Как правильно пишется распоряжение образец. Распоряжение: правила и особенности написания. Суть и виды распоряжения

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

ОБЯЗЫВАЮ

ПРЕДЛАГАЮ

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

(ЗАО «Торонто»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мытищи

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
2. Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

г. Нижнекамск

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

1. В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

1. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
2. Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

Приказ - это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

• о вступлении в должность руководителя;
• о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
• о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
• о наделении правом подписи;
• о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
• о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
• о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
• об утверждении штатного расписания;
• о создании обособленного подразделения;
• о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
• о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
• об обеспечении охраны коммерческой тайны;
• об использовании мобильной связи;
• об утверждении перечня материально ответственных лиц;
• о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
• об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
• о графике работы организации в майские праздники;
• об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата и регистрационный номер;
• тема;
• текст приказа;
• место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
• отметка об исполнителе;
• место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

• регистрационный номер;
• дату подписания приказа;
• наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
• данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
• отметку об исполнении;
• примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам . Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации . Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками) , являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Свернуть Показать

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее - Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
• либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации для органов исполнительной власти);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее - Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Пример 1

Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

Свернуть Показать

5. Подготовка и оформление приказов

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.

5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД - приказы по основной деятельности,

ЛС - приказы по личному составу,

АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

Пример 2

Свернуть Показать

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

• в него входят следующие реквизиты:
  • наименование организации,
  • наименование вида документа,
  • место составления или издания документа;
• здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись.

Реже в приказ вносятся:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• отметка о наличии приложения;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе.

Наименование организации

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Пример 3

Свернуть Показать

Наименование вида документа

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.

Место составления документа

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.

Текст приказа

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

Пример 6

Образцы констатирующей части приказа

Свернуть Показать

«В целях оптимизации системы делопроизводства» или

«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

Оформление приложений

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

Свернуть Показать

1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

• (приложение 1),
• (Приложение 1),
• (Приложение № 1),
• если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Пример 8

Свернуть Показать

Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

Пример 9

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Согласование приказа

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования , а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа .

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.

Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).

Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

Пример 12

Свернуть Показать

Пример 14

Свернуть Показать

Подпись

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

Регистрация приказа

После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

• цифровым (например, 15.11.2013) или
• словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.

В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.

Пример 15

Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)

Свернуть Показать

Оборотная сторона внутреннего приказа

Ознакомление с приказом

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.

Пример 16

Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)

Свернуть Показать

Оборотная сторона совместного приказа

Пример 17

Свернуть Показать

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
• коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления. Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.

Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.

Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты распоряжений подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты распоряжений в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.