Кто имеет право заверить копию. Нотариальное удостоверение подлинности документа. Как заверить копии для налоговой

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов. В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру. Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка . Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста. Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице. При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса. В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг. Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков. Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника. Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок. Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях. Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Копия - это документация, несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации. Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица. На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц. Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов. В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов. Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства. Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника. Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию. Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС. Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты. Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом. Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии. Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. К примеру, это может быть выдача кредита в банке, куда нужна копия паспорта, для оформления загранпаспорта, для постановки на учет в качестве безработного (копия приказа об увольнении) и т.д. Куда бы копия документа вам не потребовалась, в любом случае нужно заверить документ.

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

• нотариально;
• самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
• с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса. Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы. Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

• на которых указано, что они не должны копироваться;
• на которых стоит гриф секретности;
• документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
• договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
• дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
• выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
• не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003. В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы - в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

• написать на листе «Верно»;
• ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Если документ - от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии - ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ - многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

Необходимо пронумеровать листы.

Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.

На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Ниже - поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

Полезно! Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику - на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, - подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично - те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.
Важно! Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль - его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами - теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых - Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда - необходимо задействовать стандартный механизм легализации.

Правила заверения документов

Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык - у нотариуса.

После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.

Следующий этап - заверение печати Минюста в МИДе.

Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении - в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль - более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов - для использования за рубежом, иностранных - для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение). Подробнее: http://thedifference.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty/

Как правильно заверить копии документов?

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Действующий Указ СССР — это закон!

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее — Указ) <1>. Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 г. изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР", что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона <2>.

<1> В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа).
<2> Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта.

Указ применяется в отношении организаций

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации, что подтверждают следующие аргументы.

Во-первых, в Постановлении от 24.10.1996 N 17-П Конституционный Суд РФ отметил, что организации — это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами.

Заверение многостраничных копий

Коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица (Постановление КС РФ от 17.12.1996 N 20-П).

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.06.2004 N А68-АП-122/Я-04 отмечается, что "поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц".

Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов <3>.

<3> Постановления ФАС УО от 17.12.1999 N Ф09-1654/99ГК, от 18.11.1999 N Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 N Ф08-1525/02, от 23.04.2002 N Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 N Ф08-114/02, от 05.08.2003 N Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 N Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 N Ф08-475/03-186А.

Во-вторых, Указ был принят в 1983 г. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима <4> привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со ст. ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении "надлежащим образом". Только нотариусы заверили в 2000 г. более 17 млн копий <5>.

<4> В советское время использование копиров как вида "идеологического оружия" строго контролировалось, их оборот был ограничен.
<5> См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, N 2. — С. 67.

Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ "письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии". Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства <6>. Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда <7>.

<6> См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 N А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 N КА-А41/9743-05 и др.
<7> Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.

В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.

В соответствии со ст. 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

Кто вправе заверять копии документов?

В Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 "О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ" утверждается, что заверение копий должно проводиться "исполнительным органом налогоплательщика". При этом налоговой службой не был принят во внимание абз. 4 п. 1 Указа, в соответствии с которым "верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью". Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации, достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.

Указание на "должностное лицо" свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон <8>.

<8> Постановление ФАС УО от 24.02.2005 N Ф09-288/05ГК.

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Правомерно ли заверение копий "чужих" документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

2 п. 1 Указа установлено, что "в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно". Таким образом, принципиальная возможность заверять копии "чужих" документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии "чужих" документов.

В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю <9>. Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии "чужих" документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.

<9> Определение ФАС УО от 03.11.2005 N Ф09-3315/05-С5.

Как заверяется копия документа?

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 <10> заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

<10> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что "на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации". В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 <11> при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

<11> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Копия верна, подлинник находится в организации
Секретарь Васильева Т.Н. Васильева
10 января 2006 г.

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются "самонаборным" штампом.

По всей видимости, незнанием Указа N 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно <12>. Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается <13>, и его требования следует применять с учетом Указа <14>. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

<12> Что такое "заверенная должным образом" копия документа? // Налоговые споры, N 11, 2005. — с. 6.
<13> Письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД.
<14> Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 "О техническом регулировании" все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер.

Требования к копии документа

В соответствии с п. 3 Указа "не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления". В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов <15>.

<15> Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 N А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с п.

2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, "если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке". Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Например , в соответствии с пп. 19 п. 2 ст. 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.

В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона N 181057-4 "О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования", внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить ст. 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: "Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации".

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину "копия документа" термины "подлинник" или "подлинный документ" заменить на термин "оригинал документа". Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) <16>. Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

<16> Определения терминов "подлинный документ", "подлинник" и "дубликат" см. в п. п. 2.1.26 — 2.1.28 ГОСТ Р 51141-98.

В.М.Зарипов

Руководитель аналитической службы

Юридической компании

"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"

Как заверить устав без проблем

Ситуация, когда организации необходимо представить копию устава, возникает достаточно часто. Случается, что нотариусы отказываются заверять учредительные документы. Неточностей, из-за которых возникает такая проблема, можно избежать еще на этапе регистрации.

Устав общества является одним из учредительных документов наряду с учредительным договором. Требования устава обязательны для исполнения всеми участниками (учредителями) или акционерами общества.

Процедура первичной регистрации

При подготовке документов на первичную регистрацию особое внимание следует уделить именно уставу. Неточности или несогласованности по его отдельным пунктам могут привести к конфликтным ситуациям (как между учредителями, так и в случае возникновения арбитражных споров), при которых невозможно будет отстоять свои права. Следует учитывать, что у коммерческих и некоммерческих организаций устав может существенно отличаться по некоторым позициям. Особенно тщательно следует подойти к написанию пунктов, оговаривающих имущественные права и полномочия органов управления.

Процедура заверения устава и учредительного договора одинакова. Для первичной регистрации организации необходимо сдать в налоговую инспекцию папку документов и через пять дней получить свидетельство о присвоении ОГРН, свидетельство о присвоении ИНН, выписку и заверенные учредительные документы.

К примеру, в г. Москве этими вопросами занимается МИМНС N 46. Для того чтобы подать в нее документы на регистрацию, компания должна сформировать папку следующим образом:

• заверенное нотариально заявление (форма N Р11001);
• два устава (один остается в архиве налоговой инспекции, другой заверяется и выдается на руки);
• решение/протокол;
• учредительный договор — два экземпляра (если есть);
• приказы на генерального директора, главного бухгалтера;
• заявление о присвоении кодов;
• доверенность.

Чтобы собрать папку и заверить у нотариуса заявление на государственную регистрацию, организации необходимо подготовить проект уставных документов. Без них нотариус ничего заверить не сможет. Эти документы включают в себя проект устава, решение или протокол о создании общества и учредительный договор.

Учредитель лично подписывает заявление в присутствии нотариуса, предъявив паспорт.

Тонкости оформления

Если у организации в наличии полный комплект документов, то порядок первичной регистрации не будет особенно сложным. При этом у компании не возникнет никаких дополнительных затрат: стоимость заверения устава включена в госпошлину.

При оформлении существует ряд тонкостей, на которые компаниям следует обратить внимание.

1. Требование, чтобы устав был подписан, не является обязательным (он может быть подписан участником/учредителем либо нет). Но устав должен быть обязательно утвержден решением или протоколом, которое подписано учредителями.
2. Прежде чем сдавать устав на первичную регистрацию в налоговую инспекцию, необходимо его прошить. На оборотной стороне, на заклеенной прошивке, обязательно нужно проставить штамп "прошнуровано-пронумеровано" с указанием количества страниц и подписью генерального директора.
3. При получении зарегистрированного устава в налоговой инспекции необходимо отследить наличие:

• штампа МИМНС, подтверждающего, что в Единый государственный реестр юридических лиц занесена запись, а также наличие всех заполненных реквизитов (дата; ОГРН предприятия; должность, ФИО, подпись специалиста регистрирующего органа);
• круглой печати налоговой инспекции;
• выписки из реестра.

Ранее, когда регистрацию проводили территориальные налоговые органы, эта процедура не была унифицирована. Наряду с тем что не все налоговые выдавали выписки, было много разночтений в штампах и печатях, которые подтверждают заверение. В начале 2003 г.

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

законодатель урегулировал этот вопрос. Министерство по налогам и сборам разработало Временные методические рекомендации к вопросу о порядке приема и выдачи регистрирующим органом учредительных документов при государственной регистрации юридического лица в соответствии с Федеральным законом "О регистрации юридических лиц" (утв. Приказом МНС России от 17 февраля 2003 г. N ММ-6-09/203). В них утвержден единый вид штампа, который проставляется на оборотной стороне устава.

В качестве примера разногласий можно привести ситуацию, когда налоговый инспектор территориальной ИМНС требовал при выдаче заверенного устава проставить на прошивке печать вновь созданной организации. Курьез состоял в том, что на этот момент у компании еще не могло быть печати, поскольку ее только регистрировали.

Следует знать, что проставленная печать организации на уставе обязательна в двух случаях:

• если происходит внесение изменений в учредительные документы (тогда печать у компании есть и на прошивке этот реквизит необходим);
• если компанию учреждает юридическое лицо, уже имеющее печать.

При этом нужно иметь в виду, что в нормативной базе нет требований реквизита "печать создаваемой организации".

На сегодняшний день МНС регулирует этот вопрос и такого рода проблем у организаций практически не возникает.

Перерегистрация учредительных документов

Под перерегистрацией понимают изменения, которые организация вносит в учредительные документы (все изменения, кроме смены директора). Их необходимо прописать в новой редакции устава или оформить как "Изменения к уставу". Все вносимые изменения компания должна утвердить решением либо протоколом, который подписывает учредитель.

Для перерегистрации организация подает документы в территориальную налоговую инспекцию, где она состоит на учете.

Вместе со свидетельством, подтверждающим факт изменений, эта же инспекция выдает заверенную новую редакцию устава (изменений к уставу).

О произошедших изменениях уведомить ИМНС необходимо в срок, не превышающий трех дней с момента принятия решения.

При этом за один раз в устав может быть внесено сразу несколько изменений. В этом случае дополнительная плата за заверение устава не взимается.

При перерегистрации печать на прошивке устава необходима, так как организация уже зарегистрирована и имеет печать.

Заверение копии устава

В Методических рекомендациях, которые утверждены Приказом МНС России от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198, говорится, что повторная выдача учредительных документов с проставленными штампами не допускается. То есть если организация потеряет устав и захочет получить вновь экземпляр с заверенными оригинальными подписями учредителей и штампами налоговой инспекции, то этого сделать не удастся. Инспекция выдаст лишь архивную копию устава. Чтобы ее получить, компании необходимо на фирменном бланке написать на имя начальника ИМНС запрос на выдачу архивной копии устава. В запросе следует указать реквизиты организации (в том числе ОГРН, ИНН) и заверить подписью генерального директора и печатью организации. Дополнительно надо оплатить госпошлину.

При необходимости можно даже заверить копию учредительных документов (ранее заверенных ИМНС).

Эта процедуру могут осуществлять как территориальные налоговые инспекции, так и нотариусы. Учредительные документы, заверенные нотариально, как правило, предоставляют в банк (например, для открытия расчетного счета), по запросам контролирующих органов, для партнеров (например, при заключении сделок). Иногда партнеры требуют документы, которые заверены налоговой инспекцией. Такое требование может быть выдвинуто либо компанией, объявляющей тендер, либо банком при выдаче крупного кредита.

В такой ситуации копия устава, заявление с просьбой о заверении, доверенность, квитанция об оплате подаются в территориальные налоговые органы по месту постановки на учет организации. Инспекциями до недавнего времени практиковалось ускоренное заверение. Оно обходилось организациям почти в два раза дороже. Но на сегодняшний день эта практика существует не во всех ИМНС.

Иногда для фирмы бывает проблематично заверить или получить копии документов, которые выданы несколько лет назад. На практике возникали случаи, когда нотариус, увидев печать организации на уставе, отказывался заверять его копию. Отказ нотариуса может быть получен и в случае отсутствия выписки. Как показала практика, нотариусы г. Москвы достаточно пристально отслеживают наличие выписки. В выписке содержится информация о зарегистрированной организации. При ее отсутствии нотариус может не заверить копию, даже если устав заверен налоговой инспекцией без видимых нарушений.

При отсутствии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) еще один ее экземпляр может быть направлен по запросу. Такую информацию может получить не только сама организация, но и любой гражданин, любая компания или учреждение, кого интересуют эти сведения.

Возможно, это на первый взгляд покажется сложным и трудоемким процессом. Тогда, как вариант, можно обратиться в нотариальную контору, которая работает на рынке не первый год. Как правило, юристы здесь предоставляют бесплатную консультацию и решают вопросы с минимальным участием руководства фирмы.

Н.Соболева

Заместитель генерального директора

юридической компании "Вермонт Консалтинг"

Руководство как прошивать и заверять документы

Заверенная копия документа может понадобиться в самых разнообразных обстоятельствах: для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, для постановки на учет в службе занятости и т.д., поэтому познания в данной области рано или поздно пригодятся каждому из нас.

Как заверить копию документа?

Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа? что такое заверенная копия документа? в чем отличие копии документа от заверенной копии документа?

Копия документа -это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей, внешних признаков, не имеющий юридической силы. Типичный пример копии документа - ксерокопия (правильно говорить светокопия!).

Заверенная копия документа - это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей (выписка из документа), внешних признаков, имеющий юридическую силу, т.е. специальные отметки, печати и подписи лиц, свидетельствующих о его соответствии с оригиналом.

Вывод: основным и, по сути, определяющим отличием копии документа от заверенной копии документа состоит в том, что копия всего лишь передает содержание оригинала, а заверенная копия имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом.

Основным способом заверения копии документа является его нотариальное удостоверение, помимо этого заверить копию документа возможно в организации, которая непосредственно выдала оригинал документа.

Как заверить документ у нотариуса?

Для начала обратите свое внимание на сам документ, заверенную копию которого вы желаете получить. Он должен иметь все реквизиты, необходимые для документов подобного рода, к примеру: наименование, дата и место его составления, печать и подпись должностного лица, выдавшего документ и т.д.

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Документ должен быть читаемым, оттиски печатей хорошо различимыми, в тексте должны отсутствовать подчистки и поправки (кроме тех, которые надлежащем образом заверены). Не подлежат заверению ветхие и плохо читаемые документы, а также документы, в которых отсутствует часть текста, с нечеткими оттисками печати и заламинированные документы.

Заверить документ, состоящий из нескольких листов возможно двумя способами: первый - заверить каждую страницу документа в отдельности, второй - прошить документ, пронумеровать количество листов, склеить прошивку листком бумаги (с печатью, подписью должностного лица и указанием количества листов) таким образом, чтобы ее невозможно было расшить без повреждения этой склейки.

Итак, для того, чтобы заверить копию документа у нотариуса, обратитесь в нотариальную контору. Копию документа можно изготовить самостоятельно (дома, в типографии и т.д.), либо в самой нотариальной конторе. Не забудьте взять с собой копию документа, удостоверяющего личность. После того, как сотрудник нотариальной конторы сличит копию с оригиналом, копия будет заверена соответствующей печатью и подписью нотариуса. Факт удостоверения копии документа фиксируется в специальном реестре нотариальной конторы и скрепляется вашей подписью, данная услуга (как и все остальные, оказываемые нотариусом) оплачивается в соответствии с налоговым законодательством (в среднем 100 рублей за один лист). Срок действия нотариально заверенных копий документа не ограничен.

Теперь перейдем к вопросу о том, как заверить копию документа в организации, которое его выдало (или просто хранит оригинал документа). Например, копию трудовой книжки можно заверить в отделе кадров организации, работником которой вы являетесь. Для подтверждения подлинности копии такого документа необходимо, чтобы на нем присутствовали:

> заверительная надпись (к примеру «верно», «копия верна»); оттиск печати организации (в крупных компаниях для заверения документов может существовать отдельная печать);

> подпись должностного лица, заверившего документ, с расшифровкой его фамилии и инициалов;

> отметка о том, что подлинник находится в самой организации;

> дата составления заверенной копии документа (она необходима для подтверждения реальности факта заверения, а также давность составления копии документа служит ориентиром того, что с течением времени в оригинал могут быть внесены изменения и копия может стать не актуальной).

Вышеописанные правила удостоверения копий документов выступают необходимым условием их подлинности, соблюдайте их, и у вас не возникнет проблем при их предоставлении в случаях, когда они вам понадобятся.

П режде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункты 2.1.29, 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

2.1 Общие понятия

29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.

Чем руководствоваться при заверении?

В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.

Пример 1

Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Свернуть Показать

Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

1. Область применения.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-2003 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России .

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Извлечение из приложения № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение - ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле) .

Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 - не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации . Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, - Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой.

Судебная практика 1

Свернуть Показать

ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.

В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).

При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х тоже не зафиксирована. Зато выделен ряд моментов, которые отсутствуют в упомянутом тексте ГОСТа:

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» - состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).

Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен . В противном случае копия юридической силы иметь не будет!

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

• во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
• в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
• в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта - и в ее новой редакции) , поскольку заверение копий документов от имени организации - это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

Пример 2

Формулировка в трудовом договоре о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 3

Формулировка в инструкции по делопроизводству о наделении работников организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 4

Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Пример 5

Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Свернуть Показать

Судебная практика 2

Свернуть Показать

ООО «Медиаком» удалось выиграть в суде спор с налоговой инспекцией только за счет того, что налоговый орган в качестве единственного доказательства своей позиции ссылался на представленную им самим ксерокопию документа, заверенную ненадлежащим образом - сотрудником общества, полномочия которого на заверение копий не были подтверждены.

Судьи сослались на то, что согласно закону (ч. 8 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Доказательств того, что бригадир цеха инкубации, заверивший копию производственного журнала, являлся должностным лицом, уполномоченным заверять копии документов, налоговым органом не было представлено. Поэтому судом со ссылкой на абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х был сделан вывод, что копия производственного журнала не была заверена в установленном порядке и не является надлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2006 по делу № А14-22577/2005/995/24).

Как видите, в данном деле суд встал на сторону организации-налогоплательщика, применив положения Указа № 9779-Х как нормативного правового акта, обязательного для применения. Важно отметить, что ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003 в данном судебном акте не содержится и суд не принял этот документ во внимание. И подобным образом рассмотренное дело - не единственное. Есть аналогичные примеры и среди дел по спорам между хозяйствующими субъектами.

Судебная практика 3

Свернуть Показать

ООО «Автоколонна № 8» обратилось в арбитражный суд с иском к предпринимателю К. о взыскании 2 228 696 руб. убытков. Решением суда первой инстанции в иске было отказано. Однако суд кассационной инстанции данное решение отменил и вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи со следующим.

Он посчитал, что нижестоящий суд в нарушение ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ в качестве письменных доказательств принял светокопии документов, заверенные адвокатом ответчика. Документы, на которые ссылался суд первой инстанции, не соответствовали требованиям, предъявляемым к копии согласно Указу № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.02.2005 № Ф09-288/05-ГК по делу № А50-24036/04).

Из описанного дела видно, что, привлекая для представления интересов организации в суде адвоката (или иного юриста), не состоящего в штате компании, целесообразно обеспечить представление в материалы судебного дела копий документов, заверенных руководителем самой организации или другим уполномоченным должностным лицом, являющимся ее работником.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия . Судьи редко обращают внимание на такие нюансы при рассмотрении споров. Но если обратят, то это может повлиять на исход дела.

Судебная практика 4

Свернуть Показать

ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» обратилось в арбитражный суд с заявлением об обязании Управления Министерства РФ по налогам и сборам по Кабардино-Балкарской Республике и Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по Черемскому району зачесть в счет имеющейся задолженности в бюджет НДС в сумме 10 000 000 руб. по экспортным поставкам. Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения апелляционной инстанцией, требования общества были удовлетворены в полном объеме на том основании, что организация достоверными доказательствами подтвердила факт экспорта товара.

Однако суд кассационной инстанции с такой мотивировкой не согласился, вернув дело в суд первой инстанции и указав среди прочего следующее. При новом рассмотрении дела необходимо принять во внимание то, что представленные обществом копии документов, обосновывающих правомерность его претензий к налоговым органам, не отвечают требованиям Указа № 9779-Х. В представленных ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» копиях нет указания на дату их выдачи и не содержится отметки о том, что подлинный документ находится в данной организации. Поэтому копии документов не заверены надлежащим образом и не отвечают установленным требованиям, исходя из чего невозможно сделать вывод о достоверности содержащихся в них сведений (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 09.12.2002 № Ф08-4542/2002-1589А).

Причем аналогичный вывод был сделан судом кассационной инстанции по спору ООО «Калмнефть» с налоговыми органами о возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям в размере 28 186 497,76 руб. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.06.2003 № Ф08-1991/2003-749А).

Итак, учитывая возможность подобного подхода судей к вопросу о надлежащем заверении копий документов, предъявляемых в суд в качестве доказательств, советуем внимательно относиться к составу реквизитов заверения и принять меры к соблюдению требований Указа № 9779-Х. Незначительная экономия времени на первоначальном этапе подготовки для суда копий документов может обернуться необходимостью представления дополнительных доказательств своей позиции по спорному вопросу (если они у вас окажутся), предъявления подлинников документов (при их несохранности возможен и совсем неблагоприятный исход в виде принятия судом доводов другой стороны), а также значительными временными и денежными затратами в ходе пересмотра дела.

3. Наконец, в процитированном нами фрагменте Указа № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации .

Напомним, что в п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 говорится лишь, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Сразу оговоримся, что по поводу трактовки последней фразы существуют две точки зрения:

• согласно одной из них организация может решать по своему усмотрению, стоит ли вообще заверять копию печатью или можно обойтись без нее (эта группа специалистов рекомендует копии, выходящие за пределы организации, заверять печатью, а имеющие обращение внутри организации - не заверять);
• сторонники же другой позиции утверждают, что имеется в виду возможность выбора, какой именно печатью организации заверять копию (т.е. оттиск печати в любом случае должен быть).

Однако, на наш взгляд, данный спор лишен практического значения, так как в Указе № 9779-Х четко зафиксировано, что оттиск печати необходим.

Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации . Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

Подобные разъяснения можно найти также в письмах государственных органов, которые хоть и не имеют нормативного характера, но активно применяются на практике.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 письма Минэкономразвития РФ от 15.04.2010 № Д23-1388

2. По вопросу заверения подготовленной копии.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее - учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.

В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном учреждении.

Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28, копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона о кадастре выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.

И Указ № 9779-Х, и ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривают такой реквизит, как дата заверения копии документа .

Однако суды нередко смотрят сквозь пальцы на отсутствие указания на дату заверения (см., например, постановления судов первых двух инстанций в Судебной практике 4, а также Судебную практику 5).

При этом практике судов известны и случаи, когда отсутствие даты заверения копии документа повлияло на мнение судей негативно, т.е. такие копии документов не были признаны надлежащими (см. постановление суда кассационной инстанции в Судебной практике 4).

Судебная практика 5

Свернуть Показать

ОАО «Екатеринбургский муниципальный банк» отказал ООО «АС-Трейд» в уплате денежных средств по банковским гарантиям, сославшись среди прочего на то, что обществом был нарушен п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 в части отсутствия даты заверения на представленных в банк копиях документов, приложенных к требованию об оплате по банковским гарантиям.

ООО «АС-Трейд» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности по банковским гарантиям и выиграло спор. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций не посчитали нужным отказать в иске на основании нарушения обществом п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003. При этом в судебных актах не содержится ссылка на регулирование рассмотренных отношений Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.09.2011 по делу № А56-69287/2010).

Относительно применения положений Указа № 9779-Х в целом дополнительно поясним следующее. В ряде действующих нормативных правовых актов Указ № 9779-Х упоминается как документ, которым следует руководствоваться в обязательном порядке. Так, в приказе все того же Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 Указ № 9779-Х прямо поименован среди нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства» (п. 1.2).

Хотя в названии Указа № 9779-Х упоминается, что он распространяется на заверение копий документов, выдаваемых гражданам, под его действие подпадают и организации. Это нашло подтверждение в практике судов.

Судебная практика 6

Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 27.07.2004 по делу № А68-АП-122/Я-04 отметил, что «поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц».

Судебная практика 7

Свернуть Показать

ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в Инспекцию Федеральной налоговой службы № 10 по г. Москве с запросом о предоставлении сведений в отношении своего должника - ЗАО «Лагуна-Грин» (о банках и иных кредитных учреждениях, в которых открыты счета данного должника, о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств, а также об иных ценностях должника, находившихся на хранении в банках и иных кредитных учреждениях). К запросу была приложена копия исполнительного листа, на основании которого ООО «Промышленное снабжение - Москва» взыскивало сумму долга с ЗАО «Лагуна-Грин». В ответ налоговая инспекция сообщила об оставлении запроса без исполнения, поскольку в соответствии с п. 2 приказа МНС России от 23.01.2003 № БГ-3-28/23 «Порядок представления налоговыми органами информации взыскателю» к заявлению должна прилагаться копия исполнительного листа, заверенная в установленном порядке. Не согласившись с отказом налогового органа, ООО «Промышленное снабжение - Москва» обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании действий инспекции незаконными.

При разрешении дела по существу суд сослался на установленные Указом № 9779-Х правила заверения копий документов и пояснил, что нормы Указа № 9779-Х распространяются и на юридических лиц (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013). Раз ООО «Промышленное снабжение - Москва» представило в налоговый орган копию исполнительного листа, не заверенную надлежащим образом, то и в удовлетворении требований следовало отказать.

Однако встречаются и дела, при рассмотрении которых суды общей юрисдикции (которым подведомственны споры с участием граждан в качестве одной из сторон) приходили к выводам о невозможности применения Указа № 9779-Х в отношении отдельных случаев заверения копий документов.

Судебная практика 8

Свернуть Показать

Верховный Суд РФ в определении от 02.03.2011 № 73-Г11-1 высказал мнение о том, что Указ № 9779-Х, определяя порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, не регулирует деятельность органов государственной власти, в силу чего несоответствие копий документов его положениям не свидетельствует о том, что они заверены ненадлежащим образом.

В практике арбитражных судов тоже встречаются постановления, в которых судьи отрицают возможность распространения правил Указа № 9779-Х на некоторые виды отношений.

Судебная практика 9

Свернуть Показать

ЗАО «ВАЗпромтехоборудование» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Межрайонной инспекции Федерального налоговой службы № 2 по Самарской области о признании недействительным решения данной инспекции о привлечении общества к ответственности за совершение налогового правонарушения. Судом при рассмотрении дела было установлено, что у общества были похищены ноутбук с лицензионной программой 1С: Бухгалтерия и первичные бухгалтерские документы за 2008-2010 г., в связи с чем обществом были предприняты действия по восстановлению первичных документов, в частности, в материалы дела были представлены счета-фактуры, книги покупок, журналы учета. При этом довод инспекции о том, что представленные обществом копии счетов-фактур заверены ненадлежащим образом и что из данных копий не представляется возможным установить местонахождение их подлинников, со ссылкой на Указ № 9779-Х, судом отклонен с мотивировкой «поскольку последний регулирует порядок заверения и выдачи копий документов гражданам» (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.07.2012 по делу № А55-19965/2011).

Отметим, что это не единственные случаи, когда суды посчитали Указ № 9779-Х не применимым к отдельным ситуациям. Так, есть примеры судебных актов, в которых арбитры расценили Указ № 9779-Х как не регулирующий отношения по возмещению НДС (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.01.2002 № КА-А40/181-02, от 21.05.2002 № КА-А40/3198-02). А в одном из конкретных дел суд и вовсе сделал вывод, что данный Указ не распространяется на порядок заверения копий документов, представляемых в суд акционерным обществом по гражданско-правовому спору, рассматриваемому в арбитражном суде.

Судебная практика 10

Свернуть Показать

ОАО «Окская судоверфь» обратилось в арбитражный суд с иском к ООО «НоваТЭК» о взыскании 1 063 636,34 руб. долга по арендной плате и 265 636,53 руб. пеней за просрочку платежей. В обоснование отсутствия задолженности ООО «НоваТЭК» представило копию акта о возврате объекта аренды, утверждая, что задолженность не подлежит взысканию с него, поскольку рассчитана за период уже после возврата объекта найма, когда ответчик не пользовался имуществом, то есть после прекращения арендных отношений.

Ссылка ОАО «Окская судоверфь» на то, что копия акта не соответствует требованиям Указа № 9779-Х, не была воспринята судом. Судьи решили, что названный правовой акт определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых общество не относится.

На просьбу ОАО «Окская судоверфь» истребовать подлинник акта у ООО «НоваТЭК», поскольку истец считал данный акт фальсифицированным, суд ответил отказом. В обоснование, наряду с другими доводами, указал что истребование подлинных документов в дело является правом суда, реализуемым с учетом конкретных нюансов спора, а обстоятельства рассматриваемого дела не подлежат в силу нормативных правовых актов подтверждению только подлинниками документов при наличии доказательств исправности ООО «НоваТЭК» как арендатора (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.03.2012 по делу № А43-9704/2011).

Кроме названных нами актов, регулирующих в той или иной степени вопросы заверения копий документов (ГОСТ Р 6.30-2003, Указ № 9779-Х, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), существует еще и ряд других, которые приняты в отношении отдельных случаев представления копий . Например:

• приказ Федеральной налоговой службы РФ от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (см. приложение № 5 к нему);
• Положение о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 (см. п. 11 данного Положения);
• Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации № 205/2/588, утвержденная Министром обороны РФ 19.08.2009 (см. п. 236-241), и др.

В следующем номере читайте окончание статьи . Мы рассмотрим частные случаи практики представления заверенных копий документов в различных ситуациях (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце статьи мы сделаем окончательные выводы, а также дадим свои итоговые рекомендации по заверению копий документов.

Сноски

Свернуть Показать

, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» , для выдачи работника мст. 62 ТК РФ , участника мп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35 , п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• <или> нотариус;
• <или> сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган еподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи иподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727 ; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан »Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 ; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009 ; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04 ; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе рп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит ыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X ; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010 ; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33 .

№	Реквизит	Чем предусмотрен	Примечания
1	Заверительная надпись	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2	Должность лица, заверившего копию	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Руководител ьп. 1 ст. 91 , п. 3 ст. 103 ГК РФ ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО ; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни кПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11 ; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное - закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот еПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3	Подпись лица, заверившего копию	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	-
4	Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)	ГОСТ Р 6.30-2003	Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетс яПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 . Тем не менее подпись лучше расшифровать - это давно уже стало правилом делового оборота
5	Печать	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6	Отметка о том, что подлинный документ находится в организации	Указ № 9779-X	Организация может заверять: <или> копии собственных документов; <или> копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организаци иПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4 ; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии
7	Дата выдачи (заверения)	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви юПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 ; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010 ; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ьп. 3 Указа № 9779-X ; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• <или> отдельно заверить каждый лист копии;
• <или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн аПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк истатьи 93 , 93.1 НК РФ , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито вприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :

• заверительную надпись;
• подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
• печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередк ип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 . В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани еп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе тст. 91 Закона об АО .

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.