изменились в последнем пополнении.
Как посмотреть изменения в документах?
Войдем в папку "Последние изменения в документах на контроле" и перейдем из нее в текст документа. На экране появится сообщение с изложением сути произошедшего изменения.

Новшество "Документы на контроле" экономит время специалистов - это одно из важнейших его преимуществ. С появлением этой функции пользователь получил мощный инструмент отслеживания изменений в важнейших для него документах, что позволит не пропустить изменения в таких документах и вовремя учесть их в работе

43. Как правило, при анализе правовой проблемы специалист оценивает максимум возможных вариантов ее решения и изучает целый ряд соответствующих документов. Важную роль в принятии верного решения играет анализ взаимосвязей документов по изучаемой проблеме. Программная технология Консультант Плюс обеспечивает пользователю множество удобных инструментов, наглядно представляющих связи документа и всю дополнительную информацию, полученную в результате юридической обработки.

О наличии полезных связей к абзацу или статье, предоставляющих дополнительную информацию, сигнализируют символы-кнопки на полях документа. При нажатии открывается список связанных документов, структурированный по разделам и информационным банкам. С помощью кнопки "Связи" можно построить список всех документов, связанных с целым документов или выделенным фрагментом.

Наконец, важнейшие связи документа указаны в виде примечаний непосредственно в тексте (есть возможность тут же перейти в упоминаемые документы).

46 . Система КонсультантПлюс обеспечивает удобную работу с подборкой документов - для этого в системе существуют папки и закладки пользователя. Так, в своей папке пользователь может сохранять документы из любых доступных информационных банков и в любой момент добавлять новые или удалять из этой папки ненужные документы.

С помощью закладок пользователь системы КонсультантПлюс имеет возможность отмечать любые фрагменты текста документа и сохранять свои комментарии к нему. При этом, обратившись к папке или закладке, всегда можно быстро перейти в любой документ системы КонсультантПлюс.

Наличие такой функции, как экспорт/импорт папок и закладок, обеспечивает удобный обмен информацией - пользователи КонсультантПлюс могут обмениваться друг с другом отмеченными фрагментами текста документа вместе с собственными комментариями к ним.

Папки и закладки пользователя системы КонсультантПлюс дают возможность не искать однажды найденные документы и надежно сохранять результаты проделанной работы.

12. СПС КонсультантПлюс: возможности функции «Документы на

контроле»

Справочные правовые системы КонсультантПлюс обеспечивают возможность оперативного отслеживания изменений действующего законодательства и своевременного уведомления о событиях, которые происходят с документами, важными для пользователей.

В условиях чрезвычайно активной правотворческой деятельности современных российских органов государственной власти самостоятельно отследить изменения действующего законодательства представляется весьма сложным. Получение информации об изменениях ряда правовых норм во многих случаях критически необходимо. Оперативное получение информации об изменениях тех правовых актов, которые имеют существенное значение, возможно путем использования такой полезной функции СПС КонсультантПлюс как «Документы на контроле».

Пользователь программы имеет возможность поставить на контроль наиболее важные для него документы, чтобы впоследствии быстро получать информацию относительно всех изменений, которые происходят с ними. СПС КонсультантПлюс уведомляет пользователя о следующих изменениях:

· документ на контроле утратил юридическую силу (полностью или частично);

· документ на контроле вступил в юридическую силу (если ранее на контроль был поставлен документ со статусом «Не вступил в силу»);

· в документ на контроле внесены изменения или дополнения (вступившие или не вступившие в юридическую силу);

· документ на контроле прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции РФ;

· в случае, когда документ на контроле уже не применяется.

Поставить на контроль можно те документы, которые находятся в информационных банках СПС КонсультантПлюс разделов «Законодательство» (кроме документов информационного банка «Документы СССР»), «Законопроекты» и «Медицина и фармацевтика». Осуществить постановку на контроль выбранного документа можно, находясь либо в списке документов, либо непосредственно в тексте документа, щелкнув курсором мыши на иконке «Документы на контроле», расположенной на панели инструментов и оформленной в виде стилизованного изображения листа бумаги и молнии (рис. 1), или нажав на клавишу F3 на клавиатуре.

При обращении к соответствующей иконке в выпадающем меню следует выбрать опцию «Поставить на контроль/снять с контроля». В результате, выбранный документ будет поставлен на контроль, а уведомление об этом появится под названием данного документа рядом с его электронным размером (рис. 2).

Также постановку документа на контроль можно произвести находясь в тексте документа или в списке документов. Для этого нужно нажать правую клавишу мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать опцию «Поставить на контроль/снять с контроля». Во вкладке «Папки» поискового окна внутри папки «Документы на контроле» появится тот документ, который был поставлен на контроль.

Таким образом, все документы, которые поставлены в СПС КонсультантПлюс на контроль, будут отображаться в папке «Документы на контроле». При удалении какого-либо документа из указанной папки, с контроля данный документ будет снят. Также снятие какого-либо документа с контроля можно произвести, повторив с ним второй раз те же действия, которые были необходимы при постановке его на контроль и описаны выше (использование иконки «Документы на контроле», вызов контекстного меню правой клавишей мыши или применение клавиши «F3»).

После постановки на контроль нормативных актов, в дальнейшем при обращении пользователя к какому-либо из разделов СПС КонсультантПлюс система будет проверять поставленные на контроль документы. Проверка документов на контроле осуществляется автоматически после каждого первого запуска СПС КонсультантПлюс после пополнения системы. Если в данные документы будут внесены какие-либо из указанных выше изменений, на экране появится уведомление типа – «В (количество документов, в которых были произведены изменения) документах, поставленных на контроль, произошли изменения» и пользователю будет предложено просмотреть папку под названием «Последние изменения в документах на контроле». Указанная папка также располагается на вкладке «Папки» поискового окна СПС КонсультантПлюс. В нее автоматически копируются измененные документы на контроле, что позволяет пользователю при необходимости ознакомиться с произведенными изменениями. Когда в папке «Последние изменения в документах на контроле» находится какой-либо документ, молния на иконке «Документы на контроле» меняет свой цвет с зеленого («неактивный вид») на красный («активный вид»). Это дополнительно информирует пользователя о том, что произошли определенные изменения с документом (документами), поставленным им на контроль.

13. Система Консультант плюс: Сервис для пользователей

Консультант плюс может предоставить в распоряжение пользователя крупнейший банк правовых актов России - более 340000 документов.С самого начала справочные правовые системы "Консультант плюс" разрабатывались с таким расчетом, что бы удовлетворить информационные потребности самых разных специалистов. Специально для бухгалтерий и финансовых служб в 1994 году была создана система КонсультантБухгалтер. Принцип информационного наполнения этой системы заключается в том, что она предоставляет пользователю не только необходимые в работе бухгалтерии нормативные документы, но и разъяснения, консультации по применению законодательства в практике бухгалтерского учета и налогообложения. За четыре года пользователями этой системы стали более 75000 предприятий. Каждая консультация обоснована ссылками на нормативные документы. Блок нормативных документов встроен в КонсультантБухгалтер, и по ссылкам, прямо из консультаций, пользователь может обратиться к тем актам, на которые ссылаются авторы. Это позволяет понять логику их аргументации и, соответственно, выверить свое решеник. А если пользователю необходимы нормативные документы не только по налогообложению и бухучету, но и более обширная правовая информация, то он может совместить блок консультаций "Бухгалтера" с системой КонсультантПлюс:ВерсияПроф. В этом случае переход по ссылкам сохранится.

Другая система- КонсультантФинанс- шире по охватываемой тематике. Она содержит консультации и разъяснения по законодательству не только о бухучете и налогообложении, но и банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, о деятельности на рынке ценных бумаг, по законодательству о валютном реглировании и об акционерных обществах. Полезным для работы бухгалтерий являются и системы по региональному законодательству. В ходе многолетнего сотрудничества разработчиков с региональными органами власти были созданы базы данных по законодательству 73 субъектов РФ. В этих базах пользователь может найти документы, регламентирующие особенности уплаты местных налогов и сборов(в том числе, налога с продаж), документы по вопросам собственности и приватизации, по вопросам налоговых льгот, трудовых отношений, а так же акты по другим вопросам, отнесенным к ведению органов власти субъектов РФ.

Для юристов были созданы такие системы по федеральному законодательству, как КонсультантПлюс:ВерсияПроф, КонсультантПлюс:Эксперт, а также система КонсультантАрбитраж, включающая документы высших органов судебной власти и информацию по судебной практике по арбитражным, гражданским и уголовным делам. Эта система разработана для юристов, адвокатов, руководителей и специалистов всех предприятий, ведущих договорную деятельность и защищающих в суде свои интересы. В наше время законодательство так быстро изменяется, что необходимо постоянно следить за появлением новых актов, чтобы не упустить чего-нибудь важного. Системы КонсультантПлюс предоставляют пользователю самую свежую правовую информацию. В рамках Сети КонсультантПлюс организован непрерыный информационный поток "законодатель-пользователь". В региональные центры Сет информация ежедневно поступает по сетям телекоммуникаций.В тот же день через интернет документы могут быть переданы пользовтелю.

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений. Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления. Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.

Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота. За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано. Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого :

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) . Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем. Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку. Ежемесячную для оперативного принятия мер, – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля ПИСАРЕВА Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Один из важнейших этапов организации работы с документами – это проведение контроля исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации. Кстати, контроль исполнения можно проводить только после прохождения этапа .

Различают два основных направления проведения контроля:

• по существу поставленных вопросов – обычно ответственность за качественное и в полном объеме выполнение поручений ложится на начальников структурных подразделений;
• за сроками исполнения – это уже задача службы делопроизводства.

В данной статье будет рассмотрен порядок ведения работы по контролю за сроками исполнения документов, поскольку данное направление относится к сфере ответственности службы делопроизводства. В различных организациях эта служба может иметь различные наименования – управление делами, общий отдел, канцелярия и др., в совсем маленьких фирмах ее функции исполняет секретарь.

Основные этапы контрольной работы:

• постановка на контроль документов;
• проверка хода исполнения (напоминания исполнителям о приближающемся сроке);
• снятие с контроля;
• проведение анализа результатов исполнения и информирование руководства о результатах.

Постановка на контроль документов

В верхнем поле справа на документе проставляют отметку о контроле (удобнее всего воспользоваться штампом, а также в эту отметку включить указание на конкретный срок исполнения).

Если документы имеют типовые сроки исполнения, то имеет смысл службе делопроизводства ставить такие документы на контроль уже в процессе регистрации и передавать на исполнение сразу непосредственно в структурные подразделения (т.е. минуя рассмотрение их руководством).

Остальные документы ставят на контроль согласно указанному сроку в резолюции (соответственно после рассмотрения их руководством), при этом из резолюции к документу должно быть понятно: кто исполнитель (их собственно может быть несколько), суть поручения и срок. Например:

«Харитончиковой П.В. Представить на подпись акт инвентаризации. Срок – 30.08.2014. Подпись руководителя 23.08.2014»

Хотя для типовых документов, которые часто повторяются и собственно смысл поручения понятен из текста, очень часто в резолюции указывают просто фамилию исполнителя. Разумеется, обычно такие документы службой делопроизводства на контроль не ставятся.

В отношении всех подлежащих контролю документов службой делопроизводства делаются соответствующие отметки о сроке и исполнителе в базе регистрации документов (регистрационно-контрольных карточках, журнале регистрации, в т.ч. ведущихся в электронном виде).

В день (реже на следующий день) возврата в службу делопроизводства документов с резолюцией они передаются на исполнение и только под роспись для подтверждения факта передачи (когда и кому конкретно). Если в резолюции несколько исполнителей, то подлинник передают первому указанному.

В случае электронной регистрации без применения СЭД для получения подписей исполнителей распечатывают соответствующие листы журнала регистрации входящих документов (регистрационные карточки). В случае применения СЭД документы уходят на исполнение в электронном виде посредством заложенных в нее средств.

Проверка хода исполнения и напоминания о контрольных сроках

Ответственный за контроль исполнения документов ежедневно доступным ему способом (автоматизированным при помощи компьютерной техники или вручную просмотром контрольных карточек, электронной базы регистрации и т.д.) получает информацию о документах, которые просрочены , имеют срок исполнения «сегодня» , срок исполнения наступит через 3-5 дней . При этом возможно составить/сформировать такой список «для себя», а для оперативного реагирования исполнителями документов направить его в структурные подразделения.

Поскольку служба делопроизводства должна делать напоминания о приближающемся сроке исполнения за 3-5 дней, то допускается это делать любым удобным способом – устно (в т.ч. по телефону), по электронной почте или автоматизировано посредством СЭД.

Текст составляется в произвольном виде. Например: «Напоминаем, что до окончания срока исполнения письма ОАО «Мембрана» от 28.09.2014 № 05-09/124 «О заключении договора» осталось 2 дня. Срок: 12.10.2014».

В отдельных случаях есть возможность продления срока исполнения документа. И продлить этот срок может то должностное лицо или организация, которое этот срок установило. Вместе с тем продление срока должно быть обоснованным.

Данная процедура входит в обязанности ответственного исполнителя, который обычно не позднее 2-3 дней до истечения контрольного срока в на имя соответствующего руководителя излагает просьбу о продлении с указанием нового предполагаемого срока. После рассмотрения данная докладная записка с резолюцией доводится до службы делопроизводства для внесения изменений в форму контроля (часто совпадает с формой регистрации). В противном случае поручение считается неисполненным.

Снятие с контроля

Только исполненный документ снимают с контроля. Обычно сведения о ходе исполнения фиксируются в базе регистрации документов (контрольной карточке) с указанием конкретных выполненных действий и указанием реквизитов (даты и номера) подготовленных документов. Например, «отправлено письмо от 22.04.2014 № 10-24/1745», «составлен акт от 13.10.2014», «07.03.2014 проведена рекламная акция в ТЦ «Открытый мир».

Проведение анализа результатов контроля исполнения документов

В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины (для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по данному направлению), а также информирование руководства (как водится, для дальнейших оргвыводов).

Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего интересна информация о своевременно неисполненных документах (просроченных или исполненных с опозданием), а также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом.

В зависимости от практической надобности определяют (лучше всего также закрепить в инструкции по делопроизводству) периодичность составления справок за конкретный период времени (день, неделю, месяц, год). Ежедневный отчет обычно включает только перечень просроченных документов по состоянию «на сегодня».

Информация составляется в свободной форме (если удобно, то вполне допускается разработать табличную форму) и она может включать:

• дату составления;
• охватываемый период – конкретная дата или период (с … по …);
• всего документов – конкретная цифра;
• документов поставлено на контроль – конкретная цифра;
• неисполненные документы – количество, можно привести реквизиты этих документов, назвать исполнителей или отдел;
• исполнено с опозданием – аналогично предыдущему;
• в случае необходимости добавьте что угодно еще, например собственные выводы и предложения ( у кого-либо о причинах задержки формирования отчета и т.п.).

Все сведения также можно подготовить и доводить до всех заинтересованных (руководства, исполнителей) по форме докладной или .

Сейчас – это все. Для полного раскрытия темы о контроле исполнения документов требуется написать продолжение, которое и последует в ближайшее время. Так что, читайте далее о : какие же документы организации стоит ставить на контроль, также будет подробно изложено о контрольных сроках.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в.