Заполненный акт передачи при смене руководителя. Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк. Передача документации при смене директора
Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.
Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Зачем нужно передавать и принимать дела?
Дела и документы передают:
чтобы рабочий процесс не прерывался;
чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
чтобы можно было поделить зоны ответственности.
В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
длительная командировка;
временная нетрудоспособность;
перевод на другую работу;
увольнение (по различным основаниям);
в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.
Кто обычно передает и принимает дела?
Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.
Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?
Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ - опись принимаемых документов (Пример 2).
Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку - независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.
ПРИМЕР 2
Опись принимаемых документов
Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.
При приеме дел и документов мной выявлено:
1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.
2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).
Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.
Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова
Согласовано:
Маслова Е.Д. Маслова
В какой момент следует передавать дела и документы?
Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?
Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.
Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, - прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.
Чем регламентируется прием-передача дел?
Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
3.1. Общие положения
[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.
Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:
в инструкцию по делопроизводству:
положение о персонале;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о конкретном структурном подразделении и др.
Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.
Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.
ПРИМЕР 3
Приказ об организации приема-передачи дел и документов
Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»
ПРИКАЗ
16.04.2012 № 10-К
Об организации приема-передачи дел и документов
В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.
2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).
3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:
председатель - начальник кадровой службы Журкова Н.Г.
члены комиссии:
главный бухгалтер Макарова Н.Т.
начальник канцелярии Петрова М.И.
начальник юридической службы Макаров А.Д.
4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.
5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012
Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов
С приказом ознакомлены:
Начальник кадровой службы
Журкова Н.Г. Журкова
Главный бухгалтер
Макарова Н.Т. Макарова
Начальник канцелярии
Петрова М.И. Петрова
Начальник юридической службы
Макаров А.Д. Макаров
Заместитель начальника канцелярии
Маслова Е.Д. Маслова
Корпоративный секретарь
Смирнова П.Т. Смирнова
Порядок передачи и приема дел и документов
Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.
■ Этап 1: проверка дел и документов.
Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.
Обязательные реквизиты акта
В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:
формат А4 (210 × 297 мм);
каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;
из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
ориентация страницы - книжная;
если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
На бланке документа располагают необходимые реквизиты:
● эмблему организации;
● наименование организации;
● наименование вида документа;
● дату документа;
● регистрационный номер документа;
● место составления документа;
● гриф утверждения;
●заголовок к тексту документа.
● текст документа.
● отметку о наличии приложения.
● подписи.
Хранение актов
Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:
В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.
( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)
И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарног
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НАЛЬЧИК КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик
Во исполнение Федерального закона от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" , Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 марта 2011 года N 33н , Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" , местная администрация городского округа Нальчик постановляет:
1. Утвердить Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных (казенных, автономных) учреждений муниципального образования городской округ.
2. Утвердить примерную форму акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик.
3. Начальнику Управления городского имущества местной администрации городского округа Нальчик и начальнику управления кадров местной администрации городского округа Нальчик учесть при увольнении руководителей муниципальных унитарных предприятий (учреждений) муниципального образования городского округа Нальчик обязательное наличие акта приема-передачи дел.
(п. 3 в ред. )
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителя Департамента финансов А.А. Ликсутина.
(п. 4 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)
Глава местной администрации
городского округа Нальчик
М.М.КОДЗОКОВ
Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) муниципального образования городской округ Нальчик
Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701
1. При смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) прежний руководитель (или исполняющий обязанности) обязан осуществить передачу дел новому руководителю (или исполняющему обязанности руководителя) при участии представителей учредителя (собственника), направленных главой местной администрации городского округа Нальчик. Прием-передача дел оформляется в соответствии с утвержденной настоящим Постановлением примерной формой акта приема-передачи.
2. При приеме-передаче дел в отношении муниципальных автономных учреждений передача дел осуществляется с представителем Наблюдательного совета по согласованию с председателем Наблюдательного совета.
3. Акт приема-передачи дел должен содержать основные данные бухгалтерской годовой отчетности по состоянию на 1 января текущего года или квартальной, при ее наличии, учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отчетности муниципальных унитарных предприятий или муниципальных учреждений в соответствии с нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ Нальчик, а также приложить акты проверок за 3 года и пояснительные записки к ним.
4. Акт приема-передачи подписывается прежним руководителем (или исполняющим обязанности) и новым (или исполняющим обязанности руководителя), принимающим дела, представителями.
5. При подписании акта приема-передачи дел при наличии возражений по пунктам акта прежний руководитель (или исполняющий обязанности) и новый (или исполняющий обязанности), принимающий дела, излагают их в письменной форме в присутствии представителей.
6. Акт приема-передачи дел, документов, печатей (штампов) оформляется в срок не позднее даты увольнения руководителя муниципального унитарного предприятия (учреждения) и представляется уполномоченным лицом муниципального унитарного предприятия (учреждения) заместителю главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителю Департамента финансов не позднее трех рабочих дней с даты его подписания.
(п. 6 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)
Акт приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик
Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701
приема-передачи дел при смене руководителя муниципального
унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного,
автономного) муниципального образования городской округ Нальчик
Дата составления "___" ____________ 20___ г.
Место составления:_____________________________________________________
Основание составления:_________________________________________________
1. Мы, нижеподписавшиеся,
Руководитель (который увольняется)_____________________________________
Руководитель (который назначается)_____________________________________
Представители: учредителя, собственника________________________________
Представитель Наблюдательного совета (для автономных)__________________
Составили настоящий Акт о том, что при увольнении _____________________
руководителя (который увольняется) ________________________________________
и назначении _________________________ руководителя (который назначается)
передаются следующие документы:
1) о выполнении основных показателей плана финансово-хозяйственной
деятельности;
2) о состоянии финансового хозяйства муниципальных унитарных
предприятий на основании данных по балансу на первое число января года,
следующего за отчетным;
3) о расходах муниципального предприятия (учреждения);
4) о задолженности муниципального предприятия (учреждения), в том
числе по кредитам и по уплате налогов;
5) о состоянии документации по бухгалтерскому учету;
6) о банковских счетах организации;
7) акт о состоянии кассы, составленный на основании ревизии кассы и
скрепленный подписью главного (старшего) бухгалтера;
8) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных
9) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов муниципального
предприятия (учреждения);
10) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины
организации на основании данных по балансу на "___" ___________ 20___ г.;
11) о заключенных договорах (контрактах, соглашениях - виды,
количество);
12) о недвижимом имуществе, транспортных средствах муниципального
предприятия (учреждения);
13) о товарно-материальных ценностях;
14) о результатах проведения последней инвентаризации
товарно-материальных ценностей;
15) о результатах документальной ревизии;
16) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического
контроля;
17) о кадровой документации;
18) о юридических лицах, учрежденных муниципальным предприятием;
19) о филиалах и представительствах муниципального предприятия
(учреждения);
20) учредительные документы муниципального предприятия (учреждения);
21) печати и штампы муниципального унитарного предприятия и
муниципального учреждения (казенного, автономного).
Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в
виде реестров и прилагается к настоящему Акту. При проверке наличия
документов выявлено (не выявлено) отсутствие ряда документов, перечень
которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему Акту.
Бухгалтерская документация предприятия (учреждения) на момент передачи
дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления.
2. Последняя проверка контролирующим органом проводилась в период с
______________ (дата) по ________________ (дата). Результаты проверки
оформлены актом __________________________________.
Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам
проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.
Деятельность муниципального предприятия (учреждения) за период
с________________ (дата) по______________ (дата) на момент передачи дел
контролирующими органами не проверялась. Выявлены следующие нарушения.
Лица, подписавшие настоящий Акт приема-передачи дел, свидетельствуют, что
на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов,
которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности
муниципального предприятия (учреждения), чем те, которые указаны в
бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.
Подписи сторон:
Руководитель (который увольняется) ____________________________________
Руководитель (который назначается) ____________________________________
Представители: учредителя _____________________________________________
собственника __________________________________________________________
Представитель Наблюдательного Совета (для автономных)_______________
Приложение:
1. Реестр документов;
2. Реестр недостающих документов;
3. Реестр замечаний к бухгалтерской отчетности. Примерный список
реестра документов:
Учредительные документы; свидетельства (постановка на учет,
присвоение номеров, внесение записей в единый реестр, кодов и т.п.);
Договоры с кредитными организациями;
Приказы по основной деятельности, иная
организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и
Приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и проч.),
заявления работников, трудовые договора, договора о материальной
ответственности, карточки работников и проч.;
Договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, аренды и т.д.;
Договоры с клиентами;
Учетная и бухгалтерская документация (документы по учету основных
средств, документы реализации, учетные регистры, бухгалтерская отчетность,
ведомости, кассовые документы, документы по учету заработной платы,
приказы, иная документация);
Печати, бланки строгой отчетности, ценные бумаги;
Документы по охране труда и технике безопасности; переписка и иная
документация, свидетельствующая о деятельности муниципального унитарного
предприятия или муниципального учреждения (казенного, автономного).
Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик (с изменениями на 9 ноября 2017 года)
| Название документа: | Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик (с изменениями на 9 ноября 2017 года) |
| Номер документа: | 1701 |
| Вид документа: | Постановление Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики |
| Принявший орган: | Местная администрация городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики |
| Статус: | Действующий |
| Дата принятия: | 21 августа 2014 |
| Дата редакции: | 09 ноября 2017 |
Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:
- Законе «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 г. № 395-1-ФЗ .
Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н , в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.
Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ. Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст. 280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.
Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации
Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.
Что должен передать и кому?
Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:
Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.
Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе .
Как провести?
Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.
Приказ
На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.
Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.
Завершение учетных процессов
Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.
На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы : отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.
Инвентаризация
Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.
Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.
В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.
Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.
При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.
Проверка
Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы , глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.
Что за документ?
Это документ, в котором удостоверяется факт передачи сдающим дела директором тому лицу, на которое в приказе указано наблюдательным советом ООО. Такая бумага может иметь вольную форму письменного вида. Наименование так и звучит: «Акт приема-передачи дел», обязательно должно быть вписано полное название предприятия, дата, название пункта, где находится фирма и проводится процедура сдачи дел, а также ФИО присутствующих при совершаемом действе лиц.
Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:
«Передаются:
- учредительные документы – устав ООО, …
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
- печать ООО гербовая – 1 шт.;
- штамп угловой – 1 шт.»
Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.
Перечислить следует подробно все, что оставляет после себя бывший босс. После списка передаваемых дел и вещей необходимо четко указать: «Перечисленные предметы, дела сдал такой-то» – и ФИО с подписью и расшифровкой почти бывшего руководителя, принял такой-то – и те же данные в отношении принимающей стороны.
Подписать акт должны и присутствующие граждане.
Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?
Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.
В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.
Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?
Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.
Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.
Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.
Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:
- обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
- оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
- разделить зоны ответственности;
- стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.
Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.
Процесс передачи дел
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:
- регистрации приказа, изданного для передачи дел;
- полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
- проверки ведения учета;
- выполнения непосредствено передачи дел;
- составления и подписания акта.
Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Пример документа.
Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.
В акте обязательно указывается:
- наименование компании;
- вид и название документа;
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- перечень приложенных документов.
Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.
Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.
Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:
- системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
- учета движения денежных потоков;
- учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
- учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
- отчетов, переданных в налоговую службу;
- расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
- состояния амортизации имущества и др.
Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
